Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения
- -
- 100%
- +
© Т. Новикова, текст, 2026
© Д. Е. Ходжамирян, иллюстрации, 2025
© В. Ушаков, обложка, 2026
© ООО «Офис Солюшнс», М. А. Лоскутов, А. С. Санин, А. В. Михайлик, Д. Д. Цыренщиков, фото, 2025
© ООО «Издательство «Эксмо», 2026
Введение. Дело в офисе
В среднем человек проводит на работе более 90 000 часов. 76 % людей всё это время испытывают стресс, терпят неудобства, выгорают[1]. И причина тому – рабочая среда, в которой проходит треть всей жизни.
Но рабочее место может быть как источником стресса, так и инструментом, с помощью которого можно влиять на эмоциональное состояние команды и ее эффективность.
Но рабочее место может быть как источником стресса, так и инструментом, с помощью которого можно влиять на эмоциональное состояние команды и ее эффективность.
Руководители часто говорят, что люди – основная ценность компании. И это не просто красивая фраза. Каждый сотрудник ежедневно принимает решения, напрямую влияющие на прибыль бизнеса не меньше, чем маркетинг, ценовая политика или качество продукта. И если этот сотрудник чувствует себя хорошо, то его решения разумны, идеи креативны, а работа продуктивна. Но если он постоянно испытывает стресс и дискомфорт, то мотивация падает, раздражение растет, а концентрация снижается. Это влияет не только на собственную эффективность, но и на атмосферу в команде, снижает общую продуктивность и обесценивает усилия вовлеченных коллег. В итоге под угрозой может оказаться успех даже самой продуманной стратегии.
В бизнесе эмоциональный, ментальный и физический комфорт сотрудников часто игнорируется. Рассчитать влияние тесного пространства, недоступность переговорной или другой функциональной зоны на продуктивность достаточно сложно. Куда проще нарастить доход с квадратного метра, сократив площадь офиса и запихнув в него бесконечное количество сотрудников. А еще лучше перевести всех на удаленку и не платить за аренду вообще.
Анализ эффективности квалифицированных сотрудников показал, что при переходе на удаленную работу их производительность труда снижается примерно на 20 %. При этом общее число отработанных часов увеличивается где-то на 30 %, а 18 % из них – время, проведенное за выполнением задач после окончания рабочего дня[2]. Всё это неблагоприятно сказывается и на состоянии сотрудников, и на показателях бизнеса.
Поэтому для устойчивого роста руководителям важно решить две большие задачи:
Привлечь сотрудников обратно в офисы, чтобы повысить вовлеченность и лояльность.
Сделать присутствие в офисе максимально комфортным и результативным, чтобы повысить продуктивность.
Решить обе задачи можно, создав вдохновляющий офис. И сейчас я расскажу вам, как это сделать.
Последние 10 лет я помогаю бизнесу создавать офисы, в которых сотрудники с удовольствием работают в течение всего дня. Восемь из 10 лет я представляла в России компанию Steelcase – мирового лидера в области организации рабочего пространства. Вместе с лучшими дизайнерами и архитекторами консультировала крупнейшие российские и международные компании, такие как Huawei, Novartis, Johnson & Johnson, Boeing, Citibank, «Росатом», Сколковский институт науки и технологий, «Авито» и многие другие. Наши проекты находятся в списках победителей ежегодной российской профессиональной премии в области дизайна корпоративных интерьеров Best Office Awards. Корпоративный университет НЛМК – победитель в номинации «Региональный проект», «Авито» – победитель в номинации «Комфорт и Эргономика», AvitoTech – победитель в номинации «Гибкий офис» и Huawei Open Lab Moscow – в номинации «Технологии и Инновации». Сейчас я партнер компании Design Strategy. Провожу консультации и исследования для корпоративных заказчиков, помогаю превратить офис в инструмент, который работает на бизнес.
