SAP Activate - Agilität in SAP S/4HANA-Implementierungsprojekten

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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Jörg Marenk:IT-Projektmanagement im SAP® Solution Manager

 Stefan Körner & Christina Dietrich:Testautomatisierung mit dem SAP® Solution Manager

 Andreas Schuster:Praxishandbuch SAP® HANA – Administration

 Andreas Unkelbach:SAP® S/4HANA Migration Cockpit – Datenmigration mit LTMC und LTMOM

 Manfred Sprenger:Praxishandbuch SAP®-Basis – Troubleshooting in der Systemadministration

Vorwort

Die SAP hat alle ihre Kunden informiert, dass bis Ende 2027 das Upgrade auf S/4HANA abgeschlossen sein sollte, da zu diesem Zeitpunkt die normale Wartung für die SAP Business Suite 7 eingestellt wird. Von da an wird es noch bis Ende 2030 eine optionale Extended-Wartung geben. Dies fordert nun von allen Unternehmen, die ein SAP ERP in ihrer Systemlandschaft betreiben, über den Upgrade-Prozess nachzudenken. Während erste Unternehmen diesen bereits abgeschlossen haben und weitere sich zurzeit mitten im Prozess befinden, zögern andere noch, beispielsweise weil man sich damit schwertut, die in der Vergangenheit getätigten Investitionen in Eigenentwicklungen, User-Exits, Schnittstellen und Stammdatenerweiterungen zu verwerfen, um auf die neue Technologie der SAP umzusteigen. Vor dem Hintergrund, dass SAP-Implementierungsprojekte nicht gerade im Ruf stehen, besonders rasch und lautlos über die Bühne zu gehen, gewinnen Fragestellungen nach dem richtigen Projektvorgehen eine elementare Bedeutung.

In der IT-Welt wird alle paar Jahre »eine neue Sau durch das Dorf getrieben«, die unsere schöne, bunte Welt noch einfacher und besser machen soll – und das gilt eben auch für Vorgehensmodelle in Projekten. Zurzeit heißt diese Sau »Agile«.

Auch in Walldorf kann und will man sich dem Buzzword »Agile« nicht verschließen, und so wurde mit SAP Activate ein neues Implementierungs-Framework vorgestellt. Unter Einbeziehung agiler Techniken verspricht es ein Vorgehensmodell, das die Einführung oder den Umstieg auf SAP S/4HANA einfacher, schneller und günstiger machen soll. SAP sieht diese Implementierungsmethode nun auch für andere Produkte vor. Mithilfe von SAP Activate sollen zukünftig alle Implementierungen durchgeführt werden, die bisherigen Vorgehensweisen ASAP und SAP Launch werden nicht mehr weiterentwickelt.

Im vorliegenden Werk möchte ich das theoretische Hintergrundwissen zur Projektmethodik von SAP Activate vermitteln, aber auch die Grenzen aufzeigen, welche mir in der Praxis begegnet sind oder berichtet wurden, denn ein Fokussieren ausschließlich auf Agilität ist noch kein Garant für den Implementierungserfolg.

Insofern richtet sich dieses Buch an jene Leser, die bisher noch keine Erfahrungen in SAP-Activate-Projekten sammeln konnten. Sicherlich wird es das Lesen erleichtern, wenn Sie bereits grundlegendes Verständnis für Projektvorgehensmodelle haben, aber es ist keine Voraussetzung. Zielgruppe dieses Leitfadens können sowohl Mitglieder aller Ebenen eines bereits initiierten bzw. laufenden Implementierungsprojekts sein als auch Mitarbeiter eines Unternehmens, in denen ein solches Projekt ansteht, die nur mittelbar – vielleicht in der Rolle eines Stakeholders – mit dem Projekt zu tun haben, und die nun die neuen Fachbegriffe des Projektteams verstehen wollen.

Neben den theoretischen Grundlagen des Modells finden Sie immer wieder Tipps aus der Praxis und einige Links, hinter denen Sie weiterführende Informationen oder projektunterstützende Vorlagen finden.

Die Veröffentlichung dieses Buches fällt in die Zeit, in der die Gesellschaft in Europa sich intensiv mit dem Virus Covid-19 befassen muss. Gerade erst beschäftigte man sich mit einer Rückkehr in eine Art »Normalität«, schon müssen die meisten Staaten in den nächsten Lockdown gehen. Das Management auf allen Unternehmensebenen hat in den vergangenen Monaten intensiv dazugelernt: Statt langfristiger Budgetplanung hat kurzfristiges Agieren in kleinen Teams das unternehmerische Handeln bestimmt. Agilitätskonzepte, die ggf. schon vor Corona erörtert wurden, sind nun erheblich stärker in den Fokus gerückt und werden nachhaltiger verfolgt. Insgesamt wird die Arbeitswelt flexibler. Von der Politik, die im Krisenmodus das Land von Tag zu Tag und Woche zu Woche geführt hat, konnte man durchaus lernen. Gleiches gilt für die Digitalisierung: Hat in der Vergangenheit bereits allein die Entscheidungsfindung Monate, manchmal gar Jahre in Anspruch genommen, wurde jetzt regelmäßig die direkte Umsetzung erzwungen – und das in einem Bruchteil der Zeit.

Weltweit haben Menschen sehr viel häufiger digital kommuniziert und digitale Dienstleistungen in Anspruch genommen. Vieles davon wird bleiben und den Unternehmen neue Chancen eröffnen. Allerdings wird es auch zu einer Marktbereinigung kommen. Die meisten Verweigerer der Digitalisierung dürften zu den Verlierern dieser Veränderungsprozesse gehören. Arbeiten von Zuhause aus wird ermöglicht und erleichtert die Entscheidung, im Grünen zu wohnen, weil die zeitlichen und finanziellen Aufwendungen für die Fahrt zum Arbeitsplatz abnehmen. Regionen, die eine entsprechende digitale Infrastruktur bereithalten, sowie jene Unternehmen, die ihre Produkte aus der Cloud bereitstellen, werden wohl davon profitieren. Seit Jahren verfolgt die SAP diesen Weg, und nun bekommt er einen unerwarteten Beschleuniger.

