Системное управление на практике. 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков
- -
- 100%
- +
© ООО Издательство «Питер», 2021
© Серия «Бизнес-психология», 2021
© Евгений Севастьянов, 2021
Что говорят о книге руководители?
Книга «Системное управление на практике» полезна тем, что раскрывает основные методы управления, позволяющие выстроить конкурентную компанию независимо от рода деятельности и масштаба.
Издание является кратким и структурированным практическим пособием, с ним удобно работать. Технология подается в понятной форме с разбором управленческих проблем и способов решения, основанных на личном опыте, за что автор заплатил своим временем и деньгами. Поможет найти ответ для выработки верного управленческого решения в ситуациях, с которыми ежедневно сталкивается руководитель.
Книга помогла по-новому понять принципы работы с отговорками сотрудников, нарушением договоренностей, формулирования ожиданий от сотрудника, а также отличия проступка от ошибки. Рекомендую руководителям всех уровней и тем, кто только хочет стать профессиональным управленцем.
Александр Минаев, основатель и совладелец компании Kronus (крупнейший производитель паллет и паллетных бортов в мире)Эта книга не для ленивых. Я бы сказала, что эта книга – тренажер для управленца, ваш личный бизнес-тренер. Ее эффективность для вас будет зависеть от величины прикладываемых вами усилий. Не стоит читать ее быстро. Каждая история требует проработки и осмысления. Но сделать это будет легко! Информация доносится кратко и по существу, с примерами из реальной практики.
Эта книга для смелых. Она во многом «отрезвляет» и «открывает глаза» на то, что действительно происходит в вашей компании. Не боитесь узнать, какой вы руководитель? Тогда честно ответьте на поставленные вопросы.
Для тех, кто «вошел во вкус», эта книга может стать тренером для всего коллектива. Просто дайте ее почитать коллегам и предложите заполнить Google-таблицу. Вуаля! Таким образом, вы сами проведете аудит. А если не хватает времени или желания, тогда обратитесь к автору книги, общение с ним точно не повредит вашему бизнесу.
Виктория Дубинина, руководитель отдела маркетинга и рекламы компании «Кухонный Двор» (лидер российского рынка мебели для дома по широте представленного ассортимента, 35 салонов в Москве и области)В один прекрасный момент я познакомился с работами Евгения Севастьянова, которые теперь издаются в виде этой книги о системном управлении. Как приятно было узнать, что большинство моих проблем возникали ранее у десятков клиентов автора, а многие их уже успешно решили!
В отличие от классических книг по менеджменту, Евгений с первых страниц концентрируется на практике. Именно это позволяет создать у читателя чувство вовлеченности и заставляет поверить в то, что типовые проблемы можно и нужно решать типовыми способами.
Книга станет отличным воодушевляющим стартом для освоения системного управления.
Евгений Горский, генеральный директор, совладелец ООО «Троицкий инженерный центр» (производство оптических и медицинских приборов)Ваши сотрудники не проявляют инициативу и недостаточно сознательны? У них не «горят глаза» и они работают вполсилы? Настало ли время их поменять и как оценить кандидатов? Эти вопросы наверняка вставали перед руководителем любого уровня, но каждый ли из них задавал вопрос себе: «Все ли я сделал для того, чтобы мои подчиненные работали с полной отдачей?»
В этой книге нет готовых «пошаговых» инструкций. 50 историй из реальной жизни и с реальными руководителями, 50 поводов для размышлений, 50 упражнений для развития и проверки себя, 50 способов стать лучше и профессиональнее.
Юлия Иванова, начальник отдела по работе с клиентами импортной логистики и таможенного оформления, Транспортно-логистическая компания «Восход» (5-е место среди таможенных представителей России)Каждая из пятидесяти историй описана просто и понятно, дан вариант решения в виде кейса, отсылки к детальным тренингам. Возникает желание опробовать на практике новые методы подбора персонала, оценки их результативности, изменить характер поведения с подчиненными.
Без системного подхода к управлению невозможно масштабировать бизнес, настроить системный контроль и управлять бизнес-процессами, обеспечить безопасность бизнеса. Изменения положат начало новому витку развития вашей компании, а возможно, и отрасли в целом! Приятного прочтения и успехов!
Сергей Аленников, начальник отдела контроля качества, «АН-Секьюрити» (одна из ведущих организаций в сфере услуг безопасности в России, 70 филиалов)Эта книга – готовое практическое пособие, которое должно лежать на рабочем столе с закладками и пометками. Прочитала ее в тот момент, когда только стала руководителем небольшого HR-отдела. Систематизирует накопившийся опыт с первых страниц. Очень здравые жизненные советы. Честные истории.