В этой книге на примерах из своего опыта я расскажу, как решить проблемы вовлеченности и продуктивности сотрудников с помощью дизайна и правильной организации рабочей среды. Вы узнаете, что мотивирует людей приходить в офис и как на это влияют рабочие места. А также как сделать присутствие в офисе максимально результативным, если у вас гибридный формат работы. Помимо этого, разберетесь, нужно ли вам сокращать количество рабочих мест и как при этом сделать условия в офисе еще более комфортными.
Мой клиент «Авито» – яркий пример вдохновляющего офиса. Компания пришла ко мне с задачей сделать свое пространство более гибким и адаптивным, чтобы оно одновременно притягивало молодых и талантливых соискателей и повышало результативность работы команд. Конкуренция за кадры в IT очень высокая, и чтобы привлечь лучших специалистов, нужно постараться.
Сейчас офис «Авито» в Москве – один из самых интересных и продуманных. Индивидуальные места легко настраиваются под личные предпочтения сотрудников. Эргономичные рабочие места обеспечивают физический комфорт. Также в офисе много разнообразных пространств для командной работы. Это позволяет выбирать наиболее подходящие места, чтобы создавать и обсуждать прорывные решения. Все зоны адаптированы под agile-процессы, что способствует быстрому взаимодействию между командами. Креативные идеи не теряются благодаря множеству досок и маркерных поверхностей. Зоны для отдыха и игр, вкусная еда располагают к тому, чтобы более продуктивно работать в комфортном пространстве. Для тех, кому важен активный и здоровый образ жизни, есть беговые дорожки, столы для пинг-понга, кулеры, кабинет массажа и чистая вода вместо кофе. Много живых растений на территории делают воздух чище и помогают снять стресс.
Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс», офис «Авито»
«Авито» заботится о своих сотрудниках на каждом квадратном метре пространства. И эта забота по цепочке передается клиентам, что приводит к росту их лояльности, а в результате и к развитию бизнеса в целом.
Если знать, как элементы дизайна и планировка влияют на операционные показатели, любые изменения в офисном пространстве становятся настоящим вкладом в бизнес. Вот несколько примеров:
• Из-за шума в офисе сотрудники не могут сосредоточиться и тратят больше времени на выполнение задач. Около 23 минут требуется, чтобы восстановить фокус внимания[3]. Зная это, вы можете повлиять на эффективность работников через грамотное зонирование офиса и акустические решения.
• Цвет стен и дизайн пространства влияют на креативность команды. Серость и однообразность замедляют генерацию идей и концепций, но способствуют концентрации внимания. А вот просторное помещение, естественный свет, хорошо подобранные цветовые решения и красивый вид из окна вдохновляют людей и открывают простор для творчества.
• Светильники в офисе могут поднять продуктивность. Правильно подобранная температура освещения провоцирует выброс дофамина, что на гормональном уровне влияет на счастье и концентрацию. По статистике, счастливые сотрудники работают эффективнее на 13 %[4].
• Активизировать творческие способности и улучшить взаимодействие в команде поможет чувство психологической безопасности. Для этого нужны теплые неформальные отношения, поддержка коллег, комфортные границы и личное пространство. Легкие мобильные перегородки позволят самостоятельно настраивать границы, обустраивать территорию для себя или коллег.
• Уровень доверия в команде и желание сотрудничать друг с другом повысится, если люди в офисе будут чувствовать себя физически безопасно. После пандемии выросла потребность в перегородках и защитных экранах. И не потому, что они хорошо защищают от вирусов и бактерий. С этим гораздо эффективнее справляются облучатели, рециркуляторы, влажная уборка и строгие корпоративные правила. В открытом помещении, когда кто-то чихает или кашляет, растет беспокойство и желание убежать подальше или оградиться от болезней. Это отвлекает от работы, сбивает с мысли и вызывает потребность дистанцироваться. А перегородки создают физический и психологический барьер.
Эти и многие другие тонкости могут повлиять на прибыль и другие операционные показатели вашего бизнеса. В книге я расскажу, как максимально эффективно настроить ваше пространство, и поделюсь инструментами для решения с его помощью важных стратегических задач.
Мы разберемся, как:
• улучшить рабочие места, сделать их более комфортными;
• оптимизировать общую площадь;
• сделать рабочее время сотрудников более продуктивным;
• разнообразить офисный ландшафт с помощью различных функциональных зон;
• повысить скорость рабочих процессов, создав закрытые фокусные помещения, где можно сосредоточиться или провести онлайн-встречу, не отвлекаясь и не мешая окружающим;
• адаптировать пространство, если вы решили кардинально изменить стратегию развития компании.
Я хорошо запомнила историю швейцарского часового бренда TAG Heuer[5], которую рассказывал мой профессор маркетинга Доминик Турпин в бизнес-школе IMD. СЕО компании Жан-Клод Бивер решил кардинально изменить стратегию. Цифровые технологии представляли серьезную угрозу, и нужен был решительный ответ на появление Apple Watch. Это привело к ключевому в истории марки решению: позиционировать TAG Heuer как доступный люксовый бренд, который будет привлекателен не только для традиционных покупателей, но и для более молодой аудитории. Чтобы интегрировать изменения, Бивер полностью переделал интерьер офиса, добавил ярких цветов, необычных фактур, перестроил зону приемной и планировку офиса. В результате клиенты и сотрудники быстрее адаптировались к кардинальным изменениям, почувствовали новый имидж и увидели, что TAG Heuer – это молодежный бренд.
Адаптируя офис под новую стратегию и задачи, вы формируете устойчивые опоры и жизнеспособную систему для их реализации. В книге мы разберем, как делать это с минимальными затратами и рисками. Я расскажу вам о новых принципах дизайна, современных форматах офисов, их технических составляющих и тонкостях настройки эффективной работы для каждого из них. Вы узнаете о границах офисного пространства, как они влияют на зонирование, как продуктивно работать в удаленном или гибридном формате. Познакомитесь с базовыми элементами комфортного офиса и психологией цвета.
Большая часть книги посвящена созданию физического и психологического комфорта в офисе. Вы узнаете, как сохранить хорошее состояние и отличное настроение у сотрудников от начала и до конца рабочего дня. Я расскажу, как с помощью пространства влиять на:
• безопасность и доверие;
• привлекательность офиса в глазах сотрудников и партнеров;
• уровень выгорания и стресса;
• скорость принятия решений;
• креативность команды;
• мотивацию и вовлеченность;
• продуктивность сотрудников;
• корпоративный дух и сплоченность.
На страницах книги я дам рекомендации, готовые решения и инструменты. А еще на ярких примерах и иллюстрациях покажу, как всё это выглядит.
Неважно, на какой стадии находится ваш бизнес, есть ли у вас офис или вы работаете в удаленном формате. После прочтения книги вы убедитесь, что вдохновляющий офис – это настоящая инвестиция, которая позволяет повысить прибыль компании и сделать сотрудников счастливее.
Часть 1. Организация рабочего пространства
Глава 1
Вдохновляющие условия для привлечения и вовлеченности сотрудников
А нужен ли вообще офис?
Этот вопрос сейчас задают себе руководители различных компаний. И он вполне логичен. Мы живем в мире, где есть интернет и видеоконференции, а люди привыкли к удаленной работе и полюбили ее за гибкость, свободу и автономность. Неудивительно, что у собственников возникает соблазн сэкономить на аренде квадратных метров и продолжить держать всех на удаленке.
Кажется, что ответ на вопрос очевиден. Но в моей практике нет ни одного клиента, полностью оставившего своих сотрудников на удаленке. А все потому, что руководители российских компаний, с которыми я работала, четко понимают: когда люди физически находятся в офисе, процессы идут по-другому. Быстрее и эффективнее решаются сложные задачи, генерируются идеи и внедряются инновационные продукты.
Чтобы не быть голословной, я решила посмотреть на цифры. Для этого обратилась к опыту мировых компаний и нашла статью Стэнфордского института исследований экономической политики. Ученые сравнили продуктивность работы в офисе с полностью удаленной работой и выявили, что во втором варианте эффективность сотрудников падает в среднем на 10–20 %. Хотя сами сотрудники оценили ее дома выше, чем в офисе на 7 %[6].
В самом начале пандемии продуктивность и вовлеченность на удаленке действительно находились на очень высоком уровне. Многим нравилась сама идея работать из дома. Помню, как делала несколько дел одновременно: писала мейлы, отвечала на звонки, участвовала параллельно в нескольких встречах. Но постепенно многозадачность приводила к усталости, внимание рассеивалось, концентрация падала. А вместе с ними вовлеченность и продуктивность. Так происходило у многих. На это влияли замкнутое пространство, необорудованные рабочие места, помехи и отвлекающие факторы: члены семьи и домашние дела. Согласитесь, сложно сосредоточиться на работе, когда трое детей одновременно требуют от тебя внимания, в дверь звонит курьер, а в кастрюле выкипает каша.
По словам моих клиентов, через несколько месяцев работы дома все настолько стали отрываться от коллектива, терять корпоративную культуру и чувство сопричастности, что даже те, кто давно в компании, начали «проседать» в решении рабочих задач. Удаленка плохо сказывалась на процессах обучения, генерации идей, социализации. Для новых сотрудников работа вне офиса вообще оказалась большим испытанием. Обратиться с вопросами и найти понимание с людьми, с которыми никогда не встречался, гораздо труднее, чем с теми, кого знаешь лично.
Получается, офис все-таки нужен?
Я нашла еще одно исследование, которое проводило Resume Builder[7]. В нем опросили тысячу руководителей и выяснили, что приблизительно 90 % компаний планировали вернуть сотрудников с удаленки в офисы еще до конца 2024 года. Примерно треть из них даже были готовы уволить тех, кто откажется выходить на работу в офис.
Офис – важный инструмент, стержень, который объединяет людей, повышает их эффективность и вовлеченность.
Хотя для некоторых менеджеров офис – это еще и отличное средство, чтобы восстановить контроль над сотрудниками. Но какими бы ни были мотивы, важно, что работодатели во всем мире все-таки стремятся вернуть своих сотрудников с удаленки.
Еще в апреле 2021 года, когда все активно работали из дома, Джефф Безос заявил, что осенью сотрудники Amazon должны полностью вернуться в офис. Мне кажется, он ожидал воодушевления и резкого роста производительности. Но просчитался. Мысль о возвращении в пространство, где все чихают, кашляют и распространяют опасный вирус, вызвала у людей лишь беспокойство и тревожность. Они настолько сопротивлялись, что даже готовы были менять место работы. Из-за такого настроя страдала и продуктивность. Чтобы исправить ситуацию, Безосу пришлось вернуться к гибридному формату, позволив сотрудникам работать из дома два дня в неделю. Но и при таких условиях лояльность и продуктивность не росли.
В октябре 2021 года руководители Amazon сдались и объявили, что работникам не нужно ездить в офис. Но в феврале 2023 года уже Энди Джесси, новый генеральный директор Amazon, опять вернулся к идее гибридного формата работы. По его плану все должны были приходить в штаб-квартиру Amazon не менее трех дней в неделю, тем самым укрепляя сотрудничество и инновации – основные движущие силы компании.
Роберт Аллен Айгер, генеральный директор Disney, обязал сотрудников приходить в офис четыре дня в неделю. Он сообщил, что возвращение людей на их рабочие места пойдет на пользу компании, творческим процессам и корпоративной культуре в целом. Потому что в творческом бизнесе жизненно необходимо общаться, наблюдать и творить совместно с единомышленниками. А это возможно, только когда команда находится в одном помещении.
Даже Zoom, одни из главных бенефициаров массового перехода на удаленку и виртуальные конференции, потребовали, чтобы хотя бы живущие недалеко от офиса люди приходили туда как минимум два раза в неделю.
Итак, мы с вами выяснили, что большинство крупнейших работодателей мира хотят, чтобы сотрудники физически присутствовали на своих рабочих местах. Но хотят ли этого сами сотрудники?
