Деловая переписка на английском языке

Когда используется?

Для описания фактов и общих положений. Это могут быть правила, процедуры, особенности компании, характеристики продукта и прочее. Примеры:

Our company operates in over 30 countries.

The contract includes a confidentiality clause.

Для описания регулярных или повторяющихся действий. Это удобно, когда вы говорите о расписаниях, стандартных процедурах или постоянных обязанностях. Примеры:

We send monthly reports on the 1st of each month.

The team holds status meetings every Monday.

Для обозначения текущего статуса, если он является стабильным. Если ситуация в момент письма не является временной или срочной, Present Simple – наиболее уместное время. Примеры:

The system works correctly.

The client expects an update today.

Для придания тексту формальности и нейтральности. Present Simple звучит профессионально, избегает излишней эмоциональности и помогает создать «деловой» тон письма. Примеры:

We deliver orders within 5 business days.

The team works remotely on Fridays.

The report includes three main sections.

Пример письма с Present Simple

Subject: Information About Delivery Terms Dear Ms. Novak, Thank you for your interest in our products. Our company delivers orders within 5–7 business days after receiving payment. We offer free shipping for orders above $1,000 and provide tracking information for all deliveries. We issue invoices immediately after the order is confirmed and accept payments via bank transfer or credit card. Our customer support team responds to all inquiries within 24 hours. Please let me know if you need any additional details. Best regards, Michael Turner Sales Manager

ЗАДАНИЕ 2

Представьте, что Вы – сотрудник компании, которая предоставляет услуги перевода. Напишите небольшое письмо клиенту, в котором в формальном и вежливом тоне Вы проинформируете его о стандартных сроках выполнения услуг (например, 3 рабочих дня для стандартных документов).

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 2

Dear Mr. Johnson,

Our company provides translation services for corporate clients. We deliver standard documents within 3 business days.

Please let me know if you require any additional information.

Best regards,

Emily Carter

Client Relations Manager

Present Continuous – для временных процессов и действий, происходящих сейчас

В деловой переписке Present Continuous используется реже, чем Present Simple, но играет важную роль, когда нужно подчеркнуть, что действие происходит в данный момент, находится в процессе выполнения или является временным. Использование этого времени придает письму ощущение актуальности и вовлеченности, что важно при деловом взаимодействии.

Когда используется?

Для описания действий, происходящих сейчас или в ближайшее время. Это особенно актуально в обновлениях по проектам, статусах задач и текущих коммуникациях. Примеры:

We are currently reviewing the proposal.

I am writing to confirm your appointment for tomorrow.

The team is working on the final version of the presentation.

Для обозначения временного характера ситуации. Когда процесс имеет ограниченные рамки во времени, Present Continuous подчеркивает, что это не постоянное состояние, а временное. Примеры:

She is covering for John while he is on leave.

We are using an alternative supplier until the issue is resolved.

Это время полезно в контексте роста, расширения, корректировки процессов и других динамических изменений. Примеры:

The company is expanding its operations in Asia.

We are currently implementing a new CRM system.

Пример письма с Present Continuous

Subject: Project Update – September 2025 Dear Mr. Ahmed, I hope you are doing well. We are currently implementing the final changes to the user interface based on your feedback. The development team is also working on improving system performance and loading speed. At the same time, we are preparing the documentation and user guide to accompany the next release. We are aiming to complete this phase by the end of next week. Thank you for your continued support. Best regards, Laura Bennett Project Manager

ЗАДАНИЕ 3

Представьте, что Вы отвечаете клиенту, который запросил информацию о ходе работы по подготовке текста соглашения. Напишите короткое деловое письмо, в котором сообщаете статус проекта.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 3

Dear Mr. Taylor,

We are currently reviewing the annexes and preparing the final version of the agreement.

Please let us know if you need anything else at this stage.

Best regards,

Emily Roberts

ЗАДАНИЕ 4

Вы – менеджер по проекту в компании TechNova Solutions. Ваш клиент – Mr. Daniel Green из компании FutureSoft. Он попросил предоставить обновленную информацию о статусе текущего проекта по разработке мобильного приложения.

Напишите короткое деловое письмо, в котором Вы:

– используете Present Simple для описания фактов, расписаний и стабильных процессов (например, вы выпускаете еженедельные обновления);

– используете Present Continuous для описания действий, которые происходят прямо сейчас (например, сейчас идет финальная стадия тестирования), и планов (скоро планируете закончить тестирование).

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 4

Dear Mr. Green,

Our team is currently working on the final testing phase of the mobile app. We are aiming to complete this phase by the end of next week and to share the updated version with you shortly.

As per the schedule, we deliver weekly updates and hold progress meetings every Friday.

Please feel free to reach out if you have any questions.

Best regards,

Sarah Thompson

Project Manager TechNova Solutions

Past Simple – для действий, завершенных в прошлом

В деловой переписке на английском языке Past Simple (простое прошедшее время) используется всякий раз, когда нужно сообщить о действиях, которые произошли и завершились в прошлом. Это одно из ключевых времен для фиксации событий, сроков, результатов и цепочек действий, особенно в отчетах, объяснительных письмах и деловой хронике.

Когда используется?

Для указания прошлых событий и завершенных действий в прошлом, часто с конкретной датой или временем. Если вы описываете, что что-то произошло в конкретный момент, было сделано, отправлено или получено – Past Simple подойдет идеально. В деловой переписке важно фиксировать, когда именно произошло то или иное действие – это добавляет точности и юридической прозрачности. Примеры:

The report was submitted on Monday.

She joined the company in 2021.

They signed the agreement two months ago.

We received your payment on August 12.

The team completed the project last week.

I spoke to the client yesterday.

В описаниях шагов или хода проекта. Past Simple используется для описания того, что уже было сделано в рамках задачи или проекта – особенно при составлении отчетов или письменной фиксации статуса. Примеры:

We finalized the design before launching the test phase.

The supplier delivered the materials on time.

Our department handled the client request last Friday.

При объяснении проблем или недочетов. Если вы объясняете, что пошло не так, также используйте Past Simple, чтобы представить факты, не добавляя эмоциональности. Примеры:

We missed the deadline due to unexpected technical issues.

The document was not attached in the previous email.

I did not receive a confirmation from your side.

Что важно помнить?

Past Simple используется только тогда, когда действие завершилось и его последствия не влияют на текущий момент.

Если Вы хотите подчеркнуть результат, важный в настоящем, стоит использовать Present Perfect (например: We have sent the invoice), который рассмотрим далее.

Past Simple часто сочетается с такими словами и выражениями, как yesterday, last week, on Monday, two days ago, in 2020, и т. п.

Пример письма с Past Simple

Subject: Update on Previous Delivery Dear Mr. Garrido, We delivered the final batch of components on July 29, as scheduled. The quality control team inspected the shipment upon arrival and confirmed that all items met the agreed standards. We also received your feedback regarding the packaging issue, and we addressed it with our logistics provider immediately. Please let us know if there is anything else we can assist you with. Best regards, Sophie Harris Client Relations Manager

ЗАДАНИЕ 5

Вы – координатор проекта. Клиент ждет отчета о том, какие шаги были выполнены на прошлой неделе. Напишите письмо с кратким обзором завершенных действий. Используйте Past Simple – все действия уже завершены.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 5

Dear Ms. Chen,

I would like to provide a brief update on the work we completed last week.

We finalized the technical documentation and shared it with the QA team. The developers fixed all reported bugs and deployed the updated version to the test environment. We also held a review session with the stakeholders and collected their feedback.

Thank you for your support. Please let me know if you have any questions.

Best regards,

Michael Davis

Project Coordinator

ЗАДАНИЕ 6

Представьте, что Вы работаете в отделе снабжения. Неделю назад произошла задержка поставки, и теперь Вы пишете клиенту объяснение и сообщаете, что предпринимается в настоящий момент. Опишите проблему в Past Simple, а текущие действия – в Present Simple / Present Continuous.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 6

Dear Mr. López,

We experienced a delay in the shipment that was scheduled for last Wednesday. The courier misrouted the package, which caused a two-day delay.

Our team investigates the issue and coordinates with the courier to prevent it from happening again.

We apologize for the inconvenience and appreciate your patience.

Best regards,

Marcus Lee

Present Perfect – для описания завершенных действий, связанных с настоящим

В деловой переписке на английском языке Present Perfect используется для выражения действий, которые уже завершились, но имеют значение в настоящем. Это время помогает подчеркнуть актуальность результата: что-то уже сделано, и это влияет на текущую ситуацию. В отличие от Past Simple, который фиксирует действие в прошлом, Present Perfect акцентирует внимание на результате, а не на времени выполнения.

Когда используется?

Для информирования о завершенных действиях, важных сейчас. Если вы сообщаете, что какое-то действие уже выполнено (без указания точной даты), и это важно для адресата прямо сейчас, Present Perfect – лучший выбор. Примеры:

We have completed the report.

I have sent the updated version to the client.

The team has implemented the changes you requested.

Такие фразы подчеркивают, что получатель может уже ознакомиться с результатом или предпринять следующий шаг.

При описании недавних действий с актуальным результатом. Present Perfect часто используется для сообщений о событиях, которые только что произошли, и важно донести сам факт их завершения. Примеры:

We have just received your payment.

Our legal team has reviewed the contract.

I have forwarded your message to the technical department.

В негативных сообщениях (что-то еще не произошло). Очень часто Present Perfect применяется для обозначения того, что еще не произошло, но ожидается. Это мягкий способ указать на задержку или отсутствие действий. Примеры:

We have not received your confirmation yet.

The client has not submitted the required documents.

I have not heard back from the supplier.

Такой подход помогает сохранять нейтральный, вежливый тон даже в потенциально проблемных ситуациях.

Для подведения промежуточных итогов. Если вы подводите итоги – за неделю, квартал, месяц или по ходу проекта – Present Perfect помогает подчеркнуть, что работа продвигается и приносит результаты. Примеры:

So far, we have signed five new contracts.

We have completed 80% of the initial tasks.

The marketing team has launched two campaigns this month.

Пример письма с Present Perfect

Subject: Follow-up on Implementation Status Dear Mr. Hargreaves, We have implemented the latest security updates and have tested them in the live environment. Our IT team has confirmed that all systems are functioning as expected. We have also informed the users about the changes and provided updated guidelines. Please let us know if you have any questions or require further support. Best regards, Elena Costa Client Success Manager

ЗАДАНИЕ 7

Вы работаете в отделе клиентского обслуживания. Один из клиентов просил предоставить обновленную версию договора и документы по новому тарифному плану. Вы уже отправили все необходимое по электронной почте и теперь хотите убедиться, что клиент все получил. Напишите короткое деловое письмо, используя Present Perfect для описания завершенных действий, результат которых важен сейчас.

Еще раз: цель письма – подтвердить отправку документов, а также проявить заботу о клиенте и уточнить, все ли получено.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 7

Dear Mr. Johnson,

I hope you are doing well.

We have sent you the updated contract and the documents regarding the new pricing plan earlier today. Please let us know if you have received them successfully and whether everything is clear.

We have also included a summary of the changes for your convenience.

Looking forward to your confirmation.

Best regards,

Emily Carter

Client Services Manager

ЗАДАНИЕ 8

Вы – HR-менеджер. Несколько дней назад Вы провели собеседование с кандидатом на вакансию. Сейчас вы хотите сообщить, что уже приняли решение и выбрали другого кандидата. Также Вы хотите поблагодарить за участие и отметить, что добавили его/ее в резерв потенциальных сотрудников.

Подсказка: Напомнить о прошедших событиях можно с использованием Past Simple, сообщить результат или отметить действия, актуальные в настоящем – с использованием Present Perfect.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 8

Dear Ms. Cater,

Thank you once again for taking the time to meet with us on Tuesday. We truly appreciated your interest in the Marketing Coordinator position and the insights you shared during the interview.

After careful consideration, we have selected another candidate for this role. However, we have added your profile to our talent pool and will contact you should a suitable opportunity arise in the future.

We wish you every success in your job search and future career.

Best regards,

Helen Bryant

HR Manager

Lumen Strategies Ltd.

Как обсуждать будущее в деловой переписке на английском языке?

В деловой переписке важно не только фиксировать текущие процессы и завершенные действия, но и уверенно говорить о будущем: о планах, договоренностях, прогнозах и последующих шагах. Для этого в английском языке используются три основных способа выражения будущего времени: Future Simple, Present Continuous и конструкция to be going to. Каждый из них имеет свое значение и уместен в определенных ситуациях. Давайте рассмотрим их.

Future Simple – для решений в момент общения, обещаний и прогнозов в деловой переписке на английском языке

Future Simple – одно из ключевых времен для деловой переписки на английском языке, особенно когда речь идет о действиях, которые произойдут в будущем. Оно помогает обозначить намерения, дать обещания, выразить готовность к действию, а также сделать прогноз на основе текущей информации.

Когда используется?

Для решений, принятых в момент написания. В деловой переписке часто требуется немедленно отреагировать на запрос или ситуацию. В таких случаях Future Simple указывает, что решение принято прямо сейчас. Примеры:

Thank you for your message. I will forward your request to the technical team.

We will investigate the issue and get back to you shortly.

Для обещаний и гарантий. Это время идеально подходит для формулировок, связанных с обязательствами, которые вы берете на себя или которые компания предоставляет клиенту. Примеры:

We will send you the updated contract by the end of the day.

I will personally ensure that this does not happen again.

Для прогнозов и предположений. Future Simple также используется для прогнозов – как в отношении рынка, так и по внутренним делам компании. Примеры:

The new product will attract a wider audience.

We believe the sales figures will improve next quarter.

Использование Future Simple делает коммуникацию вежливой, структурированной и предсказуемой. Оно помогает выстраивать доверие с партнерами и коллегами, демонстрирует готовность к действиям и позволяет избежать чрезмерной категоричности или давления. Кроме того, это грамматически простая, но очень выразительная конструкция – особенно полезная при составлении писем, в которых важно обозначить шаги на будущее.

Что стоит помнить?

Will используется без сокращений в более формальном стиле (I will, We will). Для предложений и предложений помощи можно использовать Shall в британском варианте английского:

Shall we schedule a meeting?

Не стоит путать Future Simple с Present Continuous или to be going to – эти формы больше подходят для заранее запланированных действий. Future Simple передает более спонтанные решения или общие прогнозы.

Пример письма с Future Simple

Subject: Update on Your Request Dear Mr. Thompson, Thank you for reaching out regarding the delivery schedule. I understand the urgency of the matter, and I assure you we will do our best to meet your expectations. We will arrange a revised delivery plan and share it with you by tomorrow afternoon. Our logistics team will contact you directly to confirm the new dates. Additionally, I will personally follow up to ensure everything proceeds smoothly. Please let us know if you have any further questions or specific requirements. We will be happy to assist. Best regards, Nina Baxter Client Service Manager

Present Continuous – для согласованных действий в ближайшем будущем в деловой переписке на английском языке

В деловой переписке английского языка Present Continuous (настоящее продолженное время) используется не только для описания происходящих прямо сейчас действий, но и – что особенно важно – для обозначения заранее согласованных планов и действий, запланированных на ближайшее будущее.

Это грамматическое время придает коммуникации ощущение конкретности и подготовки: если вы пишете в Present Continuous, это значит, что действие уже находится «в процессе организации» или произошло предварительное согласование между сторонами. Таким образом, вы не просто предполагаете, что что-то случится, а информируете о договоренности, которая уже была достигнута.

Когда Present Continuous используется для обсуждения будущего?

Для обозначения запланированных встреч, звонков, мероприятий. Пример:

I am meeting with the legal team at 3 p.m. tomorrow.

We are having a conference call with the client on Friday.

Для подтверждения ранее согласованных действий. Пример:

I am sending you the first draft later today.

She is joining the onboarding session next Monday.

Для вежливого информирования о планах и графике. Пример:

We are launching the campaign next week.

Our team is visiting the partner’s office on the 5th of September.

Почему стоит использовать Present Continuous?

Повышает точность: указывает на конкретное, запланированное событие, а не абстрактную возможность.

Звучит уверенно и профессионально: демонстрирует, что вопрос решен и в процессе реализации.

Помогает избежать двусмысленности: лучше воспринимается в деловой среде, чем will, когда речь идет о фиксированных договоренностях.

Важно помнить!

В этом случае Present Continuous требует явного указания на будущее время, например: tomorrow, next week, on Friday, this afternoon и т. д.

Present Continuous подходит только для запланированных, подтвержденных действий.

Не следует путать его с Present Simple, который используется для расписаний и регулярных процессов, или с Future Simple, которое больше подходит для обещаний и спонтанных решений.

Пример письма с Present Continuous

Subject: Meeting Confirmation Dear Ms. Jenkins, I am writing to confirm that we are meeting with the finance department at 10 a.m. on Thursday. We are also presenting the updated figures during the session. Please let me know if there are any changes to the schedule. Best regards, Anna Moore Project Coordinator

Конструкция to begoing to – для заранее запланированных действий или очевидных намерений в деловой переписке на английском языке

В деловой переписке на английском языке конструкция «to be going to + глагол» часто используется для выражения будущих действий, которые уже запланированы или вполне очевидны на момент общения. Это структура средней формальности, которая уместна как в письменной, так и в устной деловой коммуникации – особенно в ситуациях, где важно подчеркнуть, что решение было принято заранее или что событие вполне предсказуемо.

Когда используется to be going to?

Для выражения запланированных действий. Если действие уже согласовано, решение принято, и подготовка к нему началась, to be going to – подходящий выбор. Это хороший способ показать собеседнику, что вы серьезно настроены и действуете по плану. Примеры:

We are going to launch the campaign next month.

I am going to schedule a call with the legal team tomorrow.

Our department is going to implement the new software this quarter.

Такие фразы подчеркивают организованность и предсказуемость работы, а также помогают ясно зафиксировать будущие шаги в переписке.

Для обозначения очевидного намерения. Если уже сейчас ясно, что что-то произойдет (например, из контекста ситуации или текущих условий), используется та же структура. Примеры:

The client has not replied for two weeks. We are going to follow up again on Monday.

Sales numbers are dropping – we are going to revise our targets.

If the issue is not fixed soon, it is going to affect our deadlines.

Здесь to be going to подчеркивает логичность вывода: вы наблюдаете ситуацию и делаете прогноз на ее развитие.