Саммари книги Девида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

В деловом мире понятие «многозадачность» стало синонимом успешности и высокой продуктивности. Однако работа в режиме постоянного стресса часто приводит к профессиональному выгоранию. Чтобы не допустить этого и не потерять интерес к работе, учитесь правильно распоряжаться информацией. Задача этой книги – дать инструменты, которые помогут организовать рабочий процесс для достижения максимального результата при минимуме психологических затрат.

Методы Getting Things Done (или GTD) просты для восприятия и помогают снизить уровень стресса, в котором постоянно пребывают сегодня многие представители бизнеса. Эти методы неоднократно протестированы в работе с клиентами на бизнес-тренингах и персональных коуч-программах.

Глава 1. Новые методы для новой реальности

В ритме, который задает нам сегодняшняя жизнь, очень трудно достичь желаемого результата в любой сфере деятельности, сохранив при этом эмоциональное равновесие и не подвергая себя серьезному стрессу.

Чтобы тратить время с максимальной продуктивностью, избегать состояния постоянного беспокойства и не погрязнуть в потоке ежедневных обязанностей, придется изменить некоторые привычки и поведенческие стереотипы.

В этой книге вы ознакомитесь с методикой, которая поможет управлять рабочими процессами, используя несложные практические инструменты и решения. Вы можете начать применять эти знания с первой же минуты в любой возникшей ситуации не только в профессиональной жизни, но и в личной.

Главная проблема современного бизнеса – слишком много задач и слишком мало времени на их решение. Уровень стресса постоянно растет, и этому есть несколько причин.

Размываются рабочие границы. Если раньше у работника была конкретная функция, выполнение которой можно было легко проконтролировать, то сейчас ситуация изменилась. У каждого менеджера наберется целый пакет задач, выполнить которые необходимо здесь и сейчас, причем максимально качественно. При этом качество проделанной работы не всегда возможно оценить. Например, как понять, насколько успешной была презентация, или какое количество знаний уложилось в головах ваших учеников? Довести такую работу до абсолютного совершенства не представляется возможным.

Кроме того, границы собственной ответственности смещаются из-за необходимости плотного взаимодействия с коллегами по работе. Коммуникативные технологии не оставляют для нас личного пространства, вовлекая в водоворот чужих проблем и задач.

Изменения в жизни и обществе. Время статичной и стабильной работы прошло. Сегодня мы вынуждены жить в режиме постоянных изменений целей, технологий и отношений.

Необходимость все время адаптироваться к новым условиям приводит к перманентному личностному кризису.

Неэффективность прежних навыков. Темп жизни и происходящих в ней изменений настолько увеличился, что традиционный тайм-менеджмент мало помогает в вопросах самоорганизации. Требуются более действенные, современные технологии и инструменты.

Система GTD предназначена для того, чтобы вы могли управлять уровнем своего стресса и двигаться по жизни позитивно настроенным.

Чтобы успешно справляться с потоком дел, возложенных на ваши плечи, нужна системность мышления и мотивация. Следующие модели поведения помогут вам в этом:

♦ фиксируйте любую нерешенную задачу в системе планирования, которой вы привыкли пользоваться;

♦ четко сформулируйте для себя, в чем именно заключается ваше обязательство, и какое решение вы приняли для его исполнения;

♦ создайте цепочку напоминаний сразу же, как выработаете план действий по решению проблемы;

♦ учитесь мыслить с точки зрения действия и результата, тогда все, что не относится к проблеме, не будет отвлекать ваше внимание. Нужно уметь концентрировать внимание на важных аспектах, не отвлекаясь на второстепенные. Перед тем, как приступить к решению задачи, сядьте и спокойно обдумайте ее.

Воспользуйтесь поведенческими моделями, перечисленными выше, и вы сразу увидите, насколько четкими и структурированными стали ваши мысли. Все ненужные раздумья, вся текучка, не относящаяся к конкретной проблеме, отойдет на второй план, и не будет мешать в рабочем процессе.

Большинство людей плохо справляется с потоками внешних стимулов и раздражителей. В режиме многозадачности наш мозг тратит огромное количество ресурсов на непродуктивное обдумывание дел из категории «разное», в то время как лучше всего было бы и для этих, казалось бы, несущественных, задач продумать четкую последовательность действий.

Чтобы не забивать свою память списками задач, вам нужно понять две вещи:

♦ вы не в состоянии управлять всеми потоками информации – вы не мировой суперкомпьютер;

♦ вы не можете управлять приоритетами – просто примите их, как данность.

