Адвокатский кабинет: организация работы

Между тем нехристиане, награжденные орденом в военное время за храбрость, высказывали недовольство, что им вручали знаки ордена Св. Георгия (для офицеров и генералов) и его кресты (для нижних чинов) без изображения джигита, как они называли Св. Георгия.

В 1913 году, с принятием нового статута Военного Ордена на ордена Святого Георгия и Георгиевские кресты было возвращено изображение всадника, поражающего дракона, и его вензеля.

Не лишним будет упомянуть и то, что в советский период гербы и ордена содержали формально исламскую эмблему пятиконечную звезду.

После краткого исторического экскурса вернемся к знаку адвоката.

Нагрудный знак присяжного поверенного был утвержден Временными правилами внутреннего распорядка в судебных установлениях, принятыми Государственным советом 22 января 1866 г. Изображение знака высочайше утверждено 31 декабря 1865 г. императором Александром II на основании представления министра юстиции России Н. И. Замятина и решения Государственного совета. Согласно Правилам, «знак изготовлялся из серебра, с изображением герба судебного ведомства, окруженного дубовым венком».

Особое отличие знака адвоката от других знаков Министерства юстиции заключалось в том, что на рисунке, утвержденном Александром II в приложении №42846 к тому XL отделения 2 Полного собрания законов Российской империи, левая часть венка выполнена из листьев дуба, а правая – из листьев лавра9.

VII Всероссийский съезд адвокатов в ознаменование 150-летия начала деятельности российской присяжной адвокатуры учредил нагрудный Знак российских адвокатов.

Согласно положению, утвержденному решением Совета ФПА РФ от 17 сентября 2015 г. (Протокол №2), основу знака представляет овальный рельефный венок из металла серебристого цвета, состоящий с одной стороны из лавровых ветвей с листьями и зёрнами, с другой стороны из дубовых ветвей с листьями и желудями; концы ветвей под колонной перевязаны лентой с бантом. Поверх основы на Знаке расположено накладное изображение из металла золотистого цвета «Столп Закона» – рельефная дорическая колонна на основании из трех ступеней; на высоте в 2/3 от основания колонны прямоугольник с надписью «ЗАКОНЪ»; на одноступенчатой капители колонны расположена императорская корона.

Как видно, учреждая знак, ни Всероссийский съезд адвокатов, ни Совета ФПА РФ не придавали знаку и его составным частям какого-либо религиозного значения, а скорее следовали нормам сложившейся государственной геральдической традиции, где орел увенчан тремя императорскими коронами (три креста), а скипетр и держава – одним каждый, без всякого религиозного символа.

Пять изображений государственного герба РФ присутствует на удостоверении адвоката!

Единственное, на что можно было попенять в этой ситуации Совету ФПА РФ, так это на то, что своевременно не были внесены изменения в символику адвокатских наград.

По-прежнему бланки благодарностей и грамот, медали «За заслуги в защите прав и свобод граждан», орден «За верность адвокатскому долгу» и печать совета ФПА РФ, содержат прежний знак с факелом (видимо в память об обществе «Знание», которое недавно было возрождено).

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода. Как правило, код формы документов проставляется на унифицированных формах документов по учету труда и его оплаты.

Для примера приведу Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» – ОКУД 0301001,

№ Т-2 «Личная карточка работника» – ОКУД 0301002,

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» – ОКУД 0301006.

Реквизит – 07 – наименование автора документа. Под автором документа ГОСТ подразумевает организацию, должностное лицо или гражданина, создавшего документ.

В нашем случае наименование адвокатского образования и имя адвоката образуют одного автора, что прослеживается в таких документах как ордер адвоката или адвокатский запрос.

О наименование адвокатского кабинета я подробно высказался в разделе Создание адвокатского кабинета: первые шаги.

Повторю еще раз приемлемые варианты.

Адвокат Имя Отчество Фамилия.

или

Адвокатский кабинет Имя Отчество Фамилия.

или

Адвокат Имя Отчество Фамилия, осуществляющий деятельность в форме адвокатского кабинета.

Справочные данные об адвокатском кабинете указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес (дополнительно может указываться адрес места нахождения, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных включаются:

указание на форму осуществления адвокатской деятельности (адвокатский кабинет),

регистрационный номер адвоката и наименование региона, в реестр которого включен адвокат;

ИНН адвоката.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем и располагается под реквизитами адвоката.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению адвоката, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента и др.).

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых у адвоката грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (Для служебного пользования, Конфиденциально, Персональные данные или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В Приложении №2 к решению Совета ФПА РФ от 30.11.2009 (протокол №3) «Рекомендации по обеспечению адвокатской тайны и гарантий независимости адвоката при осуществлении адвокатами профессиональной деятельности», указано: каждая папка (не документ) должна иметь надпись: «Адвокатское производство. Содержащиеся в адвокатском производстве сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения». Поэтому, что касается оформления документов адвокатского кабинета, адвокат вправе выбрать любой вариант расположения грифа ограничения доступа.

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию может указываться ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: « (по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной пунктом 19 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Минцифры России от 17.04.2023 №382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2023 №73719).

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес: Фамилия И. О. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Заголовок к тексту – это краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

– решение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

– решение (о чем?) об утверждении штатного расписания;

– письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5 строк.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

– наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

– наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах (решениях) текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В деловых (служебных) письмах адвокатского кабинета (адвоката) допустимо использовать форму изложения от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…, «прошу взыскать…»).

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

– вступительное обращение:

Уважаемый господин Президент Палаты!

Уважаемый господин адвокат!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

С уважением,…

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (исковых заявлениях, адвокатских запросах, в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

– если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

– если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:

1. Копия Устава ООО «Ромашка» на 5 л. в 1 экз.

2. Копия справка о заработной плате истца на 2 л. в 1 экз.

– если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет об оценке в 2 экз.

– если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2023 №02—6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

– если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

– в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение №2);

– на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Один из основных реквизитов документа – это подпись, отсутствие этого реквизита, например, на исковом заявлении, приводит к его возвращению судом (статья 129 АПК РФ, статья 135 ГПК РФ).

Подпись в теории включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Вместо должности в процессуальных документах указывается процессуальный статус автора или его представителя: истец, представитель истца, ответчик, представитель ответчика, защитник подсудимого (осужденного, оправданного).

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Печать заверяет подлинность подписи адвоката на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации (квитанция об оплате адвокатской помощи, ордер).

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Если у адвоката есть работники и они готовят документы, то на них проставляется отметка об исполнителе.

Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева.

Например: Забелин Иван Андреевич, помощник адвоката, +7 (495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Ранее я писал, что с учетом большого объема копируемых адвокатами документов для суда и сторон лучше использовать штамп.

Адвокаты часто работают с копиями документов, поэтому должны знать правила оформления копий документов.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за… год») и заверяется печатью организации.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа адвокату и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Необходимость этого реквизита обусловлена как наличием у адвоката работников, так и пометками для себя, для памяти, например: «В дело», «В архив».

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Для адвоката этот реквизит актуален в двух случаях: либо наличие работников, либо слабая память.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.