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Manual de Word 2010
© MEDIAactive
Primera edición, abril 2011
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona (España)
www.marcombo.com
en coedición con:
© 2011 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.
C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle
03100 – México D.F. (México)
www.alfaomega.com.mx
Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC
Con la colaboración de:
«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».
ISBN por Marcombo: 978-84-267-1870-9
ISBN por Alfaomega:
ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3
D.L.:
Printed in Spain
Presentación
La interfaz de Word 2010
Introducción
Lección 1. Acceder a Word 2010
Lección 2. La nueva interfaz de Word 2010
Lección 3. La Barra de herramientas de Acceso Rápido
Lección 4. La Cinta de opciones
Lección 5. Las fichas contextuales
Lección 6. Las galerías y la Vista previa activa
Lección 7. La pestaña Archivo y la vista Backstage
Lección 8. La Barra de herramientas mini
Lección 9. La barra de estado
Lección 10. Personalizar el entorno Word 2010
Lección 11. Exportar e importar personalizaciones
Crear y guardar documentos
Introducción
Lección 12. Crear un documento
Lección 13. Guardar un documento
Lección 14. Abrir un documento
Lección 15. Crear, usar y guardar plantillas
Lección 16. Trabajar con formato Word 97-2003
Lección 17. Guardar como página Web
Lección 18. Guardar como PDF o XPS
Trabajar con textos
Introducción
Lección 19. Insertar texto
Lección 20. Deshacer, rehacer y repetir tareas
Lección 21. Buscar y remplazar
Lección 22. Seleccionar texto
Lección 23. Copiar, cortar y pegar
Lección 24. Opciones de pegado y pegados especiales
Lección 25. Atributos de texto
Lección 26. Efectos de texto
Lección 27. Alineación de texto y sangrías
Lección 28. El interlineado
Lección 29. Los estilos
Lección 30. Las tabulaciones
Lección 31. Las viñetas
Lección 32. Las listas numeradas y las multinivel
Las vistas y el diseño del documento
Introducción
Lección 33. Cambiar las vistas de un documento
Lección 34. Configurar la cuadrícula
Lección 35. Aplicar temas
Lección 36. Las páginas de marcos
Lección 37. Insertar columnas
Lección 38. Partir palabras
Lección 39. Aplicar bordes y sombreados
Lección 40. Los fondos de página
Lección 41. Las marcas de agua
Insertar elementos en el documento
Introducción
Lección 42. Insertar una portada
Lección 43. Insertar saltos de página y saltos de columna
Lección 44. Insertar y editar tablas
Lección 45. Convertir tabla en texto y viceversa
Lección 46. Insertar y editar gráficos
Lección 47. Insertar y editar gráficos SmartArt
Lección 48. Insertar imágenes en un documento
Lección 49. Editar imágenes en Word 2010
Lección 50. Insertar capturas de pantalla
Lección 51. Insertar hipervínculos
Lección 52. Insertar marcadores
Lección 53. Insertar encabezados y pies de página
Lección 54. Insertar número de página
Lección 55. Insertar un cuadro de texto
Lección 56. Insertar una letra capital
Lección 57. Insertar un objeto vinculado
Lección 58. Insertar texto de archivo
Lección 59. Insertar un título con WordArt
Lección 60. Aplicar efectos visuales a un texto
Lección 61. Insertar un autotexto
Lección 62. Insertar un símbolo
Trabajar con referencias
Introducción
Lección 63. Trabajar con notas al pie y notas finales
Lección 64. Trabajar con referencias cruzadas
Lección 65. Trabajar con tablas de contenido
Lección 66. Trabajar con índices
Lección 67. Trabajar con bibliografía
Lección 68. Trabajar con citas y fuentes
Lección 69. Trabajar con títulos
Revisar y proteger
Introducción
Lección 70. Revisión ortográfica y gramatical
Lección 71. Búsqueda de sinónimos y referencias
Lección 72. Usar la autocorrección
Lección 73. Añadir un símbolo por autocorrección
Lección 74. Autocorrección desde la etiqueta inteligente
Lección 75. Configurar autoformato
Lección 76. Establecer el idioma de corrección
Lección 77. Traducir en Word
Lección 78. Comentar un documento
Lección 79. Control de cambios
Lección 80. Personalizar el control de cambios
Lección 81. Comparar documentos
Lección 82. Cifrar un documento
Lección 83. Restringir la edición
