Эффективная мотивация персонала. Как добиться максимум результата при минимуме затрат

Системно-функциональная теория мотивации

Все упомянутые выше теории несут в себе отпечаток психологизма: пытаются оценить мотивацию лишь из психологических особенностей или процессов, происходящих внутри человека. Этот подход уместен при изучении индивидуальных мотиваторов сотрудника, составлении мотивационной карты, поиске средств влияния на конкретного человека, но не вполне корректен, если речь идет о изучении (моделировании) мотивационных процессов в организации.

Особенностью вышеперечисленных подходов является то, что они пытаются рассмотреть мотивационный процесс изнутри, не учитывая того факта, что сама мотивация, в качестве части организационного климата, – довольно сложная и относительно самостоятельная система человеческих отношений.

Поэтому правомерно признать наличие у этой системы определенных функций, тех продуктов деятельности, которые она поставляет в иную, вышестоящую по отношению к ней систему – организацию в целом. Рассмотрение мотивации именно в таком ракурсе можно условно назвать системно-функциональным подходом или даже особой системно-функциональной теорией мотивации. О ней речь пойдет в этом разделе нашей книги.

Разработка концепций мотивации как структурной части организации пока еще находится в фазе становления, в особенности это касается менеджерских отраслей науки. Для теории управления более важен тот факт, что мотивация – не только индивидуальный процесс, но и сложно организованная система, которая имеет свою структуру, функции и подчиняется только вышестоящей системе, организации в целом.

Идеология предприятия представляет собой момент духовного производства и воспроизводства простейшего социального организма, а мотивация выступает моментом материального производства, в ходе которого работники предприятий, организаций или учреждений производят товар или услугу. Стимулирование в качестве функции системы управления направлено на удержание процесса жизнедеятельности простейшего социального организма в пределах определенного диапазона изменений.

Более подробно о каждом элементе предложенной им схемы можно рассказать следующее.

Система управления – орган, который определяет структуру, цели организации, а также пути и способы их достижения, имеет возможность воздействовать на все структуры организации.

Стимул – прямое (чаще всего материальное) воздействие на человека. Стимул характеризуется тем, что он дает лишь побудительный толчок к поведению, не определяя предстоящее направление активности работников. Направленность производственного поведения будет определяться также внутренним отношением работников к исполняемым обязанностям, что определяет мотив их трудовой деятельности.

Мотив – ценностное отношение человека к своей работе в организации, внутреннее побуждение, существующее на основе ценностей личных и организационных.

На базе этой теории представляется четкая возможность построить функциональную схему мотивации, поскольку последняя недостаточно четко изображена на ней. В эвристической модели организации показаны лишь наиболее общие и качественно важные элементы и связи, включая как внешние, так и внутренние.

Общественная потребность представлена как начальное звено функционирования всей системы, является внешним толчком ее функционирования. Потребности общества в данном случае делают необходимой и возможной любую мотивацию вообще.

Личные потребности выступают также основой и базой жизнедеятельности организма фирмы, но представляют индивидуальный уровень актуализации и снятия потребностей. Индивидуальная потребность – то, что заставляет работника принимать участие в коллективном процессе труда, который одновременно может решать как индивидуальные проблемы, так и задачи предприятия. В отсутствие потребностей не существовало бы и мотивации, поскольку отсутствовала бы личная заинтересованность в труде.

Эти потребности имеют многоуровневый, иерархический характер (подобно схеме А. Маслоу) и могут вступать в противоречия не только с потребностями общества, но и внутри своей иерархии.

Выделяют следующие уровни потребностей, действующих внутри организации:

✓ утилитарная (организационно-практическая) сфера мотивации (включает в себя мотивацию трудовых функций, творческой актуализации, а также карьеры и вознаграждения, действует по принципу удовлетворения «здесь и сейчас»);

✓ организационно-институциональная мотивация (включает в себя мотивацию соучастия, сотрудничества, авторитета и социального признания, независимости и подчинения, актуализирует в работниках их социогенные потребности);

✓ менталитет организации (верхний уровень мотивации, включает в себя смыслообразующие механизмы поведения человека, в том числе затрагивает жизненные ценности).

