Как создавать BPMN-схемы бизнес-процессов 1С с ИИ-помощником

Зачем схемы процессов нужны людям?

1. Чтобы увидеть процесс целиком

Текстовое описание процесса почти всегда линейное: сначала одно действие, потом другое, потом третье. Но реальный бизнес-процесс почти всегда устроен сложнее: в нем участвуют разные подразделения, часть действий выполняет человек, часть — система, и зачастую эти действия идут параллельно. Схема позволяет одним взглядом увидеть весь процесс.

Вот пример схемы бизнес-процесса «Оформление отгрузки товара», взятый из моей же книги «Ордерная схема складского учета в 1С». Книга, как и эта, создавалась как база знаний для ИИ-помощника.

Важно! Схему сейчас просто смотрим, до конца понять ее сразу не пытаемся, не боимся ее, к концу книги вы научитесь такие схемы рисовать сами.

Рис. 2.1

Ордерная схема складского учета в 1С — это способ организации складского учета, при котором накладные (отражающие взаиморасчеты с контрагентами) и складские документы — ордера (отражающие физическое перемещение товаров) оформляются независимо друг от друга.

Бизнес-процессы при ордерной схеме учета весьма сложные, с большим количеством участников.

Участник бизнес-процесса — субъект, который взаимодействует в рамках бизнес-процесса, выполняет в нем определённые действия или оказывает на процесс существенное влияние.

Участниками бизнес-процессов в 1С могут быть:

отдельные сотрудники;

должности;

роли;

подразделения;

внешние участники;

Система.

Система – компьютерная программа для автоматизации ведения бизнеса. В книге – это программные продукты фирмы 1С.

На схеме представлен процесс продажи товаров. В нем целых 5 участников:

Менеджер по продажам

Кладовщик

Бухгалтер

Покупатель

Система

Элементов на схеме на Рис 2.1 – много, текста – еще больше. Но представьте себе, сколько слов нужно сказать/напечатать, чтобы объяснить этот процесс одними словами! Во-первых - очень много, во-вторых - так, как по схеме, одними словами объяснить не получится. Потому что, пока человек дослушает/дочитает до конца объяснение – он уже забудет начало. А тут – все на виду.

Важно! Сама по себе схема не заменяет текстовое описание процесса. Она работает вместе с ним. Текст дает детали, схема показывает структуру, а пошаговая инструкция переводит процесс в конкретные действия пользователя в интерфейсе 1С.

2. Чтобы разделить ответственность участников

В 1С-процессах много участников: менеджеры по продажам, сотрудники складской службы, бухгалтеры, производственники, снабженцы. И наконец, сама система 1С такой же участник бизнес-процессов! Без схемы легко спутать, кто что делает и за что отвечает.

Схема с отдельными дорожками участников процесса показывает, что делает каждый участник. Это особенно важно при внедрении программы, потому что многие ошибки возникают не из-за ее несовершенства, а из-за неясного распределения ответственности.

3. Чтобы показать роль Системы

В описаниях бизнес-процессов Систему часто изображают как «фон»: человек что-то нажал, документ появился, его статус изменился, отчет что-то показал.

Но для процессов в программах управления предприятием это неправильно. Система здесь — полноценный участник процесса. Она:

фиксирует действия пользователей;

формирует извещения и распоряжения;

показывает документы в рабочих местах;

контролирует незавершенные операции;

отражает результат в отчетах.

Поэтому на схемах процессов 1С Систему нужно показывать отдельной дорожкой. Это помогает понять не только действия людей, но и логику работы самой программы.

4. Чтобы быстрее обучать пользователей

Пользователь лучше понимает процесс, когда видит не только инструкцию «нажмите туда-то», но и общую картину:

зачем он выполняет действие;

что было до него;

что произойдет после него;

кому перейдет результат;

как проверить, что операция завершена правильно.

Схема помогает связать кнопки, документы и отчеты в единый осмысленный процесс.

5. Чтобы находить ошибки и разрывы процесса

Когда процесс описан только текстом, ошибки часто прячутся. На схеме они становятся видимыми. Схема помогает увидеть такие разрывы до того, как они превратятся в ошибки учета или проблемы внедрения.

