Трансформация: особенности управления проектами преобразований. МВА-библиотека
- -
- 100%
- +
© Никита Сергеев, 2022
ISBN 978-5-4498-1315-2
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
АНАЛИТИКА и DATA SCIENCE
для менеджеров и даже 100% гуманитария…
СОВРЕМЕННАЯ HR-ФУНКЦИЯ
практика и проблематика внедрения в России, СНГ и ЦВЕ
__________
Успешная организация работает, все исправно делают свою работу – полным ходом ведется операционная деятельность. Казалось бы, что еще нужно для бизнеса?
Кое-что еще… Компания была создана на определенном уровне технологий, в определенной внешней среде и со своей специфической внутренней средой. Сочетание этих факторов позволили ей достичь успеха.
Но со временем во внешней и внутренней среде, а также в технологиях происходят изменения. И если организация не будет на них реагировать – ее ждет смерть.
На сегодня интенсивность изменений настолько стремительна, что одномоментно меняются не только страны и рынки, а и перестраиваются целые отрасли. Пачками появляются новые и исчезают старые компании. Многие уходят с рынка. Некоторые выживают. Из тех некоторых выживших только 1—3 компании процветают…
Изменения – это неотъемлемая часть современных социально-экономических систем. Изменения нельзя просто переждать: они только накапливаются как снежный ком. Поэтому эффективное управление организационными преобразованиями в настоящее время становится одним из важнейших факторов успеха.
Но просто объявить идею преобразования («Работать эффективнее», «Быть лучше», «Зарабатывать больше» и т.д.), выделить строчкой в Excel (или корпоративной ERP) бюджет и ресурсы и ожидать, что все само исполнится – как минимум наивно.
Для реального внедрения всех замыслов нужна конкретизация всех идей с последующей синхронизацией всех идей, ресурсов, бюджетов и т. д.
И основным способом эффективно воплотить изменения / преобразования / трансформации в жизнь является проектная деятельность.
Но ни в коем случае проектная деятельность не «таблетка от всех болезней»: как только проект закончен – его результат (процесс, услуга, оборудование и т.д.) начинает жить внутри процессов организации. Потому нельзя ставить вопрос «Проекты ИЛИ процессы?». Любой организации или обществу для долгосрочного успеха важно И справиться с требованиями текущей реальности и условий, И не упустить будущие возможности и адекватно ответить вызовы. Своевременные успешные проекты преобразований позволяют организации оставаться на плаву.
Автор данной книги – управленческий консультант с 20-летним опытом ведения проектов для крупнейших компаний по всему миру. Ведущий русскоязычный инструктор по инструментам ведения бизнеса и менеджменту на международной платформе UDEMY (https://www.udemy.com/user/nikita-sergeev-2/).
В основу книги положены самые современные материалы, которые использовались в разных проектах и читались на специализированных МВА программах.
Отметим, что в книгу вошли в том числе и материалы специализированного русскоязычного курса по управлению проектами преобразований на международной платформе онлайн образования UDEMY, который внесен в премиум-подборку корпоративных тренингов UDEMY for Business.
Книга будет полезна любому – будь Вы жаждущий освоить проектное управление новичок или состоявшийся профессионал, желающий познакомиться с особенностями трансформационных проектов.
От автора
Управление проектами как практическая деятельность очень популярна. Пожалуй, уже и не найти руководителя высшего звена, который бы не осознавал важность проектного менеджмента.
Тем не менее, у некоторых еще остается мнение, что это какая-то совсем новая дисциплина. Но на самом деле наука управлять проектами была развита у нас в России и СССР. Большинству «современных» методов проектного управления (сетевые диаграммы, критические пути, календарные планы и т.д.) обучали в Союзе даже студентов 1—2 курса дисциплин управления производственными процессами.
Найдите в Интернет видео ВУЗФИЛЬМа 1970-х годов, и поищите отличия в демонстрируемых там методах с современными (кроме того, что обходились на то время без компьютеров).
И во многих аспектах, особенно в части концептуального проектирования и моделирования, технического и ресурсного менеджмента, а также математических, статистических вероятностно-случайностных методов и работы с неопределенностью советский (русский) проектный подход был (да и остается) на порядок сильнее западного.
Хотя в части финансов и управления коммуникациями западные подходы, несомненно, на порядок сильнее.