Lección 84. Marcar un documento como final
Lección 85. Inspeccionar un documento
Lección 86. Personalizar las propiedades de un documento
Lección 87. Crear una firma digital invisible
Lección 88. Insertar una firma visible en la línea de firma
Lección 89. Comprobar la accesibilidad
Lección 90. Comprobar compatibilidad
Lección 91. Administrar versiones de documentos
Imprimir y compartir
Lección 92. Combinar correspondencia
Lección 93. Crear etiquetas para correspondencia
Lección 94. Crear sobres para correspondencia
Lección 95. Combinar en correo electrónico
Lección 96. Adjuntar a un correo electrónico
Lección 97. Enviar como PDF o XPS
Lección 98. Guardar en SkyDrive
Lección 99. Publicar en un blog
Lección 100. Configurar la página de impresión
Presentación
Definitivamente, el programa de creación de documentos de texto más conocido, utilizado y respetado en el mundo es Microsoft Office Word. La versión a la que se dedica este manual,
Word 2010, tal como sucede con todas las aplicaciones de la suite Office, presenta una interfaz de usuario renovada, en la que destacan especialmente la pestaña Archivo y la vista Backstage, y ofrece además nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.
Con Word 2010 es posible aplicar a sus documentos las ampliadas galerías de estilos y temas de la aplicación, obtener espectaculares gráficos con aspecto profesional a partir de los datos introducidos, compartir información de un modo seguro con clientes, socios o compañeros, subir documentos directamente a un blog personal...En definitiva, se trata de una útil y sencilla herramienta que permite crear documentos con diseños realmente elaborados y luego distribuirlo por múltiples vías sin ninguna dificultad y sin tener que salir de la aplicación. Su uso puede ser tanto personal (para crear álbumes de fotos, cartas u otros documentos personales) como profesional o empresarial (para elaborar formularios, presentaciones, informes, etc.)
Además de las novedades en cuanto a su interfaz, que saltan a la vista al acceder a la aplicación, el nuevo Word 2010 ofrece nuevas funciones que facilitan el intercambio de datos con otros usuarios, la organización de la información y la gestión de sus fuentes, la creación de gráficos dinámicos, la aplicación de efectos espectaculares a textos, formas e imágenes, y la introducción y edición de imágenes, ecuaciones, diagramas, etc. Los ejercicios que componen este completo manual servirán al alumno para introducirse en el mundo de Word 2010 y aprender a desenvolverse con sus principales herramientas. Una vez los haya completado, seguro que será capaz de utilizar el programa en su propio beneficio.
Nuestro método de aprendizaje
El método de aprendizaje de esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.
A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.
En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea utilizado como un completo curso con el que aprender a usar la aplicación desde sus funciones básicas y como libro de consulta complementario sobre Word 2010. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.
La interfaz de Word 2010
Introducción
El elemento que distingue claramente la interfaz de Word 2010 de la de su versión predecesora, Word 2007, es la pestaña Archivo, que oculta un menú de opciones relativas al trabajo con archivos: impresión, almacenamiento, distribución, protección, etc. Algunas de estas opciones disponen a su vez de otro nuevo elemento, la vista Backstage, desde donde se pueden administrar los archivos y sus datos, crear y guardar documentos, inspeccionar metadatos o información personal ocultos y configurar opciones.
En este apartado conocerá la nueva Cinta de Opciones, uno de los grandes aciertos de la aplicación, ya que reúne todas las herramientas de la aplicación y las organiza de una forma verdaderamente clara y amigable para optimizar así su uso.
La Backstage de Word 2010 presenta de manera visual todos los comandos que se refieren a la gestión de archivos, almacenamiento y creación. Sin duda alguna otra de las grandes novedades de esta versión de la aplicación y su moderna interface.
