Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией

Приоритеты ⭤ Задачи

Однажды руководитель, с которым я работала, определил три своих главных приоритета на квартал следующим образом:

1. Завершить масштабную реорганизацию команды.

2. Проводить больше времени со своими маленькими детьми.

3. Определить ви́дение будущего года для возглавляемой им организации.

Видя такие масштабные приоритеты, легко почувствовать, насколько они расплывчаты. Определение приоритетов – только первый шаг; также необходимо понять, как реализовать эти приоритеты. Для этого нужно выделить самые крупные задачи, которые соответствуют вашим приоритетам. Спросите себя: какие наиболее важные проблемы нужно решить для достижения ваших приоритетов? А точнее – как они будут отображаться в вашем календаре? Как вы сможете их распознать? Процесс проработки конкретных задач, связанных с собственными приоритетами, поможет вам понять, как влияют на них встречи, электронные письма, тренировки, списки дел, зарезервированные интервалы времени, школьные мероприятия и все то, что требует времени.

Для каждого из приоритетов напишите две или три крупные задачи, которые поддерживают этот приоритет (задачи должны начинаться с глагола действия):

1. Реорганизовать команду:

● Встретиться с представителем отдела кадров, чтобы обсудить новые варианты организационной структуры и открытые вакансии.

● Запланировать встречи с подчиненными, чтобы получить представление об их обязанностях.

● Провести собеседования с кандидатами на новые и открытые должности.

2. Проводить больше времени с детьми:

● Уходить с работы до 17:00, чтобы ужинать всей семьей три-четыре раза в неделю.

● По пятницам работать из дома, чтобы иметь возможность забирать детей из школы.

● Посетить три школьных мероприятия в рабочее время в этом квартале (концерты, собрания).

3. Определить ви́дение команды на будущий год:

● Выделить время для размышлений, прогулок, мозговых штурмов.

● Провести выездное совещание с непосредственными подчиненными, чтобы получить обратную связь.

Определить крупные задачи, которые поддерживают ваши главные приоритеты, очень важно. Это помогает не только увидеть то, на чем вам следует сосредоточиться в целом, но и то, как вы должны тратить свое время и энергию на поддержку этих приоритетов. Это также дает прекрасную возможность обсудить приоритеты с людьми, которые играют ключевую роль в вашей работе и в жизни – руководителями, коллегами, партнерами, членами семьи и др. Это позволяет подтвердить или скорректировать ваши приоритеты с учетом их индивидуальных приоритетов и ваших общих целей и обязанностей. Если вы работаете с коллегой над крупным проектом, который входит в тройку ваших приоритетов в этом квартале, но не входит в число его приоритетов, важно знать об этом заранее. Возможно, вам придется привлечь другие ресурсы или дополнительную помощь, если три главных приоритета коллеги выйдут для него на первый план. Если вы потратили время на определение приоритетов и получили обратную связь, в дальнейшем вам будет легче сориентироваться и понять, на что уходит ваше время.

Не надо рассказывать мне о своих приоритетах, просто покажите мне ваш календарь.

Правильно ли вы тратите время?

Спросив руководителя, которого я обучаю, о трех главных приоритетах, я изучаю его календарь за последние несколько недель и прошу обвести маркером все встречи, задачи или временны́е интервалы, относящиеся к этим трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствует ли потраченное время приоритетам. Это отличный способ увидеть, чем вы на самом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять: тратите ли вы бо́льшую часть своего времени на эти вещи? Ваше время – самая главная валюта: ваш подлинный приоритет – это то, на что вы расходуете время. Календарь всегда говорит правду. Он показывает, действительно ли вы тратите свое время на то, что для вас важно.

А как быть с теми делами, которые не входят в тройку ваших приоритетов (гравий и песок, которым все еще необходимо место в банке)? Конечно, у вас будет не только три основных направления деятельности. Но многие ошибаются, позволяя мелким делам занимать бо́льшую часть времени и заполнять все пространство в банке, прежде чем туда попадут крупные камни. Бесконечные побочные проекты, незаметно накапливаясь, в итоге поглощают огромные объемы времени. Вы хотите реорганизовать свою команду, но вместо этого тратите время на многодневные внешние совещания в другой рабочей группе. Вы хотите проводить больше времени с детьми, но вместо этого выполняете второстепенные задания, вынуждающие задерживаться на работе. Знакомо?

Определяя приоритеты, думайте о себе из будущего – т. е. о том, каким вы будете через несколько недель, месяцев или лет, когда ваши сегодняшние задачи останутся в прошлом. Будете ли вы в будущем довольны, что потратили свое время именно так? Не стоит ли отказаться от этого и сосредоточиться на действительно нужных вещах? Хорошая практика – писать проект своих квартальных или годовых достижений в начале отчетного периода и в дальнейшем следить, как вы выполняете план.

Один из величайших руководителей, с которым я работала, проводил ежегодный «разбор полетов» в начале года. Он показывал презентацию о том, как мы достигли целевых показателей продаж, где не заметили подводных камней и потеряли время, в чем действительно преуспели и почему, что могли бы сделать лучше. Все это были предположения, но они позволяли представить, как в конце года будущие мы будем сидеть на этом же месте. Мы даже визуализировали, что будем чувствовать, если его прогнозы сбудутся (и что – если они окажутся неверными). Эта стратегия заряжала на успешный год, заставляя думать о его завершении и о нас в будущем задолго до того, как оно наступало.

Аврал подкрался незаметно

«Привет, я в отпуске. Если у вас чрезвычайная ситуация, звоните 9-1-1. Чед».

Так выглядело сообщение Чеда о том, что его нет в офисе, – язвительно, зато доступно. Так называемые авралы часто превращаются в «чрезвычайные ситуации» – и срывают запланированные дела.

Сотрудники, определившие свои приоритеты, часто потом говорят: «Да, я расставил акценты, спланировал время, а потом… начались авралы!» Конечно, это бывает – и затрудняет выделение места для приоритетов в вашем календаре. Поэтому лучше всего решать срочные вопросы до того, как они возникли. Это кажется невозможным, но только до тех пор, пока вы не выделите в своем графике время для срочных и непредсказуемых дел. Вот несколько стратегий, которые помогут заблаговременно справиться с неотложными делами:

1. Каждый день выделяйте время на неотложные дела. Томас Куриан, генеральный директор Google Cloud, каждый день предусматривает час для срочных дел. Он подчеркивает это в своем руководстве «Как работать со мной» (подробнее об этом позже) и каждый день назначает одно и то же время. Таким образом, если появляются срочные дела, у него всегда есть время, чтобы заняться ими без ущерба для всего остального. Кроме того, его сотрудники знают, что это время каждый день одинаково, поэтому все, кому нужно срочно поговорить с боссом, могут запланировать встречу. Если ничего срочного не происходит, Томас может спокойно поработать или проверить электронную почту. Примерно так же организуют приемные часы преподаватели в колледже – они всегда доступны в одно и то же время, но если никто не приходит, они просто работают.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Комментарии