Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения

Глава 2. Устанавливаем границы. Все про элементы зонирования

Довольно часто при планировке проектировщики просто делят офисное помещение на стандартные прямоугольные ячейки, не используя вдумчивый и осмысленный подход. Конечно, это упрощает жизнь проектировщикам, но усложняет тем, кому потом приходится проводить в этих помещениях бо́льшую часть жизни. Неправильно спланированное офисное пространство вызывает цепные реакции, которые обрушивают рабочие процессы.

Шумные отделы постоянно отвлекают тихие, если находятся рядом. Команды, работающие над одним проектом, но размещенные далеко друг от друга, теряют в скорости взаимодействия. Ограниченный доступ к руководителю замедляет согласование срочных вопросов и подписание ключевых документов. Если в офисе нет закрепленных рабочих мест и отсутствует четкая навигация, то на поиски нужного человека может уйти значительная часть дня, несмотря на наличие телефонов. Даже такая мелочь, как перегороженный проход, заставит людей каждый раз ходить вокруг и тратить на это лишнее время.

Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника», Екатерингбург

Поэтому, прежде чем проектировать отдельные ячейки, а уж тем более весь офис, задайтесь вопросами: для чего конкретно вы создаете каждое помещение, что за задачи оно должно решать и какие процессы в нем будут происходить? В зависимости от выполняемых задач поменяется и пространство, и его наполнение.

Рабочие процессы можно разделить на индивидуальные и совместные. Каждый из них имеет набор параметров, определяющих форму, размер и оснащение помещения.

Индивидуальные рабочие процессы – это те, которыми человек занимается самостоятельно: планирование, анализ и подготовка данных, расчеты, написание контента, алгоритмов, отчетов и презентаций и др. Для индивидуальных процессов важны комфорт, тишина и изоляция. Но за рабочим столом сотрудники проводят около 40 % офисного времени[16]. В остальное – находятся в совместных рабочих процессах: организуют встречи вживую или онлайн, формальные и неформальные, обучаются или обсуждают дела за чашкой кофе с печеньками.

Люди постоянно перемещаются по офису из одного места в другое. Чтобы эти перемещения происходили без помех и задержек, необходимо грамотно подходить к организации рабочего пространства и его зонированию. Для этого нужно научиться правильно управлять границами.

Границы – базовый элемент, формирующий пространство.

С их помощью из простых элементов можно создавать более сложные и разнообразные конфигурации пространства, которые могут трансформироваться, сохранять стратегию и динамику бизнеса, культурные и поведенческие особенности команды. А также давать возможность людям сосредоточиться или, наоборот, поддерживать взаимодействие и движение информации там, где это полезно.

Любая граница – целый набор параметров, свойств и характеристик. По основным критериям их можно разделить на:

• вертикальные и горизонтальные;

• мягкие и жесткие.

По функциональным свойствам границы характеризуются по четырем принципам:

• прозрачность – возможность увидеть сквозь границу;

• перетекание – плавный переход от внешнего пространства к внутреннему. Например, когда терраса становится продолжением помещения для принятия пищи, а входная зона перетекает в пространство для неформального общения и дальше – в рабочую зону;

• проницаемость – возможность пройти или пересечь огороженное пространство. Ее создают арки, проходы, галереи;

• взаимодействие – возможность задержаться в пограничном пространстве. Когда граница – место для отдыха или творчества, приглашающая к активному взаимодействию. Такая возможность создается с помощью мебельных решений, работы со светом и графикой.

Также границы можно разделить по типу изоляции:

• Акустическая. Другие не слышат меня, и я их не слышу.

• Визуальная. Другие не видят меня, и я их не вижу.

• Территориальная. Мое пространство принадлежит мне.

• Информационная. Другие не видят и не слышат, над чем я работаю.

Выбирая те или иные границы по критериям и свойствам, можно создавать различные типы приватности и поддерживать разные рабочие процессы.

