Чек-лист операционной деятельности: 23 шага к системному бизнесу

Для кого этот материал:

Собственники и директора, которые чувствуют, что бизнес управляет ими, а не они бизнесом.

Начинающие предприниматели, которые хотят сразу построить системную компанию.

Топ-менеджеры, которым нужно провести аудит и представить отчёт акционерам.

Введение: Почему бизнес болеет, а вы этого не замечаете

Любой бизнес – это живой организм. Он может быть молодым и энергичным, зрелым и стабильным или, увы, хронически больным. Проблема в том, что собственник часто замечает болезнь только тогда, когда она переходит в острую фазу: кассовый разрыв, массовый уход клиентов, бунт ключевых сотрудников.

Почему так происходит? Потому что в текучке дел мы перестаём поднимать голову и смотреть на бизнес со стороны. Мы реагируем на «пожары», вместо того чтобы предотвращать их. Мы опираемся на интуицию, а не на цифры и факты.

Этот методический материал – ваш ежегодный (или ежеквартальный) медицинский осмотр. Мы не будем смотреть на сиюминутную прибыль – она может быть случайной. Мы проверим системную прочность вашего бизнеса. Выявим скрытые «воспаления», которые сегодня незаметны, но завтра могут привести к катастрофе.

Главный результат работы с этим чек-листом – не просто список проблем. Вы получите конкретную цифру – Индекс здоровья бизнеса, и поймёте, куда в первую очередь направить ресурсы для усиления.

Как пользоваться чек-листом (инструкция)

В книге представлены 23 ключевых параметра, разбитых на 5 глав. Каждый параметр нужно правдиво оценить по шкале от 0 до 5, где:

0 – Полный провал / процесс отсутствует / полный хаос.

1 – Процесс есть, но работает от случая к случаю, зависит от настроения сотрудников.

2 – Документация существует, но сотрудники её систематически нарушают, контроль отсутствует.

3 – Система работает стабильно, но требует постоянного ручного контроля со стороны руководителя.

4 – Система автоматизирована, работает без вашего участия, но ещё есть куда расти.

5 – Система эталонна, адаптивна, приносит дополнительную маржу, является вашим конкурентным преимуществом.

Что вам потребуется:

Распечатайте бланк из Приложения или откройте электронную версию.

Выделите 1–2 часа непрерывного времени, когда вас никто не отвлекает.

Будьте предельно честны с собой. Никто не увидит эти оценки, кроме вас. Завышение баллов только навредит. Смысл обманывать себя, может хватит?

По каждому пункту ставьте оценку и, если нужно, делайте пометки (например, «надо внедрить CRM», «дебиторка висит с прошлого года»).

После заполнения всех 23 пунктов сложите баллы и найдите свой результат в Главе 6.

Глава 1. Финансы и управленческий учёт: Деньги не терпят лжи

Здесь мы проверяем, насколько прозрачны ваши финансы и можете ли вы принимать решения на основе данных, а не интуиции.

1.1. Актуальность Управленческого учёта

Есть ли у вас отчёт о прибылях и убытках (P&L), отчёт о движении денежных средств (ОДДС) и управленческий баланс, актуальные на вчерашний день?

0 – Нет никакой регулярной отчётности.

1 – Отчёты готовятся раз в квартал/полгода с опозданием.

2 – Отчёты готовятся ежемесячно, но содержат много ошибок и требуют правок.

3 – Ежемесячные отчёты есть, но составляются в Excel вручную.

4 – Отчёты формируются автоматически в учётной системе, но не по всем правилам.

5 – Отчёты в онлайне, доступны в любой момент, понятны и используются для принятия решений.

1.2. Казначейство (Платежный календарь)

Знаете ли вы точно, сколько денег уйдёт на налоги, зарплату и поставщикам через 2 недели, через месяц? Есть ли прогноз движения денег?

0 – Платежи планируются «по факту», часто возникают кассовые разрывы.

1 – Есть примерный план на месяц, но он постоянно меняется.

2 – Ведётся реестр платежей, но нет привязки к поступлениям.

3 – Составляется платежный календарь на неделю/месяц, но без автоматизации.

4 – Платежный календарь ведётся в CRM или специальном сервисе, прогноз точный на 80–90%.

5 – Система позволяет моделировать различные сценарии и видеть кассовые разрывы за 2–3 месяца.

1.3. Дебиторская задолженность (ДЗ)

Есть ли у вас просроченная дебиторка более 30 дней? Какой процент от выручки она составляет?

0 – Просроченная ДЗ превышает 30% от выручки, работа с долгами не ведётся.

1 – Просрочка 20–30%, иногда напоминаем, но системной работы нет.

2 – Просрочка 10–20%, периодически обзваниваем должников.

3 – Просрочка 5–10%, есть регламент работы с ДЗ, но он нарушается.

4 – Просрочка менее 5%, ведётся регулярная работа, используются договоры с задатками.

5 – Просрочка близка к нулю, система мотивации менеджеров учитывает состояние ДЗ.

1.4. Себестоимость продукта/услуги

Рассчитываете ли вы фактическую себестоимость единицы вашего товара или услуги ежемесячно?

0 – Никогда не считали, работаем «на глаз».

1 – Считали разово при запуске, сейчас не актуально.

2 – Считаем раз в квартал/полгода, но без детализации.

3 – Считаем ежемесячно, но вручную, возможны ошибки.

4 – Автоматический расчёт себестоимости заложен в учётной системе.

5 – Знаем себестоимость каждой позиции (товара/услуги), анализируем отклонения, управляем маржинальностью.

1.5. Налоговые риски и планирование

Есть ли у вас понимание налоговых обязательств на конец года, используются ли законные способы оптимизации?

0 – Ждём писем из ФНС, налоги платим по факту начислений.

1 – Периодически возникают штрафы и пени из-за несвоевременной уплаты.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.