Некоторые студенты старших курсов и слушатели МВА скептически относятся к «советскому наследию». Причем искреннее считают, что масштабнейшие «стройки века», станция «МИР», космические корабли «Союз», полет Юрия Алексеевича в космос, ядерная программа, бурное социально-техническое и социально-экономическое развитие… это благодаря героизму и гению отдельных личностей, а не профессионализму и проектному управлению.
Но в книге не об истории проектного менеджмента. И не о сравнении русского и западного подходов.
Возвращаясь к теме: внедрение новой промышленной установки, оборудования, строительство здания или подъездных путей, перенос цеха, открытие производства в другой стране, реорганизация компании, слияние или поглощение конкурента, разработка нового технического средства от автомобиля до космического корабля, – это все вопросы проектного управления.
На сегодня есть ряд сводов знаний и стандартов управления проектами, есть ряд сертификаций. И многие считают эту дисциплину хорошо изученной, достаточно стандартизированной и понятной. И на самом деле так оно и есть.
Кроме отдельной группы проектов – проектов по преобразованию бизнеса в целом или компании, государства или общества, межнациональных взаимосвязей или границ….
Проектов, которые называют модным словом «трансформационные проекты». Их главная особенность в том, что они работают не с жестко детерминированными функциональными техническими системами. Они имеют дело с социально-экономическими системами, неотъемлемой частью которых являются в т.ч. с отношения, мнения, поведение, установки и т. д. людей.
Например, проект избирательной кампании кандидата в Президенты, слияния и поглощения организаций, внедрение новых процессов в компании, изменение оргдизайна и культуры компании, внедрение системы управления, трансформация всей бизнес или операционной модели и т. д.
Ведь современный мир, общество и компании – это сплошные изменения. И их объемы на сегодня настолько обширны и быстрые, что без надлежащего управления обойтись невозможно.
Естественно, инструменты проектного управления применимы и работают для всех типов проектов. Но для трансформационных проектов есть отдельные критические вещи. Более того, для ряда, казалось бы, классических проектных моментов, в трансформационных проектах они имеют свои особенности.
Сам я сертифицированный менеджер международных проектов (IPMA), имею степень МВА, читаю на МВА программах, веду лекции для студентов старших курсов дисциплин «управление проектами», а также тренинги для сотрудников и менеджмента крупных корпораций.
На практическом поприще сопровождаю в год не более 2—3 крупных трансформационных проекта. Таким образом, за 20 лет накопил опыт чуть более полусотни проектов по преобразованиям организаций разных отраслей (от крупных промышленных и высокотехнологических международных гигантов до сравнительно небольших сервисных организаций национального масштаба).
Накопленный опыт позволил выделить особенности проектов по трансформации \ преобразованию. И именно на этих особенностях будет сфокусировано книга.
Поскольку книга написана для широкого круга читателей, то начнется она с обзора базовых понятий управления проектами (все не обещаю, но ключевые моменты обязуюсь осветить – в частности, которые важно знать для проектов преобразований). Опытным практикам этот раздел можно просто пропустить или использовать в качестве возможности повтора базового уровня.
Далее мы сфокусируемся на особенностях управления проектами преобразований. На этом будет сконцентрирована основная часть книги. Особенности будут сопровождаться примерами в привязке к конкретным проектам так, чтобы увязать их с практическим применением.
Примеры будут из бизнеса, но все особенности абсолютно релевантные для общественных, и других трансформационных проектов.
За основу для демонстрации особенностей проектов преобразований в книге используется конкретный проект организационных преобразований (вертикально интегрированная нефтяная компания). По ходу знакомства с этим проектом Вы «проживете» его основные моменты от начала и до конца.
Я постарался в достаточно структурированной форме изложить основные подходы управления проектами преобразований и осветить особенности управления ими: мы пройдемся от основополагающих подходов до главных конкретных методов и инструментов. Ведь в работе Вам мало будет просто теории, нужны практические вещи: как сделать свой проект более эффективно, как его сделать успешным, какие риски могут быть, и т. п.
Напоследок я расскажу о системе управления проектами в организации. Именно эта система отвечает за управление проектами стратегических преобразований организации. Этот раздел будет наиболее ценен для высшего менеджмента организаций, но также полезен любому руководителю так как отдельные элементы этой системы можно применять и в подразделениях с большим количеством проектов. Ну а для проектных менеджеров будет возможность поразмыслить над своим резюме…
В общем, проектная деятельность – на сегодня неотъемлемая часть жизни как любого давно действующего предприятия, так и начинающего стартапа.