Например,

у традиционной кабинетной системы организации пространства жесткие непроницаемые границы. Она хороша для индивидуальной сосредоточенной работы, позволяет контролировать доступ, поддерживает статусность и иерархию,

при этом ограничивает коммуникации, препятствует взаимодействию и движению информации.

Открытое рабочее пространство, или опенспейс, наоборот, делает взаимодействие и информацию доступными.

Именно поэтому такой формат организации пространства предпочитают инновационные команды, креативные индустрии и ИТ-компании. Там скорость принятия решений и высокий уровень взаимодействия определяют успех.

Помимо этого, открытое пространство – источник визуальных стимулов: движения, цветов, запахов, уникальных форм и образов. Все они пробуждают вдохновение и творчество, если правильно ими управлять. А еще с помощью открытого пространства можно мотивировать сотрудников и повышать лояльность, создавая вовлекающую среду, где каждый понимает и ценит вклад коллег в общие процессы.

Но не все так позитивно, как кажется на первый взгляд. Формат опенспейсов любят руководители, желающие видеть, чем заняты подчиненные. Используют открытость для контроля, избавляются от всех перегородок, считая, что таким образом повышают продуктивность. Но создают лишь психологическое давление. Находясь постоянно на виду у руководства, сотрудники действительно работают более интенсивно. Но приводит это в итоге не к улучшению показателей, а к стрессу и выгоранию. Менее уверенные в себе люди, особенно женщины, постоянно находясь на виду, перенимают модели поведения более успешных коллег, теряют собственную идентичность и естественность, тратят силы на подражание другим. Так что в опенспейсе границы тоже нужны.

Грамотное зонирование пространства повышает уровень комфорта и безопасности сотрудников, увеличивает время их эффективной работы, влияет на взаимодействие между ними и позволяет найти вдохновение.

Стены – наиболее простой и распространенный пример жесткой непроницаемой вертикальной границы.

С их помощью можно ограждать от помех и контролировать доступ. За счет дверей и проемов стены могут иметь разную степень проницаемости. Открытые проемы повышают ее, а закрытые двери ограничивают. Открытые двери приглашают к взаимодействию даже при наличии жестких стен. А закрытые – наоборот, препятствуют взаимодействию, движению информации, поддерживают конфиденциальность, часто ассоциируются с тайной, вызывают интерес и любопытство. Сотрудники секретного отдела с ограниченным доступом, как правило, занимают привилегированное положение в компании только лишь потому, что имеют доступ к тайне.

Маркетологи тоже умело пользуются свойствами закрытых границ. Чтобы создать интригу, ажиотаж и усилить эффект от презентации нового продукта, его прячут за закрытыми дверями. Тайна оказывает на людей почти магический эффект. А все потому, что мы чувствуем себя особенными, когда прикасаемся к секрету. Как будто снова оказались в детстве и получили приглашение на закрытую вип-елку с вкусными подарками или возможность заглянуть за кулисы театра.

Не только стены могут быть вертикальными границами. Мебель тоже формирует пространство на отделы или функциональные зоны. А проницаемость границ отрегулировать расстановкой шкафов, используя то закрытые, то открытые стеллажи.

Если же хотите смягчить жесткую непроницаемую вертикальную границу – используйте перепады высот. К вертикальной стене можно пристроить выступ, балкон, веранду или навес. Добавить высокий бордюр или скамейку. Таким образом жесткая граница становится мягче и превращается в привлекательное место для встреч.

Есть интересный эффект, связанный с границами. Он называется «эффект пианино». Когда гость приходит первым, он обязательно ищет место у стены, колонны или предмета мебели, чтобы опереться.

Стена создает ощущение безопасности, а колонна, пианино или предмет мебели составляют хорошую компанию, так что человек не чувствует себя в одиночестве. Используйте этот прием, чтобы сделать пространство более дружелюбным.

Еще можно сделать не выступ, а, наоборот, углубление. Такие ниши тоже очень привлекательны. Их часто используют в современных офисах для пауз, остановок, незапланированных встреч и чтобы спрятаться. В нишах можно отгородиться от других, при этом не теряя никого из виду. Такие зоны сразу притягивают внимание посетителей, создавая вау-эффект от рабочего пространства.

