Охота на данные. 101 совет предпринимателю: как научиться бизнес-анализу

Построение «Аналитической Среды»

Фотография rawpixel, источник Unsplash

Мы потратили 30 лет на букву T в аббревиатуре IT. Теперь нам нужны другие 30 лет, чтобы сфокусироваться на I.

Ваши программные приложения по управлению бизнесом оживут, если построить вокруг них небольшую, но эффективную систему хранения и анализа данных. Как это сделать?

Аналитическая среда – это небольшой программный комплекс, несущий огромную пользу бизнесу.

Компоненты аналитической среды:

• таблицы,

• запросы,

• формы,

• интеграционные сервисы,

• аналитические кубы,

• отчеты,

• дашборды и графики,

• презентации,

• Excel-модели.

Также в данной главе будет рассказано про дополнительные эффекты от построения аналитической среды и про то, как важно уметь работать с нецифровыми данными.

Рассмотрим все это подробнее?

Таблицы

Все необходимые для анализа данные мы с вами загружаем в таблицы единой базы данных. Принимаются файлы и базы данных совершенно разных (любых!) форматов: CSV, Excel, Google Sheets, 1С, amoCRM, Битрикс24, 1С-Битрикс, Joomla, MySQL и т. д. Пример: списки лидов, клиентов, мероприятий, сделок, отправленных/полученных сообщений и писем – все, что угодно.

Запросы

Таблицы необходимо объединять в запросы, чтобы:

а) отсеять ненужные или некорректные записи;

б) получить верхнеуровневое представление о данных, которыми вы владеете. Пример: запрос, связывающий таблицу клиентов со списком отправленных клиентам почтовых сообщений, может дать вам информацию о том, с кем ваши менеджеры продаж забыли пообщаться. Попутно этот запрос может выявить дубликаты среди клиентских записей или даже наличие клиента, с которым ведется интенсивная переписка, но он еще (о ужас!) не зарегистрирован как клиент!

Формы

Кнопки запуска отчетов, фильтры, календари, чекбоксы – все это реализуется в специальном программном конструкторе. Делается быстро и так же быстро может изменяться непрограммистами.

Интеграционные сервисы

Пожалуй, это самая трудозатратная часть аналитической среды. Но в умелых руках даже это может быть сделано достаточно быстро. Самый легкий способ интеграции с вашими учетными системами прямо сейчас – выгрузить необходимую вам таблицу в Excel или csv-файл. У большинства систем автоматизации бизнеса сегодня такая возможность есть. А если нет, то… не нужна вам такая закрытая система!

После того, как вы начнете получать преимущества аналитической среды, самое время задуматься о втором этапе. Автоматическую интеграцию ваших существующих систем с аналитической средой можно построить с помощью так называемых веб-хуков и веб-сервисов. И вот это уже делают специально обученные разработчики.

Пример структуры данных аналитической среды.

Аналитические кубы

Сразу начнем с примера. Представим себе динамику объемов продаж вашей компании по кварталам и по категориям продукции или услуг. Это ли не простая двумерная таблица? Да! Тот же самый отчет в разрезе регионов – снова простая таблица. Но если вы хотите видеть и регионы, и виды продукции, сразу возникает необходимость эти две таблицы объединить. Возникает трехмерная модель данных (продажи, периоды и регионы), каждое из измерений которой становится равноправным в своем существовании. Трехмерная модель – это уже куб. К нему уже можно добавлять и другие аналитические грани: дистрибьютор, заказчик и т. п. Отчет, который вы в итоге увидите, покрутив такой «кубик», называется срезом данных.

Пример аналитической диаграммы Маримекко.

Отчеты

«И вот моя рука ложится на ее руку, и в эту секунду – не в следующую секунду, а прямо в эту – всего вот этого становится недостаточно…» (Е. Гришковец) Вот так же и с отчетами. Вы наконец-то получили столь ожидаемые вами данные и вдруг поняли, что вам бы хотелось «провалиться» в одну из цифр, чтобы увидеть, из чего она сложилась. И тогда речь пойдет не об интерактивных отчетах, а о «сверлении» данных. Пример: вы получили отчет по расходам на фонд оплаты труда в разрезе всех своих филиалов. Выяснили, что филиал в Саратове, как оказалось, быстрее всех остальных (над медианой) увеличивает объем ФОТа. Хочется кликнуть по Саратову и посмотреть, какой именно департамент растет быстрее коллег. И так далее: вниз – вверх…

Дашборды и графики

Приборные доски, интерактивные графики и диаграммы… Все это жизненно необходимо и собственникам бизнеса, и топ-менеджерам, и вообще любым пользователям. Но нужно помнить о разграничении прав доступа к данным. Вам знакомы такие сущности, как водопадный график, диаграмма торнадо, график Маримекко? Все эти наглядные, эстетичные варианты представления данных вы сможете получить, воспользовавшись собственной аналитической средой.

Пример водопадных графиков.

Презентации и Excel-модели

Выходными документами могут служить не только pdf или бумага. Вы можете хранить свои данные прямо в форматах Excel, Google Sheets, Word, Google Docs, PowerPoint, Keynote, Google Slides. Вам ведь достаточно быстро понадобится множество данных (как цифровых, так и текстовых) менять сразу в нескольких презентациях. Или, например, вы захотите, чтобы сгенерированный отчет стал частью какой-либо финансовой модели, исполненной в Excel.

Попутные работы

В ходе построения аналитической среды необходимо проводить естественный аудит данных: формулы Excel-таблиц, ошибки в существующих отчетах, нормализация баз данных, сведение и вычищение данных (устранение дубликатов, преобразование форматов, построение индексов) … Все это в конечном счете приводит к оздоровлению цифровой среды вашей компании. Как минимум вы начнете получать следующие недоступные ранее результаты:

– Ваши сотрудники больше не ссылаются на отсутствие у них навыков разработки новых отчетов. Напротив, им начинает нравиться создание и генерация отчетов и аналитических форм. Потому что, если это дается легко, то бизнес становится абсолютно прозрачным, или даже «прозревшим».

– Вы очень быстро находите слабые, рисковые места вашего бизнеса, «бутылочные горлышки» производственных процессов и неоптимальные звенья логистических цепочек.

– Ваши инвестиции в системы управления бизнесом наконец-то начинают окупаться. Попробуйте спросить думающего бизнесмена, сколько стоит его бизнес: с отчетностью и без. Разница между этими двумя величинами и будет составлять тот самый пресловутый «возврат инвестиций в ИТ».

Обработка нецифровых данных

Современный мир полон инструментов, позволяющих вам легко хотеть и получать следующее.

Вы продаете разным категориям клиентов и хотели бы, чтобы для каждой категории в презентации указывались только релевантные рекомендации? В самом деле, зачем хвастаться перед нефтяниками достижениями в области ритейла, и наоборот?!

Еще пример: вам предстоит работа с презентацией в самолете или в другом людном месте. Но вы не хотели бы, чтобы кто-то из случайных попутчиков видел логотипы компаний, с которыми вы работаете. В конце концов, у вас с ними подписан NDA.

Или такой пример: вы три недели разрабатывали презентацию нового продукта под названием «АБВ». И вот перед самым-самым выходом на инвестиционный комитет вы решили поменять название продукта на «ЦДЕ».

С помощью грамотно выстроенной аналитической среды вы сможете легко делать все вышеперечисленное, а также массовым порядком изменять юридические формулировки сразу в нескольких сотнях договорных форм (в том числе в зависимости от суммы договора)!

Вам будет по силам автоматически генерировать презентацию под конкретный тип клиента, стадию продаж, требуемый уровень детализации и т. п.

10 советов по построению отчетности

Фотография Scott Blake, источник Unsplash

1. Классифицируйте базовые группы отчетности и разбейте их на подгруппы.

Отчеты для маркетинга состоят из следующих подгрупп.

I. Анализ внешней среды: конкурентов и рынков.

II. Исполнение маркетингового бюджета в разрезе конкретных рекламных кампаний.

III. Отчеты по взаимодействию с отделами продаж: конверсии в клиентов, переданные на проработку продавцам лиды.

Отчеты для производства

I. Исполнение производственных планов.

II. План загрузки производственных мощностей.

III. Фактическая загрузка мощностей.

Отчеты по продажам

I. Исполнение плана продаж.

II. Воронка продаж.

III. Взаимодействия с маркетингом (отчеты такие же, как в маркетинговой третьей группе, но «зеркальные» – составленные продавцами): конверсии, эффективность каждого менеджера по продажам, коэффициент удовлетворенности клиентов.

Пусть упомянутая зеркальность отчетов продаж и маркетинга не вызывает у вас иллюзию избыточности. Даже если так оно и есть, в большинстве случаев встречная отчетность помогает в конечном счете обоим «столкнувшимся» подразделениям договариваться об общих цифрах и служит инструментом взаимного контроля.

2. Прежде всего разберитесь с перечнем стандартной отчетности, предоставляемой вам в уже имеющихся системах. Например, в CRM, бухгалтерской, производственной системе. Насколько они гибки? Насколько отражают ваши потребности? Скорее всего, ответ на последний вопрос будет: «В районе 30%». Это не потому, что все системы плохие. Некоторые из них даже не предполагают богатой встроенной отчетности, поскольку все бизнесы разные и, как говорится, на всех не угодишь. Разработчикам систем автоматизации бизнес-процессов подчас проще и эффективнее реализовать надежно работающий механизм интеграции со специализированными аналитическими системами, а самим сосредоточиться на корневом функционале. Итак, выходным результатом этого совета будет перечень ваших «хотелок» по отчетности – набор всего того, что вы не увидели в своих системах, а хотели бы.

3. Научитесь импорту данных в Excel, Access, Power BI. Это отдельная задача. Без нее вы не сможете данные инструменты изучить. Также важно знать, что такое файл формата CSV. Отныне это будет ваш универсальный «обменник» информацией между системами.

4. Внимание! Самостоятельная работа с различными системами потребует от вас разобраться в вопросе кодировки символов, передаваемых CSV-файлами. Наиболее полное описание того, как это сделать, описано в статье Mail.Ru Group.

5. Научитесь «рисовать отчеты». Техническое задание превыше всего. Даже если это задание для себя любимого. Свой будущий отчет можно рисовать карандашом. А можно и в Excel – сразу станет понятна степень наглядности и достижимости того, что вы хотите в итоге получить.

6. Кстати, о технических заданиях. Не лишним было бы разобраться со структурой проектной документации. Во-первых, рано или поздно ваши отчетно-аналитические инициативы превратятся в полноценный проект. К этому нужно быть готовым. А во-вторых, правильная постановка задачи еще ни разу не привела к неправильному ее решению. Функциональные требования, техническое задание, проектное решение – все это является предметом отдельного обучения.

7. Любой отчет сначала попробуйте сделать самостоятельно. Это не так сложно, как кажется. Особенно когда вы прочитаете эту книгу и познакомитесь со всеми материалами по ссылкам.

8. Потренируйтесь переводить PDF в Excel. Найдите данные, расположенные в больших PDF-таблицах и задайтесь целью перенести эти данные в удобоваримую, легко поддающуюся фильтрации Excel-таблицу. Еще одно полезное упражнение – конвертировать, например, базу ваших потенциальных клиентов, со всеми их контактными данными, в почтовый сервис (например, в MailChimp). Поверьте, вы столкнетесь с достаточным количеством трудностей, чтобы прочувствовать мир данных. Впрочем, хорошие сервисы всегда обеспечат вас достаточно красноречивыми подсказками, чтобы не пришлось бросить такое упражнение на середине пути.