В этой книге, на мой взгляд, отражены абсолютно все ошибки, которые я или мои коллеги совершили в начале управленческого пути. Вроде бы так просто взять и проанализировать текущую ситуа цию и план действий, но никогда этого не делаешь. Взяла листок – написала. Теперь тренирую «управленческую мышцу».
Кристина Шуберт, руководитель HR-отдела, «Divan.ru» (один из ведущих производителей и продавцов диванов в России)«Почему именно эта книга, – спросите вы, – ведь на рынке достаточно книг про наведение порядка в бизнесе?» Мои ответы будут такими.
Первое, у Евгения богатый практический опыт. И это чувствуется с первых строк.
Второе, он не строит иллюзий, что наведение порядка быстрый процесс, и не вводит в заблуждение своего читателя. Путь длиной в тысячу ли начинается с первого шага. Если начнешь менять свое мышление как руководителя, уже не сможешь остановиться, обратного пути нет.
Каждая глава из этой книги помогает улучшать те или иные аспекты деятельности компании, помогает разбираться с наболевшими вопросами. Она на каждый день.
Третье. Автор помогает увидеть лес за деревьями. Книга насыщена разборами конкретных бизнес-кейсов. На их основе делаются понятные, не притянутые за уши выводы. Как учил Шерлок Холмс доктора Ватсона, двигаемся от частного к общему. Это дедукция, важнейший закон логики.
Ну и последнее. Книга легко и приятно читается. Это не учебник физики, она написана не на латыни, а на понятном русском языке, с интересными историями из жизни (кто не любит историй!). Евгений удивительно совмещает в себе четкость и системность с легкостью и юмором. В книге и в жизни.
Обобщая, могу рекомендовать книгу для прочтения как начинающему, так и опытному руководителю! Начните читать ее с любого места, и вы не пожалеете. Удачи!
Сергей Чернышевский, генеральный директор, совладелец ООО «СТО Конгресс» (ежегодно организует 100+ мероприятий медицинской тематики)Благодарности
Посвящаю эту книгу нашему любимому семейному доктору Софии Яковлевне Снигиревой. Ее сердечный пример профессионального подхода к работе стал маяком, на который я ориентируюсь!
Признателен и благодарен:
• Моим учителям по менеджменту Владимиру Константиновичу Тарасову, Александру Семеновичу Фридману.
• Своим близким – за поддержку и терпение во время моей работы над рукописью – жене Диане, сыну Андрею и дочке Марианне; моим родителям Ирине и Андрею – за воспитание и за то, что делились своим управленческим опытом; бабушке Инне Сандиной – за вдохновение от автора прекрасных стихов и картин.
• Собственникам бизнеса и топ-менеджерам, которые прочитали черновую версию рукописи и своей обратной связью, комментариями внесли существенный вклад в форму подачи материала и конечный результат: спасибо, Сергей Комкин, Алексей Триллер, Олег Евстифоров, Никита Миклушов, Евгения Федосеева, Ольга Полканова, Дмитрий Костюничев, Гордей Михейкин, Андрей Севастьянов.
• Всем сотрудникам и людям, которые когда-либо работали в моем подчинении. Всем руководителям, у которых довелось поработать в подчинении мне. Моим клиентам, с которыми мы внедряем системное управление на практике. Благодаря всем вам я получил опыт, которым делюсь на страницах книги!
Для кого эта книга?
1. Для собственников и топ-менеджеров малого и среднего бизнеса, руководителей отделов – тех, кто недоволен результатами, качеством или эффективностью работы подчиненных и хотел бы увидеть конкретные примеры, простые инструкции по решению типовых управленческих проблем и ситуаций.
Если же вы скорее довольны тем, «как работают ваши подчи ненные», но видите потенциал для улучшения их работы – найдете в историях полезные для себя управленческие приемы, решения, рекомендации. Я насчитал их в книге значительно более 50 штук.
На страницах книги вы узнаете, как руководителю:
• составить пошаговую инструкцию для сотрудников, чтобы они перестали «ходить по граблям» и совершать болезненные ошибки;
• делегировать работу подчиненным, чтобы вместо «просиживания штанов» и «перекладывания ответственности друг на друга» люди проявляли инициативу и самостоятельно работали на результат;
• реагировать на нарушения сотрудниками правил и договоренностей, чтобы избавиться от «ручного контроля за каждым чихом».
И многое другое. Просто посмотрите оглавление – названия историй говорят сами за себя.