Я снова обратилась к исследованиям. Оказалось, что шесть из десяти человек, имеющих возможность работать удаленно, вероятнее всего, начнут искать новую работу, если у них не будет возможности выбрать гибридный формат[8]. 50 % опрошенных в 2024 году американцев готовы пойти на сокращение заработной платы, 20 % – увеличить рабочее время, а 15 % – отказаться от отпускных дней, чтобы сохранить возможность гибридной работы[9]. В России же 46 % опрошенных кандидатов[10] в принципе откликаются только на те вакансии, где есть выбор: приезжать в офис или нет.
Люди привыкли работать из дома. В этом есть как плюсы, так и минусы. Из плюсов – экономия времени на сборах и дороге, работа в привычной обстановке, возможность больше бывать с близкими. Из минусов – недостаток движения, стирание границ между личным и рабочим временем, домашние заботы, отсутствие спонтанных встреч и возможности сосредоточиться, особенно если дома мало места или постоянно кто-то отвлекает.
Вместе с тем люди, живущие одни, страдают на удаленке от недостатка общения. Одиночество вообще перерастает в глобальную проблему. Каждый пятый человек по всему миру в 2023 году чувствовал себя одиноким на протяжении длительного времени в течение предыдущего дня[11]. Поэтому офис нужен, чтобы объединить людей и настроить на взаимодействие.
Несмотря на все минусы, полностью выйти с удаленки люди не готовы. Они предпочитают вакансии с гибридным графиком. До пандемии такой формат занимал последнее место среди ключевых критериев выбора работы. Сейчас же впереди только заработная плата, перспективы карьерного роста и дружный коллектив.
Получается, работодатели хотят видеть сотрудников в офисе. Последние же предпочитают выбирать, откуда им работать и когда в офис приходить. В связи с этим важный вопрос, который предлагаю решать работодателям, состоит не в том, возвращать ли людей, а в том, как это делать.
Руководители решают эту задачу по-разному. Один из популярных способов – жесткие административные меры и регламенты. Но они часто приводят к непредсказуемым результатам. Судите сами.
Вы уже знаете, что Amazon ввел требование обязательно регулярно посещать офис. В результате сотрудники составили петицию, которую подписали 30 000 человек. После этого в августе Джесси объявил, что те, кто отказывается возвращаться, столкнутся с негативными последствиями. «Если вы не согласитесь взять на себя обязательства, я пойму. Но тогда, вероятно, в Amazon у вас ничего не получится», – отметил глава компании. В результате 91 % из 2585 сотрудников, опрошенных интернет-порталом Blind[12], выразили недовольство новой политикой. А почти три из четырех человек, или 73 %, заявили о готовности искать другую работу.
Google, чтобы обеспечить присутствие сотрудников, внедрил систему отслеживания посещаемости офиса. Это стало предметом иронии и источником мемов с главой отдела кадров Фионой Чикконе: «Если не можете присутствовать в офисе сегодня – ваши родители должны написать записку начальнику».
Некоторые способы вернуть людей с удаленки и вовсе привели к конфликту с властями. Илон Маск заявил, что считает работу из дома «морально неправильной чепухой» и предложил уволиться всем сотрудникам, которые не готовы посещать офис регулярно. А после оборудовал кроватями комнаты, напоминающие гостиничные номера. Таким образом хотел поддержать идею интенсивной работы в офисе в течение продолжительного рабочего дня. Маск и сам время от времени остается ночевать в своем кабинете. Гостиничный номер в офисе, конечно, лучше спального мешка на полу, но сотрудникам такое решение не понравилось. Жить на работе они не хотели. В результате их жалоб власти Сан-Франциско начали расследование по поводу использования здания компании в качестве отеля, а не по назначению.
Из-за недальновидных решений, которым порой не хватает здравого смысла, логики и последовательности, компании проигрывают конкурентную борьбу за таланты. Ценные сотрудники уходят даже из самых престижных фирм, если там нет достаточной гибкости и комфортных условий. Когда борьба за кадры – стратегический приоритет, а выбор возможностей открыт по всему миру, любые жесткие регламенты и правила могут быстро привести к потере ключевых фигур в компании. Чтобы сохранить ценных людей и вернуть работников в офис, нужны более мягкие способы.
