Manual de gestión y administración educativa

4. Instituciones educativas estatales

Las instituciones educativas estatales son aquellas creadas, administradas y sostenidas por el Estado, llámese departamentos, municipios, distritos u otras entidades gubernamentales.

5. Cómo crear una institución de educación privada

Desde la Constitución Política Nacional (1991) se garantiza que los particulares podrán fundar establecimientos educativos.

Artículo 68: Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley establecerá las condiciones para su creación y gestión.

La comunidad educativa participará en la dirección de las instituciones de educación. La enseñanza estará a cargo de personas de reconocida idoneidad ética y pedagógica. La ley garantiza la profesionalización y dignificación de la actividad docente. Los padres de familia tendrán derecho de escoger el tipo de educación para sus hijos menores. En los establecimientos del Estado ninguna persona podrá ser obligada a recibir educación religiosa (ver Decreto 4500 de 2006, Artículo 2º).

Según la Constitución, la persona natural o jurídica que decida fundar una Institución Educativa, con el propósito de ofrecer servicio público educativo en los términos establecidos en la Ley 115 de 1994, para que puedan obtener la correspondiente licencia de funcionamiento o reconocimiento oficial, deben cumplir con los requisitos que se mencionan más adelante.

“Las instituciones educativas creadas por particulares no sólo gozan de protección estatal, sino que ocupan el lugar del Estado, tratándose de la prestación del servicio público educativo tal como lo preconiza la Corte Constitucional en su Sentencia SU 624 de 1999, quedando en consecuencia, sujetas a las regulaciones que el Estado determine…y por ende, el poder regulador de la suprema inspección y vigilancia (Artículo 67). Todo ello para garantizar las finalidades de la educación en el marco de los fines sociales del Estado. La licencia de funcionamiento es la autorización del Estado al particular para prestar el servicio educativo, es el permiso estatal otorgado al particular para que una de sus funciones, como la prestación del servicio público educativo, pueda ser cumplida por este sin detrimento de las finalidades del servicio, de la formación integral de los educandos y de la equidad, eficiencia y calidad de la educación”. (2)

6. Propuesta de creación

“La creación de un nuevo establecimiento educativo privado exige el cumplimiento de unas normas, que son requisito para que la Secretaría de Educación autorice su apertura y operación, mediante expedición de una licencia de funcionamiento. Este requisito es un acto administrativo de reconocimiento oficial por medio del cual la Secretaría de Educación autoriza la apertura y operación en su entidad territorial. La licencia de funcionamiento es el permiso estatal otorgado al particular para que una de sus funciones, como es la prestación del servicio público educativo, pueda ser cumplida por este sin detrimento de las finalidades del servicio, de la formación integral de los educandos y de la equidad, eficiencia y calidad de la educación. Este permiso significa que el Estado, como garante de la comunidad da certeza que el particular, asume el compromiso de participar en la prestación del servicio público educativo y ofrece las garantías y condiciones esenciales de pedagogía, administración, financiación, infraestructura y dotación, requeridos para desarrollar procesos educativos eficientes y de calidad. Para reglamentar la expedición de licencias de funcionamiento, el Ministerio de Educación Nacional emitió el Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008 que establece tres modalidades de licencia:

 •Definitiva, cuando quién va a abrir el colegio ha presentado todos los requisitos exigidos. Se expide por tiempo indefinido.

 •Condicional, cuando el interesado ha presentado todos los requisitos, excepto el concepto sanitario o el permiso de ocupación. Se expide por cuatro años y se prolonga por dos períodos de un año, a solicitud del particular, si este demuestra haber hecho las gestiones para obtenerlas.

 •Provisional: esta licencia no permite operar, pero es un aval al proyecto educativo, cuando el particular todavía no tiene licencia de construcción. Una vez obtenida, puede iniciar las gestiones de licencia, compra, adecuación o arriendo de la edificación en que funcionará”. (3)

Cualquier persona natural o jurídica (con o sin ánimo de lucro) puede crear instituciones educativas, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

 •Estudio de factibilidad y viabilidad financiera. En este estudio se debe demostrar la necesidad del servicio educativo y, además, que se dispone de los recursos financieros propios para que la institución funcione, al menos durante tres años.

 •Licencia de construcción para institución educativa, es necesario que esté debidamente desarrollada en el predio donde funcionará. Si la licencia de construcción caducó después de la expedición del Decreto 1600 del 2005, Artículo 45, se requiere de un certificado de permiso de ocupación expedido por la Alcaldía Local o por Planeación Distrital (para el caso de Bogotá), para las demás entidades territoriales éste podrá ser solicitado en la Alcaldía Municipal correspondiente. Si la licencia de construcción caducó antes de la expedición del mencionado Decreto, se requiere concepto sobre desarrollo de la licencia en el predio respectivo, expedido por la autoridad competente (Curaduría Urbana o quien ejerza estas funciones).

 •Fotocopia de la licencia de construcción, adecuación, modificación, remodelación o reconocimiento de la planta física, expedida por la Curaduría Urbana o entidad competente.

 •Para el caso de Bogotá, la Secretaría de Educación exige como requisito previo al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, la presentación de la licencia de construcción o de reconocimiento de la construcción, debidamente desarrollada en el predio, que autorice el uso de la edificación para institución educativa, de acuerdo con la siguiente normatividad:-Ley 115 de 1994, Artículo 138, concordante con el Artículo 9º de la Ley 715 de 2001.-Ley 400 de 1997.-Decreto 3433, septiembre 12 de 2008.-Decreto 1469 de abril 30 de 2010 del Ministerio del Ambiente.-Acuerdo 6 de 1.990 del Concejo de Bogotá, Artículo 291.-Decretos Distritales 619 de 2000, 469 de 2003, 190 de 2004, mediante los cuales se adopta el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) y 449 de 2006 o Plan Maestro de Equipamientos Educativos.-Directiva Ministerial 0016 del 24 de septiembre de 2004.

 •Concepto sanitario favorable vigente, expedido por la Secretaría de Salud o quien haga sus veces, acorde con lo establecido en la Ley 9ª de 1.979.

 •Documento que acredite la propiedad o arrendamiento del inmueble.

 •Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, si se trata de una entidad o fundación sin ánimo de lucro o de una sociedad comercial, si el propietario es una persona natural no se requiere.

 •Certificado de tradición y libertad del inmueble (expedido por la Superintendencia Nacional de Notariado y Registro), donde funcionará la institución educativa en proceso de creación si es propietario, o contrato de arrendamiento si no es propiedad del dueño de la institución.

 •Hoja de vida del Rector (a) o Director (a), anexando los soportes correspondientes (fotocopias de títulos y experiencia laboral), de acuerdo con lo determinado en el Artículo 198 de la Ley 115 de 1994, el cual establece: “Contratación de educadores privados. Los establecimientos educativos privados, salvo las excepciones previstas en la ley, sólo podrán vincular a su planta docente personas de reconocida idoneidad ética y pedagógica, con título en educación, expedido por una universidad o una institución de educación superior. Parágrafo. Los establecimientos educativos privados podrán contratar profesionales con título universitario, para que dicten cátedras relacionadas con su profesión o especialidad en la educación básica y media, siendo responsabilidad de dichas instituciones la correspondiente preparación pedagógica. También podrán contratar educadores que provengan del exterior, si reúnen las mismas calidades exigidas para el ejercicio de la docencia en el país. Estos últimos no tendrán que homologar el título para ejercer la cátedra”.

 •Plan de prevención de emergencias y desastres, acorde con lo establecido en la Ley 46 de 1988, el Decreto Nacional 919 de 1989 y las resoluciones 7550 de 1994 del MEN y 3459 de 1994 de la SED, debidamente registrado en el DPAE (Departamento para la Prevención de Amenazas y Emergencias de la Alcaldía Mayor de Bogotá).

 •Proyección de personal directivo, docente, administrativo y de servicios; recursos docentes y didácticos necesarios y los mecanismos de administración de los mismos.

 •Concepto favorable del Comité Ejecutivo Nacional para el Desarrollo de Recursos Humanos en Salud, del Ministerio de Protección Social, si pretende registrar programas de Educación no formal en áreas auxiliares de la salud.

 •Concepto técnico pedagógico, emitido por la Supervisión Educativa o la instancia que haga sus veces.

7. Código DANE en la licencia de funcionamiento

La resolución de licencias de funcionamiento debe incluir el código DANE del establecimiento educativo, como lo establece el Decreto 3433 de 2008. Para cumplir con este propósito, el procedimiento a seguir por la Secretaría de Educación es el siguiente:

1º. Cuando la persona que decide crear un nuevo colegio pide a la Secretaría de Educación la licencia de funcionamiento, en esta diligencia envía al DANE el formato de asignación de códigos para que vaya haciendo el estudio previo.

2º. Cuando la Secretaría de Educación decide positivamente sobre la solicitud, avisa al DANE para que cree el código correspondiente para el nuevo establecimiento educativo privado.

3º. La Secretaría de Educación emite la resolución de licencia de funcionamiento, incluyendo el código DANE al establecimiento educativo del sector no oficial. (4)

8. Propuesta de creación para instituciones de educación formal y/o educación para el trabajo y el desarrollo humano

Decreto 3433 de septiembre 12 de 2008

Artículo 2º. Licencia de funcionamiento. Licencia de funcionamiento es el acto administrativo motivado de reconocimiento oficial, por medio del cual la Secretaría de Educación de una entidad territorial certificada autoriza la apertura y operación de un establecimiento educativo privado dentro de su jurisdicción. Debe especificar el nombre, razón social o denominación del propietario del establecimiento educativo, quien será el titular de la licencia, Número de Identificación DANE y nombre completo del establecimiento educativo; ubicación de su planta física, niveles, ciclos y modalidades que ofrecerá, número máximo de estudiantes que puede atender y tarifas de matrícula y pensión para los grados que ofrecerá durante el primer año de funcionamiento.

Artículo 3º. Alcance, efectos y modalidades de la licencia de funcionamiento. La Secretaría de Educación respectiva podrá otorgar la licencia de funcionamiento en la modalidad definitiva, condicional o provisional, según el caso. Será expedida a nombre del propietario, quien se entenderá autorizado para prestar el servicio en las condiciones señaladas en el respectivo acto administrativo.

Es definitiva la licencia de funcionamiento que expide la Secretaría de Educación competente, previa presentación y aprobación de la propuesta de Proyecto Educativo Institucional (FEI), el concepto de uso del suelo, el concepto sanitario o acta de visita, la licencia de construcción y el permiso de ocupación o acto de reconocimiento, cuando se requiera. Esta licencia será concedida por tiempo indefinido, previa verificación de los requisitos establecidos en el presente Decreto y demás normas que lo complementen o modifiquen.

Es condicional la licencia de funcionamiento que expide la Secretaría de Educación competente, previa presentación y aprobación de la propuesta de Proyecto Educativo Institucional (FEI), del concepto de uso del suelo y de la licencia de construcción o acto de reconocimiento. El carácter condicional se mantendrá hasta tanto se verifiquen los requisitos establecidos en el inciso anterior. Esta licencia será expedida por 4 años, y podrá ser renovada por períodos anuales a solicitud del titular, siempre que se demuestre que los requisitos adicionales para obtener la licencia, en la modalidad definitiva, no han sido expedidos por la autoridad competente, por causas imputables a ésta.

Es provisional la licencia de funcionamiento que expide la Secretaría de Educación competente, previa presentación y aprobación de la propuesta de Proyecto Educativo Institucional (FEI) y del concepto de uso del suelo.

Parágrafo 1°. El solicitante únicamente se entenderá autorizado a prestar el servicio educativo con la licencia de funcionamiento expedida en la modalidad condicional o definitiva.

Parágrafo 2°. Las licencias otorgadas de conformidad con las normas anteriores a la expedición de este Decreto, conservarán su vigencia. No obstante, cualquier modificación que se requiera deberá ajustarse a lo dispuesto en este Decreto.

Artículo 4°. Solicitud. Para obtener la licencia de funcionamiento, el interesado deberá presentar a la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, con no menos de seis meses de antelación a la fecha de iniciación de labores, una solicitud acompañada de la propuesta de Proyecto Educativo Institucional (FEI) y del concepto de uso del suelo de los inmuebles de la planta física propuesta, expedido por la autoridad competente en el municipio o distrito.

La propuesta de PEI deberá contener por lo menos la siguiente información:

 a.Nombre propuesto para el establecimiento educativo, de acuerdo con la reglamentación vigente, número de sedes, ubicación y dirección de cada una y su destinación; niveles, ciclos y grados que ofrecerá, propuesta de calendario y de duración en horas de la jornada; número de alumnos que proyecta atender, especificación de título en media académica, técnica o ambas, si el establecimiento ofrecerá este nivel.

 b.Estudio de la población objetivo a que va dirigido el servicio, y sus requerimientos educativos.

 c.Especificación de los fines del establecimiento educativo.

 d.Oferta o proyección de oferta de al menos un nivel y ciclo completo de educación preescolar, básica y media.

 e.Lineamientos generales del currículo y del Plan de Estudios, en desarrollo de lo establecido en el Capítulo I del Título II de la Ley 115 de 1994.

 f.Indicación de la organización administrativa y el sistema de gestión, incluyendo los principios, métodos y cultura administrativa, el diseño organizacional y las estrategias de evaluación de la gestión y de desarrollo del personal.

 g.Relación de cargos y perfiles del Rector y del personal directivo, docente y administrativo.

 h.Descripción de los medios educativos, soportes y recursos pedagógicos que se utilizarán, de acuerdo con el tipo de educación ofrecido, acompañada de la respectiva justificación.

 i.Descripción de la planta física y de la dotación básica; plano general de las sedes del establecimiento; especificación de estándares o criterios adoptados para definir las condiciones de la planta física y de la dotación básica.

 j.Propuesta de tarifas para cada uno de los grados que se ofrecerán durante el primer año de operación, acompañada de estudio de costos, proyecciones financieras y presupuestos para un período no inferior a cinco años.

 k.Servicios adicionales o complementarios al servicio público educativo que ofrecerá el establecimiento, tales como alimentación, transporte, alojamiento, escuela de padres o actividades extracurriculares.

 l.Formularios de auto-evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados, adoptados por el Ministerio de Educación Nacional, para la definición de tarifas, diligenciados en lo pertinente.

Parágrafo: Para obtener la licencia de funcionamiento en las modalidades condicional o definitiva, el interesado deberá presentar, además, la solicitud acompañada de los requisitos enunciados en el Artículo 3° del presente Decreto, según el caso.

Artículo 5° Procedimiento. La Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada dará a la solicitud de licencia el trámite previsto en los artículos 9 a 16 del Código Contencioso Administrativo.

Artículo 6° Causales de negación de la licencia de funcionamiento. La Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, negará la licencia de funcionamiento para la prestación del servicio público educativo en los siguientes casos:

 a.Cuando el calendario propuesto sea inferior a 40 semanas o las horas efectivas anuales, de sesenta minutos, sean inferiores a 800 en preescolar, 1.000 en básica primaria o 1.200 en básica secundaria o media, o en el caso de educación de adultos o jóvenes en extraedad, cuando no cumplan los requisitos establecidos en el Artículo 18 del Decreto 3011 de 1997 o en la norma que lo modifique o sustituya.

 b.Cuando el establecimiento no cuente con la infraestructura administrativa y con los soportes de la actividad pedagógica, para ofrecer directamente o por convenio el servicio educativo propuesto para los estudiantes que proyecta atender.

 c.Cuando los fines propuestos para el establecimiento sean contrarios a los establecidos en el Artículo 5° de la Ley 115 de 1994.

 d.Cuando no haya coherencia entre el estudio de la población objetivo y la propuesta pedagógica, de conformidad con los literales b) y e) del Artículo 4° de este Decreto, o entre ésta y los recursos para proveerlo, expresados en los literales f) a i) del mismo Artículo.

 e.Cuando en el diseño organizacional no se incluyan órganos, funciones y forma de organización del Gobierno Escolar, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 68 de la Constitución Política, en los artículos 6 y 142 a 145, de la Ley 115 de 1994; en los artículos 18 a 25 del Decreto 1860 de 1994, y en los pertinentes de las normas que los modifiquen o sustituyan.

 f.Cuando las proyecciones presupuestales y financieras no sean consistentes respecto de los recursos y servicios propuestos.

 g.Cuando de acuerdo con los formularios a que hace referencia el literal 1) del Artículo 4°, el colegio se clasifique en régimen controlado.

 h.Cuando se compruebe falsedad en alguno de los documentos presentados, sin perjuicio de las acciones administrativas y penales a que haya lugar.

Parágrafo. Contra el acto administrativo que niegue la licencia de funcionamiento procederán los recursos de ley. Subsanadas las causas que dieron lugar a la negación de la licencia, el particular podrá iniciar un trámite con el mismo objeto.

Artículo 8°. Pérdida de vigencia. Si el establecimiento educativo no inicia labores después de dos años de expedida la licencia de funcionamiento condicional o definitiva, según el caso, ésta perderá vigencia. Igual efecto se producirá si, dentro de los doce meses siguientes a la fecha de inicio de labores, el establecimiento educativo no registra el PEI adoptado por el Consejo Directivo en la Secretaría de Educación correspondiente.

Parágrafo: Para los efectos de esta disposición, se entenderá como fecha de inicio de labores el día en que inicien las matrículas de los estudiantes en el establecimiento objeto de la licencia.

Artículo 9°. Modificaciones. Las novedades relativas a cambio de sede dentro de la misma entidad territorial certificada; apertura de nuevas sedes en la misma jurisdicción; cambio de nombre del establecimiento educativo o del titular de la licencia, ampliación o disminución de los niveles de educación ofrecidos; la fusión de dos o más establecimientos educativos, o una modificación estructural del PEI que implique una modalidad de servicio distinto o en el carácter de la media, requerirán de una solicitud de modificación del acto administrativo mediante el cual se otorgó la licencia de funcionamiento. Para tales efectos, el titular de la licencia presentará la solicitud, a la que anexará los soportes correspondientes. Cuando un establecimiento traslade la totalidad de sus sedes a otra entidad territorial certificada, la Secretaría de Educación que recibe al establecimiento, previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos, expedirá la nueva licencia, dejando en ésta constancia de la anterior, y oficiará a la Secretaría de Educación correspondiente para que cancele la licencia anterior. El particular conservará sus archivos e informará el cambio de sede y la nueva dirección a la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada en la que estaba ubicado.