Warum so viel (D)Englisch?

Danksagung

Nachdem ich im vergangenen Jahr nahezu durchgängig in agilen Projekten unterwegs war und mehrere SAP-Activate-Schulungen für das große Walldorfer Softwareunternehmen gegeben habe, ergab sich nun endlich ein Zeitfenster, in dem ich dieses kleine Werk vollenden durfte. Dazu trägt mein langjähriger Geschäftspartner Tony Dittmann bei, ohne den dieser Freiraum ganz sicher nicht entstanden wäre. Deshalb gebührt ihm auch mein ganz besonderer Dank.

Bevor ich Sie nun in das Vorgehensmodell »entführe«, möchte ich es außerdem nicht versäumen, Anja Achilles vom Verlag Espresso Tutorials für ihr Lektorat zu danken. Sie hat mir viele wertvolle Tipps gegeben, die allen Lesern dieses Büchleins zugutekommen. Auch ihre Geduld mit mir möchte ich hervorheben.

November 2020, Martin Kipka

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Beispiel

Achtung

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, wird im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform verwendet, stets aber die weibliche Form gleichermaßen mitgemeint.

Hinweis zum Urheberrecht

Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

2 Einführung in SAP Activate

SAP Activate bietet ein einheitliches Framework zur Implementierung von SAP-Software für die unterschiedlichen Kundenausgangslagen, wie etwa eine Neueinführung, das Upgrade einer bestehenden SAP-Landschaft oder eine Transformation aus anderen Non-SAP-Systemen.

Die Grundpfeiler von SAP Activate sind der Content, die neue Methodologie mit agilen Ansätzen in Kernphasen des Projekts sowie Tools z.B. zur geführten Konfiguration eines SAP-Cloud-Systems, auch Guided Configuration genannt (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Überblick zu SAP Activate

Wenn Kunden heute über die Implementierung von SAP S/4HANA nachdenken, dann liegen unterschiedliche Ausgangsszenarien zugrunde:

 Der Kunde hat noch kein ERP-System und möchte eine Neueinführung vornehmen.

 Der Kunde hat bereits ein SAP ERP im Einsatz und möchte jetzt zu S/4HANA wechseln.

 Der Kunde verfügt bereits über ein ERP-System, dieses ist jedoch von einem anderen Hersteller.

 Die Ausgangslage ist eine Mischung aus den vorgenannten Punkten, je nach Unternehmensteil.

Vom SAP-Activate-Framework werden diese unterschiedlichen Ausgangssituationen beim Kunden ebenso unterstützt wie die diversen, heute üblichen Bereitstellungsszenarien:

 On-Premise,

 Cloud,

 Hybrid, also eine Mischung aus On-Premise und Cloud.

Hinsichtlich der Cloud bietet die SAP ihren Kunden zwei unterschiedliche Optionen an:

S/4HANA Cloud Multi Tenant Edition (S/4HANA MTE): Diese Form der Bereitstellung ist für Kunden geeignet, die weitgehend dazu bereit sind, die SAP-Standardprozesse zu nutzen. Mehrere Unternehmen werden auf einer Serverlandschaft gemeinsam abgebildet (datentechnisch sind sie selbstverständlich strikt voneinander getrennt!). Diese Option bringt einige Einschränkungen hinsichtlich der Anpassbarkeit des SAP-Systems mit sich, dafür sind die Projektlaufzeiten in der Regel sehr kurz, und das System wird seitens der SAP immer auf dem aktuellen Stand gehalten. Vierteljährlich erhalten die Kunden Updates, Fehlerbereinigungen werden im Allgemeinen innerhalb von zwei Wochen bei jedem Kunden eingespielt. Alle Kunden einer Serverumgebung sind in diesem Fall auf dem gleichen Release- und Patchlevel, haben also hinsichtlich der Aktualisierungen denselben Stand. Kunden, die sich für die S/4HANA MTE entscheiden, sollten also im Sinne von Abbildung 1.2 bereit sein, sich durch Anpassung von Aufbau- und Ablauforganisation dem SAP-Standard anzunähern. Trifft dieses Szenario für Ihr Unternehmen zu, ist Abschnitt 7.6 von besonderer Relevanz.

S/4HANA Cloud Single Tenant Edition (S/4HANA STE): Hierbei handelt es sich im Grunde um ein S/4HANA-On-Premise-System, das auf der SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) ausgerollt wird und nicht den Release-Zyklen von S/4HANA MTE unterworfen ist. Damit stehen dem Kunden sowohl der gesamte Systemumfang, der n-Premise angeboten wird, als auch sämtliche Customizing-Optionen zur Verfügung. Lediglich das Verändern des Standard-Codings ist blockiert, jedoch gibt es alle Erweiterungsmöglichkeiten.

2.1 Framework-Bestandteile

SAP Activate setzt sich aus drei Teilen zusammen, die Sie nachfolgend beschrieben finden.

2.1.1 Content

Grundsätzlich liefern ERP-Systeme Standard-Content. Dazu gehören beispielsweise Muster-Organisationseinheiten, die als Vorlage dienen können, oder etwa vorgedachte Prozesse. Dies ist auch bei S/4HANA so. Folgende Punkte fasst SAP im Rahmen von SAP Activate unter dem Begriff Content zusammen: