100 ГОТОВЫХ РЕШЕНИЙ С ИИ

Часть I. Быстрый старт

Работа, документы и повседневные задачи · главы 1–20

Глава1. Напишите профессиональное деловое письмо за 5 минут

Задача

Практически каждый человек регулярно сталкивается с необходимостью написать деловое письмо.

Клиенту.

Поставщику.

Работодателю.

Коллеге.

Партнёру.

Государственной организации.

На первый взгляд задача кажется простой.

Но именно такие письма часто отнимают непропорционально много времени.

Приходится несколько раз переписывать текст.

Подбирать правильные слова.

Думать, не покажется ли письмо слишком резким или, наоборот, слишком мягким.

Исправлять ошибки.

Проверять стиль.

Именно здесь искусственный интеллект способен стать вашим личным помощником.

Уровень сложности

Легко

Подходит даже тем, кто впервые использует ИИ.

Время выполнения

Получение первого качественного варианта:

3–5 минут

Среднее время доработки:

2–3 минуты

Категория

Работа

Документы

Деловая переписка

Что понадобится

Перед началом подготовьте несколько фактов.

Кому адресовано письмо.

Цель письма.

Основные обстоятельства.

Какого результата вы хотите добиться.

Предпочтительный стиль общения.

Этого достаточно.

Почему искусственный интеллект отлично подходит именно для этой задачи

Деловое письмо — это не творчество.

Это логически структурированный документ.

Его задача:

сообщить информацию;

убедить;

попросить;

предложить решение;

зафиксировать договорённости.

Именно подобные тексты современные модели ИИ создают особенно хорошо.

Человеку остаётся только проверить факты.

Готовый профессиональный промпт

Ты — профессиональный специалист по деловой переписке с опытом подготовки официальных писем для государственных организаций, коммерческих компаний и руководителей.

Подготовь профессиональное деловое письмо.

Цель письма:

[Укажите цель.]

Получатель:

[Кому направляется письмо.]

Контекст:

[Подробно опишите ситуацию.]

Основные факты:

[Перечислите факты, которые обязательно должны присутствовать.]

Желаемый результат:

[Что должен сделать получатель после прочтения письма.]

Требования:

официальный деловой стиль;

уважительный тон;

логичная структура;

короткие предложения;

отсутствие канцеляризмов;

отсутствие эмоциональных оценок;

отсутствие лишней информации;

письмо должно быть убедительным и легко читаться.

После подготовки письма самостоятельно проверь его и предложи улучшенную редакцию, если увидишь возможность сделать текст более понятным и убедительным.

Пример результата

Исходные данные

Получатель:

Компания, поставляющая офисную мебель.

Цель:

Получить коммерческое предложение.

Результат

Добрый день!

Наша организация рассматривает возможность приобретения офисной мебели для нового подразделения.

Просим направить коммерческое предложение с информацией об ассортименте продукции, сроках поставки, вариантах оплаты и возможных скидках при заказе крупной партии.

Также будем признательны, если вы приложите актуальный каталог продукции и информацию о гарантийном обслуживании.

Благодарим за уделённое время.

Будем рады дальнейшему сотрудничеству.

С уважением,

Иван Петров

Руководитель отдела закупок

Почему этот промпт работает

Большинство пользователей пишет:

Напиши письмо поставщику.

ИИ практически ничего не знает о ситуации.

Поэтому ответ получается шаблонным.

В этом промпте используются профессиональные принципы.

задаётся роль;

объясняется цель;

описывается контекст;

перечисляются обязательные факты;

определяется стиль;

задаются требования к качеству.

Именно поэтому качество ответа оказывается значительно выше.

Секрет эксперта

Профессионалы почти никогда не используют первый полученный вариант.

После первого ответа они всегда задают ещё один вопрос.

Например:

Сделай письмо более убедительным.

или

Сделай стиль более дипломатичным.

или

Подготовь три варианта письма с разной степенью официальности.

Очень часто именно второй ответ оказывается лучшим.

Если результат не понравился

Используйте один из следующих запросов.

Сделай письмо более официальным.

Сделай письмо более кратким.

Добавь больше аргументов.

Подготовь три разных варианта.

Сделай письмо более убедительным.

Добавь конкретный призыв к действию.

Перепиши письмо языком генерального директора крупной компании.

Частые ошибки

Ошибка 1

Напишите письмо клиенту.

Почему плохо?

ИИ не знает ни цели, ни ситуации.

Лучше написать:

Подготовь официальное письмо клиенту после завершения переговоров с предложением подписать договор до 25 сентября.

Ошибка 2

Не указывать желаемый результат.

Если ИИ не понимает, чего необходимо добиться, он создаёт слишком общий текст.

Ошибка 3

Просить написать "красивое письмо".

Красота — понятие субъективное.

Гораздо лучше попросить:

официальное;

уважительное;

лаконичное;

убедительное;

деловое письмо.

Что необходимо проверить

Перед отправкой обязательно убедитесь, что:

правильно указаны фамилии;

корректны должности;

проверены даты;

отсутствуют фактические ошибки;

письмо соответствует внутренним требованиям вашей организации.

Помните.

Ответственность за содержание письма всегда остаётся за человеком.

Экономия времени

Обычная подготовка подобного письма занимает:

30–40 минут.

Использование ИИ:

3–7 минут.

Средняя экономия:

25–35 минут.

Если писать хотя бы пять подобных писем в неделю, экономия составит до100 часов в год.

Что можно автоматизировать ещё

Используя тот же подход, вы сможете создавать:

ответы клиентам;

коммерческие предложения;

претензии;

официальные обращения;

сопроводительные письма;

запросы поставщикам;

письма о сотрудничестве;

благодарственные письма;

письма с напоминание

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.