Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020
- -
- 100%
- +
Это описание лишь мечты пользователя, а не требований, закрепленных в законе.
Идеальных описей в России почти нет. Как мы увидим дальше, архивы могут себе позволить не создавать идеальные описи.
Почему именно сейчас важно проговаривать какие описи нужны пользователям? Потому что завтра будем поздно об этом говорить. Сейчас архивы переходят документы и НСА в электронный вид. Скоро мы будем пользоваться только электронными описями. Если уже на этапе проектирования не заложить в интерфейс пользователя и архивиста нужные поля, то потом мы будем иметь «неидеальные электронные описи». Мы будем получать от архивов отписки, что переделывать уже поздно, и в законах не было указаний, что архив должен делать описи удобными и идеальными.
Мы уже сейчас видим проблемы. Например, в нескольких архивах электронные описи не содержат указания на временной интервал создания документов дела в списке дел. И лишь совершив несколько кликов можно увидеть этот год. Либо обратная ситуация – год не виден на электронной карточке дела, и чтобы узнать его, нужно многократно прокликать несколько уровней и поймать тот, на котором год отображается. То же самое с формой предоставления документа – чтобы узнать оцифрован ли документ, нужно знать, где это смотреть. Часто ли архивы просят протестировать свои электронные сервисы и высказать замечания? Нет.
Комментарий Семенова В. В., руководителя МОО «Архивный Дозор».
Всё это создаётся в условиях тотального вакуума Росархива и его полного нежелания общаться с теми, кто архивом пользуется. Да, формально у Росархива есть Общественный совет, и он даже получил благодарность одной из комиссий «по прозрачности» за то, что все его заседания (несколько раз в год) записываются на видео. Собственно, оттуда мы знаем, что обсуждается на этом совете – к реальной архивной повестке это не имеет никакого отношения.
Архивы словно бы мстят пользователю, полностью отказываясь от того, чтобы услышать отзыв о том, что он делает. Описями будут пользоваться и архивисты и пользователи, но высказать по поводу качества описей пользователи не могут.
Справочник фондов (путеводитель) ещё один пример обязательного НСА. Такие справочники созданы по многим архивам. Они помогают понять, какие вообще фонды есть в архиве. К сожалению, большинство справочников доступно только в читальном зале самого архива в бумажном виде. Если справочник нужного Вам архива существует, но недоступен онлайн, напишите запрос с просьбой разместить его на сайте архива. Думаете, что Вас не услышат? Ниже, Вы увидите историю, когда нам удалось добиться размещения справочника на сайте.
Необязательный НСА.
Именные указатели к фондам. Есть в отдельных архивах к отдельным фондам в бумажном виде. Как правило, в архивах нет легкодоступной информации о том, к каким именно фондам созданы именные указатели. Что можете сделать лично Вы? Напишите в архив письмо с просьбой разместить на сайте архива перечень фондов, к которым имеются именные указатели.
Географические указатели к фондам. Аналогично.
Картотеки, созданные в качестве НСА к документам. Также могут быть предметно-тематические, фондовые, межфондовые и другие указатели. К сожалению, в большинстве архивов переводятся в разряд служебных, и сведения об их существовании недоступны пользователям.
Справочники по административно-территориальному делению и по церковным приходам той территории, документы которой попали в архив. Справочники должны показывать изменения административных границ и приходов в динамике – за весь период, по которому сохранились метрические книги и другие генеалогические источники в этом архиве.
К сожалению, у архивов не хватает ресурсов для работы над такими справочниками. Их пока мало, и их качество предусматривает дальнейшую доработку. Что можно сделать? Сделать такой справочник самостоятельно. Для одного уезда, может быть даже одной волости. Дальше я расскажу об этом на примере своего справочника.
Электронные базы данных.. Для пользователя важна возможность простого текстового поиска по базе данных. Но чтобы он был возможен, названия дел должны вноситься полностью, внимательно. Должны быть указаны года создания документов. Сокращения и ошибки могут вывести документ из поля зрения заинтересованного исследователя навсегда.
Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.
Базы данных по административно-территориальному устройству региона и принадлежности населенного пункта к определенному приходу являются наиболее важными на начальном этапе любого исследования. Конечно, наличие таких ресурсов в конкретном архивном учреждении значительно облегчает поиск. Сразу становится понятным круг привлекаемых архивных источников с привязкой к хронологическим рамкам исследования. Но такие базы данных не создаются по одному взмаху волшебной палочки. Нет такого справочника, который можно было бы перевести в электронный формат и решить таких образом вопрос.
С епархиальным устройством все более или менее понятно. Есть клировые ведомости, по которым за период с начала XVIII века и до 1918 года можно проследить образование приходов и их состав. Иногда, конечно, их недостаточно. Нужно привлекать иные справочные материалы, документы текущего делопроизводства консистории. Но, в любом случае, круг источников понятен, а территориальной чехарды, которая будет присуща нашей стране после 1918 года, еще нет. В начале XIX века епархиальные границы соединяются с границами губерний и понимание приходского устройства становится еще более понятным. В ГАРО создана БД «Сводный указатель состава приходов Рязанской епархии».
В 1917 году происходят события, которые меняют административное устройство страны. Рассмотрим эту ситуацию на примере Рязанской губернии и области. Рязанская губерния существует до 1929 года, но даже в период с 1917 и по 1929 год из ее состава уходят административные единицы и приходят новые. В 1929 году губерния упраздняется, и ее территория входит в состав укрупненной Московской области наряду с иными бывшими губерниями. В 1937 году Рязанский регион восстановлен как самостоятельная административная единица, но внутри нее начинают происходит регулярные перемены, за которыми сложно уследить. Приходят новые территории, уходят старые. Внутри постоянно укрупняются или разукрупняются районы и сельские Советы. Как собрать это все в единую базу данных, чтобы она была понятна для работы и профессионалу и рядовому исследователю?
Это большой и очень кропотливый труд, который в ГАРО растянулся на много десятилетий. Результатом этой работы стала БД «Административно-территориальное деление Рязанской области с 1917 года по настоящее время». База постоянно дополняется и работа с ней не прекращается. Для ее создания были привлечены справочные материалы по административному устройству региона, законодательные акты и документы архивных фондов органов исполнительной власти различного уровня (облисполком, горисполком, райисполком), статистики и др. Сейчас мы может в точности до даты ответить на вопрос пользователя про принадлежность интересующего его населенного пункта независимо от его статуса.
Минус баз данных – один. Они недоступны он-лайн даже на платной основе.
Обязан ли архив создавать весь этот справочный аппарат?
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 24. Доступ к архивным документам
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
…
Статья 26. Использование архивных документов
2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
В законе «Об архивном деле» не определен перечень того НСА, который архив обязан создать к своим документам, и предоставить пользователям. В «Правилах…» указано, что описи и путеводитель являются обязательными видами архивных справочников (см. выше). Но нет разъяснений, чем грозит архиву отсутствие обязательного НСА, ненадлежащее его качество или отсутствие свободного доступа к нему пользователей.
Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».
Нет необходимости указывать ответственность за несоблюдение каждой конкретной правовой нормы, есть общие процедуры привлечения к ответственности.
Стандартные процедуры обжалования:
• Жалоба вышестоящему должностному лицу / в вышестоящий орган, от директора архива и вплоть до губернатора.
• Заявление по ст. 13.20 КоАП РФ. Обширной практики по этой статье нет, но такую возможность стоит иметь в виду.
• Иск в суд, возможно, через прокуратуру о защите прав неопределенного круга лиц.
Комментарий сотрудника Архива. Дворникова Е. В., г. Рязань.
Обязательным НСА у нас до сих пор считаются картотека фондов и описи. Так же здесь можно упомянуть тематический каталог и каталог фототеки. Но полнота таких картотек, особенно тематической, целиком и полностью зависит от политики конкретного архивного учреждения к этому вопросу. Проблема в том, что первые описи начинают появляться сразу после декрета 1918 года. Идет процесс комплектования губернских архивов из архивов ведомств и учреждений прежней России. Денег на хороший штат нет. Очень часто в регионах этим заняты представители прежних архивных комиссий и часто на бесплатной основе. Когда появляется бюджет, то он все равно был мал для профессиональной кадровой политики. До сих пор в архивах очень велик процент НСА, созданного до 1940 года. Кто составлял его? Не всегда это были очень профессиональные люди, знакомые с архивным делом. Иногда, судя по заголовкам дел, они до конца не понимали смысл и состав документов, которые описывали.
И еще одно небольшое дополнение к этому разделу. Новая формулировка состава обязательного НСА («…обязательные – описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов») является не совсем корректной с точки зрения русского языка, и может трактоваться некоторыми учреждениями не в пользу исследователя. Чтобы избежать таких трактовок мной был отправлен запрос в Росархив и получен официальный ответ, который я привожу здесь. Он поможет Вам получить доступ к описям музеев, библиотек, научных и муниципальных архивов. В этом справочнике мы не будем останавливаться подробно на НСА этих учреждений, но если вы заинтересованы в появлении специализированных справочников по отдельным направлениям, заполните, пожалуйста, анкету по адресу https://forms.gle/P8gANFSMjrBxoZVHA.
Как узнать, какой НСА есть у архива?
В «Правилах…» указано, что информация о составе НСА должна быть размещена «в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях», т.е. в Интернете.
Это важно – информация обо всем НСА, относящимся к документам открытого доступа (незасекреченным) должна быть размещена и в зале, и в Интернете. Если архив издал справочник или собрал картотеку, он должен это декларировать на своем сайте.
Если такого раздела на сайте архива нет – пишите обращение и требуйте этот раздел организовать и наполнить. Если Вы знаете о существовании некого НСА, информация о котором не выложена на сайт – сигнализируйте архиву. Это очень важно! Пользователи из других регионов, возможно, никогда не доедут до читального зала и не смогут узнать, что в нем лежит справочник, который сэкономил бы сотни часов работы и многие тысячи рублей.
Ссылайтесь на пункт 39.2 «Правил», он приведен выше, и делайте ваш региональный архив лучше!
Причем, рекомендации Росархива по размещению информации на сайтах архивов были даны еще в 2001 году (!!!), 20 лет назад. И то, что архивы до сих пор их не выполняют, а Росархив их за это не журит – это просто разгильдяйство с обеих сторон.
Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (Росархив, 2001 г., http://portal.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml)
При создании сайта архива в Интернет рекомендуется помещать на сайт следующую информацию (всего 22 пункта):
12. Общее описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве.
13. Сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах (в форме гипертекста или базы данных).
14. Описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним.
15. Научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров по фондам архива.
16. Перечень тематических БД по документам архива.
17. Каталог библиотеки архива.
18. Библиография документальных публикаций, других публикаций с использованием документов архива, публикаций об архиве.
Алгоритм работы по этому вопросу:
• Пошлите запрос в архив об имеющемся у них НСА и режиме доступа к нему пользователей, или соберите сведения об этом в читальном зале (у сотрудников, посетителей, изучая справочники в зале).
• Убедитесь, что информация о составе НСА полностью выложена на сайт архива и отражена в читальном зале.
• Если не выложена, или не отражена – напишите в архив просьбу актуализировать информацию
Может ли архив требовать плату за пользование научно-справочным аппаратом?
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 26
4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.
Закон дает архивам возможность оказывать платные услуги и заключать договоры об использовании справочно-поисковых средств.
«Порядок…»:
4.1. Пользователь вправе:
4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.
В «Порядке…» используется термин «изучение» по отношению к НСА, размещенному в читальном зале. Весь НСА, представленный в читальном зале должен быть бесплатным. Но что включает в себя его изучение? Может ли архив разместить на компьютерах читального зала базу данных и сделать доступ к ней платным? Вероятно, да. Так как исследователь будет не «изучать» базу данных, а «пользоваться» ей. К счастью, пока у нас нет прецедентов размещения в читальном зале платных баз данных. И возможна ли такая трактовка, мы не знаем. Архивам проще не размещать базу данных в читальном зале, а выдавать по ней архивные справки.
Если архив переводит какой-то НСА из разряда общедоступного в разряд служебного с целью дальнейшего взимания платы за архивные справки и консультационные услуги, эта ситуация требует внимательного рассмотрения на предмет законности. Но закон и тут не на стороне пользователя. Если НСА не находится в читальном зале, то даже изучать его безвозмездно формально права нет.