К горизонтальным границам относятся пол, потолок, карнизы, навесы, отвесы, кабель-каналы и напольные покрытия. Высокие потолки создают простор, способствуют креативному и абстрактному мышлению. С ними ощущается больше воздуха и легче дышать. Низкие потолки позволяют сосредоточиться на мелочах и деталях, включить режим анализа данных и действовать методично. Высоту можно варьировать, объединяя несколько этажей: зоны индивидуальной сосредоточенной работы с высоким пространством атриума, где полет мысли и креативное взаимодействие не ограничены нависающим потолком.

Если меняете высоту потолков – учитывайте, что освещение зависит от удаленности источника света. Поэтому скомбинируйте разные типы светильников и отрегулируйте их высоту.

Теперь поговорим про мягкие и прозрачные границы. Они позволяют добиться эффекта доступности и визуальной открытости. В офисе, где много прозрачных стен, легче дышать, и в нем больше света. Прозрачные стены вызывают естественный интерес к тому, что происходит за ними. Позволяют увидеть коллег, включенных в важные и интересные процессы.

Права на изображение: Максим Лоскутов, офис Smart Group, Москва

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»

Проводили исследование, когда сотрудники муниципального офиса переезжали из традиционных кабинетов в здание открытого типа со стеклянными перегородками[17]. Авторы изучали, как это отразилось на поведении сотрудников. В итоге выяснилось, что благодаря прозрачности офиса они почувствовали себя ближе к организации. А руководство стало доступнее, что помогло в решении бизнес-задач. Стеклянные перегородки способствовали ликвидации иерархичности и межфункциональных границ, укрепили свободное неформальное взаимодействие. В новом здании появилось больше возможностей для мобильности, самопрезентации и свободы выбора действий.

Права на изображение: Алексей Санин, штаб квартира T-Space

Но для некоторых женщин прозрачность все же создавала трудности. Постоянная видимость провоцировала уязвимость, обязывала выглядеть определенным образом, навязывала нормы поведения и жесткие ограничения естественных проявлений. Более уверенные в себе женщины, занимающие высокие позиции, были рады привлечь к себе внимание, тогда как менее успешные и менее амбициозные коллеги стремились слиться с фоном и стать незаметными[18].

Поэтому там, где достаточно много прозрачных границ, используйте зеленые насаждения. Проницаемость такой границы можно регулировать высотой и плотностью растений. Живая растительность увлажняет и очищает воздух, делает пространство психологически более комфортным. Ну и, согласитесь, выглядит это очень привлекательно и эстетично.

Имейте в виду, что прозрачные и мягкие границы работают только в психологически комфортных и благополучных условиях.

В офисах, где сотрудники находятся в состоянии стресса, неуверенности, постоянного конфликта, требуется гораздо больше приватности и непроницаемых границ.

Важно учитывать еще один нюанс. Двигаясь вдоль границ – вертикальных или горизонтальных, мягких или жестких – мы ждем новых внешних стимулов через каждые четыре-пять секунд. Если их нет, то движение кажется неинтересным, скучным и утомительным.

Визуальные стимулы – это цвет, свет, графические элементы, изменение текстуры стен или фактуры коврового покрытия.

Использование декора в большом открытом офисе стимулирует внимание и устраняет монотонность в помещении. Визуальные стимулы работают на уровне ощущений, даже когда нет ни стен, ни преград. За них цепляется взгляд, формируя различия при переходе через такую границу.

Один из таких визуальных стимулов – освещение. Оно играет важную роль в офисе, влияя на самочувствие и состояние.

Например, яркий свет заставляет вглядываться в детали. Поэтому зону для фокусной работы обычно выделяют точечным направленным освещением. Места для восстановления и неформального общения подчеркивают мягкими рассеивающими источниками света. Затемняя одни участки и высветляя другие, вы выделите определенные зоны, чем привлечете к ним внимание. Переход из тени в свет используйте, чтобы усилить световое пятно и то, что в нем находится. Этот эффект будет полезен для брендинга и создания зоны демонстрации продуктов.

