Manual de Access 2010
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La vista preliminar es una buena opción antes de imprimir definitivamente un documento.
6 Ahora haga clic en la pestaña Horizontal ubicada en el apartado Diseño de página.
7 De este modo, vemos que si ahora imprimiésemos el documento, este quedaría registrado de forma horizontal, en vez de vertical. En el grupo de herramientas Tamaño de página, haga clic en el comando Márgenes. (7)
Desde la vista Backstage también es posible cambiar gráficamente los márgenes de la página que se desea imprimir.
8 Se abrirá una ventana donde podrá ver cuáles son los márgenes predeterminados para este documento. Se nos muestran tres opciones: Normal, Ancho y Estrecho. Los tres tienen sus medidas preestablecidas. Sin embargo, como verá, estas medidas pueden cambiarse. Haga clic en Ancho.
9 El documento ha cambiado de forma. Los márgenes nuevos han reubicado el texto y las tablas. Dentro del apartado Diseño de página, haga clic en el comando Configurar página.
10 El cuadro de diálogo que aparece da cuenta de las características numéricas de la página (qué márgenes tiene, cómo está orientada la página, etc.) porque muestra activa la ficha Opciones de impresión. (8) Desde aquí podemos mover los márgenes según nuestro antojo. Para ello, solo tenemos que manipular los números. En esta misma localización podemos decidir si imprimimos solo los datos. Pulse el botón Aceptar.
11 Una vez regresamos a la Vista preliminar, pulse el comando Imprimir.
12 De este modo decidimos terminar con los retoques de la vista preliminar. Accederá a un cuadro de configuración de la impresión. Sin modificar ninguna de las opciones, haga clic en Aceptar. (9)
13 Dependiendo de si tiene habilitada o no la impresora, el documento se imprimirá o no. Es decir, en el paso previo hay que tener en cuenta si deseamos imprimir el documento o no. De ser una respuesta afirmativa, no solo aceptaríamos, también tendríamos que fijarnos en que en la ventana anterior se nos muestre en el campo Impresora el nombre de ésta. Si despliega este campo podrá comprobar las distintas impresoras (de tener varias configuradas) disponibles e, incluoso, el envío por fax. Independientemente de si hemos imprimido o no el documento, acabaremos la lección cerrando la Vista preliminar. Para ello, pulse el comando Cerrar vista preliminar, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones de la pestaña Vista preliminar. (10)
Para que la impresora con la que desea imprimir aparezca en el listado del campo Impresora, en el cuadro de diálogo Imprimir, resulta del todo imprescindible que dicho dispositivo se encuentre correctamente configurado en el equipo.
Las tablas
Introducción
En este apartado se tratará la configuración, creación y definición de una tabla. Una tabla es una aplicación cuya función esencial es la de poder almacenar una serie de datos para su conservación o su cotejo. Como definición pragmática podemos hablar de que una tabla es una ejemplificación, mediante celdas y columnas, de la inclusión y almacenamiento de datos con orden lógico. Es por eso que las tablas se componen de columnas y celdas que organizan los datos rigiéndose por una serie de directrices predeterminadas por el creador de la tabla: campos numéricos, de texto, de sí y no, de archivos adjuntos, etc.
Las tablas no son el único elemento en el que podemos insertar y crear nuestras bases de datos, pero sí son el elemento principal.
En este apartado, titulado Las Tablas, nos adentraremos en la creación de las primeras bases de datos. Daremos, por así decirlo, los primeros pasos para aprender a configurarlas, a modificarlas, a entender cómo se rellenan y qué mecanismos las empujan a presentarse del modo siguiente. Aprenderemos, pues, a introducir datos, a desplazar los datos dentro de una tabla, a remendar acciones erróneas, a rehacer acciones eliminadas …
Las tablas, por tanto, son el elemento indispensable para la creación de una base de datos, amén de la base misma para la creación de otro tipo de archivos o cotejos como serán los estudiados en apartados posteriores: las consultas, los formularios y los informes.
Las tablas se abren dejando una pestaña sobre el área de trabajo. De este modo, podemos alternar nuestras tareas entre tabla y tabla sin tener que preocuparnos por abrir y cerrar ventanas.
Además de todo lo dicho anteriormente, en este apartado aprenderemos a manejarnos con holgura a través de las diferentes vistas que ofrece el programa para la configuración de sus elementos de trabajo: la Vista Diseño y la Vista Hoja de datos.
Lección 13. Crear una nueva tabla desde la vista Hoja de datos
La creación de una tabla es esencial para las bases de datos porque son el único elemento imprescindible. En esta lección empieza el grueso del manual, pues centraremos la atención, o empezaremos a centrarla, en la creación de una base de datos que llamaremos Filmoteca de series. Pero antes de poder configurar una base de datos para almacenar y administrar, por ejemplo, los datos de las series o los libros que tenemos, tendremos que empezar a crear las tablas. En esta lección explicaremos cómo se construyen desde cero. Nosotros crearemos dos tablas: Títulos y Actores.
RECUERDE
Puede usar la combinación de teclas Ctrl+G para guardar el documento. Si es la primera vez que lo ejecuta, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
1 Para la confección de nuestra base de datos titulada Filmoteca de series, primero tenemos que crear los elementos de que consta una base de datos. Crearemos, pues, dos tablas dentro del documento Filmoteca de series. Para empezar con la lección, haga clic en la pestaña Archivo.
2 Ahora nos encontramos en la vista Backstage. Crearemos una nueva tabla. Haga clic sobre la opción Nuevo.
3 Como ya hemos visto, se abrirá un arsenal de plantillas disponibles. Resaltada como lógica o habitual, destaca Base de datos en blanco. Cambie el nombre de archivo por Filmoteca de series. (1)
4 Haga clic en Crear.
5 Si ha seguido las lecciones hasta aquí, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indica que la base de datos con este título ya está creada. En ese caso, solo tendría que pulsar el botón Sí para volverla a hacer. Si no ha seguido todos los pasos, hasta aquí hemos ilustrado la creación de una base de datos nueva y ya titulada. Ahora tenemos un archivo al que le faltan las tablas para poder crear nuestra filmoteca personal. En este caso la filmoteca de series. Para ello, busque en la Cinta de opciones la pestaña Crear y haga clic sobre ella.
6 Se abre un grupo de opciones que puede utilizar. En este caso, pretendemos crear una tabla. Así pues, pulse sobre el comando Tabla. (2)
Puede abrir un documento ya creado desde la vista Backstage haciendo clic sobre el comando Abrir y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado.
7 En el área de trabajo se desplegará una tabla con el nombre Tabla1. Procederemos a cambiar el nombre de los campos y a insertarle, en principio, unos cuantos más para que la tabla quede completa. Para empezar, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Id.
8 De este modo se abre un menú contextual donde el usuario podrá elegir la anchura del campo, el orden, si quiere inmovilizar o liberar los campos o insertar otros campos, eliminarlos y, por fin, cambiar el nombre del campo. Haga clic en la opción Cambiar nombre de campo.
9 Lo que ha pasado es que el programa nos permite cambiar el nombre de la pestaña. Escriba el texto Título serie. (3)
10 Para que el cambio se efectúe puede, o bien pulsar la tecla Retorno, o bien situarse con el ratón debajo de la pestaña. De este modo, el cuadro se volverá amarillo y la palabra quedará fija. Bien, procedamos de este último modo: haga clic sobre el campo situado debajo de la pestaña escrita.
11 Necesitamos habilitar más espacios para completar nuestra tabla. Para ello, vuelva a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña antes trabajada.
12 Vuelve a desplegarse un menú contextual. En esta ocasión elija Insertar campo. (4)
13 Como verá, el campo se coloca en primera instancia, corriendo el anteriormente tratado a la derecha. Nuestro objetivo es escribir en la pestaña una leyenda que sustituya el término “categoría”. En este caso, pondremos: Actor. Bien, para llegar hasta aquí, haga clic con el botón derecho del ratón encima de la pestaña campo1.
14 Haga clic sobre la opción Cambiar nombre de campo.
15 Escriba, sustituyendo la palabra campo1, la palabra Actor. (5)
Un campo y una columna son sinónimos. Un campo es el nombre que se le otorgará a una columna. En este caso: Actor es el nombre del campo de la columna Actor.
16 Repetiremos el proceso de creación de campo para así tener un lugar donde ubicar la categoría por la que se rigen las series. De este modo, cuando tengamos configurada toda la base de datos, podremos seleccionar si queremos establecer la prioridad o la ordenación por categoría, por el nombre del actor, o por el título de serie. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña, pulse en Cambiar nombre y escriba: Categoría. (6)
17 Pulse la tecla Retorno para fijar este último cambio.
18 Ahora tenemos una tabla algo más completa. Pulse sobre el icono Guardar. (7)
19 Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Escriba el término Tabla de grabaciones. (8)
En la Vista hoja de datos los archivos se muestran en su versión de columnas y celdas.
20 Para guardar la tabla y cerrar este ejercicio en el que hemos visto cómo crear tablas desde la vista Hoja de datos, haga clic en Aceptar.
Lección 14. Definición de campos desde la vista Diseño
En esta lección aprenderemos a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Dentro de la vista Diseño, el usuario de Access 2010 encontrará múltiples útiles para configurar su base de datos. Desde la creación del nombre de los campos, la clasificación y su descripción, hasta la definición del tamaño, del formato y de la longitud. En esta lección nos centraremos en la definición de los campos, pero es conveniente ir conociendo estos elementos que se desarrollarán en las siguientes lecciones.
RECUERDE
En la parte derecha de la Barra de estado, ubicada en la parte inferior de la pantalla, encontramos cuatro iconos. Son accesos directos a las vistas Hoja de datos, Tabla dinámica, Vista Gráfico dinámico y Vista Diseño.
1 Para trabajar desde la vista Diseño tendremos que modificar, como su mismo nombre indica, la vista que nos ofrece la base de datos en que estamos trabajando. Esta es, viniendo de la lección anterior, la tabla Colección de grabaciones. Nuestro objetivo primero, entonces, será dirigirnos a las herramientas de modificación de la vista, que se encuentran indexadas dentro de la ficha Campos. Haga clic en la ficha Campos. (1)
Los nombres de los campos no pueden llevar signos de puntuación, sí, en cambio, espacios.
2 Verá que se abren una serie de ítems dispuestos para ser utilizados. Despliegue el comando Ver (2) situado en la parte izquierda de la ficha, en el grupo Vistas.
3 Surge así una pestaña con dos opciones: Vista Hoja de datos y Vista Diseño. A nosotros nos interesa esta segunda opción. Haga clic sobre la opción Vista Diseño.
4 Al ejecutar el punto anterior, se abre en la tabla una ventana que se distribuye en tres columnas distintas: Nombre del campo, Tipo de datos, Descripción. Es en este punto donde empieza la definición de la tabla en la Vista Diseño a la vez que empezaremos a rellenar los primeros nombres de los campos. Para cambiar el nombre del campo, pulse sobre la celda ubicada debajo de Nombre del campo.
5 En el campo aparece un recuadro amarillo y se habilita una línea vertical que parpadea. Esto quiere decir que está habilitado para escribir en él. Escriba en este primer campo la palabra Título.
6 Una vez realizado el paso anterior, y para entrar en el apartado Tipo de datos, pulse la tecla Retorno.
7 Bajo el apartado Tipo de datos se nos mostrará un amplio abanico de posibilidades: ¿qué tipo de datos almacenará el campo titulado, en este caso, Título? Nosotros queremos crear una futura lista alfabética para establecer un orden lógico. Por tanto, buscaremos este dato. Para cambiar el valor de Autonumeración a Texto, que es el que nosotros deseamos, pulse sobre la pestaña.
8 Se despliega ahora una serie de campos para elegir. No se preocupe porque iremos hablando de ellos a lo largo del manual. Haga clic sobre la opción Texto. (3)
9 Ahora que hemos definido el nombre del campo y el tipo de dato que incluirá o admitirá esta propiedad, nos centraremos en el otro apartado, titulado Descripción. Para pasar a esta columna, pulse la tecla Tabulador.
10 Como su nombre indica, bajo el lema de Descripción el usuario puede indicar qué incluirá en este campo. Escriba el texto Título de la serie. (4)
Puede situarse sobre una celda haciendo clic con el ratón sobre el espacio en blanco. Si hay algo escrito y quiere reescribirlo, selecciónelo con el ratón y escriba encima.
11 Pulse la tecla Retorno.
12 Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.
13 Inserte el término Cadena.(5)
14 Hemos agregado un nuevo campo a la tabla en el que reflejaremos cuál es la cadena que emite la serie que busquemos. Antes de seguir, guarde los cambios. Haga clic sobre el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
15 Para cerciorarnos del cambio realizado en esta lección, de cómo hemos definido un campo desde la vista Diseño, tenemos que ir a la vista Hoja de datos. Es en esa vista donde uno puede ver los cambios realizados. Pues bien, pulse sobre el icono Ver. (6)
RECUERDE
Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí espacios.
16 Haga clic en la predeterminada Vista Hoja de datos y compruebe que en la Barra de estado, la barra ubicada en la parte inferior del área de trabajo, en la izquierda, se lee el término Título de la serie.
Lección 15. Inserción de campos numéricos
La inserción de campos numéricos es, en realidad, una manera de organizar las bases de datos en forma de números. Hay muchas formas de almacenar el contenido de un campo. Access, de hecho, tiene en su haber más de media docena de elementos o tipos de datos que se almacenarán: desde el texto hasta los hipervínculos, pasando por los números, la fecha y hora, la moneda, la autonumeración y otros métodos. Empezaremos esta lección desde la vista Hoja de datos.
RECUERDE
Los campos numéricos admiten, única y exclusivamente, la inserción de datos-número. Si intenta escribir letras el programa no le dejará avanzar.
1 Como se ha dicho en la introducción, partiremos desde la Vista Hoja de Datos, pero nosotros queremos llegar a la Vista Diseño. Es, como hemos visto en la lección anterior, el apartado donde podemos insertar los nuevos campos (tanto los nombres como los tipos de objeto y su descripción) y nuestro objetivo es aprender a insertar uno del tipo numérico. Así pues, haga clic en el botón Ver.
2 No es imprescindible hacerlo de este modo, pero empezaremos por la Vista Diseño porque, entre otras ventajas, esta nos muestra todas las propiedades y la información del contenido en los campos de un modo más visual y completo. Desplegado el menú de vistas, pulse sobre la opción Vista Diseño.
3 Así aparece una serie de informaciones sobre los campos. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo.
4 Seguiremos con nuestro proyecto de una base de datos para las series que tenemos. Escriba: Año de estreno. (1)
5 Para cambiar de columna, pulse la tecla Retorno.