2. Для руководителей подразделений и отделов, которые мало знакомы с системным подходом в управлении, но обогащают свой опыт новыми приемами и техниками. Для тех, кто желает добиться больших результатов, заинтересован в профессиональном и карьерном росте.
3. Для руководителей-экспертов, которые хорошо ориентируются в системном управлении и применяют его на практике. Чужой опыт в виде историй поможет взглянуть на типовые «управленческие проблемы» под иным углом, найти новые решения или доработать уже используемые.
4. Для добросовестного специалиста, который претендует сейчас или целится в будущем на должность руководителя. Многие решения из этой книги не используют те, кто годами занимает управленческие должности. У вас есть хороший шанс выиграть конкуренцию с ними. Освойте хотя бы несколько приемов, и ваши перспективы занять руководящую должность сильно вырастут – вы будете бесценной находкой для топ-менеджеров. Это же касается руководителей среднего звена, которые рассчитывают стать директорами.
5. Если же вы считаете себя «зубром в управлении», в вашем бизнесе (подразделении) нет проблем и/или «точек роста», а внутренний голос постоянно твердит «у нас все прекрасно и не может быть лучше», – подарите эту книгу своим знакомым руководителям! ☺
Какую пользу можно извлечь из книги и как это сделать?
1. Улучшить собственные навыки в области системного управления. Прочтите управленческие истории. Выполните короткие задания. Для этого нет надобности в специальных знаниях – все написано простым языком и в виде пошаговых алгоритмов действий. Адаптируйте для своей компании/ подразделения и начните использовать на практике.
2. Обучить и оценить руководителей, которые вам подчиняются. Попросите их во время изучения книги письменно выполнить все задания – в электронном документе. Такая работа станет для менеджеров отличным управленческим практикумом, а для вас – материалом для оценки их знаний, навыков и возможностей развития.
3. План действий по внедрению системного управления в компании/ подразделении. Выберите истории и решения к ним, которые наиболее актуальны для вашей компании/подразделения. Составьте на их основе стартовый план действий.
4. Материал для внутреннего тренинга руководителей.
Выберите несколько историй и попросите каждого участника:
• вспомнить аналогичные истории из личной практики;
• подготовить предложение, «какой стандарт и договоренности помогут разрешить проблемы и не допустить их возникновения в будущем»;
• сформулировать ключевые тезисы стандарта.
Обсудите результат в группе ключевых сотрудников и вместе сформируйте единые правила для компании. Люди будут не только вовлечены в разработку правил, но и получат понимание, как применять системное управление на практике.
5. Образец для ценностей компании и программы обучения руководителей и сотрудников в формате реальных управленческих историй (кейсов). По аналогии напишите свои истории. Ваши сотрудники «проживут» их, поймут, как те или иные правила связаны с реальностью и опытом компании, а значит, будут более активно нацелены на выполнение регламентов и стандартов без принуждения. Когда перечень ошибок заранее известен широкому кругу лиц, согласитесь, некомфортно их повторять?
6. Подарок партнерам или своим знакомым руководителям. Сделайте сотрудничество, взаимодействие и общение более комфортным. Кто владеет основами системного управления – соблюдает договоренности. Согласитесь, с такими людьми работать приятнее.
Введение, или Что потребуется для внедрения рекомендаций из книги на практике и извлечения максимальной пользы
Концепция книги и как с ней работать – почему именно в виде коротких историй и примеров, а не «учебника по менеджменту»?
Перед вами сборник проблем, решений, рекомендаций и кейсов, рассмотренных с позиции системного подхода к управлению. С ними повседневно сталкиваются собственники, топ-менеджеры и руководители. Обобщенно я называю их историями.
Откуда я их взял? Мой личный опыт управления людьми – 18 лет (совершеннолетие пройдено! ☺) на разных руководящих должностях и в разных компаниях. Девять лет я консультирую собственников и топ-менеджеров по внедрению системного управления и за это время работал более чем с 240 компаниями.
Каждая история – это реальная ситуация, которую «прожил с болью» лично я в повседневной работе как руководитель и/или мои клиенты – со своими подчиненными.
В книге нет «универсального пошагового алгоритма для построения системного бизнеса», нет «комплекта шаблонов регламентов для сотрудников на все случаи жизни» (впрочем, образцы документов вы сможете получить, но об этом в свое время). У книги другая цель – показать применение системного подхода к управлению на практике, в конкретных ситуациях.
Собственники и топ-менеджеры – занятые люди. Многим некогда читать «талмуды». Моя книга для тех руководителей, кто не может или не готов выделить большое количество времени на внедрение системного управления, а хотел бы идти маленькими шагами в форме практических микродействий.
