Настольная книга кадровика: юридические аспекты

* Указывать должность работника, занимаемую им на день прекращения трудового договора, в его трудовой книжке не представляется целесообразным.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Плата не взимается: при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, при порче не по вине работника трудовой книжки или вкладыша в нее, при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Кадровая служба организации обязана обеспечить порядок хранения трудовых книжек и дубликатов трудовых книжек. Если они не получены работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, то срок их хранения в кадровой службе организации (отдельно от остальных трудовых книжек) – два года. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

В любой кадровой службе независимо от ее численности целесообразно выделить работника, персонально отвечающего за внесение записей в трудовые книжки. От их правильности может зависеть предоставление работнику тех или иных льгот во время трудовой деятельности, а в последующем – и право на пенсию и ее размер. Учитывая значение записей в трудовой книжке, Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривает, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Пример:«Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» подчеркивается, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Исключение установлено лишь для тех случаев, когда работодатель – физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем. Последний не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Порядок оформления такой записи определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек: в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве дополнительного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа. Эти записи касаются сведений о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основании прекращения трудового договора и сведений о награждении за успехи в работе.

Трудовой кодекс устранил содержащееся в нормативных правовых актах бывшего Союза ССР противоречие между положением о том, что взыскания в трудовую книжку не записываются, и указанием о записи в трудовой книжке причины увольнения, которое относится к дисциплинарному взысканию. В ст. 66 ТК указано, что сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Данное положение воспроизведено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Помимо записи о работе в трудовые книжки вносятся записи: о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»[29], а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При заполнении трудовых книжек не всегда правильно учитываются сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. Этот вопрос разъяснен в указанных Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Закон обязывает работодателя выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, однако выполнить это требование не всегда возможно в связи с отсутствием работника в день увольнения либо его отказом от получения трудовой книжки на руки. В этих случаях кадровая служба организации должна применять ст. 841 ТК, которая дает право работодателю направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Чтобы избежать ошибок в заполнении трудовых книжек, нормативные правовые акты предусматривают личное ознакомление работника с внесенными записями. Эта цель достигается различными способами:

во-первых, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

во-вторых, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку;

в-третьих, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы), но и подписью самого работника.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причин отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В настоящее время принимаются меры по переходу на электронные трудовые книжки. Такой переход сэкономит работодателям время на документооборот, а работникам обеспечит дополнительные гарантии защиты их трудовых прав. Обсуждается и вариант замены трудовой книжки специальными картами, которые будут хранить информацию о трудовом стаже работника, его льготах и компенсациях и др.

Помимо паспорта и трудовой книжки обязательным документом для всех поступающих на работу является страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Если лицо поступает на работу впервые, то страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем, а затем выдается работнику на руки.

Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, при поступлении на работу предъявляют документы воинского учета.

Перечень необходимых документов, требуемых при поступлении на работу, может быть расширен. Это связано со спецификой работы, на которую претендует соответствующее лицо. Так, к педагогической деятельности согласно ст. 331 ТК допускаются лица, имеющие образовательный ценз, который определяется в порядке, установленном типовыми положениями об образовательных учреждениях соответствующих типов и видов, утверждаемыми Правительством РФ. Поэтому при поступлении на работу, относящуюся к педагогической деятельности, необходимо предъявлять документы об образовании.

При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, требуется предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законными не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию, необходимо предъявлять работодателю справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных средств без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

Применительно к отдельным категориям работников дополнительные документы, предъявляемые при заключении трудового договора, предусмотрены не в ТК, а в иных федеральных законах. Так, лица авиационного персонала согласно Воздушному кодексу РФ обязаны иметь специальную подготовку, подтвержденную соответствующим сертификатом (свидетельством). От лиц, поступающих на работу машинистами локомотивов, мотор-вагонного и специального самоходного подвижного состава, водителями автотранспортных средств, требуется предъявление удостоверения на право управления соответствующим транспортным средством (см. Федеральный закон «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации», Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»[30]).

Применительно к отдельным категориям работников возможно предъявление и иных документов, если они предусмотрены ТК, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Заслуживает внимания опыт кадровых служб организаций, где утвержден с учетом имеющихся должностей, профессий (специальностей) перечень документов, которые обязаны в соответствии с нормативными правовыми актами предъявлять поступающие на работу. Такой перечень помогает кадровым работникам избежать необоснованного расширения или сужения количества документов, предъявляемых при заключении трудового договора.

Документы, предъявляемые лицом при заключении трудового договора, содержат информацию, необходимую для работодателя в связи с трудовыми отношениями. Эта информация определяется в ТК как персональные данные работника. Работодатель не вправе их использовать в ущерб интересам работника. Все стадии обработки персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных – осуществляются кадровой службой организации с соблюдением требований, предусмотренных ТК. К ним, в частности, относятся:

• получение персональных данных у самого работника, у третьей стороны сведения могут быть получены только в том случае, если работник об этом был уведомлен заранее и от него получено письменное согласие;

• запрещение сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. Например, работодатель обязан представлять в региональное отделение Пенсионного фонда РФ сведения об уплачиваемых страховых взносах и трудовом стаже работника, но не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. Так, если имеется медицинское заключение о предоставлении работнику другой работы, работодатель вправе выяснить у учреждения медико-социальной экспертизы, соответствует ли предлагаемая работнику работа его состоянию здоровья.

Порядок хранения трудовых книжек, который уже был изложен, определяется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Правила хранения иных документов устанавливаются непосредственно работодателем.

Кадровой службе вменяется в обязанность:

• обеспечить работникам свободный и бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

• проверять требования работника об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных и при обоснованности этих требований вносить соответствующие исправления.

Согласно ст. 90 ТК лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную и материальную ответственность, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Так, неправомерный отказ в предоставлении гражданину и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 3000 руб. (ст. 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Уголовная ответственность за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации предусмотрена ст. 137 Уголовного кодекса РФ. Виды наказаний, содержащиеся в этой статье, дифференцированы:

• для граждан – от штрафа в размере до 200 тыс. руб. до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет;

• для должностных лиц, использовавших свое служебное положение, – от штрафа в размере от 100 тыс. до 300 тыс. руб. до лишения свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет.