Эффективные будни. «Низкий старт» к высоким достижениям

#5. Четко формулировать задачи

После того, как Вы собрали команду и замотивировали ее на совместное выполнение общей цели, наступает время расстановки задач. Поставить задачу строительной бригаде, аниматорам на празднике или таксисту, когда Вы с семьей опаздываете в аэропорт – это только некоторые примеры ситуаций, когда постановка цели определяет результат.

Правильно поставленная задача обладает тремя магическими свойствами:

она 1. выполняется

она выполняется 2. быстрее

она выполняется быстрее и . 3. качественнее

Постановка задачи состоит из 5 частей.

Опишите проблему, в связи с которой возникла задача. Предыстория необходима, так как она помогает человеку погрузиться в проблему, почувствовать себя ее участником, начать сопереживать. Первое – предыстория.

Пример:

Вы спешите в аэропорт и застряли в пробке в такси. Объясните водителю: «Представляете, мы всю жизнь мечтали всей семьей съездить на Байкал. А тут выдался отличный момент – на работе дали отпуск! Вот теперь спешим в аэропорт.»

Сформулируйте конкретную выполнимую цель и объясните, что будет далее с результатами по задаче. Второе – цель.

Пример:

Придумайте, пожалуйста, как объехать пробку. Нам надо успеть на рейс, иначе отпуск пропадет.

Поясните, какую выгоду получит человек от качественной реализации задачи. Третье – мотивация.

Пример:

Если успеем, я оплачу больше / напишу благодарность Вашему руководству и т. д.

Расскажите конкретно, что Вы хотите получить в результате. Если у Вас есть варианты решения, укажите их и назовите «минусы» этого решения, которые человек должен преодолеть своим решением. Четвертое – суть.

Пример:

Я знаю этот район. По дворам есть короткий путь. Но иногда его перегораживают городские службы. Надо будет объехать, если что.

Назовите четкий срок выполнения задачи. Пятое – сроки.

Пример:

Самолет через час. У нас ровно полчаса.

Достижение Ваших целей зависит от правильной формулировки задач и объяснения их другим людям.

ДИАЛОГИ В ЦИТАТАХ

«Хорошее начало не мелочь, хотя и начинается с мелочи» .

Сократ, древнегреческий философ, V век до н.э. [1, с. 49]

«Всегда вперед, после каждого совершенного шага готовиться к следующему, все помыслы отдавать тому, что еще предстоит сделать».

Николай Николаевич Бурденко, русский хирург, XX век [1, с. 429]

#6. Фиксировать задачи письменно

Каждый из нас пишет письма. Составить претензию, петицию, техническое задание или прошение. Написать другу в другую страну, попросить о чем-то своих подписчиков в социальной сети и даже просто написать SMS мужу с просьбой купить вечером хлеба. Все эти действия в той или иной степени используют письменную форму для фиксации Ваших пожеланий, просьб и задач.

Поговорим о том, как правильно это делать.

Сравните 2 варианта:

Вариант 1:

Добрый день! Вашу компанию рекомендовали мне для организации ремонта на даче. Пришлите, пожалуйста, прайс-лист на этой неделе, чтобы я мог сравнить его с другими компаниями. Дом, который надо отремонтировать за 2 месяца, так как потом туда въезжает моя семья. Фронт работ существенный: 2 жилых этажа, крыша и благоустройство территории.

С уважением, ….

Вариант 2

Добрый день!

Мне рекомендовали Вашу компанию для ремонта дачного дома.

Прошу прислать Ваш прайс-лист в течение недели. Для информации:

Ориентировочный объем работ: ремонт «под ключ» 2-этажного дома и благоустройство прилегающей территории 10 соток.

Срок на проведение работ: 2 месяца.

С уважением, ….

Вариант 2 – более конкретный, визуально понятный и имеет больше шансов на выполнение. Прежде, чем мы разберем подробно секреты успешного письма, отметим общие правила его написания.

Во-первых, представьте себя на месте адресата. Приятно ли Вам было бы получить свое послание? Понятны ли Вам цели и задачи? Хочется ли Вам выполнить изложенную просьбу? Ответ на эти вопросы поможет качественно улучшить текст.

Во-вторых, обратите внимание на историю, которую Вы рассказываете в своем письме. Какое впечатление производит текст? Вы просите, требуете, высказываете пожелание или передаете другую эмоцию? От того, какое «послевкусие» остается после прочтения письма, зависит, будет выполнена задача или нет.

В чем секрет успешной постановки задачи в письменной форме?

Она явно читается в любом успешном письме. Мысли должны быть изложены четко и логично следовать одна из другой. В приведенном примере потенциальный клиент пишет в фирму, предоставляющую услуги по ремонту. Адресат заинтересован ответить быстрее, чтобы договориться об условиях и заключить контакт. В дополнение к этому автор вводит «конфетку» – указывает объем работ и говорит, что срок ограничен. Фирма получает возможность сделать наценку за срочность, а Вы – уложиться в сроки и требовать необходимое качество работ. Первое – структура.

Быстрый темп современной жизни требует максимально четкой подачи информации – не только по смыслу, но и по внешнему виду. Письменная задача должна быть «вкусной» не только по сути, но и визуально: Второе – визуализация.

• иметь разделы,

• быть краткой и конкретной.

Такая визуализация дисциплинирует, притягивает внимание и стимулирует выполнять задачу так же четко.

Письменная задача, как и любое деловое письмо, должно иметь деловое обращение, подпись и уважительный стиль. Такой подход повышает Ваш статус в глазах исполнителя и увеличивает шансы на качественное исполнение Вашей просьбы. Третье – деловой стиль.

Формулируйте и пишите четко, кратко, содержательно. И тогда Ваши цели будут достигнуты быстрее.

ДИАЛОГИ В ЦИТАТАХ

«Первое правило бизнеса – поступай с другими так, как он хотел бы поступить с собой».

Чарльз Диккенс, английский писатель, XIX век [1, с. 457]

«Чтобы управлять людьми нужна голова: для игры в шахматы мало одного добросердечия».

Себастьен-Рош Николя де Шамфор, французский писатель, XVIIIвек [3, с. 696]

#7. Сохранять команду на стыке проектов

На практике мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда одна команда последовательно реализует несколько задач. Например, бригада ремонтников после дачного дома приступает к обновлению городской квартиры, после отпуска в Италии Вы планируете тем же составом поехать в Грецию или следующий детский праздник Вы хотите организовать с теми же артистами, которые развлекали Вас месяц назад.

Собрать команду, настроить людей на достижение цели и получить результат – непростая работа. Именно поэтому не стоит начинать каждый раз «с нуля». Всегда есть выбор: выполнить задачу и «разбежаться» или использовать накопленный потенциал для достижения новых целей.

– это группа новых ориентиров, которая появляется «на горизонте» по мере приближения к финалу проекта. Цепочка целей

Суть метода в том, чтобы задолго до завершения проекта поставить перед командой новую амбициозную цель. Психологически человек, достигнув какого-то результата, оказывается в ситуации вакуума: «я привык работать в этой команде, а что делать дальше?». Задача лидера, имеющего цель, – не допустить даже намека на эти мысли в своей команде.

Как сформулировать новую цель? Ответьте всего на 3 вопроса:

• Что уже достигли? Определите, что получит Ваша команда, когда завершит данный проект: инновационный продукт, повышение эффективности, новые контакты и т. д.

• Что в будущем? Для этого представьте, что прошло 3—5 лет. Во что мог бы вырасти Ваш проект? Варианты ответа: новое направление бизнеса, выход в другой круг общения, повышение социального статуса.

• Какой следующий шаг? Теперь вернитесь в сегодняшний день. Что нужно сделать сейчас, чтобы приблизиться к целевому состоянию через 3—5 лет?

Рисунок 2. Цепочка целей

В результате у Вас должна получиться цепочка целей, где каждое звено «цепляется» за предыдущее (рисунок 2). Новая цель:

появляется еще до того, как достигнута предыдущая. В этот момент важно раскрыть перспективы на будущее для себя и команды. 1.

является ее следствием развития предыдущей цели. 2.

Интересно, что цепочку целей очень удобно использовать для самомотивации. Часто бывает, что достигнув цели, человек теряется и долго не может сформулировать для себя новые ориентиры и задачи. Состояние удовлетворенности от полученного результата быстро сменяется апатией и несобранностью. Если заранее выстроить цепочку целей на будущее, никакой растерянности не будет, не возникнет вопрос «что делать дальше?». На следующее утро Вы проснетесь, посмотрите в свой план и пойдете его воплощать.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.