Снятие противоречия между общественными и индивидуальными потребностями на предприятии находит свое разрешение в реализации организационных целей. Организационные цели здесь выступают в качестве компромисса индивидуального и общественного начала, общего знаменателя, под который можно подвести две противодействующие силы с выгодой для каждой из них.

Такое разрешение противоречий возможно лишь при предварительной «обработке» индивидуальных целей. Это организационное образование представляет собой нормы поведения, те ценности и правила, которые выработались в ходе жизнедеятельности и признаются большинством сотрудников, мифы и легенды фирмы, которые возникли и функционируют в ходе ее развития. С помощью данной системы ценностей новые работники имеют возможность быстрее включаться в общий климат организации, осваивать новые виды и приемы работы, а также корректировать собственные потребности с учетом общих. В наибольшей степени систематизированные и адаптированные представления организационных целей находят выражение в идеологии осознанной корпоративной (организационной) культуры предприятия.

Результат труда является материальным показателем эффективности построения мотивационной среды в организации. Это продукт, который организация получает на выходе. С получением результата можно говорить о завершении цикла функционирования мотивационной структуры: либо полностью удовлетворяется какая-либо потребность (крайне редко) и исчезает сама необходимость дальнейшего существования организации, либо начинается качественно новый виток, обратная фаза функционирования мотивационного процесса.

Важнейшую роль в этой схеме играет система управления, которая координирует практически все процессы, происходящие в организации. В мотивационной сфере ее функции можно свести к трем основным: стимулирование, обучение, оценка.

Мотивация, как и все остальные структуры организации, также требует централизованного управления. Это управление может осуществляться через властные полномочия, через традицию и через личное влияние.

Стимулирование – основное и прямое воздействие системы управления на мотивационный процесс, в том числе внутреннюю мотивацию сотрудников фирмы. Разделение мотивации на внешнюю (прямое стимулирование) и внутреннюю, которое рассмотрено выше, строго говоря, уже не актуально сегодня, равно как и разделение управленческой парадигмы на японскую и американскую.

Сегодня большинство фирм руководствуется формулой: стимулирование в целях роста производительности плюс личный интерес к работе.

Обучение – тонкая и многогранная функция системы управления, которая означает воздействие на внутрифирменную систему ценностей и идеологию для формирования определенного организационного климата. Эта форма воздействия позволяет приспосабливать самые крайние индивидуальные различия работников к организационным условиям труда.

Оценка означает осуществление надзора и контроля за реализацией целей информации, которая одновременно выступает индикатором эффективности стимулирования и обучения работников.

Во всех воздействиях системы управления должна присутствовать обратная связь для четкого реагирования на все изменения.

К функциям системы мотивации в организационной структуре можно отнести следующие:

✓ интеграционная, позволяющая работать различным людям в рамках одной организации;

✓ обучающая, которая формирует у сотрудников навыки наиболее эффективного труда;

✓ адаптирующая, способствующая быстрому включению новых работников в организационные процессы.

Таким образом, мотивация выступает в организации стержнем, который пронизывает все ее уровни, позволяет органам взаимодействовать между собой и обеспечивает нормальную жизнедеятельность системы в целом.

Поведенческие модели (сценарии) и их роль в определении подходов к мотивации

Сценарный анализ – один из способов психологической помощи, помогающих человеку посмотреть на свою жизнь со стороны. Дальше каждый решает сам – нужно ему что-то менять в собственном поведении или нет. Можно продолжать играть все ту же роль, если сценарий вполне устраивает, а можно взять на себя режиссерские функции – перестроить мизансцены, а то и вовсе поставить новый спектакль с другим сюжетом.

Бессознательное следование сценарию позволяет человеку экономить силы и время. Как правило, живущие по жестким сценариям победители не склонны раздумывать и сомневаться, они целеустремленны и работоспособны, они – люди действия. Заложенный с детства сценарий подсказывает им нужную стратегию.

Сценарный анализ не может ответить на все вопросы, касающиеся человеческой жизни, и, конечно, наивно было бы предполагать, что все человеческое поведение обусловлено сценарием. Но если об этом задуматься, можно получить информацию к размышлению о том, почему судьба сложилась так, а не иначе. Это чрезвычайно интересно и вполне доступно каждому.

Широкое распространение сценарного анализа в психологии, выражаемое в обилии литературы и теорий, построенных с его применением, обязывает нас упомянуть о таком подходе, ведущем начало от трудов основателя направления Э. Берна с его бестселлерами «Игры, в которые играют люди», «Люди, которые играют в игры». Считая этот подход весьма ограниченным, но ввиду длящейся до настоящего времени популярности считаем возможным продемонстрировать, каким образом менеджер может управлять своими сотрудниками при обнаружении у кого-либо из них такового сценария. При этом следует помнить, что сценарии существуют у каждого человека, но лишь некоторые, хотя достаточно давно выявленные и распространенные, позволяют эффективно манипулировать сотрудником.

Ниже мы рассмотрим несколько распространенных сценариев и способов реагирования на них в бизнес-среде и трудовом коллективе. Это неуниверсальный и трудно программируемый в долгосрочной перспективе метод влияния на людей, и применять его на практике современному менеджеру следует с осторожностью, хотя в ряде случаев он чрезвычайно эффективен. Суть сказанного о сценариях для менеджера состоит в том, что в большинстве случаев причины человеческого поведения лежат в подсознании, выявление сценариев поведения позволяет понять скрытые потребности и слабости человека. Важно также оценивать фактор повторяемости, навязчивости. Чем типичнее и чаще проявляется этот фактор, тем он более значителен для человека. Управленческий смысл, вытекающий из вышесказанного, состоит в том, что если подсознание сотрудника просит о какой-либо реакции, моральном стимуле, то такой стимул ему необходимо дать. В дальнейшем в зависимости от возможностей и необходимости можно постепенно корректировать мировосприятие и поведение сотрудника, снимая сценарий (один или несколько) или корректируя его.

В одних случаях человек действительно не умеет управлять своим временем, вследствие чего перегружен, а в других он прекрасно справляется с порученным объемом работы. На самом деле это не имеет значения.

Основной сигнал в следующем: «Я действительно значим, я действительно полезен, без меня нельзя обойтись». Его поведение свидетельствует о том, что такому человеку не хватает признания собственной значимости. Уместно подтверждение значимости, похвала и поддержание разговора о том, как вы и другие люди цените то, что он делает.

Сценарий типичен, если сотрудник не получает карьерного роста или работа сама по себе не дает необходимого человеку признания. Тогда это может и должно быть компенсировано руководителем. Сценарий не опасен.

Непродуктивная реакция: советы по управлению временем, отказ от обсуждения темы как таковой со ссылкой на собственную занятость; использование элемента «соревнования» – «Да что там у тебя, вот я…».

Сценарий говорит о повышенной потребности человека в сочувствии, эмпатии, сопереживании.

Правильная реакция: вы разделяете эмоции человека и в целом согласны, что в жизни мы часто сталкиваемся с непониманием. Мысль о том, как это трудно пережить, можно подтвердить примерами из собственной жизни (но избегая элемента соревнования). Следует постепенно уводить человека от этой темы, переводя разговор на продуктивные пути выхода из сложной ситуации или на другой предмет. Зацикливание на обозначенной проблеме может привести к неадекватной реакции собеседника и его депрессивному состоянию. Главное, о чем стоит задуматься руководителю, – временное это явление или постоянное. Если временное, то мы можем просто увеличить «дозу» эмпатии, сопереживания в адрес сотрудника. Если же это его постоянное состояние, то оно, как правило, свидетельствует о наличии достаточно существенных комплексов и жизненных проблем. В такой ситуации важно определить, как они сказываются на работе и готов ли руководитель постоянно оказывать поддержку.

Неправильная реакция: утверждать, что все проблемы собеседника не стоят внимания или легко разрешимы; обвинять собеседника; использовать элемент соревнования.

Сценарий имеет смысл учитывать только в том случае, если он является повторяющимся. В ситуации повторения такой сценарий похож на предыдущий, только лишен агрессии и характерен для случаев заниженной самооценки.

Следует дать понять собеседнику, что он действительно умеет прогнозировать ситуацию, его предостережение учтут. Следует все же предложить попробовать, убедить, что ничего страшного не произойдет, даже если ничего не получится. Впоследствии можно выяснить, что именно смущает сотрудника, и постараться внушить позитивный настрой. В дальнейшем необходимо повышать уровень самооценки и уверенности в себе такого сотрудника.

