Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения
- -
- 100%
- +
Самый распространенный отвлекающий фактор в офисе – шум. В первую очередь сотрудники жалуются именно на него. И с помощью границ мы можем его снизить.
Давайте мысленно зайдем в отдел продаж или клиентского сервиса. Что вы представляете? Я сразу подумала про улей, футбольный матч, городской вокзал или оживленный бар в час пик. В большинстве компаний – это самая горячая, шумная и токсичная зона. Требовательные клиенты, коллеги из других отделов, руководители, недовольные результатами работы, ищут решения именно здесь. После нескольких часов в таком месте у многих разболится голова. Из-за гама и негатива сотрудники этих отделов быстрее устают и сильнее других страдают от стресса.
Здесь нужны надежные жесткие границы. Во-первых, чтобы отгородиться внутри отдела друг от друга и снизить уровень шума. А во-вторых, чтобы не мешать другим отделам. Если эти зоны не изолировать, то раздражение и усталость быстро перетекают на прилегающие территории и накрывают находящихся там сотрудников.
Снизить распространение шума и негатива можно с помощью качественных акустических перегородок. В зависимости от их размера и высоты можно создать бо́льшую или меньшую изолированность. Главное – с ней не перестараться.
В одном офисе мы установили на столы высокие акустические перегородки в 80 сантиметров, отгородили каждое рабочее место спереди и сбоку. Через какое-то время люди начали жаловаться на тишину. Они чувствовали себя слишком изолированно. Им не хватало воздуха и пространства. Тогда мы заменили перегородки на 40-сантиметровые. И стало комфортно.
А для колл-центра, где сотрудники постоянно говорят по телефону и мало взаимодействуют между собой, полезны перегородки повыше.
Помимо настольных перегородок используйте напольные, отделите ими одну функциональную зону или группу от другой. Так можно отойти в сторону от работающих сосредоточенно коллег, чтобы обсудить срочный вопрос и не занимать переговорную. Еще раз обращу внимание, что речь идет об АКУСТИЧЕСКИХ перегородках, которые изготовлены из специальных шумопоглощающих материалов.
Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»
Когда нужна полная изоляция, выбирайте глухие стены или закрытый кабинет. Он как незакрепленное место серьезной работы или телефонных переговоров подходит для кратковременного пребывания и требует бронирования. Альтернативой послужит закрытая кабинка. Ее преимущество в мобильности – в отличие от стен кабинета, можно разбирать и перемещать по офису, а при переезде в другое помещение использовать снова.
В открытом пространстве закрытые изолированные помещения или кабинки лучше размещать рядом с индивидуальными рабочими местами, чтобы не тратить время на перемещение туда и обратно, когда потребуется приватность. При частой смене активностей это сэкономит время.
Выбирая кабинки, обращайте внимание на уровень шумоизоляции. Проверяйте наличие качественной системы вентиляции и освещения. Хорошая циркуляция свежего воздуха и отсутствие посторонних запахов позволят находиться в кабинке, даже если звонок затянулся. Рекомендую обязательно заранее протестировать выбранный вариант, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
Чтобы в кабинке можно было сидеть за компьютером или разговаривать достаточно долго, оборудуйте ее подставкой для техники и удобным креслом. Убедитесь, что все розетки работают, иначе телефон сядет в самый неподходящий момент, что прервет важный разговор.
Права на изображение: Дмитрий Цыренщиков, офис Авиасейлс, модульные функциональные панели VIZL. Дизайнер: Александр Михайлик
Границы помогут эффективнее решать конфликты
Если в офисе они происходят часто, то нужно больше личного пространства и физических барьеров для сотрудников. Так они будут чувствовать себя комфортнее и спокойнее.
Решать конфликты в открытом помещении сложнее, чем в отдельном. Когда это происходит на глазах у других, усиливается паника и стресс. Не говоря уже о том, что все перестают работать. В таких ситуациях лучше сначала сделать перерыв, а потом продолжить обсуждение в закрытом конфиденциальном пространстве. Это могут быть те же самые кабинки или отдельная закрытая переговорная. Лучше с низкими мягкими креслами или диванами. Они создают ощущение заземленности, снижают моторику, располагают к созерцанию и размышлению, понижают градус конфликта.