Книга состоит из 50 историй-кейсов. Каждая представляет собой обучающий мини-модуль из пяти логических блоков:
1. История в формате управленческой ситуации, проблемы или бизнес-задачи, которая произошла с конкретным руководителем (все имена, само собой, изменены). В истории я целенаправленно подсвечиваю типовые ходы руководителей, совершаемые в рамках «повседневного» (интуитивного) управления, а также порождаемые ими риски и проблемы. У каждой истории есть продолжение: ее решение руководителем с точки зрения си стемного управления + итоговый результат. Речь идет о реальных историях, поэтому далеко не у всех хеппи-энд.
2. Блок «Тренировка управленческой мышцы». Поможет адаптировать ситуацию в форме истории-кейса к реалиям собственной компании/подразделения. Содержит список вопросов для проработки и развития управленческих навыков.
3. Блок «Системный подход к управлению». Здесь вы найдете принципы и краткие пошаговые алгоритмы разрешения ситуации из истории-кейса с точки зрения системного управления. Опираясь на них, вы сможете решить не только идентичную управленческую задачу в своей компании (подразделении), но и целый пласт родственных проблем.
4. Блок «Моя личная история». Я делюсь своим опытом столкновения с аналогичной проблемой, который содержит немало провалов и ошибок.
И стараюсь замечать ошибки, анализировать причины, исправлять. Не всегда получается, но недаром говорят: «Увидеть проблему – на 50 % ее решить». Да, опыт на ошибках самый болезненный, но и самый ценный – надолго запоминается. Нет смысла бояться ошибок, они неизбежны. Важно находить силы их признать, приложить требуемое усилие по изменению своего поведения, изучению нового и формированию дополнительных навыков. Чтобы получить что-то новое, необходимо начать что-то делать по-новому. Другая формула мне неизвестна.
5. Блок «Анализ текущей ситуации и план действий». Поможет запланировать конкретные шаги по внедрению системного подхода к управлению в компании/подразделении на основе проработанной истории-кейса. Не только заполняйте сами, но и подарите экземпляр книги подчиненному. Его зафиксированные планы о многом расскажут.
Два слова об общей схеме работы с книгой. Тем, у кого бумажная версия, будет удобно делать пометки «не отходя от кассы» (после каждой истории есть специальная мини-таблица). Если же вы – приверженец работы с электронными документами, я приготовил для вас специальный шаблон таблицы в формате Excel и Google-таблиц.
В шаблоне для каждой из 50 историй созданы удобные разделы, чтобы вы могли зафиксировать идеи и проблемы, составить на их основе план действий. Сбор информации в едином месте – это тоже системный подход. Так легче расставлять приоритеты, последовательно реализовывать планы на практике.
Чтобы получить таблицу, напишите мне через социальные сети (их просто найти, достаточно ввести в «Яндексе» запрос «Евгений Севастьянов системное управление» – и вуаля) или на почту tab@50stories.ru (ответ по почте придет быстрее).
Не правда ли, интересно посмотреть, как поработают с книгой подчиненные вам руководители и коллеги на аналогичном уровне управления? Коллегам предложите сравнить результаты, а под чиненным дайте официальное задание изучить книгу и по итогам отправить заполненную таблицу (формат соревнования тоже уместен: у кого более ценные идеи и планы – получает премию).
В рамках управления ожиданиями предупредите о том, что «профанация» и «формальный подход» к выполнению задания незавидным образом охарактеризуют реальное отношение к работе и профессиональному развитию. Принцип «за разницей в действиях стоит разница в компетенциях, целях и ценностях» поможет увидеть расхождения между «устными заверениями» и действительными намерениями и возможностями человека.
Попутно решается задача проведения аудита. Вы узнаете много интересного! Только не ругайте за правду, а зафиксируйте полученную информацию в качестве отправной точки роста. А вот если человек не начнет исправлять выявленные проблемы, тут уже стоит поругать «от души».
В каком количестве и порядке рекомендуется читать истории? Если вы будете просматривать по два-три кейса из книги в неделю и выполнять прилагающиеся к ним упражнения применительно к своей компании/подразделению, подчиненным, ситуациям – уверен, в аналогичных случаях у вас появится способность действовать с позиции системного управления «на автомате».
Не забывайте проверять составленные планы по чек-листу, который прилагается в конце книги (раздел «Заключение»). После прочтения всей книги, если есть желание, пройдите итоговый тест на «готовность к системному управлению». Как получить на него ссылку, сказано там же, в «Заключении».
