Team- und Projektmanagement gruppendynamisch praktizieren
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Inhaltsverzeichnis
1 TEAMARBEIT
1.1 Teamentwicklung
1.3 Teamentscheidungen
1.4 Persönliche Ziele
1.5 Entscheidungsprozesse
1.7 Konsensbildung
2 VERHALTENSWEISEN
3 PROJEKTMANAGEMENT
3.1 Projektauftrag
3.2 Projektorganisation
3.2.1 Der Projektleiter
3.2.2 Die Entscheider
3.2.3 Das Projektteam
3.3 Projektstart
3.4 Projektplanung
3.5 Projektabschluss
4 GRUPPENDYNAMIK 4.1 Kommunikation
4.1.1 Kommunikationsregeln
4.2 Motivation
4.2.1 Strukturierung
4.2.2 Motivationstypen
4.2.3 Selbstmotivation
4.3 Konfliktbewältigung
4.3.1 Problemlösungsschritte
4.3.2 Konfliktregulierung
4.3.3 Feedback
Der Veränderungsdruck im Unternehmen ist gewaltig. Da kommt die Teamarbeit als universeller Problemlöser gerade recht.
Die Erwartungen sind entsprechend hoch:
höhere Flexibilität in der Fertigung
eine höhere und sich ständig verbessernde Qualität
drastisch sinkende Kosten und
ein hohes Maß an kundenorientierter Innovationsfreudigkeit
stehen auf dem Wunschzettel von Führungskräften ganz oben, wenn es um die Ein führung von Gruppenarbeitskonzepten geht.
Erfolgreiche Teams bilden sich mit dem Ziel, gemeinsam ein herausforderndes und anspruchvolles Ziel zu erreichen. Das Team ist also Mittel zum Zweck. Natürlich hat der Teamgeist wesentlichen Anteil an herausragenden Ergebnissen, ebenso jedoch sind gemeinsam erarbeitete Leistungsziele eine wichtige Voraussetzung für die Ent wicklung von Teamgeist. Beides bedingt sich elementar.
In diesem Zusammenhang sollte man auch von der Vorstellung Abschied nehmen, die harmonische und konfliktfreie Zusammenarbeit sei untrennbar mit erfolgreicher Teamarbeit verbunden. Im Gegenteil: Übermäßiges Harmoniestreben lähmt ein Team,"reinigende Gewitter" machen ein Team häufig richtig produktiv und führen es wieder zurück zur eigentlichen Aufgabe. Es kommt natürlich auf das "Wie" beim Umgang mit Konflikten an. Und hier kommen wir zu einer weiteren Voraussetzung für erfolgreiche Teamarbeit.
Erfolgreichen Teams sollte ein starkes gegenseitiges Interesse an persönlicher Ent wicklung und Erfolg zu eigen sein. Umgekehrt sollten die einzelnen Teammitglieder es verstehen, ihre persönliche Entwicklung in den Dienst des Teams zu stellen.
Die Teammitglieder sollten ein intuitives Gefühl dafür haben, welche Rolle sie innerhalb des Teams am besten ausfüllen können, und aufgrund ihrer ergänzenden Fähigkeiten flexibel genug sein, um neue Rollenbilder und -kombinationen wahrzu nehmen, wenn dies der gemeinsamen Aufgabe dienlich ist.
Bei den Teammitgliedern sollte eine offene Haltung bestehen, miteinander und von einander zu lernen sowie Eigenheiten der anderen zu respektieren und diese Hetero genität der Persönlichkeitsstrukturen als wesentlich Stärke der Gruppe zu begreifen und nicht als Störfaktor.
Anstelle eine Profilierungsstrebens auf Kosten anderer Teammitglieder, sollte ein hohes Maß an Disziplin und gemeinsamen Verantwortungsgefühl für das angestrebte Ergebnis existieren.
Erfolge und Misserfolge werden nicht anteilig einzelnen Teammitgliedern angerechnet, sondern allen zu 100 Prozent.
Man weiß, dass man auf die Arbeit der anderen angewiesen ist und sollte ebenso bereit sein, unaufgefordert für andere einzuspringen, wenn dies erforderlich wird.
Ein wirkliches Team findet immer konstruktive Lösungen, wenn sich die Aufgaben verändern, Schwierigkeit auftreten und gesetzte Ziele zu entgleiten drohen.