Что касается доступа к НСА, размещенному в сети Интернет, текущее законодательство не дает точного ответа. Но внесены поправки (http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml) к статье 26 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые в случае принятия могут легитимизировать платный доступ к НСА. Принятие поправок планировалось в 2020 году.
(проект поправки к Закону)
2.3. Удаленное использование архивных документов, находящихся на хранении в федеральных государственных архивах, и справочно-поисковых средств к ним обеспечивается посредством создания информационной системы удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее – информационная система удаленного использования архивных документов), положение о которой утверждается Правительством Российской Федерации. Порядок оказания информационных услуг с использованием информационной системы удаленного использования архивных документов устанавливается федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Может ли архив ограничивать доступ к НСА?
Статья 25 «Ограничение на доступ к архивным документам» Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивает только доступ к самим документам, и не определяет никаких условий, при которых может быть ограничен доступ к НСА архива.
Однако в «Порядке…» заложен ряд ограничений:
«Порядок…»:
III. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям
3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:
3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
«Правила…»
54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании. После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.
Если опись содержит сведения о засекреченных документах, то и сама опись становится недоступной для изучения.
(«Порядок…», продолжение)
3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
Пункт 3.2.2 говорит о том, что к некоторым описям может быть ограничен доступ пометкой «для служебного пользования», но обойти это ограничение можно, получив разрешение от организации, передавшей в архив документы. И важно – архив не может поставить эту отметку по собственному усмотрению, ее может поставить только фондообразователь.
(«Порядок…», продолжение)
3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:…
Пункт 3.2.3 используется архивами для ограничения доступа к картотекам, составленным в советское и постсоветское время. Так как в карточках содержится персональная информация, внесенная за последние 75 лет, то вся картотека становится служебной и доступ к ней ограничивается. Это очень болезненный пункт для исследователей родословной. Ведь по периоду 1920-1960-х годов очень сложно достать архивные документы. А где-то есть картотеки награжденных, или сотрудников, с важными генеалогическими сведениями. К сожалению, о большинстве из них мы даже не знаем.
Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».
Картотеки также могут иметь статус архивных документов, а не НСА. В каждом конкретном случае этот вопрос надо изучать дополнительно.
(«Порядок…», продолжение)
3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
Также могут быть ограничения, установленные собственниками или владельцами документов. Тоже очень болезненный пункт – бывает, что человек, передавший государству свой личный архив, устанавливает ограничения доступа на все содержащиеся в нем документы. А документы эти уникальны и нужны для важных научных исследований. Но такие ограничения законны. Впрочем, в этом случае вы можете связаться с родственниками и (или) наследниками того, кто передал в архив свой архив и попробовать получить доступ к ним.
(«Порядок…», продолжение)
3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
По ГК РФ (Статья 1225) к охраняемым результаты интеллектуальной деятельности, которым предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), в частности относятся:
1) произведения науки, литературы и искусства;
2) программы для ЭВМ;
3) базы данных
Так как почти весь вновь создаваемый сейчас НСА представляет собой базы данных, то архив (или создатель НСА) может ограничивать доступ к нему при желании. Что касается созданных ранее описей и справочников, то они могут попадать под определение «произведения науки». Именно эта норма позволяет архивам давать доступ не ко всему созданному НСА, и иметь «служебные базы данных» и другой служебный НСА. И эта норма, наложенная на новые формулировки «Правил…» ведет к платному НСА российских архивов.
Комментарий Колесова М. А., юриста, соучредителя МОО «Архивный Дозор».
В первой редакции проекта Порядка (которая не была утверждена) эта норма звучала так:
«5.2. Копирование каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников, являющихся результатом интеллектуальной деятельности сотрудников архива и (или) других разработчиков, в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае».
При этом для самих дел и документов в проекте предусматривались такие ограничения:
«3.4. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, содержащим результаты в научной, научно-технической и производственно-технической сферах, в отношении которых к 1 января 1993 г. истек 50-летний срок действия авторского права или патентного права для физических лиц и 70-летний срок – для юридических лиц.