Неправильная реакция: не принять вообще предупреждение; обвинить в неспособности хоть что-нибудь сделать; предложить отказаться от попытки что-либо предпринять.

Сценарий возникает, когда речь идет о тех навыках, которыми сотрудник особенно гордится, при этом не очень уверенно чувствуя себя в других сферах. Частое возникновение свидетельствует о наличии комплексов: принижая других, человек как бы возвышает себя.

Завоевать расположение сотрудника в данный момент бывает достаточно, с энтузиазмом поддержав эту тему и подтвердив его достоинства. Стоит корректировать поведение такого человека, так как оно может перейти в агрессию и привести к необъективности самооценки. Взаимодействие с людьми, у которых данный сценарий проявляется часто и в различных областях, может быть очень непростым и низкопродуктивным.

Неправильная реакция: «на себя посмотри»; попытка убедить в наличии у «них» каких-то из упомянутых навыков или возможностей.

Сценарий также говорит об определенной защитной реакции и неуверенности в себе. Если довести такой сценарий до крайности, то присутствуют элементы некоторой мстительности и садизма, однако основной идеей сценария остается недостаток признания и уверенности в себе в настоящий момент.

Наиболее удачной реакцией будет подтверждение значимости человека, его прошлых и нынешних заслуг. Сотрудник в некотором роде живет прошлым, необходимо побудить его к развитию в настоящем и будущем, например, показав, как много он еще не знает, но может узнать и каких результатов в состоянии достичь в дальнейшем. Если сценарий проявляется часто, возможна агрессия со стороны такого человека по отношению к новичкам или молодежи.

Неправильная реакция: реальное сравнение на логическом уровне «стариков» и «молодых»; снижение значимости заслуг собеседника в прошлом или настоящем; обоснование различий на логическом уровне.

Защитная реакция, подтверждение собственной значимости. Сценарий актуален для людей, не вполне уверенных в себе (уверенный в своих способностях и адекватный человек помнит о том, что получение дополнительных знаний всегда полезно).

Следует подтвердить компетентность и прошлые заслуги сотрудника и свести вопрос обучения, повышения квалификации, по сути дела, к обмену опытом, оценке навыков других людей или каких-либо теорий. Впоследствии человека стоит чем-то удивить, поразить.

Если подобный сценарий становится доминантным, то почти всегда можно говорить об отсутствии перспектив дальнейшего развития такого работника.

Неправильная реакция: доказывать некомпетентность напрямую; убеждать в том, что обучение полезно.

Сценарий чаще всего проявляется не только в процессе коммуникации и в действиях человека, который стремится ускорить темп жизни, сочетается с расторможенностью и суетливостью.

Наиболее эффективная реакция – поддержание общения со свойственной человеку интенсивностью. Стоит задуматься, от каких проблем он хочет устраниться и что произойдет при снижении темпа. Обычно такой тип поведения является маскировкой каких-либо комплексов, страхов, неуверенности в завтрашнем дне.

Человек всячески избегает обсуждения тем личного характера, не только сам уклоняется от подобных разговоров, но и старается пресечь разговоры других. Крайний вариант этого сценария означает очень высокую степень неуверенности в себе, свидетельствует о том, что такой человек – интроверт.

Наиболее правильно не касаться личных тем и свести общение с таким сотрудником сугубо к деловым вопросам. Сценарий не опасен.

Содержание и классификация мотиваторов

Для большинства людей характерна мотивация, основанная на нескольких мотиваторах, которые определенным образом соотносятся друг с другом.

Менеджера по персоналу в первую очередь интересует:

✓ почему данный человек хочет работать именно в этой компании;

✓ какой основной мотив заставляет его выполнять работу лучше или хуже;

✓ при каких обстоятельствах он может уйти из компании.

Для одних сотрудников критичным может быть повышенный шум в офисе, для других – невозможность планировать свое рабочее время, для третьих – потолок в зарплате, для четвертых – хамство.

Существует много классификаций мотиваторов, но здесь мы приведем наиболее удобную в целях оценки кандидата (таблица 1.4).

Таблица 1.4

Оценка личности кандидата на основании основных называемых мотиваторов трудовой деятельности

Мотивационные инструменты менеджера и их использование в работе с персоналом

Существует множество методик для оценки мотивирующих факторов. В целом они сводятся к четырем основным группам.