Более того, каждый профессионал продает свои навыки на рынке труда. А сам труд буквально с каждым годом кардинально меняется.
Изменение соотношния видов труда за несколько столетий с проекцией на будущие 30 лет…
Все меньше и меньше востребованы должности производительного труда (включая умственного производительного труда). А все больше управленческого (в частности, проектного и процессного управления) и созидательного труда.
Поэтому чем бы Вы ни планировали заниматься, рано или поздно Вы столкнетесь с проектами (либо как спонсор проекта, либо проектный менеджер, либо член проектной команды). И высока вероятность, что это будут именно проекты преобразований.
Моя большая цель, чтобы по прочтению книги Вы уловили особенности проектов преобразований, вынесли 10 заповедей их успешности и умели работать с такими проектами.
Местами в книге использоваться английские обозначения или «англицизмы» – это потому, что именно в таком виде они «витают в обиходе» современного корпоративного мира.
Если после прочтения книги кто-то захочет послушать лекции, выполнить несколько заданий, пройти тесты и познакомиться с кейсами разных компаний – добро пожаловать на мой открытый курс «Особенности управления трансформационными проектами» на крупнейшей образовательной платформе UDEMY.
https://www.udemy.com/course/transformational_project_management/?couponCode=LECTOR-80
А если Вы просто взяли полистать эту книгу любопытства ради, но управление проектами не из области Вашего интереса – то книга все-равно попала в Ваши руки не зря. Наверняка у Вас есть коллеги, друзья или знакомые, которым она будет полезной – поделитесь с ними информацией об этой книге.
Преобразование социально-экономических систем (бизнес, организации, общество…)
Мир ускоряется, становится цифровым, постоянно меняется. Начиная с 80-х (а на постсоветском пространстве после «периода застоя» начиная с 90-х), мир стремительно менялся с ускоряющейся динамикой в нарастающих темпах.
Произошло то, что еще нашим бабушкам, дедушкам, да и родителям казалось неимоверным. Невероятные технологии; проникновение Интернета и цифрового мира в каждый дом; облачные технологии; «размытие» государственных границ для бизнес-структур при нарастающей политической разрозненности; радикальное изменение способов приобретения, потребления и удовлетворения потребностей и т.д.…
Социально-экономическим системам для эффективного функционирования в этом постоянно изменяющемся мире (да и просто для выживания) необходимо постоянно и самим изменяться, и стараться менять этот окружающий мир. И реальная движущая сила изменения социально-экономических систем – это проекты преобразований (или как их еще называют в бизнес-среде трансформационные проекты).
С точки зрения бизнеса цель проекта преобразования (даже если задача проекта ликвидация предприятий, закрытие линии бизнеса или выход из него, отказ от определенных сегментов клиентов и т.д.) – это переход из текущего состояния в некое целевое состояние (ожидаемое в новой будущей реальности) так, чтобы получить существенные преимущества и выгоды.
Проекты – на сегодня для бизнеса, пожалуй, самый главный способ получения этих существенных конкурентоспособных выгод и преимуществ.
В управлении операционной деятельностью (текущее производство товаров и услуг) Вы можете добиться только оптимального использования ресурсов и затрат в соответствии с уровнем удовлетворения клиентов.
Но когда Вам понадобятся радикальные улучшения – без проектного подхода не обойтись. И тогда Вы запустите проект, целью которого будут изменения в операционной деятельности (повышение эффективности, оптимизация затрат, скорость, объемы и пропускная способность и т.д.). А уже результаты этого проекта (со всеми полученными выгодами и преимуществами) «перетекут» в операционную деятельность и станут частью обычной повседневной жизни компании.
Причем выгоды от проекта могут быть не только материальными (деньги, доля рынка, оборудование и т.д.), а и нематериальными (начиная от узнаваемости бренда до просто соответствия системы управления заявленной стратегии). И в проектах преобразований социально-экономических систем чаще нематериальные выгоды выходят на первый план с точки зрения именно результата проекта – а материальные идут скорее, как их следствие; как то, ради чего затевалась получение результата проекта.