Используйте в таких кабинках или помещениях акустические панели. Они сгладят повышенные тона, сохранят конфиденциальность, защитят окружающих от стресса. Конечно, это не избавит в ту же минуту от конфликта, не заменит психологического комфорта и поддержки коллег, но позволит проходить подобные ситуации мягче и спокойнее.
В сложных ситуациях поддержка коллег крайне важна. Когда есть уверенность в том, что они отнесутся с сочувствием и пониманием в болезненных ситуациях, порог стрессоустойчивости вырастает.
Расширение сети контактов и установление связей с другими позволяют чувствовать себя на работе устойчивее. Устанавливая неформальные связи, люди быстрее решают проблемы и чаще обращаются друг к другу за помощью.
Границы влияют на взаимодействие сотрудников. Если уберете границы, то повысится уровень взаимодействия, а расставите – появятся препятствия. Работает это просто: когда люди друг друга видят, им гораздо легче начать разговор. Заметили, например, кого-то полезного и обратились к нему с вопросом. И вот вы уже обсуждаете важную задачу или идею, про которую неожиданно вспомнили. Не заметили бы случайно – не спросили.
Итак, мы разобрали, что такое границы, какие они бывают и как их грамотно использовать, чтобы сделать офис уютнее, эффективнее, комфортнее. Теперь вы знаете, как повысить концентрацию сотрудников, увеличить время работы в потоке, снизить уровень шума и повлиять на взаимодействие людей.
Права на изображение: Алексей Санин, офис T-Space, Москва
Чтобы проще разобраться, где, как и какие границы расположить в своем офисе, помните: обратная связь и открытое обсуждение – вот основной источник информации для анализа и принятия решений при организации пространства. В конце книги я дам вам инструменты, которые помогут собрать информацию самостоятельно.
А вот для большой организации лучше пригласить консультантов. Они не только выслушают и зафиксируют ваши идеи, но и помогут их проанализировать, согласовать различные точки зрения и принять важные решения. С этим анализом вы расставите по местам все элементы и создадите такую планировку, которая сделает офис действительно функциональным.
С границами разобрались. Перейдем к следующему уровню планирования и проектирования пространства. Поговорим о его разделении на функциональные зоны, отвечающие целям, задачам и технологическим особенностям разнообразных рабочих процессов, индивидуальным потребностям сотрудников и команд.
Об этом и пойдет речь далее.
Глава 4. Функциональное зонирование
Чтобы реализовать эффективное зонирование пространства, нужно определить стратегические приоритеты бизнеса и цели дизайн-проекта. Именно они лежат в основе принципов оформления дизайна офиса.
Опираясь на приоритеты и цели, можно проанализировать действия, которые выполняют сотрудники, понять потребности людей и команд. А на основании собранной информации сформулировать техническое задание на проектирование и описать типовые функциональные зоны в офисе, которые помогут сотрудникам решать стоящие перед ними вопросы. Это непростая задача, но вполне выполнимая.
Для получения информации я провожу визуальный аудит пространства. Наблюдаю за тем, как люди в нем перемещаются, чем занимаются, где и с кем общаются. Так можно понять, как «работает» офис, что приводит к простою, зависанию и отвлечению от рабочих процессов, обнаружить характерные помехи и раздражители. Это могут быть шум, тусклое освещение, духота, неудобное расположение мебели, плохая навигация, недоступность подходящего места для встреч или свободного индивидуального рабочего места, неработающие инструменты, устаревшие правила и многое другое, что приводит к ежедневным сбоям и потерям.
Кроме того, полезно провести интервью и опросы сотрудников, стратегические сессии с руководителями и фокус-группы.
Собирая информацию, поинтересуйтесь у людей, что им нравится в существующем офисе, что они хотели бы сохранить, а что создает проблемы и требует изменений.
Для начала выделим в офисе пять основных функциональных зон для:
• групповой работы;
• индивидуальной сосредоточенной работы;
• встреч в формате видеоконференций;
• обучения;
• социализации и восстановления.
Разберем каждую зону внутри вдохновляющего офиса подробно. А потом поговорим о том, как организовать место для работы вне его стен.
Зоны групповой работы и мозговых штурмовЧтобы спланировать зоны для групповой работы в своем офисе, нужно понимать:
1. Какие задачи вы и ваша команда планируете в них решать?
2. Сколько человек будет собираться и как часто?
3. Какова длительность встреч?
4. Какое оборудование необходимо?
5. Насколько обсуждаемая информация конфиденциальна?
6. Будет ли кто-то присутствовать онлайн?
7. Планируете ли вы двигаться в процессе работы и трансформировать помещение?
От ответов на эти вопросы зависит количество подобных зон в офисе, формат переговорных комнат, их размер и необходимое оборудование. Чтобы вам было легче определиться, я расскажу на примерах.
Часто проводите формальные переговоры или планерки? Тогда нужна классическая переговорная комната со столом посередине. Если позволяет площадь офиса, лучше сделайте эту зону в отдельном помещении.
Обычно формальную переговорную комнату делают большой, чтобы все точно поместились. Но собирается в ней реально восемь-десять человек, а то и вовсе двое.
Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»
Такие переговорные – частый источник неэффективного использования площадей. Лучше сделайте две комнаты поменьше, рассчитанные на количество реально приходящих на встречи участников. А если соберется большая группа, стену можно трансформировать и объединить два помещения в одно.
Или вместо закрытой переговорной используйте индивидуальные кабинки на четыре, шесть, восемь человек. Их можно расположить в любом месте офиса. Если важно сохранить конфиденциальность, то обязательно проверьте акустические параметры кабинки. Хорошая звукоизоляция позволит устранить помехи и не переживать, что обсуждаемое за закрытыми дверями разойдется по офису.
Если тема совещания не очень секретная, то можно создать динамичную зону для обсуждения в открытом или частично открытом пространстве.
Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс», офис «Авито»
Тогда понадобятся перегородки, чтобы трансформировать помещение. Используйте также доску на колесиках – ее легко передвигать по офису и забирать вместе с ней свои записи со встречи.
Кстати, ежедневную планерку можно проводить стоя, чтобы она не растягивалась на час и не отвлекала от работы надолго. Это позволяет общаться более динамично и не растекаться мыслями.
Для проведения мозговых штурмов, тренингов или стратегических сессий подойдет зона, где все предметы интерьера – мебель, стены и инструменты – легко двигаются и трансформируются.
Перед началом работы подготовьте эту зону вместе с командой. Так у вас включится внимание и творческое взаимодействие. Обязательно поставьте маркерную доску или флипчарты. Когда записываете идеи и решения, включается мелкая моторика и стимулируется генерация идей. Заметки на доске помогают собеседникам точнее понять, о чем идет речь, и активнее включиться в обсуждение.
Помните: чем больше пространство для визуализации, тем шире поле потенциальных решений. На стандартной школьной доске может разместиться пять-семь идей. Представьте, сколько их влезет на доску во всю стену. Это снимет искусственные ограничения с вашего творческого потенциала.
Если в группе свыше трех человек, установите в переговорной зоне большой монитор или телевизор. Тогда людям не придется толпиться вокруг одного маленького экрана компьютера. Поверьте, это очень неудобно и создает дополнительные трудности в восприятии информации.
Гораздо чаще запланированных совещаний и планерок в офисе происходят спонтанные встречи. Они выпадают из расписания, хотя и занимают значительную часть рабочего времени. А все потому, что не запланированы. Не забывайте о них. Обязательно организуйте небольшие зоны для общения двух-трех человек. Это могут быть ниши, отдельно стоящие кресла или более нестандартные варианты. Например, барная стойка или мягкие подушки.
Я часто видела, как из пуфиков и маркерных досок сотрудники быстро собирали себе место для встречи, когда возникала потребность срочно обсудить какой-то вопрос. Они выбирали свободное пространство в стороне от рабочих мест, отгораживались от коллег маркерными досками. Таким образом не мешали другим работать сосредоточенно и могли визуализировать идеи на доске. Благодаря этому плодилось множество подходящих решений. Они прорабатывались настолько детально, что принятый вариант понимали все без исключения.
Телефонные переговоры и срочные обсуждения в группе из двух-трех человек можно проводить на ходу. Мысль бежит за движением. А перемещение при обсуждении дел стимулирует поиск и принятие решений. И, что немаловажно, вы не застрянете надолго там, где не планировали.
Еще одна рекомендация.
Если у вас в офисе встречается много людей и команд параллельно, то востребованность зон для групповой работы будет очень высокой. Чтобы повысить их доступность, избежать заминок и накладок в расписании, подключите систему бронирования.
На картинке ниже представлена интерактивная карта офиса.
Благодаря такой карте сотрудники будут видеть доступность переговорных зон, их вместимость, легко смогут планировать групповые встречи, находить свободные места и нужных коллег. Ну а бонусом от применения такой системы станут данные бронирования. Используйте их для анализа занятости помещений в офисе, чтобы понять, какие пользуются наибольшей популярностью.
Зоны индивидуальной сосредоточенной работыПосле пандемии изменился основной мотив посещения офиса. Если раньше все приезжали сосредоточенно поработать, то сейчас – для встреч с коллегами и партнерами. В связи с этим зоны групповой работы вытеснили часть индивидуальных мест.
Учитывая гибридный график и свободное посещение офиса, площадь индивидуальных рабочих мест сократили еще больше. И сделали их незакрепленными. Ведь если сотрудники ходят в офис не каждый день, смысл в персональных рабочих местах теряется. Вместо этого один стол по очереди могут занимать несколько человек. Коэффициент использования варьируется в зависимости от графика посещения. Такую систему теперь часто практикуют в больших компаниях. Ее еще называют hot-desking – «горячий стол». Любой может использовать незанятое рабочее место в зоне свободной рассадки.
Когда посещаемость неравномерная и используется система hot-desking, важно правильно рассчитать коэффициент рабочих мест к числу сотрудников. В такой ситуации делайте расчет исходя из средней загрузки и добавляйте буферную зону на вырост.
Посчитайте посетителей в пиковый и средний период загрузки. К средней добавьте количество новых сотрудников, планируемых к найму в ближайшие несколько лет. Эти места будут в основной рабочей зоне. К разнице между пиковой загрузкой и этим количеством приплюсуйте число гостей, находящихся в офисе временно – студенты, практиканты, командированные сотрудники. Так вы поймете, сколько рабочих мест нужно добавить в трансформируемых или многофункциональных зонах.
Если ошибочно рассчитать коэффициент соотношения рабочих мест к количеству сотрудников, то найти свободное место станет непросто. Это создаст перекос функциональных зон. Так не должно быть, ведь индивидуальная работа – все еще около 40 % от общего рабочего времени. Когда она занимает основную часть этого времени, лучше закрепить рабочие места за сотрудниками. Если в приоритете совместная работа, то можно оставить места незакрепленными.
Но из-за неравномерной посещаемости офиса спрогнозировать количество людей единовременно достаточно сложно. Если в пиковые часы посещений сотрудники придут в офис и не смогут найти себе место для работы, это негативно отразится на их продуктивности, эмоциональном состоянии, мотивации и посещаемости. Они сделают вывод, что лучше оставаться дома, хотя в другое время половина столов окажется свободной. В то же время, если столы будут пустовать, руководство решит, что офис используется неэффективно.
Глубокий анализ и вдумчивый подход к проектированию позволят вам учесть при рассадке особенности рабочих процессов и предпочтительное время посещения офиса сотрудниками. Например, объединить ячейки одной команды и отделить их от другой. Такое зонирование по функциональным отделам, где у каждого подразделения свое пространство, поддерживает коммуникацию внутри команды, учитывая индивидуальные потребности и графики сотрудников. Они могут решить между собой, кто и когда будет использовать доступные рабочие места.
Чем чаще люди контактируют, тем ближе располагайте их столы друг к другу. Для этого составьте карту взаимодействий. Также важно учитывать, как циркулирует информация.
Регулировать число доступных мест при свободном посещении офиса рекомендую с помощью системы бронирования, о которой мы уже говорили ранее. Данные отражаются в общем календаре. Коллеги смогут заранее сориентироваться, когда и где в офисе лучше расположиться или найти нужных людей.
Конечно, нелегко отказаться от личного рабочего места. Это непривычно, ведь большинству хочется иметь в офисе свой уютный уголок – обустроить его под себя, поставить фотографии на стол, а в тумбочке разложить папочки и тапочки. Но если выбирать между свободным посещением и личным пространством, многие предпочтут первое. А для любителей хранить в офисе свои вещи можно предусмотреть тумбочки или локеры – персональные шкафчики.
Права на изображение: Алексей Санин, офис «Авито»
Разместить незакрепленные персональные рабочие места для кратковременного использования и в период пиковой посещаемости можно в зонах, которым сложно придумать применение. Уверена, что у вас в офисе такие есть. Например, коридор.
Сделать проходы уютными для работы удается редко, но возможно, если они идут вдоль окна. Так их можно использовать для коротких интервалов индивидуальной работы. Или для ожидания, смены обстановки, переключения активностей, когда между встречами срочно нужно ответить на сообщения, доделать презентацию, не занимая при этом целое рабочее место.
Но поскольку по коридорам постоянно ходят люди, то лучше использовать кресла с высокими спинками. Или легкие вертикальные мобильные перегородки, по высоте закрывающие сидящего человека. А также растения. Они добавят положительных эмоций, улучшат самочувствие, помогут создать эффект изолированности, при этом не будут препятствовать проникновению света.
Столы самого рабочего места не обязательно делать привычно прямоугольными. Столешницы могут быть трапециевидными, треугольными или более сложных форм. Для этого состыкуйте или раздвиньте столы в общее командное пространство. Подвижная мебель и гибкая планировка позволяют менять расположение столов и дистанцию между участниками группы при изменении ее состава и размера. При таком варианте освещение и подключение к электричеству должны быть всегда легко доступны.
Права на изображение: Максим Лоскутов, Офис «Брусника»
Комфортное рабочее место может включать эргономичное кресло с хорошим прилеганием к спине, набором регулировок по высоте, глубине и откидыванию спинки. Важно, чтобы были подлокотники. Они позволяют распределить нагрузку по разным участкам тела. А подголовник снимет напряжение с шеи.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
Примечания
1
https://www.gallup.com/workplace/288539/employee-burnout-biggest-myth.aspx.
2
Источник: Work from Home & Productivity: Evidence from Personnel & Analytics Data on IT Professionals Michael Gibbs† Friederike Mengel‡ Christoph Siemroth§ July 13, 202, https://bfi.uchicago.edu/wp-content/uploads/2021/05/BFI_WP_2021-56.pdf
3
No Task Left Behind. Examining the Nature of Fragmented Work, Gloria Mark, Victor M. Gonzalez, Justin Harris, Donald Bren School of Information and Computer Science University of California, Irvine {gmark,vmgyg,jharris2} @ics.uci.edu.
4
Исследование, проведенное Oxford University’s Saïd Business School: https://www.ox.ac.uk/news/2019-10-24-happy-workers-are-13-more-productive.
5
TAG Heuer – швейцарская часовая компания, выпускающая люксовые наручные часы, хронографы, смарт-часы. Компания является подразделением крупнейшего в мире холдинга по производству предметов роскоши LVMH. Основана в 1860 г., Сент-Имье, Швейцария.
6
https://www.forbes.com/sites/tracybrower/2023/08/06/the-productivity-problem-with-remote-work/
7
https://www.resumebuilder.com/90-of-companies-will-return-to-office-by-the-end-of-2024/
8
Исследование Gallup. Источник: Why Does Your Hybrid Work Strategy Matter? https://www.gallup.com/401384/indicator-hybrid-work.aspx#ite-647312
9
Источник: The New Nomads: Insights From FlexJobs’ 2024 Work-From-Anywhere Surve, Jessica Howington, April 5, 2024.
10
Согласно опросу службы исследований российской платформы онлайн-рекрутинга hh.ru, который проводился с 5 по 20 сентября 2022 года среди 5429 российских соискателей.
11
По данным Gallup: https://news.gallup.com/poll/646718/people-worldwide-feel-lonely-lot.aspx
12
https://www.teamblind.com/blog/amazon-rto-return-to-office-five-days-week-reaction/
13
https://www.gensler.com/doc/research-global-workplace-survey-2025.pdf
14
Из интервью с сотрудниками ИТ-компании из Москвы.
15
https://data.tedo.ru/publications/I_Office_2025.pdf
16
По данным глобального исследования рабочих мест, проведенного компанией Gensler в 15 стран странах среди более 16 000 офисных работников из 10 отраслей. Источник: https://www.gensler.com/gri/global-workplace-survey-2024
17
https://www.researchgate.net/publication/345684766_Doing_gender_in_the_’new_office’
18
Источник: Doing gender in the ‘new office, Alison Hirst, Christina Schwabenland, 2018, https://doi.org/10.1111/gwao.12200
19
No Task Left Behind. Examining the Nature of Fragmented Work, Gloria Mark, Victor M. Gonzalez, Justin Harris, Donald Bren School of Information and Computer Science University of California, Irvine gmark, vmgyg, jharris2 @ics.uci.edu