И для начала хорошо бы узнать у самих сотрудников, что их на самом деле мотивирует, а что нет. Так я и сделала.
В опросах и интервью моих клиентов сотрудники чаще всего жалуются на шум в офисе. Этот фактор наиболее часто встречается как самая большая помеха и в других исследованиях[13]. Помимо шума, людей беспокоят плохое или слабое естественное освещение, от которого устают глаза, духота и отсутствие достаточного притока свежего воздуха, не регулируемый температурный режим – одним жарко, другим холодно. Также напрягают высокая плотность рассадки, малое число переговорных, маленькие кухни, рабочие места на проходе или спиной к двери, очереди в туалет[14].
Такие условия, конечно же, не мотивируют возвращаться. А что же мотивирует?
По данным опроса «Исследование потребностей и приоритетов сотрудников и работодателей в отношении офисных пространств», проведенного в октябре-ноябре 2024 года в Москве и Санкт-Петербурге консультантами компании «Технологии Доверия» и O1 Properties, основная мотивация посещения офисов для большинства сотрудников заключается:
• в возможности общения с коллегами;
• в более эффективной рабочей атмосфере, помогающей сосредоточиться, а также быстро решать возникающие вопросы.
Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»
Права на изображение: Александр Михайлик, BootCamp Сбер
Именно поэтому 8 % опрошенных ценят инфраструктуру офиса: комфортное рабочее пространство, техническое оборудование и приятный интерьер. Также есть отдельный запрос на удобные зоны отдыха и питания.
Например, в HeadHunter на каждом этаже расположены разнообразные функциональные зоны. В них можно не только сосредоточенно поработать, но и попить свежезаваренный чай, покрутить педали велотренажера, уединиться в библиотеке. Или встретить клиентов во вдохновляющем пространстве, где они узнают много нового о компании, в которую пришли на встречу. Прилетевшие в командировку из других регионов могут остановиться в уютных апартаментах или воспользоваться капсулой сна.
Еще 54 % опрошенных сотрудников хотят, чтобы на рабочем месте была возможность раздельного сбора основных бытовых отходов – стекла, пластика и металла, батареек. 41 % поддерживают использование в офисе многоразовой посуды. 39 % отметили важность оснащения помещений энергоэффективными системами освещения и экономии воды. 27 % выступают за проведение донорских дней, а каждый пятый респондент готов участвовать в сборе средств на благотворительность[15].
В HeadHunter меньше, чем за четыре года реализовали более 30 экологических или социальных инициатив. Большинство из них предлагали сами сотрудники. Они собирают макулатуру, сдают батарейки на переработку и сокращают потребление пластика до минимума. Места раздельного сбора мусора стали отражением корпоративных ценностей и культуры. В офисе заменили кулеры с бутилированной водой и поставили пурифайеры – проточные кулеры с очищенной водой. На офисных кухнях постепенно поменяли пластиковую посуду на стеклянную и керамическую. Компания одна из первых организовала сбор «Добрых крышечек». Работники проводят благотворительные ярмарки, собирают вещи, которыми по каким-то причинам не пользуются, и передают их нуждающимся. Нужно ли говорить, что посещаемость офиса благодаря таким инициативам растет, а отношения между коллегами укрепляются?
Другие способы привлечения включают организацию обучения и менторинга. Например, В «Авито» есть этаж-конструктор, который превращается перед крупными мероприятиями в большой конференц-зал благодаря мобильным перегородкам. Он настолько популярен, что бронируют его аж на 2 месяца вперед. Ежедневно в этом конференц-зале проходят мероприятия, в том числе от внешних экспертов, на совершенно разные темы. Не только рабочие. Даже если нет необходимости, сотрудники приезжают в офис и в выходные дни, чтобы попасть на мероприятие и послушать конкретного эксперта.