Главным вопросом для вас станет принятие решения о том, чем именно и как заниматься в каждый момент времени. Это и есть то самое управление действиями, которое поднимет уровень вашей эффективности в разы. Используйте для этого несколько подходов:

♦ применяйте принцип «снизу вверх» – начинайте с самых простых ежедневных задач, возьмите под контроль рутинные дела перед тем, как подходить к основным личным и корпоративным проблемам;

♦ практикуйте управление и по горизонтали, и по вертикали – горизонтальное планирование поможет выстроить связи и скоординировать все ваши дела и проекты. Вертикальное – поможет сконцентрироваться на индивидуальных решениях для каждой проблемы;

♦ не держите задачи в голове – это ключевой подход для повышения личной продуктивности и снижения стресса. Все коучи и бизнес-тренеры учат: чем больше вы стараетесь помнить, тем меньше вы успеваете сделать. Составляйте списки необходимых срочных и несрочных дел в той форме, которая вам удобна.

Разгрузите свою «оперативную память» с помощью этих нехитрых подходов, и сконцентрируйтесь на идеях, а не на текучке – и ваше сознание обязательно отблагодарит вас за это.

Глава 2. Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом

В основе методики GTD лежит процесс управления производственными (или личными) проектами, разбитый на пять шагов. С их помощью вы сможете определить приоритетность задач, найти подходящие способы решения проблем, обеспечить необходимый контроль над текущей ситуацией.

Процедуры, которые дадут вам в руки рычаги управления, это:

♦ сбор информации;

♦ ее обработка;

♦ организация результатов и подбор вариантов решений;

♦ обзор вариантов и выбор одного из них для реализации; собственно выполнение (реализация) выбранного решения.

Для решения поставленной задачи вы должны собрать всю необходимую информацию, не отвлекаясь на сторонние проблемы. Именно с этой базой данных вам предстоит работать впоследствии, чтобы принять правильное решение.

Соберите всю «незавершенку», личные и профессиональные вопросы, которые требуют вашего непосредственного участия.

Для сортировки этих дел создайте «корзины» – места, куда будут отправляться документы, записи или вещи определенных категорий. Для этого можно использовать физические объекты (канцелярские лотки, ящики) или цифровые накопители. Если вы предпочитаете хранить информацию на электронных носителях, синхронизируйте ваши мобильные устройства, чтобы все необходимые данные были под рукой в любое время и в любом месте.

Как только вы рассортируете всю информацию по корзинам, постарайтесь избавиться от лишнего беспокойства по ее поводу.

Три действия, которые помогут вам добиться успеха:

1. сохраняйте незавершенные проекты и проблемы во внешней системе, а не в голове;

2. минимизируйте количество систем хранения;

3. регулярно и своевременно очищайте их от лишних данных.

Обработка имеющейся информации – очень серьезный этап, подразумевающий расчищение «корзин» от лишних данных по определенному алгоритму. В самом процессе нет ничего сложного, просто рассмотрите каждый блок и ответьте себе на вопросы: «что это такое» и «требует ли это ваших действий». На второй вопрос очевидны два ответа: «да» и «нет». При получении ответа «нет» вы можете принять три решения: удалить ненужную информацию, сохранить ее в качестве справочной, отложить ее «на всякий случай», как потенциально полезную.

При ответе «да» вы рассматриваете задачу в нескольких аспектах:

♦ какой результат нужен;

♦ какое следующее действие нужно совершить.

После этого вам остается принять решение, сделать ли работу самому, отложить задачу на некоторое время или делегировать ее выполнение третьему лицу.

Организуйте свои повседневные задачи в систему, состоящую из различных категорий, в любом удобном для вас формате (в блокноте, папке, или в виде файла). Отслеживайте следующие категории:

♦ список проектов и необходимые материалы по каждому из них;

♦ календарь событий, напоминания, связанные с ними;

♦ лист ожидания;

♦ список «возможно/когда-нибудь»;

♦ справочная информация.

Считайте проектом любое дело, для достижения результата в котором потребуется не единичное действие, а набор последовательных шагов. Вся информация, относящаяся к конкретному проекту, должна аккумулироваться в отдельной папке (физической или цифровой). Основные и вспомогательные материалы можно размещать в ней по принципу архивного хранения.

Категории и списки необходимых действий должны помочь вам в контроле над процессом реализации задачи. Используйте для этого систему напоминаний. В вашем рабочем календаре текущие дела должны фиксироваться в трех категориях: