10 принципов стратегического ивент-менеджмента. Как создавать мероприятия, на которые возвращаются

• вдохновение (инсайт),

• действие,

• влияние.

ВДОХНОВЕНИЕ

Спор о том, нужен ли вдохновляющий элемент на мероприятии (например, когда для основного выступления приглашают спикера, который говорит на общую тему, не связанную напрямую с практической тематикой мероприятия, и такое выступление называется «вдохновляющим»), такой же древний, как и дебаты на тему, уйдут ли мероприятия полностью в виртуальный мир или победит «живое» взаимодействие. Многие организаторы считают, что вдохновляющие элементы – это трата времени, и люди приходят не за «водой», а за практическими знаниями. Я не разделяю эту точку зрения, и вот почему.

Вдохновение, инсайт – одна из самых сильных причин, побуждающих посещать мероприятия. Это объясняется, прежде всего, нашей психологией. Мероприятие – это выход из привычной рутины, несколько часов/дней опыта, отличного от всего остального; возможность ощутить себя в своем «племени» (помните, у Маугли – «Мы с тобой одной крови, ты и я»), где другим, пусть незнакомым людям знакомы те же проблемы и вопросы, которые волнуют и тебя; это интенсивное насыщение информацией самого разного рода, что воздействует на нас эмоционально и физиологически, на уровне создания новых нейронных связей; это обмен энергией и надежда на получение значимых результатов. Все то, что мало поддается измерению, особенно наглядно проявляется на таких мероприятиях, как концерты или фестивали. Вспомните энергетику зала на концерте любимой группы – если вдуматься, ровно то же самое происходит и на площадке делового мероприятия. Человек жаждет вырваться из привычного образа жизни хотя бы ненадолго, и совсем не всегда потому, что ему там плохо – просто такой временный побег дает ему возможность эмоционально подпитаться, переключиться, не уходя из поля своей деятельности, и найти для себя ответы и решения.

Пребывание в новом месте – часто это даже другой город или страна – способно дать толчок новым идеям и мыслям, что имеет научные обоснования. Одно из них базируется на принципе «психологического дистанцирования»: например, исследователи из университета Индианы (США) провели серию экспериментов, в рамках которой испытуемые решали логические задачи. Задачи были одинаковы, но при этом одной группе испытуемых сообщали, что задачи составлены исследователями из другого штата (на расстоянии 2000 миль), а другой – что запросы пришли из местного института. В результате, было решено больше вопросов, полученных «издалека»5. Практический вывод из этого и других экспериментов состоит в том, что когда мы путешествуем, думаем о будущем или взаимодействуем с новыми предметами/людьми, т.е. выходим за свою зону комфорта, то это влияет на нашу способность мыслить неординарно, порождая интересные идеи и – инсайты.

Однажды полученное на ивенте вдохновение заставит посетителя вернуться скорее, чем все цифры статистики того же мероприятия. Это настолько сильный стимул, что зачастую можно наблюдать, как люди готовы мириться с некачественной логистикой мероприятия (плохой звук, длинные очереди и т. п.), и не один раз. Причина всего этого и есть вдохновение, ради которого они возвращаются. Неужели можно получить инсайт на плохо организованном мероприятии, скажете вы? Безусловно, ведь для каждого из нас он принимает разные формы и приходит в самых разнообразных ситуациях (например, в дýше, как известно). Задача организатора – создать вдохновляющую атмосферу (план минимум); как максимум – сделать так, чтобы вдохновение трансформировалось в следующий элемент триады.

ДЕЙСТВИЕ

Когда мы говорим о том, почему люди ходят на деловые мероприятия, то часто имеем в виду обучение и нетворкинг – в разное время на первый план выходило то одно, то другое. Долгое время обучение было номером один: чтобы получить новую информацию – по сути, повысить свою квалификацию – специалист посещал конференции, семинары, выставки. Сейчас, когда любой может получить то же самое за один клик, бессмысленно делать ставку только на новые знания: это не привлечет участников. Ситуация с деловым общением немного иная, здесь у организаторов гораздо больше вариантов и возможностей сделать так, чтобы нетворкинг мероприятия стал одним из ключевых его преимуществ. Тем не менее, здесь большую роль играет то, насколько верно он организован и насколько хорошо к нему подготовлен каждый участник.

И третья причина, которая – с развитием возможностей и технологий – получает наконец заслуженное признание: готовность действовать (для простоты я сократила до «действия»). Если угодно, регистрация на ваше мероприятие становится первым шагом и индикатором того, что человек готов к действию. Он купил билет – у него есть цель – он хочет что-то изменить. Далее, предположим, участие стало для него вдохновляющим, появились новые идеи, мысли – но это не конец пути. Чтобы получить результат, необходимо снова совершить действие, очень часто уже после окончания мероприятия. И несмотря на то, что физически это может происходить уже за рамками события, эта задача тоже лежит на организаторе. Почему? Очень просто: получив в конце концов результат, участник свяжет его с участием в мероприятии, а значит, будет рекомендовать его своему окружению, посетит его еще раз и т. д.

И пока новая информация и коммуникации уходят в тень, действие становится самым главным преимуществом, которое способно предоставить «живое» мероприятие. И поэтому силы организаторов должны быть брошены на решение вопроса, как побудить участников к действиям после мероприятия.

Идея

В этом контексте интересна серия экспериментов6, которая показала, что человек, дающий совет (а не получающий его), чувствует бóльшее побуждение к действию. Применительно к ивентам получается: чем больше возможностей у ваших участников дать совет, тем больше может быть их мотивация к действию после него.

ПРАКТИКА

► Включите в программу сессию, где участники разбиты на соответствующие категории/группы по определенным темам/интересам/проблематике и могут поучиться друг у друга.

► Включите в регистрацию опцию «получить/дать рекомендацию по [вопросу], чтобы впоследствии связать тех, кто ищет совет, с теми, кто может его дать. Для этого хорошо подойдут форматы BrainDate* или блиц-менторства.

* BrainDate7 – формат, появившийся буквально пару лет назад и мгновенно ставший популярным на деловых мероприятиях самого разного масштаба. При помощи BrainDate каждый участник мероприятия имеет возможность поделиться своей экспертизой и взамен получить экспертное мнение у своего собеседника, которого система находит среди аудитории мероприятия.

ВЛИЯНИЕ

Еще один способ побудить участников вашего мероприятия к действию (к изменениям как результату посещения события) – дать им почувствовать, что то, что они делают на мероприятии, имеет значение. Иными словами, дать им почувствовать влияние мероприятия в более широком контексте.

В самом начале, когда мы говорили о целях мероприятия, я писала о его миссии – подумайте, в чем она заключается. Почему это важно? Все очень просто: когда мы понимаем, насколько сильным может быть влияние всего одного события, одной конференции, одного мит-апа, то начинаем совершенно по-иному смотреть на процесс организации мероприятия, начинаем задумываться о том, к чему это событие может или должно привести, а это как раз и есть самый первый – и самый главный – шаг на пути воплощения стратегического подхода к планированию. Джулиус Соларис (Julius Solaris), говоря о наследии мероприятий в одном из своих выступлений, приводил несколько примеров положительных «последствий», и больше всего мне запомнилось два: небольшая конференция, результатом которой стало, ни много ни мало, появление сети Интернет, и кампания в рамках фестиваля в Бразилии, продвигающая тему донорства, в результате которой в стране существенно выросло количество доноров и было спасено множество жизней.

В следующий раз, когда вы обдумываете свое мероприятие, пусть вас не смущает тот факт, что оно локальное, маленькое или кажется не таким уж значимым. Люди устроены таким образом, что большинство громадных идей рождаются и становятся реальностью благодаря их живому общению, очень часто в рамках мероприятий – и совсем не обязательно крупных и глобальных.

Продумывание силы воздействия и, если хотите, предназначения мероприятия – это в любом случае полезное упражнение, в том числе для того, чтобы организаторы могли осознать свою ценность и то влияние, которое они оказывают, делая свое дело каждый день.

Примечания