Éstas son las principales novedades que presenta la aplicación respecto a su interfaz. El resto de elementos ya existían en la versión anterior pero también han sido mejorados para facilitar el trabajo y ofrecer una experiencia avanzada y útil. En las lecciones que componen este apartado, aprenderá a configurar según sus necesidades y preferencias los diferentes elementos de la interfaz del programa. Así, conocerá el modo de agregar y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido y de personalizar la Cinta de opciones para que aparezcan determinadas fichas o grupos de herramientas. También practicará con la Barra de estado y con otras opciones de personalización del entorno de Word (que pueden llevarse a cabo desde el cuadro Opciones de Word), y conocerá el modo de exportar e importar personalizaciones, proceso muy útil cuando se trabaja en equipo y se desea compartir un mismo espacio de trabajo.
Tanto la Barra de herramientas de acceso rápido como la Cinta de opciones, los dos elementos que reúnen los comandos de uso habitual de la aplicación, pueden ajustarse a sus necesidades personales. En este apartado encontrará las claves necesarias para lograrlo con éxito.
También en este apartado aprenderá acciones básicas como son reducir o maximizar la ventana de la aplicación, crear un icono de acceso directo para abrirla más cómodamente, o desplazarse entre diferentes ventanas.
Con estos ejercicios se pretende, pues, que sepa identificar rápidamente cada una de las partes que componen la interfaz de Word 2010, para que pueda seguir el resto de apartados del manual sin ninguna dificultad.
Lección 1. Acceder a Word 2010
Una vez ha instalado la suite Office 2010 en su ordenador, puede acceder a Word 2010 a través de la carpeta de la aplicación, ubicada dentro del directorio Todos los programas del menú Inicio. Sin embargo, si va a utilizar a menudo el programa, probablemente le resultará mucho más cómodo añadir un acceso directo a la aplicación en el Escritorio, lo que le permitirá iniciarlo con solo un doble clic. En este ejercicio aprenderá a acceder al programa por ambos métodos, a cerrarlo también de diversas maneras y creará el acceso directo en el Escritorio que usaremos luego repetidamente en este curso.
RECUERDE
Para cerrar la aplicación también puede pulsar sobre la opción Cerrar de cualquiera de los siguientes menús contextuales: el de la Barra de título, el del botón Word en la esquina superior izquierda de la ventana o el correspondiente al botón Word en la Barra de tareas de Windows.
1 Para empezar esta primera lección, aprenderemos cómo arrancar Word 2010 desde el menú Inicio de Windows, que es la forma predeterminada, y cómo cerrarlo al acabar una sesión de trabajo. Dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y cuando aparezca la Barra de tareas, pulse sobre el botón de Inicio. (1)
2 Antes de acabar de abrir el programa queremos comentar la primera novedad general de la versión 2010 de Office. La pantalla de bienvenida nos brinda la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de la aplicación o minimizar directamente la ventana del programa, sin acabar de abrirse. Eso sí, si quiere hacerlo debe de tener buenos reflejos, porque la ventana de bienvenida es realmente breve. Tan pronto como se abra la pantalla intente minimizar la aplicación. Vamos a ello, pero antes tenemos que acabar de abrir el programa.
3 Una vez desplegado el menú Inicio, se despliega una primera lista que contiene en primer lugar los programas que haya abierto recientemente en su ordenador. Al pie de la lista encontrará el comando Todos los programas. Pulse sobre esta opción, utilice la barra de desplazamiento vertical para encontrar el directorio Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Word 2010. (2)
4 Inmediatamente se abra la ventana de bienvenida, (3) pulse sobre el botón correspondiente, la pequeña línea horizontal ubicada en el extremo superior derecho de la misma. Además de los dos iconos Cerrar y Minimizar (4) de la ventana de bienvenida, puede además cerrarla desde el botón con el texto Cancelar, ubicado su esquina inferior derecha. (5)
Word, al igual que todos los programas de la suite Microsoft Office, se almacena en el directorio Todos los programas de su disco local.
5 Si ha tenido éxito, la ventana ha quedado minimizada en la Barra de tareas en forma de botón. (6) Para recuperar la ventana en pantalla simplemente debe pulsar sobre el botón del programa en esta barra. Dirija nuevamente el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y, cuando aparezca la Barra de tareas, haga clic sobre el botón que identifica la ventana de Word 2010 para maximizarla.
6 Ya hemos arrancado la primera sesión de trabajo con Microsoft Word y ahora aprenderemos las diferentes formas de cerrarla. Puede hacer uso del grupo de botones de la esquina superior derecha, donde corresponde el botón en forma de aspa. (7) También puede cerrar el programa desde el comando Salir de la pestaña Archivo. (8) Tenga en cuenta que la opción Cerrar de la pestaña Archivo cerraría solo el documento abierto en primer plano, pero no la aplicación.
7 Para facilitar el acceso a Word en las próximas sesiones, ahora crearemos un icono de acceso directo en el Escritorio, de forma que pueda acceder a la aplicación más rápidamente en el futuro. Para ello, pulse nuevamente en el menú Inicio de Windows para desplegar su menú.
8 Fíjese que dispone de un acceso directo a Word en este primer menú. (9) Sucede exactamente así con cada aplicación que usa en su ordenador. Con otro clic sobre este acceso de la primera lista, abriría directamente el programa pero ahora no lo usaremos.
9 Diríjase al campo Buscar programas y archivos que tiene al pie del menú y escriba el texto Microsoft Word. En un instante aparece una lista con todos los programas y archivos que contienen ese texto. Recuerde en el futuro que dispone de este rápido método de búsqueda. Vamos ahora a crear el acceso a partir del nombre de la aplicación, que aparece de primero en la lista junto a su icono. Pulse con el botón derecho del ratón sobre el programa Microsoft Word 2010 y en el menú contextual que se despliega, pulse sobre el comando Enviar a y elija la opción Escritorio (crear acceso directo). (10)
Para tener siempre la aplicación al alcance de un par de clics puede que también le interese anclarla a la Barra de tareas o a la lista de aplicaciones recientes del menú Inicio. Sólo tiene que pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre de la aplicación en la mencionada lista y del menú contextual desplegado seleccionar la opción que desee.
10 Automáticamente aparece el icono de Word 2010 en el Escritorio. (11) En la segunda lección haremos uso de él para acceder de forma más directa a la aplicación.
Lección 2. La nueva interfaz de Word 2010
La versión 2010 de la suite Microsoft Office incorpora una nueva interfaz, común a todas sus aplicaciones con las necesarias variantes, que logra realmente facilitar la búsqueda y uso de diferentes herramientas y opciones. Los cambios que presentan todas las aplicaciones, y desde luego el programa Word que nos ocupa, hacen que los procesos se hagan mucho más intuitivos y el manejo más visual. En esta segunda lección comenzaremos a familiarizarnos con los elementos básicos de esta interfaz y aprenderemos unos conceptos básicos para el uso de ventanas, y en las siguientes lecciones profundizaremos en sus componentes. Además, aprenderemos a cambiar de tamaño la ventana de la aplicación por diferentes métodos.
RECUERDE
Puede minimizar la aplicación pulsando sobre el icono Minimizar del grupo de botones de la esquina superior derecha de la ventana, o al seleccionar la misma opción del menú contextual de la Barra de título, o bien del icono de Word de esta barra. Para visualizar la pantalla nuevamente, bastará con pulsar sobre el icono de la Barra de tareas.
1 Comenzaremos esta lección abriendo la aplicación desde el acceso directo que hemos creado en el Escritorio, para poder pasar explorar los elementos fundamentales de la interfaz de Word 2010. Abra el programa haciendo un doble clic sobre el icono.
2 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar sus elementos más relevantes. En la parte superior y al centro se encuentra la Barra de título, que muestra en todo momento el título del documento abierto en primer plano, y contiene el botón de Word 2010, que permite gestionar la ventana del programa. (1) Haga clic sobre este icono, que es la letra W de color azul situada en el extremo izquierdo de la Barra de título.
3 Como verá, el icono de la aplicación incorpora un menú básico que permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, moverla, minimizarla, maximizarla o cerrar el programa. Vamos ahora a jugar un poco con estas funciones. Pulse sobre el comando Restaurar. (2)