Teams, die herausragende Ergebnisse erzielen, trifft man oft in Unternehmen an, die bewusst seit jeher eine Teamkultur pflegen. In diesen Unternehmen sind Führungs kräfte für die Rahmenbedingungen verantwortlich, die es Mitarbeitern ermöglichen, sich zu einem Team zusammenzufinden.
Die Teamentwicklung ist darauf konzentriert, etwas zu verbessern. Sie ist ein Pro zess, der Zeit braucht. Wohin ein Team sich entwickeln sollte, geht aus der folgen den Checkliste hervor.
1.1 Teamentwicklung
1. Sinnzusammenhang :
Die Teilnehmer können einen gemeinsamen Sinn nennen, dem sie sich verpflichtet fühlen.
Die Ziele sind klar definiert, anspruchsvoll und haben einen klaren Sinnbezug.
Die Strategien zur Zielerreichung sind festgelegt und überschaubar.
Die Teilnehmer arbeiten in dem Bewusstsein, persönlich und als Gruppe etwas bewegen zu können.
2. Bevollmächtigung :
Sie haben den Zugang zu den nötigen fachlichen und materi ellen Ressourcen.
Arbeitsstil und Vorgehensweise stehen im Einklang mit den Zielen des Teams.
Die Telnehmer begegnen sich mit Respekt und Hilfsbereitschaft
3. Beziehung und Kommunikation :
Die Mitglieder des Teams äußern sich offen und ehrlich.
Sie haben keine Angst, Emotionen, gegenseitiges Verständnis und Akzeptanz zu zeigen.
Die Teilnehmer hören einander aktiv zu.
Unterschiede in Meinung und Sichtweise werden begrüßt.
4. Flexibilität:
Bei Bedarf übernehmen die Teilnehmer auch andere Rollen und Funktionen.
Sie tragen die Verantwortung für die Entwicklung der Gruppe gemeinsam.
Die Teilnehmer können sich auf wechselnde Anforderungen einstellen.
Unterschiedliche Standpunkte und Sichtweisen werden berück sichtigt.
5. Optimale Produktivität :
Der Arbeitsertrag des Teams ist hoch.
Es werden qualitativ hervorragende Ergebnisse erzielt.
Die Entscheidungsfindung verläuft zügig und effektiv.
Die Problemlösungsprozesse sind für jeden Teilnehmer durch schaubar.
6. Respekt und Anerkennung :
Die Beiträge der einzelnen Teilnehmer werden von den Leitern des Teams und den anderen Mitgliedern anerkannt.
Einzelne Teilnehmer spielen ihren persönlichen Beitrag nicht auf Kosten der Team-Leistung in den Vordergrund.
Die Teammitglieder fühlen sich respektiert.
Die Beiträge des Teams werden innerhalb der Gesamtorganisation geschätzt und anerkannt.
7. Motivation :
Die Teilnehmer arbeiten gerne im Team.
Sie sind zuversichtlich, motiviert und finden konstruktive Lösungen, wenn Schwierigkeiten auftreten.
Die gemeinsame Arbeit erfüllt die Teilnehmer mit Stolz und Befriedigung.
Die Gruppe fühlt sich zusammengehörig, Teamgeist entsteht.
Der Teamarbeit gehört die Zukunft :
Teams sind produktiv. Sie lernen schnell und nachhaltig, da ihre Tätigkeit Problemlösungscharakter mit unmittelbarem Bezug zum Arbeitsplatz besitzt. Und auch der Umkehrschluss liegt auf der Hand: Hohe Produkti vität und Lernbereitschaft lässt Teams entstehen
Bezüglich der Teamführung verkündeten viele Teams stolz: "Wir definieren uns hierarchiefrei, wir brauchen keine Führung, jeder tut einfach alles und das klappt schon". Da aber nicht eindeutig klar war, wohin die Reise gehen sollte und so chaotische Strukturen entstanden, ließ bei einzelnen Teammitgliedern die Identi fikation und Motivation schnell nach.
1.2 Teamführung
Führung im Team darf niemals Selbstzweck sein und nur die Führungskraft zufrieden stellen.
Führung von Teams ist eine Dienstleistungsaufgabe und damit alle die unterstützende Funktion erkennen, sieht eine ideale Führung so aus:
Ein Teamleiter hat die Aufgabe, das Team zu unterstützen, es innerhalb der Organisation zu platzieren und die Ergebnisse zu kommunizieren.
Dazu gehört auch, Druck fernzuhalten, Finanzen bereitzustellen, geeignete Arbeitsbedingungen zu schafften und moralische Unterstützung zu bieten.
Außerdem macht die Qualität eines Teamleiters auch dessen Moderationsfähigkeit aus.
Er muss Rollen und Regeln mit allen Mitgliedern diskutieren und im Konfliktfall als Schlichter auftreten.
Gemeinsam mit allen Teammitgliedern wird das Arbeitsziel definiert, bis jeder es zu "seiner Sache" erklärt.
Das gelingt allerdings nur, wenn mit der Erreichung des Teamziels auch die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder befriedigt werden (z. B. Anerkennung, Erfolg, Entwicklung, Einkommen).
So gehört es auch zur Aufgabe des Teamleiters, Maßstäbe zu setzen, an denen das Team seine Leistung messen kann.
1.3 Teamentscheidungen
Als Mitglied eines Teams handelt der Mensch :
1 Auf der Grundlage seiner Individualität
2 In Reaktion auf die Einflüsse aus dem Team
Die Reifeentwicklungsetappen bei Teams :
1 Abbau von Hemmungen und Misstrauen
2 Entwicklung von Vertrauensbeziehungen
3 Beachtung individueller Ziele
4 Eigenständige Gliederung durch Rollenzuweisungen
5 Fähigkeit zur eigenständigen Mittelwahl zur Zielerreichung
Die Beeinflussung der Teamentwicklung :
1 Beurteilung der Teammitglieder (Bedürfnisse, Erwartungen)
2 Erkundung des kollektiven Erlebens im Team
3 Förderung der Beteiligung des einzelnen Teammitglieds
4 Kontrolle der Hemmungen und Spannungen im Team
5 Fortentwicklung der Teamreife
Ablaufschritte bei der inneren Teamorganisation :
1 Die Konfrontation der Meinung
2 Die gemeinsame Erstellung eines Arbeitsplans
3 Die Diskussion einzelner Planungs- und Entscheidungspunkte
4 Die Ergebnisbeurteilung und Zustimmung
Motivations- und Frustrationseinflüsse auf Teamergebnisse :
1 Menschen handeln nach persönlichen Lebenszielen
2 Teammitglieder müssen nach betrieblichen Zielen handeln
3 Es besteht die Forderung nach Zielübereinstimmung
4 Je stärker die Übereinstimmung, desto höher die Motivation
1.4 Persönliche Ziele
Persönliche Lebensziele lassen sich zu folgenden Gruppierungen zusammenfassen: Führung, Fachwissen, Prestige, Dienst, Reichtum, Unabhängigkeit, Zuneigung, Sicherheit, Selbstverwirklichung, Pflicht, Vergnügen
Führung: Eine einflussreiche Führungsrolle erlangen; andere anleiten und unter Kontrolle haben, um gesellschaftliche oder organisatorische Ziele durchzusetzen.
Fachwissen: Auf irgendeinem Fachgebiet eine Autorität werden, ausdauernd arbeiten, um ein erstrebtes Niveau fachmännischer Geschick lichkeit und Vollkommenheit zu erreichen.
Prestige: Bekannt werden, Anerkennung, Aus zeichnungen oder einen hohen sozialen Status erlangen.
Dienst: Zur Zufriedenheit anderer beitragen; denen helfen, die Hilfe brauchen.
Reichtum: Viel Geld verdienen, ein großes Ver mögen anhäufen.
Unabhängigkeit: Die Möglichkeit haben, frei zu denken und zu handeln, sein „eigener Herr“ sein.
Zuneigung: Geselligkeit und Zuneigung erlangen und austauschen innerhalb der engeren Familie und mit Freunden.
Sicherheit: Eine sichere und beständige Stel lung in beruflicher und finanzieller Hinsicht erlangen.
Selbstverwirklichung: Die bestmögliche persön liche Entfaltung erreichen; die eigenen laten ten schöpferischen Fähigkeiten voll verwirk lichen.
Pflicht: Sich vollkommen der Befolgung ulti mativer Werte, Ideale und Prinzipien verschreiben.
Vergnügen: Das Leben genießen, glücklich sein und sich vergnügen; die Annehmlichkeiten des Lebens erlangen und auskosten.
1.5 Entscheidungsprozesse
Ein Team ist dauernd damit beschäftigt, Entscheidungen zu treffen und Beschlüsse zu fassen. Das Treffen von Entscheidungen be stimmt daher dauernd die Eigenart der Beziehungen zwischen den Mitgliedern eines Teams, eine Eigenart, die jedes einzelne Teammitglied dauernd bedeutsam mitbestimmt. Es ist daher verständ lich, dass die meisten Teams Schwierigkeiten haben, wenn es darauf ankommt, Entscheidungen zu treffen:
ÜBERGEHEN :
Jemand schlägt einen Entscheid vor, aber niemand achtet darauf. Solches Übergehen findet sich häufig in neuen Teams, die mit vielfältigen Problemen konfrontiert sind, wo die Problemebenen und Motivationsstrukturen der Mitglieder noch nicht bekannt sind usw.
ABWEICHEN VOM THEMA :
Eine Entscheidung wird verhindert, indem ein neues Thema einge führt wird. Das ist eine Art von Fluchtverhalten eines Teams vor einem Problem; die Gründe dafür können sehr vielfältig sein. Entsprechend solchen Verhaltensweisen kommt es in ungeübten Teams oft zu Entscheidungen, zu denen das Team eigentlich nicht gelangen wollte.
DURCH ANGEMAßTES RECHT EINES EINZELNEN :
Ein Einzelner misst sich das Recht an, eine Entscheidung im Namen des ganzen Teams zu treffen. Wenn eine solche Entscheidung vorge schlagen wird, ist es für das Team als Ganzes oft leichter zuzu stimmen als abzulehnen, obwohl einzelne Mitglieder anderer Meinung sind. Die Entscheidung kommt daher zustande, weil einige nicht, z.B. aus Misstrauen und Furcht, sich zu äußern, ihre eigentlichen Wünsche mitteilen wollen.
DURCH EINEN ZWEIERZUSAMMENSCHLUSS :
Die Entscheidung kommt zustande, weil sich zwei Mitglieder zusam menschließen. Solche Entscheidungen tauchen oft so plötzlich auf, dass die anderen davon überrascht werden und zugleich noch ein neues Problem zu lösen haben, nämlich wie mit den beiden Personen zu gleicher Zeit fertig zu werden ist.
DURCH CLIQUENBILDUNG :
Mehrere Mitglieder eines Teams legen sich schon im Voraus auf eine bestimmte Entscheidung fest. Diese im Voraus festgelegte Ent scheidung mag sehr gut sein, die Wirkung solcher Absprache ist jedoch eine Verminderung des Teamzusammenhalts und des gegen seitigen Vertrauens der Teammitglieder.
DURCH MEHRHEITSBESCHLUSS :
Dies ist ein traditioneller Weg der Abstimmung und scheint oft der einzige und beste Weg zu sein, um zu einer Entscheidung zu kommen. Es sollte jedoch bedacht werden, dass trotz der Abstimmung die un terlegene Minorität gegen die Entscheidung ablehnend bleibt und bald bemüht sein wird, die Entscheidung zu revidieren.
DURCH AUSÜBEN VON DRUCK :
Ist jemand dagegen?
Wenn ein Team mit einer solchen Frage konfrontiert wird, werden verschiedene Mitglieder es nicht wagen, ihre gegenteilige Meinung zu äußern, weil sie fürchten, nicht unterstützt zu werden. Dieser Druck kann auch auf gegenteilige Weise ausgeübt werden: Wir alle stimmen doch zu!
DURCH SCHEINBARE EINSTIMMIGKEIT :
Die Entscheidung wird durch ein scheinbar einstimmiges Überein kommen getroffen. Der Druck, mitzumachen, kann so stark sein, dass eine hundertprozentige Übereinstimmung erreicht wird obwohl die Mehrheit der Mitglieder nicht mit der Entscheidung zufrieden ist.
1.6 Unternehmensziele
In der betrieblichen Praxis findet man häufig nach Prioritäten sortiert die folgenden Unternehmensziele vor:
Unternehmenswachstum
Image verbessern
Wettbewerbsfähigkeit erhöhen
Beschäftigtenwohl sichern
Rentabilitätserhöhung
Betriebsablauf sichern
Zur Situation :
Sie sind Führungskraft eines kleinen internationalen Unternehmens.
Das Kapital ist auf eine Vielzahl von Aktionären verteilt.
Das Unternehmen ist 50 Jahre alt.
Die meisten Mitarbeiter sind Gewerk schaftsmitglieder.
Der Geschäftsbericht vom letzten Jahr ist beigefügt.
Obwohl es viele Entscheidungsmöglichkeiten und Kompromisse geben mag, sollten Sie vorerst kurz nur über zwei Vorschläge zu jedem Problem nachdenken. Um zu einer Lösung der fünf Probleme zu gelangen, sollen Sie sich entweder für Vorschlag „a“ oder „b entscheiden.
Betrachten Sie den Jahresbericht und lesen Sie jedes der fünf Probleme.
Geschäftsbericht vom letzten Jahr :
Der NETTOBETRAG (Verlust) und der UMSATZ der letzten 5 Jahre :
Probleme :
1 Das Unternehmen weist eine niedrigere Unfallhäufigkeit auf als der Durchschnitt der Industrie. Mit der gegenwärtigen Gestaltung der Arbeitsprozesse ist jedoch eine 50prozentige Wahrscheinlichkeit verbunden, dass wenigstens ein schwerer Unfall oder ein Todesfall pro Jahr eintritt. Die Risiken sind bekannt, können aber von den Mitarbeitern nicht ver mieden werden. Die einmaligen Kosten für die Beseitigung der Risiken betragen eine halbe Million. a) Ausgabe der halben Million b) Beibehaltung der bestehenden Situation
2 Die Beziehungen des Unternehmens zu den Arbeitnehmern und Gewerkschaften entsprechen dem Durchschnitt der Industrie. Die Lagerbestände des Unternehmens an Fertigprodukten sind gegenwärtig etwas höher als normal. Selbst nach Abschluss von Verhandlungen muss das Unternehmen sich darauf einstellen, die Löhne um insgesamt 750.000 pro Jahr während 3 Jahren zu erhöhen, oder es ist mit einem langen und bitteren Streik zu rechnen, den das Unternehmen wahrscheinlich gewinnen würde, wenn es lange genug fest bliebe. a) Aushandeln eines Kompromisses bei 750.000 b) Den Streik auf sich nehmen
3 Die Unternehmensleitung ist beunruhigt über das Ausscheiden von dreißig Gehaltsempfängern. Die Gehälter und Sondervergütungen der Firma liegen im Durchschnitt der In dustrie und der Gemeinde. Jedoch gaben viele von denen, die ge kündigt hatten, an, dass sie unzufrieden seien und wegen des zu geringen Einkommens ausscheiden. Untersuchungen lassen jedoch vermuten, dass viele gegangen sind, weil sie den gestiegenen Arbeitsplatzanforderungen nicht gerecht wurden. a) Erhöhung des Budgets für Auswahl, Förderung und Beratung des Personals und ähnliche Maßnahmen um 200.000 b) Beibehaltung der gegenwärtigen Situation
4 Produkt "G" war ein großer Erfolg. Die 75.000, die für die Einführungswerbung ausgegeben wurden, führten zu etwa 790.000 Umsatz durch Erstbestellungen während des letzten Jahres; aber nur zu wenigen Wiederbestellungen von alten Kunden, die sich über schlechte Qualität und geringe Haltbarkeit des Produktes beschwerten. Wenn das Produkt nicht verbessert wird, ist jetzt ein weitaus höherer Werbeaufwand nötig, um in etwa die gleiche Anzahl neuer Kunden zu bekommen. Die Kosten, um das Produkt "G" zu verbessern, so dass Wiederholungskäufe mit diesen neu zu werbenden Kunden zu erwarten sind, betragen 375.000. a) Ausgabe der 375.000 für die Verbes serung von Produkt "G" b) Beibehaltung der gegenwärtigen Si tuation
5 Das Werk "X" verursacht Wasserverschmutzung, doch die Rechtsberater des Unternehmens haben versichert, dass man aufgrund des geltenden Gesetzes Jahre brauchen würde, um das Unterneh men zu zwingen, sich an die Reinhaltungsvorschriften zu halten. Selbst wenn im Prozess gegen das Unternehmen entschieden würde, wären jährliche Strafen für Nichteinhaltung von nur etwa 25.000 zu erwarten. Die Investition, die notwendig wäre, um die Wasserverschmutzung zu verhindern, kostet insgesamt 250.000. a) Ausgabe der 250.000 für das Werk X b) Beibehaltung der gegenwärtigen Situation
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