Помимо освещения в качестве визуального стимула и для обозначения перехода из одной зоны в другую используйте различные напольные покрытия. Там, где на полу ковролин или ковер, люди чувствуют себя уютнее. При переходе на более жесткие покрытия – плитку или ламинат, наливные полы или керамогранит, – вы как бы выходите из личного пространства в более публичное. Например, из тихой сосредоточенной зоны – в зону взаимодействия.

Цветовые переходы могут сигнализировать, что вы покидаете одну часть пространства и перемещаетесь в другую. Так, при разделении организации на отделы или кластеры, каждый из них может выбрать любимый цвет и пользоваться им для самоидентификации.

Яркая графика на стенах служит маяком для креативной команды, а строгие цвета подчеркивают формальность.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс», офис «Авито»

Права на изображение: Александр Михайлик

Цвет в целом воздействует на психику и эмоции. Например, красный ассоциируется с энергией, страстью и волнением, влияет на вегетативную нервную систему и работу внутренних органов. В красном помещении дыхание ускоряется, учащается сердцебиение, поведение становится более агрессивным. Работаешь интенсивнее, но быстро раздражаешься и устаешь. Синий и голубой дают ощущение тишины, прохлады и умиротворения, способствуют созданию доверительных отношений и чувства безопасности. Зеленый цвет – символ спокойствия, гармонии и развития. Он, так же как и синий, действует расслабляюще, уравновешивает, позволяет очиститься от негативных эмоций.

Цвета могут менять настроение. Теплые, такие как оранжевый и желтый, часто ассоциируются с радостью и оптимизмом. В то время как холодные – синий и фиолетовый – помогают сформировать чувство покоя и сосредоточенности. Некоторые цвета стимулируют процесс принятия решений. Например, красный ассоциируется со срочностью и может провоцировать на более быстрые и рискованные действия.

С помощью цвета можно создать хорошее впечатление от офиса, даже если совсем нет бюджета. Просто берите банки с красками и играйте в художников. Яркие цвета, визуальные границы, выделяющиеся элементы придадут офису уникальность и свежесть. А специальная разметка или наклейки на полу помогут сориентироваться в пространстве или разграничить его. Зебра на полу привычно воспринимается как переход. Стрелки покажут направление движения. Такие знаки на стенах или на полу нарисуйте, наклейте или сформируйте световым пятном.

Права на изображение: Алексей Санин

Глава 3. Границы для эффективной работы

С помощью границ можно влиять на показатели эффективности труда. Но для начала давайте поговорим о том, как связаны внимание и время продуктивной работы сотрудников.

Каждый пятиминутный звонок или посторонний разговор съедает примерно 23 минуты[19]. Ровно столько офисный сотрудник восстанавливает фокус внимания после того, как отвлекся. Только представьте: кто-то подошел с пустяковым вопросом, а человек потом полчаса собирается с мыслями, чтобы вернуться к работе. А теперь посчитайте, сколько раз за день такое происходит.

Время работы сотрудников в потоке, когда они не отвлекаются, – один из важнейших показателей их эффективности.

В книге «Человеческий фактор: успешные проекты и команды» Тома ДеМарко и Тимоти Листера его называют фактором среды, или просто фактором «С». Чтобы его рассчитать, нужны всего два значения: длительность непрерывной работы и общая продолжительность рабочего времени.

Формула выглядит так: фактор «С» = время в потоке / рабочее время присутствия.

Если фактор «С» больше 0,4, значит, условия в офисе достаточно благоприятны и позволяют людям работать в потоке. Если меньше, то, скорее всего, ваши сотрудники часто отвлекаются и раздражаются. Из-за этого их эффективность снижается. Фактор «С» – показатель динамический и может меняться в пределах одной организации. Поэтому, если будете его считать, делайте расчет для каждого отдела. Так вы точно узнаете, где нужны улучшения.

Я попросила знакомых, работающих в разных организациях, понаблюдать, как часто им приходится отвлекаться. Сотрудники обеих компаний работают в современных открытых офисах, в которых коллеги из того же или смежного отдела находятся в прилегающих зонах общего пространства.

В компании А между отделами установлены высокие перегородки и используются акустические решения разных типов. Для разговоров по телефону и встреч установлены акустические кабинки.

В компании Б пространство состоит из трех зон, где перегородки и акустические решения не используются. Несмотря на то, что постоянно в офисе находится только половина сотрудников, за 3,5 часа работы было зафиксировано семь отвлечений. Они совсем короткие, но мы уже знаем, что возвращение в состояние потока в среднем занимает 23 минуты. В результате фактор «С» для этой организации составил 0,12.

В компании А фактор «С» для руководителя отдела маркетинга, которого отвлекали чаще других коллег, составил 0,47. Разница почти в четыре раза. Такой внушительный показатель можно получить благодаря работе с пространством.

Посчитали эффективность своего офиса? Если она у вас недостаточно высокая, самое время разобраться, как ее повысить.

Используйте стены и перегородки, чтобы создать зоны, где сотрудники могут сосредоточиться. Причем можно обойтись без сложных ремонтных работ даже в открытом помещении.

Есть более простые, но эффективные способы.

Например, бесконечные грядки столов, где кто-то постоянно маячит перед глазами, шумит, отвлекает и снижает то самое время в потоке, можно сделать более защищенными, разделив их перегородками. Используйте фронтальные и боковые настольные экраны с высоким уровнем звукопоглощения, чтобы устранить или значительно снизить помехи. Это визуально ограничит пространство и добавит приватности. Сотрудники смогут проще сосредоточиваться, меньше отвлекаться и гораздо продуктивнее выполнять свою работу.

Но есть важный нюанс. Не делайте очень высокие перегородки, чтобы не переборщить с шумопоглощением и сохранить привычный звуковой фон. Абсолютная тишина настолько непривычна, что может восприниматься оглушительно. Находиться в ней так же неприятно, как и упираться взглядом в глухую стену.

Права на изображение: Мелекесцева Ольга

Кстати, об этом. Когда человек сосредоточенно работает, его взгляд направлен на экран компьютера или в стол. Чтобы дать глазам отдохнуть, их время от времени нужно поднимать и смотреть вдаль. В этот момент важно, чтобы впереди была не глухая стена, а свободное открытое пространство. Иначе магии не произойдет, а усталость и напряжение будут копиться.

Есть и другая причина смотреть вдаль. Таким образом включается процесс генерации идей или поиска решений. Это особенно важно учесть, если вы и ваша команда выполняете много творческих и креативных задач: пишете тексты, придумываете рекламные кампании, создаете новые продукты.

А должно ли быть что-то за спиной у человека? Стена или перегородка помогает чувствовать себя уютно и безопасно.

Особенно это полезно в больших открытых пространствах. Но как обеспечить такой эффект в отсутствии стен? Во-первых, использовать напольные перегородки или мебель. Они прекрасно играют роль стен. Во-вторых, удобным решением станут кресла с высокой спинкой и боковинами. В таких креслах комфортно работать, как и за столом, что особенно актуально в опенспейсах. Высокая спинка создаст ощущение защищенности, необходимое для психологического комфорта.

Права на изображение: Александр Михайлик

Удобно, если кресла поворачиваются в любую сторону. Для сосредоточенной работы располагаем их лицом к окну, чтобы не отвлекаться на коллег, а для общения – друг к другу.

В таких местах хорошо думать, анализировать и создавать контент. Их выбирают, когда не хотят уходить в закрытый кабинет, при этом для выполнения задачи нужно уединиться и сконцентрироваться. Я там люблю читать, писать тексты или делать презентации. Эти кресла совершенно незвукоизолированы, но боковые перегородки устраняют визуальные помехи, чего вполне достаточно для такого типа сосредоточенной работы.