9. Посмотрите на свои таблицы в сыром виде. Прямо в виде записей (строчек) и полей (столбцов). Очень полезно самостоятельно занести несколько записей, скажем, в CRM-систему, а потом просмотреть любыми подручными средствами эти записи: как именно они отразились в таблицах. Если используемая вами система облачная, просто выгрузите модифицированные вами таблицы системы CRM в CSV-файл и просмотрите внимательно, в каком виде ваши данные хранятся и как они организованы.

10. Изучите основы HTML. В сущности, любой сайт, который вы просматриваете в Интернете – это определенным образом структурированные текстовые данные. Для того, чтобы мониторить веб-сайты конкурентов или конвертировать такие данные, которые в принципе не содержат кнопку «Скачать себе на компьютер», вам пригодится понимание HTML-разметки. Если что, курсы тут: https://ru.coursera.org/learn/snovy-html-i-css.

Последовали всем советам этого раздела? А теперь постройте аналитическую среду. О том как это сделать написано в одноименной главе: «Построение Аналитической Среды».

Покидая корпорацию

Или: «С идеями не расставайтесь…»

Фотография Ana Toma, источник Unsplash

У любой великой идеи есть недостаток, равный или превышающий величие этой идеи.

Легкий «пи-ик» пропуска на выход – и небоскреб кормилицы-корпорации остался позади. Впервые он идет домой без усталости и без внепятничного желания бухнуть. Сегодня он несет в мозгу суперидею мегастартапа. Он твердо решил, что будет, будет работать круглосуточно, чтобы довести свою идею до «инвестибельного» уровня. Сделает MVP, посчитает ROI и начнет выступать с этой штукой на разных тусовках. Но самое (!) главное – он уже никогда не будет торопиться, как говорила сестренка, «сосранья» до 9:00 «пикнуть» долбаный пропуск на вход.

Проходит несколько ночей, прежде чем он начинает понимать, что… как-то все сложно. Да, он был готов к трудностям на той стадии, когда «где-то застряла пара миллионов долларов», или когда «к сожалению, нужно уволить пару сотен человек». Но зависнуть в фазе «как сделать самый-самый первый лендинг, чтобы валидировать идею, запустить тестовую рекламу, чтобы определиться с ключевиками, организовать email-рассылки…» Как? В мире СТОЛЬКО продуктов с мириадами нюансов. И каждый из них так поверхностно пиарится людьми, имя которым – Инфо-Знахарь.

А программисты… Раньше казалось, что их так много везде… И что они готовы «набросать эмвипишку» за коробку чипсов… Маркетологи. SMM-щики… Дизайнеры… Да я и сам смогу все это!.. Так раньше казалось.

И вот наступает та самая первая ночь, которую он… проспал всю. За ней вторая. Он начинает успокаивать себя: дескать, нельзя все время работать на износ. Мозг должен быть свободен. В конце концов, дома еда есть, платная школа оплачивается, да и вообще… он в любой день может вернуться в небоскреб.

Но через одну-две недели «попытки не пытки» с мегаидеи начинают сваливаться целые шмотья позолоты. И фундамент под ней превращается просто в песок, подмываемый слезами супруги, «так давно нигде не бывавшей».

А ведь всего-то… Нужно было найти сервис, который (один!) дал бы ему возможность сделать практически все, что нужно начинающему бизнесмену:

• самостоятельно конструировать лендинги,

• размещать пиксели и счетчики рекламных площадок,

• публиковать формы захвата лидов,

• запускать email-рассылки,

• автоматически подогревать лидов цепочками писем,

• управлять воронками продаж,

• рассылать КП и счета,

• фиксировать оплаты.

Предпринимательское счастье пролетало на расстоянии ста баксов в месяц. Он просто не дошел до таких инструментов, как Kartra, ClickFunnels + Drip или Bitrix24.

Не протянул. Не нашел. Просто не знал, что искать и где. Не прокарабкался через частокол рекламных «пла-пла-плашек» и проплаченных отзывов. Вроде ухватился за какого-то многоликого Януса, потыкал триал3 и… разочаровался.

Во всем. Во всех.

А ведь как было бы просто. Взял инструмент «Все включено», настроил под себя и вперед: пиши посты, снимай видео, веди вебинары. Раскручивайся. И доживай пару романтических месяцев до математики первых денежных дрожжей.

Вот где на самом деле зарыта собака невоплотимости стольких хороших идей. Не в отсутствии связей и инвестиций. А в неспособности потенциальных предпринимателей к самостоятельному анализу существующих возможностей. Впрочем, даже если бы нашему герою кто-то лично подсказал инструмент, позднее он все равно не смог бы стать бизнесменом. Потому что жизнь снова и снова диктовала бы ему одну и ту же мантру: «Проблема? Открывай Google Sheets и выписывай туда:

1. Возможные (даже самые страшные) последствия в случае проигрыша.

2. Варианты (даже самые безумные) решения проблемы.

3. Что ты сделал для того, чтобы проработать вот этот вариант…

Анализ, анализ, анализ… Куда без него?!

10 советов по организации работы с Excel

Фотография rawpixel, источник Unsplash

1. Купите книгу для продвинутых Excel-пользователей. «Финансовое моделирование в Excel» Дмитрия Жарова даст вам гору бонусов не только в своем бизнесе, но и в работе по найму. Еще раз про найм: вместо вылизывания резюме – одна книга. И все, вы в эйчаровских дамках!

2. Обязательно следуйте раз и навсегда установленным вами правилам раскрашивания и именования ячеек. Следуйте сами и заставляйте соблюдать их всех своих коллег (даже если придется применить силу!).

3. Правила раскрашивания ячеек: все вычисляемые или закрытые для редактирования ячейки – белые. Есть такие ячейки, что, если отобразить влияющие на них, образуется целый букетище входящих стрелок. Их лучше отмечать светло-голубым фоном. Вводимые параметры – зеленый фон; вычисляемые ячейки, значения которых также могут быть введены и вручную – розовый. Тем же цветом можно отмечать вообще все ячейки, которые имеют решающее значение и, как следствие, влияние на всю модель. Отметки «для себя», «не забыть переобдумать» и «не забыть перед отправкой перекрасить» – желтый. Служебные, черновые, не нуждающиеся в объяснениях третьим лицам расчеты – серенький фон. Выделять отдельный цвет для именованных ячеек – не нужно. Ведь они могут быть и параметром, и «для себя». Да, и тон всех цветов должен быть бледным, не надо пестрить.

Раскрашивание ярлыков листов: обычно к типовому серому можно добавить не более двух цветов. И не забудьте про легенду цветов на первой, титульной странице вашей модели! Кстати, вы еще не начали в каждой модели делать титульный лист-вкладку с оглавлением – ссылками на все листы? А зря!

Главный закон Excel-моделирования: любая модель становится непонятной начиная с третьего дня ее построения. Даже для ее автора!

4. Правила именования ячеек: все параметры модели должны быть поименованы. В Excel ведется специальный словарь-реестр именованных ячеек. Нужно, чтобы формула выглядела не «=$E$2*$E$4», а «=Сумма*Кол_во». Разумные сокращения имен ячеек приветствуются. У меня есть свой пунктик: если ячейка используется более чем в пяти вычислениях, это сигнал к тому, чтобы поименовать ее.

5. Правила комментирования ячеек. Комментарии нужны и важны. Правда в том, что их мало кто читает, они копируются вместе с ячейками и почти никто и никогда эти комментарии не поддерживает в актуальном состоянии. Поэтому лучше концентрируйтесь на том, чтобы сам вид вашей модели, все заголовки, все говорило само за себя – без необходимости комментирования. В крайнем случае относитесь к комментариям как к заметкам для себя любимой.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

1

Фонд оплаты труда.

2

«Впервые в научный оборот термин корреляция ввел в XVIII веке французский палеонтолог Жорж Кювье. Он разработал „закон корреляции“ частей и органов живых существ, с помощью которого можно восстановить облик ископаемого животного, имея в распоряжении лишь часть его останков». («Википедия»)

3

Trial period – принятый у провайдеров облачных сервисов период бесплатного использования их продукта.