Но у самого менеджера по управлению проектами преобразований фокус именно на конкретном результате конкретного проекта – а не на каких-то итоговых верхнеуровневых бизнес-выгодах (которые зачастую отражены в бизнес-кейсе и в целом в трансформационной программе).
В общем, эффективное управление организационными преобразованиями в настоящее время становится одним из важнейших факторов успеха. Но просто деклараций и лозунгов для воплощения изменений мало – нужна конкретизация идей и синхронизация всех ресурсов, бюджетов и т. д. И основным способом эффективно воплотить изменения / преобразования / трансформации в жизнь является проектная деятельность.
Основы управления проектами
Стандарты и «сертификаторы»
В разговорах о проектном управлении всегда подымается тема сертификаций и сопутствующих их стандартов. Вот и я начну книгу с этого.
Для начала акцентирую внимание, что книга не готовит к сертификации и не обучает основам управления проектами – она для менеджеров проектов с опытом. Т.е., в ней нет задачи рассказать о всех сертификациях – для этой задачи более полезно будет почитать специализированную литературу, чем галопом пробежать все сертификации обзорно.
Тем не менее о некоторых сертификациях немного расскажу. Есть множество разных сертификаций PMP\PMI, IPMA, PRINCE, модные Agile (Scrum, Kanban и т.д.) … Писать, что какая-то из них лучше других бессмысленно в принципе – ведь каждая решает имеет свои преимущества, недостатки и ограничения. Но чтобы кто не говорил, самыми двумя классическими почитаемыми на сегодня в бизнес-среде является IPMA и PMP (PMI).
Если в практическом русле рассматривать то, как проходят эти сертификации, то с «моей колокольни» разница следующая:
· Сертификация от PMI больше похожа на сдачу ЭГЕ: ответы на тесты. Процесс сертификации построен на формальных признаках: (а) подтверждение «часов налета» по проектному управлению с перечнем конкретных вещей, которые Вы применяли от инициации до завершения проекта; (б) результаты теста. И тест проводится по всему миру по одинаковым вопросам.
· IPMA больше похож на устный экзамен в школе / ВУЗе, который большинство рожденных в СССР проходили. Он требует перечня проектов, в которых принимал участие сертифицируемый, а также и детального описания одного из проектов, которым он персонально руководил. Помимо этого, в рамках данной сертификации предполагается собеседование с оценщиком или местной коллегией экспертов. А поскольку основой для IPMA является стандарт, который описывает, что должен знать кандидат и какими навыками обладать, то упор больше на роль и личный опыт менеджера проектов, его мысли и выводы, переосмысление опыта в целом.
С моей точки зрения, PMI легче сдавать тем, у кого поменьше опыта ввиду его сильной стадартизированности и тестового формата. Эксперту с реальным опытом сама сдача IPMA будет полезнее – да и базировалась она изначально на основе компетенций менеджера проектов ICB.
Немаловажный вопрос – вопрос длительности сертификатов и требований к ресертификации (продлению сертификата). Внимательно изучите эту тему по сертификации, которую решили получить.
К примеру, длительность IPMA – 5 лет, а сертификатов PMI (самыми популярные PMP и CAMP) – 3 года.
А каждая повторная ресертификация требует определенных формально подтвержденных наработок. Например, для продления РМI-сертификата (PMP) потребуется насобирать за 3 года не менее 60 так называемых PDU (professional development units) для продления. Но для САМР этих РDU не требуется.
Причем в практической проектной деятельности или делясь своим опытом (проводя вебинары, курсы, читая лекции, ведя блоги, написав статьи или даже книгу, выступая в компании, работая менеджером проекта на волонтерских началах и т.д.) Вы можете собрать максимум 25 PDU (да, такое ограничение – все, что набрано свыше просто «сгорает» ввиду того, что ты просто делишься или используешь свой опыт, не обогащаясь).
А в обучении у других (чтение книг, прохождение курсов, посещение конференций, работа с наставником, профдискуссии и т.д.) – есть минимальное требование от 35 PDU. Но тут еще и все должно быть официально подтверждено (сертификатами, видео- или аудиозаписью, официальными регистрациями, чеками, конспектом и т.д.).
У IPMA для низшего уровня D также есть похожие единицы под названием «CPD-часы» (continuous professional development) – их для ресертификации необходимо насобирать не менее 175 за 5 лет (причем минимум 35 в год). Для более высоких уровней требования посложнее и критериями становятся не менее 30 месяцев работы менеджером проекта, сложность, управление людьми и т.д..
В любом случае, все требования к конкретным сертификациям всегда выложены на их официальных страницах – читайте и сравнивайте, выбирайте то, что подходит именно Вам.
Все стандарты, на которых базируются сертификации, в чем-то повторяют, а в чем-то дополняют друг друга. Но PMI создан стандарт PMBoK (Project Management Body of Knowledge – Свод Знаний по Управлению Проектами). И невзирая поклонником какого подхода Вы являетесь, я настоятельно рекомендую почитать PMBoK, хотя бы обзорные статьи.
Но предупреждаю новичков в проектном управлении: простое заучивание процессов и областей знаний любого стандарта ни к чему хорошему не приведет. А особенно подменяя зачастую смысл и дух проектного управления написанием формальных бумажек (как бы соблюдая «букву закона» согласно стандартам).
Во-первых, в конкретном проекте Вы должны взять из стандартов только то, что нужно и ведет к достижению целей Вашего проекта. Если утрировать: ну не будете Вы же использовать инструменты управления поставщиками и закупками, если у Вас в проекте нет внешней закупки.
Во-вторых, даже сами «производители» стандартов говорят, что их применение не гарантирует результатов, а только снижает вероятность «наломать дров».
А любая сертификация – показатель того, что человек что-то знает об управлении проектами. А вот в дополнении к весомому опыту она уже становится хорошим «пропускным билетом» на солидные проекты в солидные компании.
Ведь успех проекта и мастерство менеджера проектов в большей мере обеспечиваются практически реализованными проектами (как успешными, так и не успешными – «за одного битого двух небитых дают»), а не только знаниями и наличия сертификата.
Ведь именно менеджер проекта использует разные подходы и инструменты, понимая, что надо сделать для эффективного достижения целей проекта. Согласитесь, мало кому нужно просто сделать (оформить) проект в соответствие с инструкциями и процедурами. Хотя не будем лукавить: на практике, особенно в крупных компаниях-монополистах, в части проектного менеджмента часто происходит подмена понятий результата и формалистики.
На этом о «проектных сертификациях» в рамках книги все.
Что такое проект (а заодно программа) и управление ими
В отличие от операционной деятельности, которая носит постоянный характер, проекты представляют собой некие временные предприятия.
Проект – это временное (т.е., имеющее начало и осязаемое окончание) предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
Классически проект для объяснения представляют в виде «проектного треугольника», но для понимания полноты проекта (в т.ч. с учетом особенностей проектов преобразований) я использую представление в виде квадрата. Уникальный результат в ограничении ресурсами (люди и материалы), временем, качеством и бюджетами (рис.1.1).
Рис. 1.1. Традиционное и расширенное представление проекта
В классическом проектном менеджменте бюджеты могут покрыть все проблемы с ресурсами. Т.е., как говорят: «Если проблему можно решить за деньги, то это не проблема, а расходы». Вы можете купить производительный труд (например программистов для программы), можете купить дороже или дешевле любые материалы (например кирпич для постройки зданий).
Почему целесообразно выделять ресурсы отдельно? Есть ряд проектов: от опытно-исследовательских в прикладных инженерно-естественных науках до системообразующих в социально-экономических системах – и, в частности, к ним относятся трансформационные проекты / проекты преобразований. И вот тут появляется необходимость доступа к уникальным знаниям, компетенциям (часто даже на стыке дисциплин) и ресурсам, которые так просто не достать.
Вот в таких ограничениях в результате проекта и получается тот самый уникальный продукт, услуга, бизнес-функция, прототип, новые знания, компания… Так, каждый стартап по своей сути является проектом.
А управление проектом – это комплекс мер и методов, направленных на то, чтобы получить ожидаемый проектом результат.
Набор проектов, связанных между собой общим замыслом и нацеленных на единую большую цель, называют программой. Программа всегда состоит из нескольких проектов.
И есть большая разница, когда предприятие запускает отдельный трансформационный проект или целую программу преобразования/ трансформации.
Хочу развенчать один миф: многие менеджеры думают, что управление программами это почти то же, что управление несколькими проектами. И многие преподаватели, инструкторы и тренера поддерживают эту веру.