А там и сотрудники «подтянутся». Вначале адаптируются под создаваемую вами среду, затем системный подход станет частью корпоративной культуры – когда люди руководствуются принципами не «потому что так принято», а «потому что так привыкли». Как чистить зубы каждый день.
В целях тренировки вы можете читать кейсы подряд или записать в ежедневник задачу, например: «По вторникам и четвергам открывать случайную страницу книги и разбирать посланную “богом менеджмента” ситуацию».
А где научное определение системного управления?!
Возможно, у кого-то возникнет вопрос: «Стоп! А где научное определение системного управления?! Где доказательства его эффективности?! Где?..»
Сначала я написал восемь страниц теоретических выкладок о том, «что такое си стемное управление» и «как оно полезно-замечательно». Потом вспомнил, что эта книга про практику, и безжалостно сжал все в пару абзацев (они перед вами). Получилось как «дважды два = четыре пункта».
Суть системного подхода к управлению:
1. Найти эффективный способ выполнения поставленной задачи. Протестировать на практике его работоспособность. Учесть влияние данного способа на конечный результат и все остальное – существующие правила, сотрудников, руководителей, собственников, корпоративные ценности, коммуникации, оргструктуру, функции подразделений, отношения и т. д.
2. Зафиксировать способ в письменном виде (чек-лист, схема, алгоритм, регламент, принципы, видеоурок и т. д.).
3. Провести обучение сотрудников.
4. Внедрить способ выполнения работы в качестве стандарта и постоянно его совершенствовать – собирать лучшие идеи и практики. На их основе развивать и дорабатывать стандарт.
Для начала этой информации про системное управление достаточно. Остальное – на примерах, по ходу чтения. Каждый сам сможет решить, насколько системный подход к управлению эффективен для него.
Как внедрить на практике полученные из книги знания, чтобы ни вам, ни сотрудникам «не захлебнуться» в новых правилах и действиях?
После прочтения историй-кейсов вы можете захотеть внедрить полученные знания на практике «как можно скорее» и «сразу и везде». Не торопитесь воздействовать на всех людей в коллективе и решать все проблемы в одночасье – так их (проблемы) можно лишь приумножить! Вместо того чтобы «хвататься за все», выбирайте «узкий участок» и делайте небольшие шаги там.
Проиллюстрирую на примере «как внедряется система регламентов» (регламент – инструкция в письменном виде по выполнению работы). Сначала выберите нескольких сотрудников, которые должны использовать регламенты в работе. Убедитесь в явной положительной тенденции не только в соблюдении регламентов, но и в качестве результатов труда. Лишь затем подключайте дополнительных людей.
«Узким участком» будет конкретный процесс (повторяющаяся задача), а не все обязанности сотрудника. Внедрили регламент по приему заявок от клиентов, люди по нему реально работают и заявки перестали теряться? Только после этого беритесь за регламент по составлению коммерческих предложений!
Небольшие шаги – описание не всего процесса «приема заявок от клиентов» сразу, а наиболее критичной его части на данный момент, где возникают проблемы и потери. Можно начать с раздела регламента «как и когда проверять пропущенные телефонные звонки и электронную почту», если некоторые клиенты не могут дозвониться и своевременно получить ответы на свои письма. Убедитесь, что составленная часть инструкции выполняется, помогает достигать результата – своевременной и качественной обработки заявок клиентов. Только после этого переходите к разработке и внедрению новых разделов регламента.
«Семь раз отмерь, один раз отрежь», или Важность адаптации предлагаемых решений к текущей ситуации в компании и вашему опыту
На всякий случай предостерегаю от «бездумного» использования прочитанного и его восприятия на уровне истины в последней инстанции. Здесь вам как раз пригодятся наработанный управленческий опыт и интуиция!
С их помощью решайте, насколько предлагаемый вариант действий уместен в ваших обстоятельствах и как его адаптировать с учетом ситуации в компании, личных и профессиональных качеств ваших подчиненных и коллег, существующей корпоративной культуры.
Со своей стороны я подготовил принципы-ориентиры во «Введении» и в истории-увертюре. Познакомьтесь с ними, прежде чем переходить к работе с 50 историями.
Моя биография – 18 лет управленческого опыта
В каждой истории есть специальный блок, в котором я делюсь личным опытом, рассказываю о своих провалах и ошибках в управлении. Думаю, читателю будет интересно посмотреть, к какому из периодов моей трудовой деятельности на ниве управления этот «сын ошибок трудных» относится.
Скептики тоже не забыты! Им важно удостовериться, что автор книги имеет реальную управленческую практику. Впрочем, убежден, истории и предлагаемые управленческие решения поведают об этом лучше любых анонсов. Мои управленческие года – мое богатство: