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Manual de Access 2010
© MEDIAactive
Primera edición, abril 2011
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona (España)
www.marcombo.com
en coedición con:
© 2011 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.
C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle
03100 – México D.F. (México)
www.alfaomega.com.mx
Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC
«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».
ISBN por Marcombo: 978-84-267-1731-3
ISBN por Alfaomega:
ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3
D.L.:
Printed in Spain
Presentación
El entorno de trabajo
Introducción
Lección 1. La interfaz de Access 2010
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
Lección 3. La nueva vista de Access 2010. El Backstage
Lección 4. La Cinta de opciones
Lección 5. Abrir una base de datos de ejemplo
Las bases de datos
Introducción
Lección 6. Usar el Panel de navegación
Lección 7. Crear una nueva base de datos
Lección 8. Abrir una base de datos existente
Lección 9. Los objetos que conforman una base de datos
Lección 10. La copia de objetos entre bases de datos
Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos
Lección 12. Configuración e impresión de página
Las tablas
Introducción
Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos
Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño
Lección 15. Inserción de campos numéricos
Lección 16. Agregar campos del tipo Sí/No
Lección 17. Asignación de propiedades a los campos
Lección 18. Inserción de campos desde la Vista Hoja de datos
Lección 19. Desplazamiento de campos dentro de una tabla
Lección 20. Definición de una tabla
Lección 21. Escoger un campo como clave principal
Lección 22. Introducción de datos en una tabla
Lección 23. Edición de los datos de un campo
Lección 24. Rellenar una tabla con identificadores de otra
Lección 25. Cortar, copiar y pegar los registros
Lección 26. Rediseño de una tabla
Lección 27. Deshacer y rehacer acciones
Búsqueda y gestión de tablas
Introducción
Lección 28. Búsqueda de un dato concreto en una tabla
Lección 29. Buscar, encontrar y reemplazar datos
Lección 30. Utilización del Asistente para búsquedas
Lección 31. Modificación de filas y campos
Lección 32. Eliminación de las filas de una tabla
Lección 33. Fijación y liberación de campos
Lección 34. Muestra y ocultación de campos
Organización y filtros
Introducción
Lección 35. Organizar la información de un campo
Lección 36. Filtración de los registros de una tabla
Lección 37. Usar filtros por formulario
Lección 38. Usar la función filtro avanzado/Ordenar
Consultas
Introducción
Lección 39. Creación de una consulta utilizando el asistente
Lección 40. Creación de una consulta en Vista Diseño
Lección 41. Utilización de criterios en las consultas
Lección 42. Utilización de comodines en las consultas
Lección 43. Utilización de operadores aritméticos
Lección 44. Creación de una consulta para eliminar registros
Lección 45. Creación de una consulta basada en varias tablas
Lección 46. Creación de una consulta con criterios variables
Lección 47. Creación de una tabla a partir de una consulta
Lección 48. Creación de consultas de referencias cruzadas
Lección 49. Eliminación de los campos de una consulta
Lección 50. Ordenación de una consulta
Lección 51. Modificación del formato de las consultas
Formularios
Introducción
Lección 52. Utilización de autoformularios
Lección 53. Creación de un formulario con el asistente
Lección 54. Cambio del diseño de un formulario
Lección 55. Inserción de datos en un formulario
Lección 56. Modificación de formularios
Lección 57. Creación de formularios sin el asistente
Lección 58. Inserción de campos en un formulario
Lección 59. Desplazamiento de campos en la vista Diseño
Lección 60. Editado de etiquetas
Lección 61. Cambiar el formato de las etiquetas y de los campos
Lección 62. Agregar un cuadro combinado
Lección 63. Agregar un cuadro de lista
Lección 64. Inserción de fecha y hora en el encabezado
Lección 65. Inserción de campos calculados
Lección 66. Agregar textos de ayuda en los campos
Lección 67. Uso de los botones de opción
Lección 68. Inserción de una imagen en un registro
Lección 69. Inserción de una imagen de fondo
Lección 70. Inserción de una imagen en un campo
Lección 71. Inserción de un cuadro de texto
Lección 72. Inserción de un botón en el formulario
Lección 73. Creación de un formulario dividido
Lección 74. Creación de un subformulario
Lección 75. Añadir un formulario a otro
Lección 76. Impresión de un formulario
Informes
Introducción
Lección 77. Creación de un informe con el asistente
Lección 78. Trabajar con la vista previa del informe
Lección 79. Creación de autoinformes e informes
Lección 80. Agregar campos a un informe
Lección 81. Agregarle un título al informe
Lección 82. Inserción del número de página y de la fecha
Lección 83. Desplazar los campos de los informes
Lección 84. Agrupación de registros
Lección 85. Ordenación de registros
Lección 86. Cambio entre vista Presentación y vista Informe
Lección 87. Cambio del formato del informe
Lección 88. Creación de etiquetas con el asistente
Lección 89. Creación de un subinforme
Lección 90. Impresión de un informe
Relación entre tablas
Introducción
Lección 91. Creación de relaciones entre tablas
Lección 92. Creación de un informe de relación
Lección 93. Indexación de campos
Lección 94. Muestra de formularios al abrir una base de datos
Mantenimiento y recursos
Introducción
Lección 95. Compactar y reparar una base de datos
Lección 96. Exportación de información
Lección 97. Exportar a PDF y XPS
Lección 98. Importación de datos
Lección 99. Vinculación de tablas
Lección 100. Protección de las bases de datos
Lección 101. Creación de copias de seguridad y ejecutables
Lección 102. Diseño de macros
Lección 103. Opciones de autocorrección
Lección 104. Cortar y pegar entre bases de datos
Lección 105. Ayuda en Access 2010
Presentación
Access 2010 es uno de los programas que componen la suite de Microsoft Office. Este es un programa orientado al uso y la gestión de bases de datos en entornos personales o de pequeñas empresas. La primera versión apareció en 1994 y, desde entonces, el programa ha conseguido muchísimas mejoras en el ámbito al que está dedicado. Desde la versión precedente, Access 2007, el programa ha padecido pocos cambios, pero sustanciosos.
Una de las novedades con que el usuario se encontrará es la nueva vista Backstage, común a todos los programas de la suite. Ubicada dentro de la pestaña Archivo, el usuario podrá administrar los archivos y los datos con los que trabajará, creándolos, guardándolos, insepccionándolos. Esta nueva vista es el reemplazo del botón Microsoft Office que apareció como novedad en la versión precedente. También se ha mejorado, mediante el menú Diseño, la posibilidad de cambiar la vista de los formularios, accediendo al grupo de opciones Temas. Podremos ver una previsualización del diseño que aplicamos a nuestros formularios. Otra mejoría reside en el uso de expresiones. Desde la anterior versión, el generador de expresiones ha evolucionado con la ayuda contextual. El editor de macros, mejorado y ubicado en el botón Macro, ha sido modificado y reestructurado para una sencilla y eficaz elaboración de las macros. La multitud de opciones para crear bases de datos, o agregarles componentes en Access 2010, facilitará mucho la labor del usuario.
En la primera parte de este manual nos adentraremos en el entorno de trabajo del programa. Conoceremos las herramientas de que dispone Access 2010 para su buen funcionamiento. Seguidamente, procuraremos entender el manejo de las bases de datos para aprender los conceptos básicos con los que trabajaremos. En los siguientes tres apartados nos familiarizaremos con las tablas, su uso, su gestión, la organización de las mismas y el filtrado de sus registros. Como elementos básicos para la creación de una base de datos, insistiremos en estas lecciones para después mostrar los distintos tipos de archivos que Access dispone.
Con las consultas, los formularios y los informes, aprenderemos a crear y editar datos, a personalizarlos, tanto su formato como su elaboración, y los prepararemos para su impresión y/o difusión. Combinaremos distintos documentos en uno solo. Asimismo, dedicaremos el último apartado de este manual a conocer las posibilidades que ofrece el programa para la importación y exportación de datos. Tanto entre programas de la misma suite de Microsoft, como con otros programas. Incidiremos en la protección de datos, la creación de copias de seguridad y, para finalizar, analizaremos las opciones que ofrece esta nueva versión de Access 2010 para solventar los problemas que puedan surgirnos.
Nuestro método de aprendizaje
El método de aprendizaje en que se basa esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.
A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.
En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de Access 2010 y como libro de consulta complementario sobre este programa de creación y gestión de bases de datos. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.
El entorno de trabajo
Introducción
Entendemos por base de datos al conjunto de datos que se almacenan sistemáticamente para su revisión, cotejo, ampliación o uso. En la suite de Microsoft Office 2010 nos encontramos con esta pequeña joya, una evolución lógica de su predecesor Access 2007. Entre los cambios que le diferencian de la versión inmediatamente precedente, está el denominado entorno de trabajo. A simple vista podemos captar las diferencias entre una versión y otra. Por ejemplo, entre los elementos comunes de la interfaz, como serían la Cinta de opciones, la barra de acceso directo, la barra de título. Estos elementos son comunes y conocidos, pero no su presentación actual, con sus innovaciones.
El número de pestañas de la Cinta de opciones varía entre los programas de la suite. Word, por ejemplo, tiene 8. Microsoft Access 2010 tiene 7.
Si bien es cierto que esencialmente una y otra versión son idénticas, los cambios son notables a nivel de interfaz. Tenemos, por ejemplo, la pestaña Inicio que nos conduce a la vista Backstage. Ésta es una evolución de lo que fue novedad en la versión anterior: el Botón de Office. En vez de una ventana con utilidades y recursos, se abre una pantalla completa con multitud de atajos y comandos que ayudan a acelerar la experiencia del usuario. Inauguraremos este manual con la descripción de los aspectos visuales básicos donde el programa tiene ubicadas las herramientas necesarias para que el usuario se familiarice con su manejo.
Conocer la existencia de las bases de datos de ejemplo en Access 2010 es una buena estrategia para todos aquellos que se inician con el trabajo con bases de datos.
A lo largo de las siguientes lecciones describiremos cómo entrar en el programa, qué es una barra de herramientas de acceso directo, cómo se usa y cómo podemos modificarla a nuestro antojo. Hablaremos de la utilidad de las Cinta de opciones, aprenderemos a movernos por la vista Backstage y terminaremos usando los archivos de ejemplo que ofrece el programa para aprender a usarlo.
De este modo nos prepararemos para adentrarnos en el mundo de las bases de datos en Access 2010.
Lección 1. La interfaz de Access 2010
Esta primera lección del curso servirá de práctica para situarnos en el entorno del programa y conocer los aspectos visuales básicos que iremos desarrollando a lo largo de las siguientes lecciones. La interfaz de Access 2010 se presentó como novedad en la versión 2007. A la ya conocida Cinta de opciones y al Panel de navegación se le ha sumado la Vista Backstage. Su diseño está pensado para que el usuario encuentre los comandos que necesite de manera rápida y eficaz. De este modo, tras esta primera lección, el usuario empezará a familiarizarse, tanto con el funcionamiento del programa como con la ubicación y el uso del mismo.
1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Una vez terminada la descarga e instalada la suite, el programa Access 2010 se encontrará dentro de una carpeta denominada Microsoft Office, situada en el menú Inicio del sistema. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, la aplicación Office Access 2010 se encuentra en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada Microsoft Office, en la carpeta Office14. En esta carpeta encontramos los archivos ejecutables de toda la suite, Access 2010 entre ellos. Para iniciar esta lección, diríjase con el ratón a la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse sobre el botón Inicio de la barra de tareas. (1)
2 En el menú Inicio se desplegarán una serie de utilidades. Desde los programas más usados hasta el acceso directo a carpetas esenciales como el Equipo o el Panel de control. Haga clic sobre la carpeta Todos los programas.
3 Se desplegará un menú donde podrá hallar una lista de acceso a todos los programas. Haga clic sobre el comando Microsoft Office.
4 De este modo se abrirá la carpeta que contiene toda la suite. Ahí se encuentran los programas como Word, Excel o Access 2010. Seleccione el programa que vamos a usar, Microsoft Access 2010. (2)
Si va a trabajar a menudo con el programa, es una buena opción crear un acceso directo en el Escritorio o en la Barra de tareas.
5 Hasta aquí hemos recorrido el primer trecho para abrir el programa y poder empezar a trabajar con él. Hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Como se ve, Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación y la apertura de una base de datos, la apertura de plantillas de ejemplo, incluidas en un nuevo comando: el menú Archivo situado en la Cinta de opciones. Ésta es una de las novedades incorporadas tras la recepción de los informes de errores por parte de los usuarios de la versión precedente a Access 2010. En la Cinta de opciones encontramos agrupadas en diferentes fichas los comandos necesarios para usar el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.
6 Ahora tenemos abierto el programa (Access 2010) con un documento preparado para trabajar. Pero antes de entrar en él, describiremos las partes que ofrecen esta interfaz. En la parte superior de la ventana tenemos una barra denominada Barra de título. Sirve para anunciar el nombre del archivo que se está usando y la aplicación activa en este instante. Gracias a esa barra se puede minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Para hacer la prueba y ver cómo funciona, pulse el botón Restaurar. (3)
El comando Restaurar incluido en la Barra de título de la aplicación sirve para reducir o aumentar el tamaño de la ventana según ésta se encuentra maximizada o minimizada.
7 Percibirá la disminución del tamaño de la ventana. A la vez, puede ver cómo ha cambiado el botón de los cuadros superpuestos por uno en que solo hay un cuadro. Es el botón Maximizar. Púlselo para restablecer el tamaño de la ventana. (4)
8 Debajo de la Barra de título está la Cinta de opciones. La Cinta de opciones es, como se ha indicado, el reemplazo de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Hay unas fichas principales que albergan los comandos usados frecuentemente, la barra de herramientas de acceso rápido y una barra de herramientas que puede personalizar con los comandos preferidos. Una vez descritos estos elementos y vistas, haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones. (5)
Para pasar de una pestaña a otra sencillamente debe pulsar sobre ellas.
9 De este modo verá las herramientas incluidas dentro de dicha pestaña. (6) Como puede observar, las herramientas están divididas, a su vez, en grupos. Si, por lo que fuera, necesita habilitar más espacio en el documento, siempre puede minimizar la Cinta de opciones. Para ello, haga clic en la punta de flecha ubicada debajo de la Barra de título, a la izquierda del botón azul con un signo de interrogación en el interior. (7)