Management in China & Japan kulturell ansetzen

1.3 Verhandlungsführung

Glaubwürdigkeit :

Chinesen verhandeln für gewöhnlich mit mehreren westlichen Interessenten parallel.

Die Angebote werden mit großem technischem Sachverstand und harter kaufmännischer Kalkulation verglichen.

Die in den Verhandlungen geforderten detaillierten Erläuterungen dienen dazu, den Mitgliedern der chinesischen Delegation sämtliche Unterschiede in den Angeboten zu verdeutlichen.

Die chinesische Seite dokumentiert den Inhalt aller Gespräche lückenlos und man muss darauf gefasst sein, dass man später an Zusagen erinnert wird.

Man darf grundsätzlich keine falschen Versprechungen machen; denn man verspielt damit seine Glaubwürdigkeit auch in anderen Punkten.

Auch darf man sich nicht zu leichtfertigen mündlichen Zusagen hinreißen lassen, die man später nicht halten kann.

Denn das ist es, was viele westliche Geschäftsleute entnervt als „chinesische Taktik" beschreiben:

Verhandlungsempfehlungen :

Der Westpartner wird zermürbt durch schier endlose Verhandlungen mit vielen, oft wechselnden Gesichtern und weiß bis zuletzt nicht, wie weit er von einem positiven Abschluss noch entfernt ist. Man nimmt den Auslandspartner beim Wort, wenn ihm dieses am wenigsten gelegen kommt, und lässt dabei Bedingungen oder Voraussetzungen, die in diesem Zusammenhang aus westlicher Sicht äußerst wichtig waren, unter den Tisch fallen. Deshalb sollte man die chinesischen Verhandlungsführer trotz allen Lächelns sehr ernst nehmen und die eigenen Interessen nicht aus dem Auge verlieren. Als westlicher Gesprächspartner sollte man nicht auf Konfrontation, sondern auf Zusammenarbeit setzen. Ein gemeinsames Dokumentieren der vereinbarten Punkte nach jeder Verhandlungsrunde schafft eine ausgewogene Grundlage, wenn man später auf einzelne Fragen zurückkommt, um den Vertrag auszuformulieren. Einige Unternehmen berichten über sehr positive Erfahrungen mit gemeinsamen Kurzvermerken über die Ergebnisse und Abzeichnung wichtiger Eckdaten nach jeder Verhandlungsrunde. Es gibt keine östliche Verhandlungsmagie, allerdings sind Chinesen weit mehr als „Westler“ in der Beobachtung von Personen und ihren Stimmungen geübt und daher nicht leicht zu täuschen.

Chinesen sind harte Verhandlungspartner und hinter jeder markanten Verhaltensweise steckt ein ganz bestimmter Zweck.

1.4 Informationssystem

Auskünfte :

In China gibt es keine aussagekräftigen Busfahrpläne an den Haltestellen, Kursbücher der Eisenbahn sind merkwürdig uninformativ und nicht einmal auf Flugpläne ist wirklich Verlass.

Derselbe Mangel besteht im Bereich wirtschaftlicher Statistiken, gesetzlicher Vorschriften, Informationen über einen Markt oder ein Arbeitsgebiet und dergleichen.

Darum wird auch generell über alle In- und Auslandsnachrichten eine Zensur verhängt.

Trotzdem sind die meisten Chinesen erstaunlich gut und umfassend informiert; denn in China pflegen die Menschen ihre persönlichen Beziehungen und reden viel miteinander, so auch innerhalb einer Firma, besonders wenn diese eine stark bindende Firmenkultur besitzt.

Der Unterschied zwischen China und dem Westen ist, dass es in China viel mehr und enger verflochtene persönliche Beziehungen gibt als im Westen.

Nahezu alle Chinesen sind in Netze von Beziehungen und damit in Netze informeller Informationen eingebunden und benötigen deshalb untereinander auch nur selten eine Auskunft schriftlich.

Man verwendet unbefangen einen sparsamen Kommunikationsstil, ohne daran zu denken, dass z.B. der westliche Zuhörer vielleicht mehr Details bräuchte, um folgen zu können.

Informationswege :

Formelle Informationswege entsprechen den westlichen Geschäftsgepflogenheiten. Dabei geht es um allgemein zugängliche Informationssysteme mit einem gezielt sachbezogenen, detaillierten und korrekten Inhalt.

Der Wahrheitsgehalt ist in der Regel hoch, doch man muss sich als Individuum um die Information bemühen. Das informelle Informationssystem wurde in China innerhalb enger persönlicher Beziehungsnetze entwickelt.

Unbekümmerte Fehlauskünfte sind dabei oft die Regel, deshalb nimmt ein chinesischer Frager eine Antwort auch nicht als verlässlich hin, sondern holt noch weitere Erkundigungen bei anderen Personen ein. Das ist auch der Grund dafür, warum Informationen über so anonyme Dinge wie rechtliche Bestimmungen, die sich zudem in China fast täglich ändern, auf informelle Weise zu sammeln, viele Kontakte erfordern.

Informationsumgang :

In China betrachtet man jede Auskunft prinzipiell erst einmal lediglich als Ausgangspunkt für weitere Nachforschungen. Das gilt auch für ein bündiges, definitiv klingendes „Ja“ oder „Nein“.

Man sollte sich bewusst sein, dass die chinesischen Partner Informationen nicht unbedingt für richtig annehmen. Was man an Auskünften erteilt, wird oft erst mit anderen Informationen verglichen.

Man muss berücksichtigen, dass Chinesen mit einem Fax oder einer Notiz nicht so viel anfangen können wie westliche Geschäftsleute. Aus chinesischer Sicht fehlen zur Bedeutung der Nachricht viele informelle wichtige Komponenten, wie etwa „Tonfall, Mimik, Gestik“ etc.

Man sollte so viele chinesische Personen, Firmen und Behörden wie möglich kennen lernen und viel mit Kontaktpersonen zum Essen gehen und sich dabei viel Zeit zur unverbindlichen Informationssammlung nehmen.

1.5 Argumentationsweise

Arten :

Wenn es darum geht, einen Geschäftspartner zu überzeugen, so sind vor allem dessen Denkmuster entscheidend.

Im Westen kommt man bei seiner Argumentation rasch auf den Punkt, startet mit einer entsprechenden Kernaussage und leitet dann daraus “Folgerungen, Begründungen, Auswirkungen“ usw. ab.

Zum Beispiel: „Ich denke, wir sollten in China auch fertigen und nicht nur verkaufen. Damit umgehen wir hohe Einfuhrzölle und können zugleich von den niedrigen chinesischen Lohnkosten profitieren. Langfristig ist auch ... „

Bei der chinesischen Argumentation werden erst alle Prämissen, Bedingungen usw. angesprochen und daraus ein Schluss abgeleitet und präsentiert.

Zum Beispiel: „Wie Sie wissen, leben in unserer Stadt viele Millionen Menschen, wir haben hier hervorragende Universitäten, unsere Mitarbeiter sind gut ausgebildet und fleißig usw. und man möge deshalb den Fertigungsanteil hoch ansetzen. „

Beide Argumentationsgänge verunsichern Anhänger der jeweils anderen Methode und führen oft zu ersten Verständnisproblemen.

Der Chinese hält die anfängliche Kernaussage des „Westlers“ für ein unbedeutendes Glied in der von ihm erwarteten Kette der Argumente und sucht am Schluss den Punkt, auf welche die Argumente hinzielen.

Der „Westler“ hält das erste Argument des Chinesen für die Hauptaussage und weiß dann beim zweiten Argument nicht, worum es im Prinzip geht und verliert die Konzentration.

Oft bejaht er nach und nach lauter harmlos klingende Statements und muss schließlich nachdenken, wie er aus der Situation wieder heraus kommt; denn die geschickt geknüpfte Kette von Argumenten führt häufig überraschend zu einem Schluss, den er so nicht hinnehmen kann.

Hintergründe :

Für westliche Geschäftsleute argumentiert der chinesische Gesprächspartner um die Sache herum und kommt nicht auf das eigentliche Anliegen zu sprechen.

Schon in der Schule lernen chinesische Jugendliche in dieser Form zu argumentieren.

Auf eine Frage führen sie zunächst alle Gründe für und wider einer Sache auf und kommen abschließend zu einem Urteil.

Westliche Schüler und Studenten machen es umgekehrt und nennen zuerst ihren Standpunkt und liefern dann eine Begründung.

Der westliche Stil, Kernaussagen ohne weitere Vorbereitung zu treffen, wirkt auf Chinesen überrumpelnd.

Sie nehmen an, dass der westliche Gesprächspartner sie vor vollendete Tatsachen stellen will, ohne ihre Argumente in seine Gedanken einzubeziehen

Argumentationsform :

1.6 Geschäftsgepflogenheiten

Wer als westlicher Geschäftspartner chinesische Geschäftsgepflogenheiten und Umgangsformen beherzigt, dem trauen Chinesen auch Stärke als Verhandlungspartner zu.

Bei der Begrüßung gehen die Chinesen sehr einfach vor: Kopfnicken und eine ganz leichte, angedeutete Verbeugung sind beim Begrüßen, Vorstellen und Austauschen von Visitenkarten völlig korrekt.

“Westlern“ wird heutzutage fast immer ein Händedruck gewährt, aber die Hand kann oft außerordentlich schlaff und weich wirken.

Automatisch entsteht für „Westler“ dann oft der durchaus irrige Eindruck, man hätte es mit einer schwachen Persönlichkeit zu tun.

Manche Chinesen schütteln die Hand eines „Westlers“ minutenlang, allerdings ohne ihn dabei anzusehen.

Beides ist einfach die chinesische Art der Begrüßung von „Westlern“ und drückt nicht mindere Wertschätzung oder wenig Respekt aus.

Verhandlungsformen :

Sich bei Verhandlungen intensiv und ausdauernd in die Augen zu schauen ist bei Chinesen nicht üblich; denn das hat nach chinesischer Interpretation etwas Aggressives an sich.

Man schaut bei Besprechungen einander zwar an, aber jeweils nur kurz als Zeichen der Aufmerksamkeit.

Ranghöhere Chinesen sitzen häufig mit geschlossenen Augen bei Besprechungen, wobei das ihre Art ist, sich besonders gut zu konzentrieren.

Beim Sprechen machen höfliche Chinesen mehr und längere Pausen als „Westler“.

Schnelles Reden wird in China als Zeichen mangelnder Selbstbeherrschung und damit als Unreife aufgefasst.

Westler sollten auch bei minutenlangem Schweigen der Chinesen gefasst bleiben.

Dies ist kein Zeichen von Ablehnung oder Interesselosigkeit, sondern es bedeutet einfach, dass der chinesische Partner die Sache ernst nimmt und nachdenkt.

Lächeln ist immer angebracht, vor allem in schwierigen Situationen; denn ein Lächeln zeigt sehr gute Manieren und diplomatisches Geschick.

Auch wenn ein Chinese peinlich berührt oder gar ängstlich ist, wird er versuchen, durch ein Lächeln die Form zu wahren.

Umgangsformen :

Lautes Lachen ist in China ein Ventil für fast jedes heftige Gefühl und hat insbesondere zur Schreckbekämpfung eine besänftigende, beruhigende und entkrampfende Wirkung auf Betroffene und Umstehende.

Wie man im Westen beim Gähnen die Hand vor den Mund nehmen sollte, so gilt dies in China zum Teil auch für das Lachen; denn man zeigt in China als wohlerzogener Mensch nicht sein Mundinneres.

Moderate Gestik macht für offizielle Gesprächsanlässe immer einen positiven Eindruck, jedoch mit den Fingern zählen die Chinesen auch, aber anders als Westler.

Wichtig ist vor allem das chinesische Handzeichen für „8“, das „Westler“ ahnungslos bilden, wenn sie „2“ meinen.

Es besteht aus Daumen und Zeigefinger, beide ausgestreckt, die anderen Finger zur Faust geklappt.

Gerade Zahlen gelten als Glück verheißend und ungerade als traurig, deshalb sollten z.B. Gerichte bei einem Essen in gerader Zahl vorbereitet oder die Anzahl der Gäste entsprechend geladen werden, wobei die „4“ als „Unglückszahl“ gilt.

Eine gute Zahl ist die „6“ und die beste Zahl ist die „8“ und Veranstaltungen, Feierlichkeiten oder Firmeneröffnungen sollten möglichst an solchen Daten stattfinden aber auf jeden Fall unbedingt an einem geraden Tag.

Bei geschäftlichen Einladungen, sollte man immer warten,bis einem ein Platz vom Gastgeber zugewiesen wird.

„Ladies first" befolgen chinesische Männer von sich aus nicht, dennoch freuen sich Chinesinnen sehr darüber, wenn sie in den Genuss dieser Regel kommen.

Tischsitten :

Der Ehrenplatz ist rechts neben dem Gastgeber, mit dem Gesicht zur Tür.

Bei schmalen, nicht runden Tischen ist auch der Platz gegenüber dem Gastgeber einem Ehrengast vorbehalten.

Die Hauptaufgabe des Gastes ist es, mit Freundlichkeit ein Getränk, eine Speise usw. dankend entgegenzunehmen, die er von seinem Gastgeber angeboten bekommt.

Die Hauptaufgabe des Gastgebers ist es, seinem Gast nur solche Dinge anzubieten, die dieser wahrscheinlich freudig akzeptieren wird.

Als Gastgeber sollte man deshalb einen Chinesen z.B. nie fragen, was er trinken möchte, sondern ihm am besten ein Getränk, von dem man weiß, das er es trinkt, in die Hand drücken.

Essen ist für alle Chinesen von zentraler Wichtigkeit und beim Essen zu sparen gilt als Fehler eines Gastgebers.

Bei Chinesen darf man ohne weiteres während des Essens rauchen, etwa zwischen den Gängen oder während die anderen am Tisch noch speisen.

In anschließend privater Runde freuen sich Chinesen besonders über einen lockeren, fröhlichen Partner mit der Ausstrahlung einer echten Herzlichkeit.

Komplimente eines Chinesen z.B. über Vorzüge des westlichen Heimatlandes, der Westfirma usw. spielt man diplomatisch herunter, man kritisiert aber weder Heimatland noch Firma, sondern lässt spüren, dass man stolz darauf ist.

Von einem Unglück, etwa gar mit Todesfolge zu erzählen, sollte man unbedingt vermeiden.

Geschenke usw. sollte man zunächst ein oder zweimal bescheiden ablehnen, danach darf man annehmen.

Vom Beschenkten wird erwartet, dass er das erhaltene Geschenk gleich öffnet und nach Kräften lobt.

Beachten sollte der Beschenkte ggf. Farbencodes von Geschenken; denn „Rot, Rosa, Orange, Gelb und Gold“ signalisieren Glück und Freude.

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