✓ Включенное наблюдение. Это скорее искусство, чем метод. Менеджер, сделавший ставку на получение информации из наблюдений и интерпретации действий сотрудников, должен как минимум обладать эмпатией (способностью эмоционально отзываться на переживания других людей), наблюдательностью, умением понимать и правильно трактовать паттерны (поведенческие образцы), которые демонстрирует сотрудник. Естественно, ни о какой формализации процесса речь не идет: результаты такого исследования выражаются в мнении наблюдателя.

✓ Тесты и опросники. Самый формальный инструмент. С его помощью исследователь получает индивидуальный или групповой мотивационный профиль-схему, изображающую структуру мотивирующих факторов. Если в первом случае искусство требуется от наблюдателя, то здесь вся тяжесть ответственности ложится на составителя анкеты – нескольких десятков вопросов и правил интерпретации ответов.

✓ Мотивационная беседа. Один из вариантов глубинного интервью, позволяющий выявить факторы, мотивирующие собеседника. Требует хорошего знания навыков психодиагностики, умения выстраивать вопросы в нужной последовательности.

✓ Мотивационный семинар. Комплексная методика, включающая многие другие инструменты, – интервью, опросы, упражнения и ролевые игры.

Оценка мотивирующих факторов – процедура регулярная, чаще всего ежегодная. Другой подход – проведение исследования мотивационных факторов в пиковые для компании моменты: во время кризиса, при выходе на новые рынки, реорганизации. Например, когда один из крупнейших производителей мороженого в России запланировал быстрый рост на 30 % и стал искать резервы для рывка, на одном из этапов работы провели как раз мотивационную диагностику группы менеджеров. Существует и набор классических признаков, которые могут стать сигналом для исследования: высокая текучесть персонала, проблемы при переводе сотрудников из одного отдела в другой, падение производительности труда и, наконец, массовый уход. Любое изменение в сфере управления персоналом, как правило, тоже сопровождается мотивационной диагностикой.

Итоги исследования формализуются в виде мотивационных профилей – индивидуальных или сводных (по подразделению или по целому предприятию). Некоторые компании составляют отдельный сводный профиль, соответствующий группе наиболее успешных специалистов. В некоторых компаниях создают еще и так называемые профили идеальных сотрудников, которые формируются исходя из представления руководства или экспертов об оптимальном сочетании мотивирующих факторов.

С помощью профилей успешных и идеальных сотрудников можно получить набор мотиваторов, который наиболее полно отвечает требованиям компании. Например, сравнивая профили других сотрудников или кандидатов на вакансии.

Отдельный вопрос: что делать с сотрудниками, чьи мотивационные профили значительно отличаются от желаемого. Если ценность сотрудника высока, то при формировании компенсационного пакета стоит учесть индивидуальные особенности «звезды». Если нет, то, скорее всего, такой сотрудник – кандидат на увольнение. Ключевой момент для руководителя – определить, каких людей компания может мотивировать, а каких – нет.

Далее мы рассмотрим несколько интересных методик, которые позволят достаточно быстро определить основные мотиваторы любого человека, что необходимо знать руководителю уже начиная с процедуры приема на работу нового сотрудника. Именно в ходе этой процедуры логичнее всего эти мотивы раскрыть, чтобы составить то, что мы называем мотивационной картой сотрудника, индивидуальной картой мотиваторов (далее – КМ).

Под проекцией в этой книге мы будем понимать одну из психологических закономерностей восприятия и передачи информации, которая выражается в том, что руководитель (менеджер) допускает «перенос» своих собственных побуждений и желаний, как реализованных, так и нереализованных, на других людей, в частности подчиненных.

Именно это явление лежит в основе методики проективных вопросов, чрезвычайно эффективной при найме персонала, которую мы рассмотрим ниже. Однако в других случаях, кроме сознательного использования проекции, это явление может существенно мешать при оценке и управлении. Менеджер всегда должен помнить, что любой сотрудник очень сильно отличается от вас, и для правильного решения управленческих задач, если менеджер вооружился какой-либо научной теорией управления, ему не следует пользоваться принципом «поставь себя на его место».