Manual de Word 2010

RECUERDE

No se deben confundir los términos ficha contextual y menú contextual; este último es el menú que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento de Word.

Lección 6. Las galerías y la Vista previa activa

Word 2010 contiene galerías de estilos, formatos y plantillas que reúnen diferentes elementos en bloque, que al aplicarse a un documento brindan con el mínimo esfuerzo una apariencia verdaderamente elaborada. Estas galerías de elementos con formato previo permiten simplificar enormemente la creación de documentos de aspecto verdaderamente profesional. Además, gracias a la Vista previa activa, el usuario puede tener una imagen real, precisa e inmediata del efecto de las diferentes opciones disponibles sin tener que llegar a aplicarlas.

1 Para poder visualizar mejor algunas funciones de la cinta, puede utilizar algun archivo de Word que tenga en su ordenador, o bajar de la zona de descargas de nuestra web el archivo Kafka_ Un_médico-rural, que es el que nosotros usaremos en esta lecciónn. Se trata de un fragmento de cuento al que previamente hemos aplicado un formato específico que en la presente lección modificaremos.

2 Seleccione la pestaña Diseño de página de la Cinta de opciones. (1)

Ciertos comandos de la Cinta muestran una pequeña punta de flecha que indica que contienen diferentes funciones que se despliegan al pulsar sobre ellos.

3 Ya hemos dicho que algunas herramientas de Word 2010 trabajan con galerías desplegables, como es el caso de Temas que veremos a continuación. Cada tema reúne diferentes opciones de fuentes, colores y efectos que pueden se aplicados en bloque a un documento. Para poder hacer una selección, haga clic sobre el comando Temas del grupo de herramientas Configurar página.

4 Se ha desplegado la galería de temas Predeterminados que pueden ser aplicados al documento. Además, al final se ofrece la opción de buscar otros temas guardados en el ordenador o guardar el tema aplicado actualmente al documento activo para poder volver a utilizarlo en otra ocasión.

5 Las galerías permiten utilizar la Vista previa activa, que son una novedad de la aplicación y permiten ver exactamente el aspecto del documento con las opciones disponibles antes de aplicar alguna de manera definitiva. Para ver el efecto sobre el documento, pasee el cursor sobre diferentes temas y observe como de inmediato son reflejados en el documento. Haga la selcción que más le apetezca. Nosotros nos hemos decidido por el tema llamado Brío.(2)

6 Veamos ahora el efecto de otra herramienta, esta vez sin necesidad de desplegar una galería. Pulse sobre la pestaña Inicio, coloque el cursor sobre el estilo Sin espacio y observe su vista previa en el documento.

7 Fíjese que en este caso el estilo sólo es aplicado al título, que es donde está ubicado el cursor en este momento. (3) Finalmente vuelva a abrir la pestaña Diseño de página.

8 Aunque el documento ha cambiado considerablemente, podemos volver a su aspecto anterior fácilmente. Pulse sobre la herramienta Temas y seleccione la opción Restablecer tema de plantilla para volver a dar al documento su formato original. (4)

Las Vistas previas activas se pueden habilitar o deshabilitar desde la sección General del cuadro de opciones de Word.

9 Una vez que hemos visto el funcionamiento de las galerías de estilos y sus vistas previas activas, ha llegado la hora de dar por terminada esta lección. Para ello, pulse sobre el botón en aspa de la aplicación y seleccione la opción No guardar del cuadro de diálogo desplegado.

Lección 7. La pestaña Archivo y la vista Backstage

Una de las más importantes novedades de la nueva interfaz de la suite Office 2010, que desde luego vemos en esta versión de Word, es la vista Backstage. Esta vista, a la que se accede al pulsar sobre la pestaña Archivo en el extremo izquierdo de la Cinta de opciones, sustituye al Botón Office y al menú Archivo de versiones anteriores de la suite. Se trata de un completo centro de operaciones que permite acceder de una forma mucho más clara y rápida a todas las opciones de gestión y administración de archivos, y que facilita de manera considerable la preparación y la finalización de documentos.

RECUERDE

Si desea que un documento en concreto permanezca en la lista de archivos recientes, puede hacer un clic sobre el icono que mostrará un pin

1 En este ejercicio conoceremos de forma general el contenido de la nueva pestaña Archivo. Para comenzar, veamos el aspecto de la vista Backstage. Dirija el cursor del ratón al extremo izquierdo de la Cinta de opciones y haga clic sobre la pestaña Archivo.

2 Al abrir la vista Backstage de Microsoft Office se muestra el menú de opciones de administración de archivos. Verá que el menú desplegado permite en primer lugar ejecutar las acciones básicas de guardar, abrir y cerrar un documento. Automáticamente se ha desplegado también el contenido de la ficha Información, que contiene los comandos que permiten proteger el documento, comprobar si tiene problemas para ser compartido y administrar versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y las propiedades del mismo, con datos de gran utilidad para la gestión de archivos. (1) Exploremos ahora el comando que está justo debajo de Información. Para ello haga clic sobre el comando Reciente. (2)

Dentro de la vista Recientes se crearán dos listas. La primera de los Documentos recientes y la segunda de los Lugares recientes. Al pulsar sobre el nombre del elemento en cuestión, se abrirá el documento o la carpeta según el caso, pues se trata de vínculos.

3 Podrá ver que este comando muestra, tal como es de suponer, una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. Si usted aún no ha creado ningún documento con esta aplicación, esta lista estará aún en blanco, pero se irá actualizando a medida que vaya creando y abriendo distintos archivos. Si cambia la ubicación de un documento, el acceso directo a este quedará inservible. La próxima vez que abra el archivo en la nueva ubicación tendrá que acceder a él a través del cuadro de diálogo Abrir y entonces se vinculará a la nueva ubicación. En la parte inferior del panel se encuentra una opción, desactivada por defecto, que permite crear accesos directos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, a la izquierda de la vista Backstage. (3) Haga clic en la casilla de verificación de la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes, y ahora teclee el número 6 en el cuadro de texto que se muestra junto a esta opción. a la derecha del nombre del archivo. Este se situará en la primera posición de la lista, en una sección separada del resto de archivos, y el icono del pin se coloreará de azul y se mostrará gráficamente “clavado” en el panel.

4 Si tiene documentos recientes, ahora pasará a ver los 6 primeros bajo el comando Cerrar a la izquierda de la vista Backstage. En nuestro caso esta lista permanece en blanco, pero podemos ver ahora un pequeño separador que indica dónde se añadirán los documentos recientes. (4) Veamos ahora cómo acceder a todas las opciones de configuración del documento para su impresión.

La barra de comandos de la pestaña Archivo mostrará vínculos a tantos documentos recientes como se indique en el campo correspondiente de la vista Recientes.

5 Pulse sobre la opción Imprimir para desplegar la vista que permite gestionar la impresión de documentos. (5) Se trata de una completa ficha que reúne todas las opciones de impresión y configuración que antes estaban repartidas en diferentes menús. Incorpora además una cómoda vista previa en la parte derecha del panel que permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresión. En el capítulo correspondiente profundizaremos sobre las diferentes opciones de impresión.

6 Seleccione ahora la Ayuda, ese elemento imprescindible en cualquier aplicación informática, que en la aplicación Word 2010 que nos ocupa resulta de gran utilidad tanto para comenzar a utilizar la aplicación como para obtener información más avanzada. Además del cuadro Ayuda de Microsoft Office, en el cual se encuentra la descripción y el funcionamiento de todas las opciones del programa, esta ficha proporciona soporte a través de la web de Microsoft Office, a la cual es posible acceder directamente desde las opciones Introducción y Póngase en contacto con nosotros. El panel de la derecha, por su parte, refleja toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. (6)

7 Pulse ahora sobre la opción Ayuda de Microsoft Office, del apartado Soporte, para observar la nueva configuración de este recurso. Se trata del cuadro Ayuda de Word que, como siempre, permite realizar consultas a través de la búsqueda de palabras clave, de la tabla de contenidos ubicada al lado izquierdo, o del mapa de hipervínculos que puede apreciar al lado derecho de la ventana. (7) Mediante cualquiera de estas vías, podrá acceder a información muy completa sobre el uso de la aplicación, explicaciones paso a paso y artículos con recomendaciones de gran utilidad para la optimización de su uso. Una vez visualizada la ayuda de Word, pulse el botón de aspa situado en la esquina superior derecha para cerrarlo.

8 Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones y salir de la aplicación. Desde la pestaña Opciones podemos acceder al cuadro de Opciones de Word al que hemos accedido por el método abreviado en las dos lecciones anteriores.

9 Vuelva a abrir la pestaña Archivo y haga un clic sobre el comando Opciones, penúltimo título del panel de la izquierda. (8) Como verá, efectivamente se despliega el menú Opciones generales para trabajar con Word desde el cual podrá configurar, además de la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido que ya hemos visto, las preferencias generales de la interfaz, las que se refieren revisar, guardar, idioma, Complementos de Microsoft Office y privacidad, además de otras opciones Avanzadas. En estas opciones profundizaremos en el capítulo que se refiere a la personalización de la interfaz.

El comando Opciones de la pestaña Archivo, permite acceder a los comandos de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido y de la Cinta de opciones.

10 Pulse sobre el botón Cancelar para salir del cuadro y dar por terminada nuestra exploración a los contenidos de la pestaña Archivo.

Lección 8. La Barra de herramientas mini

RECUERDE

Al igual que ocurre con la Vista previa activa, la Barra de herramientas mini se puede deshabilitar desde el cuadro de Opciones de Word. Si desactiva esta opción, solo podrá modificar el formato de texto desde la Cinta de opciones.

Al seleccionar con el ratón un texto en un documento de Word 2010, aparece una pequeña barra que muestra los iconos de acceso directo a las herramientas de edición de texto más comunes. Se trata de la Barra de herramientas mini, que aparece difuminada en un primer momento y sólo se muestra activa cuando se sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de sus botones. Los comandos de la Barra de herramientas mini permiten modificar el formato del texto seleccionado (la fuente, el tamaño, el color, las sangrías, la alineación...) sin necesidad de ir a la Cinta de opciones.

1 En este ejercicio descubriremos la practicidad de trabajar con la Barra de herramientas mini. Para comenzar, asegúrese de tener abierta la ficha Inicio, pues nos interesa poder mirarla durante el ejercicio.

2 Para poder visualizar la Barra de herramientas mini, ante todo necesitamos un texto que seleccionar, así que para ello escribiremos dos líneas de texto de muestra: escriba el texto Prueba 1, pulse la tecla Retorno y escriba entonces Prueba 2.

Al seleccionar un texto con el ratón, aparece difuminada la Barra de herramientas mini, que sólo se mostrará con nitidez al acercar el puntero del ratón a alguno de sus iconos.

3 Ya estamos listos para hacer aparecer la Barra. Haga tres clics sobre el texto Prueba 2 para seleccionar toda la línea.

4 Junto a la selección se muestra de un modo difuso la Barra de herramientas mini. Para que esta Barra sea completamente visible, basta con situar el puntero del ratón sobre ella. (1) Ahora ya disponemos de este cómodo conjunto de herramientas para editar el texto. Podrá observar que algunas herramientas de la Barra tienen un pequeño icono de punta de flecha que indica que la herramienta en cuestión tiene diferentes opciones disponibles. Lleve el puntero del ratón hacia la Barra y haga clic sobre el icono de punta de flecha del comando Color de la fuente, que muestra una letra A sobre una barra de color rojo en la Barra de herramientas mini.

5 Se ha desplegado efectivamente la paleta de colores de la herramienta correspondiente, que contiene además las opciones Más colores, para crear muestras personalizadas, o Degradado, que a su vez abre una ventana con diferentes opciones. Seleccione la muestra anaranjado énfasis 6, última de los colores del tema, para aplicarlo al texto seleccionado. (2)

6 Como podrá apreciar, ha cambiado el color de la fuente a anaranjado sin necesidad de acceder a la herramienta correspondiente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Sin embargo, puede comprobar que los cambios de formato que hemos llevado a cabo desde la Barra de herramientas mini se reflejan a su vez en la correspondiente ficha de la Cinta. Por último, copiaremos el formato aplicado en el texto Prueba 1, también desde la Barra de herramientas mini. Haga clic sobre la herramienta Copiar formato de la Barra de herramientas mini. (3)

Todos los cambios de formato que lleve a cabo desde la Barra de herramientas mini se reflejarán a su vez en la correspondiente ficha de la Cinta de opciones.

7 A continuación haga un tres clics sobre el texto de la primera línea, Prueba 1, para aplicar también el color de fuente anaranjado a esta.

8 Hemos pegado el formato copiado, y la Barra de herramientas mini se ha desplazado a la nueva selección. (4) Al alejar el puntero del ratón del texto seleccionado, desaparece la Barra de herramientas mini, y si vuelve a acercarlo, vuelve a aparecer. Al eliminar la selección, desaparece por completo. En la lección correspondiente a Personalizar el entorno Word 2010, veremos cómo deshabilitar la Barra para que no se muestre al seleccionar un texto. Por ahora y para terminar este ejercicio, pulse sobre el área de trabajo para eliminar la selección y cerrar la Barra de herramientas mini.

Lección 9. La barra de estado

Ya hemos visto que la Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana de Word, debajo del área de trabajo, y muestra por defecto, de izquierda a derecha, el número de la página en la que nos encontramos, el número de palabras que incluye el documento, el icono de revisión ortográfica, el idioma seleccionado, los accesos directos a las diferentes vistas disponibles, el porcentaje de zoom aplicado y el control deslizante del zoom. No se trata de una barra meramente informativa, sino que cada uno de estos datos constituyen un acceso directo, bien a una ampliación de la información que contienen, bien a cuadros de configuración vinculados a su contenido. En esta lección conoceremos el contenido de cada uno de estos botones y aprenderemos a personalizar la Barra de estado eliminando o añadiendo comandos para que muestre solo la información que nos interese.

1 En este ejercicio conoceremos la utilidad de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la interfaz de Word y que muestra diversos datos acerca del documento. (1) Para empezar, vamos a comprobar que la mayoría de las secciones informativas que aparecen por defecto en la Barra de estado dan acceso a cuadros de diálogo. Haga clic sobre la sección Página: 1 de 1.

El segundo campo predeterminado de la Barra de estado muestra en primer lugar el número de palabras de la selección en caso de haberla, y en segundo lugar el total de palabras del documento

2 Se abre el cuadro Buscar y reemplazar. (2) Más adelante trabajaremos con esta herramienta que nos permite desplazarnos a una página o a cualquier otro punto concreto del documento y que adquiere importancia en documentos extensos, pero ahora cierre el cuadro pulsando sobre el botón Cerrar.

3 Si aún tiene abierto en pantalla el documento de la lección anterior, seleccione con tres clics una de las líneas de prueba escritas. Si no lo tiene, puede escribir unas pocas palabras de prueba nuevamente para la demostración que viene.

4 Veamos ahora la información que sigue en la Barra. En nuestro caso, tras hacer la selección, es Palabras: 2/4, que nos indica que tenemos seleccionadas dos palabras, pero el texto completo tiene cuatro. (3) Esta puede ser una información de gran utilidad en textos más largos, por ejemplo cuando tenemos que ajustarnos a una extensión determinada. Pulse sobre el apartado en cuestión.

5 Verá que se abre el cuadro Contar palabras, que nos ofrece información similar pero más detallada sobre el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas del documento abierto en primer plano. (4) Una vez ha comprobado los datos, salga del cuadro pulsando el botón Cerrar.

6 A continuación tenemos el icono de un libro abierto con un signo de verificación. Se trata del acceso directo a la revisión de ortografía y gramática del documento. Haga un clic sobre este para iniciar la revisión.

7 Si la aplicación no encuentra ningún error en nuestro brevísimo texto, nos informa directamente que esta ha terminado. Pulse entonces sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y poder seguir adelante con la lección. (5)

8 Haga ahora un clic sobre la sección de Idioma, la cuarta de la Barra de estado, que muestra el idioma predeterminado que en nuestro caso es Español (alfabeto internacional).

9 Este comando abre el cuadro Idioma, en el que podemos escoger el idioma de edición, que es entre otras cosas el utilizado para la revisión ortográfica y gramatical. En este caso no cambiaremos de idioma y cerraremos este cuadro pulsando el botón Cancelar. (6)