- -
- 100%
- +
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, хранятся 5 лет после снятия с учета (Статья 457 Перечня).
Адвокаты в отношении своих военнообязанных работников ведут и хранят учетные документы граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации (Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 №700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» (ред. от 23.11.2023) (Зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2021 №66608).
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров; в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; хранятся 50 лет (Статья 463 Перечня).
С 1 сентября 2021 года адвокат вправе самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) учета движения трудовых книжек.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера (Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 №63748).
Кому это делать не хочется, могут воспользоваться старой доброй формой Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, утвержденной Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 №5219).
Указанные книги (журналы), естественно, должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью адвоката и его печатью.
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; е) лиц, подлежащих воинскому учету; ж) отпусков; хранятся 5 лет (Статья 463 Перечня).
С 1 сентября 2021 года адвокат вправе самостоятельно разрабатывать форму книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 №63748).
Можно также воспользоваться старой доброй формой Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 №5219).
Указанные книги (журналы), естественно, должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью адвоката и его печатью.
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: з) прихода и ухода работников, местных командировок; хранятся 1 год (Статья 463 Перечня).
Квалификационные требования, профессиональные стандарты хранятся до замены новыми (Статья 475 Перечня).
Квалификационные требования к должности юрисконсульта, например, установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37.
Профессиональные стандарты разрабатываются работодателем-адвокатом самостоятельно или применяются готовые, например, из Приказа Минтруда России от 21.02.2019 №103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер» (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2019 №54154).
Договоры на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации работников адвокатского кабинета хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 492 Перечня).
Материально-техническое обеспечение деятельности.
Гарантийные талоны на технику, оборудование адвокатского кабинета хранятся 1 год после истечения срока гарантии (Статья 516 Перечня).
Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) на технику, оборудование адвокатского кабинета хранятся 3 года после списания технических средств (Статья 521 Перечня).
Административно-хозяйственное обеспечение деятельности.
Документы технического учета объектов недвижимого имущества (технические планы, технические и кадастровые паспорта) хранятся постоянно (Статья 533 Перечня).
Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения) о переводе помещений в жилые и нежилые хранятся постоянно (Статья 536 Перечня).
Договоры энергоснабжения хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 540 Перечня).
Договоры оказания коммунальных услуг после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 541 Перечня).
Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме хранятся постоянно (Статья 546 Перечня).
Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 550 Перечня).
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 551 Перечня).
Договоры страхования транспортных средств хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 552 Перечня).
Путевые листы хранятся 5 лет (Статья 553 Перечня).
Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма №3) (ОКУД 0345001) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 применяется с 1 декабря 1997 года.
Эту форму можно использовать с учетом обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 №368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (Зарегистрировано в Минюсте России 30.10.2020 №60678), а так же Приказом Минтранса России от 05.05.2023 №159 «О внесении изменений в состав сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. №259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядок оформления или формирования путевого листа, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 сентября 2022 г. №390» (Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2023 №73574).
Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 565 Перечня).
Сертификаты ключа проверки электронной подписи хранятся 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей (Статья 570 Перечня).
Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи хранятся 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи (Статья 571 Перечня).
Обеспечение режима безопасности, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций.
Договоры на оказание охранных услуг хранятся 5 лет после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (Статья 580 Перечня).
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них хранятся 5 лет (Статья 585 Перечня).
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях хранятся до замены новыми (Статья 606 Перечня).
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности хранятся 3 года (Статья 613 Перечня).
Образец оформления журнала учета противопожарных инструктажей приведен в Приложении к Приложению №1 к Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806 (п. 22 данного Приложения №1).
Списки противопожарного оборудования и инвентаря хранятся 5 лет после замены новыми (Статья 614 Перечня).
Социально-бытовые вопросы.
Листки нетрудоспособности хранятся 5 лет (Статья 618 Перечня).
Форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 №347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 10.06.2011 №21026).
С 1 июля 2017 года Федеральным законом от 01.05.2017 №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» предусмотрена возможность выдачи листка нетрудоспособности не только в форме документа на бумажном носителе, но и с письменного согласия пациента, – в виде электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией.
А в связи с переходом на оплату пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством непосредственно работникам, указанный вид документа не долго задержится в перечне документов адвокатского кабинета.
Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности хранятся 5 лет (Статья 619 Перечня).
Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета хранятся 5 лет (Статья 624а Перечня).
Форма СЗВ-М и Порядок ее заполнения были утверждены Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 №103п.14
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров хранятся 3 года (Статья 635).
Переписка по вопросам государственного социального страхования хранится 5 лет (Статья 638).
Сводным документом, регулирующим виды документов, образующихся в деятельности адвоката, сроки их хранения и учет является номенклатура дел.
Естественно объем номенклатуры дел будет отличаться в зависимости от того работает адвокат один или с наемными работниками, имеет или нет в собственности жилое или нежилое помещение, основные средства.
Более подробно о составлении номенклатуры дел будет рассказано ниже.
Инструкция по делопроизводству.
После описания составных частей документов (реквизитов), видов документов, образующихся в деятельности адвоката, переходим к собственно делопроизводству в адвокатском кабинете, то есть к описанию деятельности, обеспечивающей документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов адвокатом.
Я уже писал выше, что документ об организации делопроизводства называется инструкцией по делопроизводству.
Если у адвоката есть опыт работы с документами и нет работников, то инструкция по делопроизводству как локальный нормативный документ, ему не нужен, достаточно прочитать любую примерную инструкцию по делопроизводству, чтобы в дальнейшем не утонуть в ворохе бумаг.
Главный принцип работы с документами – это своевременная и систематическая их обработка.
Инструкция по делопроизводству как локальный нормативный акт, утверждается адвокатом и является обязательной для его работников.
При разработке инструкции следует использовать действующие нормативные акты Российской Федерации.
Положения инструкции должны распространяться на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в кабинете, должны отвечать требованиям инструкции.
Естественно, что ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами в кабинете возлагаются на адвоката.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется секретарем (помощником) адвоката, если он есть.
Вторым разделом инструкции является перечень основных понятий:
«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«документ» – документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот кабинета;
«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;
«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;
«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в кабинете;
«дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности кабинета;
«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в кабинете, с указанием сроков их хранения;
«экспертиза ценности документов» – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
«электронный документ» – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
«электронное сообщение» – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуника-ционной сети;
«электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
«электронный образ документа» – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
«сканирование документа» – получение электронного образа документа;
«система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
«электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы;
«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования;
«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
«объем документооборота» – количество документов, поступивших в кабинет и созданных в нем за определенный период.
Прием документов. Вся поступающая в адвокатский кабинет корреспонденция принимается и регистрируется.
При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).
Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем работником, который имеет к ней допуск.
При вскрытии конвертов проверяется соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений желательно составить акт и сообщить об этом отправителю с приложением копии акта.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.
Порядок регистрации входящих документов.
Все документы, адресованные адвокату, подлежат регистрации.
Не подлежат регистрации:
печатные издания (газеты, журналы, сборники, бюллетени и т.д.),
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.;
нормы расходов материалов, прейскуранты;
поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты;
исходящие документы, возвращенные адвокату за ненахождением адресата;
научные труды и отчеты.
На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором может указываться статус, инициалы и фамилия адвоката, дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: Приложение на «__» листах. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Штамп может состоять и из двух реквизитов: дата получения и входящий номер.
При отсутствии штампа допускается проставлять дату получения и входящий номер вручную.
Порядковые номера фиксируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Журнал можно вести в электронной форме.
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз.
Порядок прохождения документов.
Зарегистрированный документ передается адвокату.
После рассмотрения и наложения адвокатом резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
Документы, поступившие от адвоката исполнителям, вторично не регистрируются.
Документы, зарегистрированные в кабинете, передаются от одного исполнителя к другому только через адвоката или его секретаря.
Порядок регистрации и отправления исходящих документов.
Подписанные адвокатом документы в тот же день должны передаваться его секретарю для регистрации и отправки.
Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
– наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
– наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
– правильность адреса получателя;
– наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
– наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям или адвокату.
Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
Исходящий номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел, номера дела и порядкового номера (если адвокат ведет номенклатуру дел).
На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.
Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
Заверенные копии отправленных документов в тот же день подшиваются в дела.
Требования к составлению и оформлению документов.
Любой документ, как мы помним, состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.
К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: подпись; дата документа; печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.
Подпись адвоката является обязательным реквизитом любого исходящего документа.
Главный бухгалтер кабинета, при его наличии, подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Подпись ставится на первом экземпляре документа, а при необходимости – и на других экземплярах (например, при подписании соглашений, договоров, актов, исковых заявлений, административных исковых заявлений, отзывов и возражений на исковые заявления).
Дата составления документа – один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (например, доверенность), либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.
Печать применяется в целях заверения подписи адвоката на наиболее важных, в том числе финансовых, документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для адвоката.
В делопроизводстве адвоката печать проставляется на ордере адвоката, актах, соглашениях об оказании юридической помощи, договорах (хозяйственных, о полной материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); отчетных бухгалтерских и налоговых документах; платежно-расчетных документах (платежных поручениях, платежных требованиях, счетах-фактурах, накладных и др.); архивных справках и копиях (выписках) архивных документов; доверенностях.
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие и распространении его действия на всех работников кабинета.
Обязательному утверждению адвокатом подлежат:
– локальные нормативные акты кабинета,
– штатные расписания;
– акты проверок, акты приема-передачи;
– должностные инструкции;
– иные документы.
Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом кабинета.
Текст документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.