6. Чтобы писать более точные инструкции и ТЗ

Хорошая пользовательская инструкция должна отвечать не только на вопрос «куда нажать?», но и на вопросы:

кто выполняет действие;

в каком рабочем месте;

на основании какого документа;

какой статус должен быть установлен;

какой отчет должен подтвердить результат.

Схема дает каркас для такой инструкции. После схемы проще написать пошаговый алгоритм.

7. Чтобы легче договориться с заказчиком

Схема — хороший инструмент согласования. Ее можно показать руководителю, пользователю, консультанту, программисту или бухгалтеру. Каждый увидит свою часть процесса и сможет сказать:

да, у нас так;

нет, у нас иначе;

здесь не хватает действия;

здесь другой ответственный;

здесь система должна работать по-другому.

То есть схема превращает обсуждение процесса из спора «на словах» в коллективную работу с общей моделью. А если в схеме четко изображены действия Системы – заказчик сразу видит, за что он платит деньги.

8. Чтобы не перегружать память

Сложный процесс трудно, а зачастую, невозможно удержать в голове со всеми его тонкостями. Схема работает как внешняя память. С ней человек не обязан помнить весь процесс. Он может смотреть на схему и восстанавливать логику по ней.

9. Чтобы создать основу для базы знаний

Если процесс описан схемой, пошаговым текстом и правилами, его можно использовать не только для обучения людей, но и как основу для ИИ-помощника. То есть схема становится частью базы знаний.

Зачем схемы процессов нужны ИИ-помощнику?

Для ИИ схема процесса тоже полезна, но немного иначе, чем для человека. Человеку схема помогает понять глазами. ИИ схема помогает удержать структуру процесса.

1. Схема дает ИИ карту процесса

ИИ хорошо работает с текстом, но длинный текст может распадаться для него на отдельные фрагменты: документ, кнопка, статус, отчет, роль, настройка, которые между собой надо логически связать. Схема помогает связать эти фрагменты в единую модель.

То есть схема помогает ИИ понимать процесс как единое целое и при этом детально описывать действия каждого участника и их порядок.

2. Схема помогает ИИ строить пошаговые инструкции

Когда пользователь спрашивает: «Что мне делать дальше?», ИИ должен дать не теоретический ответ, а пошаговую инструкцию. И схема помогает ИИ двигаться по процессу как по маршруту.

3. Схема помогает ИИ объяснять процесс разным пользователям

Один и тот же процесс можно объяснить по-разному:

новичку — медленно и подробно;

опытному пользователю — кратко, как напоминание;

руководителю — через зоны ответственности и контрольные точки;

программисту — через события, статусы и условия переходов.

Схема дает ИИ основу для таких разных объяснений. Разумеется, пользователь должен предварительно объяснить ИИ свой уровень подготовки.

4. Схема уменьшает риск галлюцинаций

Если у ИИ есть только разрозненный текст, он может начать достраивать процесс по общим представлениям. Схема ограничивает его фантазию. Она показывает:

какие роли действительно участвуют;

какие действия действительно есть;

в какой последовательности они идут;

где процесс завершается;

какие варианты предусмотрены.

5. Схема помогает ИИ находить ошибки в описании процесса

ИИ может сопоставить текстовое описание процесса со схемой и заметить расхождения и таким образом выявить ошибки.

Резюме

Графическая схема бизнес-процесса нужна человеку как визуальная шпаргалка, а ИИ — как структурная карта. Человеку она помогает быстрее понять процесс, увидеть роли и ответственность. ИИ она помогает связать подсистемы, рабочие места, документы, статусы, отчеты, события и действия Системы в единую модель, на основе которой можно давать более точные объяснения и инструкции.

Теперь, когда понятно, зачем нужны схемы процессов, можно перейти к вопросу: «В чем их рисовать?»

IDEF0

Нотация – набор символов и правил их использования для графического изображения бизнес-процессов.

В этой главе я кратко опишу наиболее известные нотации для графического изображения бизнес-процессов: IDEF0, EPC, BPMN и расскажу, почему остановил свой выбор на последней. Ее же рекомендую использовать и вам.

IDEF0 как стандарт был разработан в 1981 году департаментом Военно-воздушных сил США. Как видно из примера, схемы в этой нотации — черно-белые и рисуются только прямыми линиями. Что как бы намекает – этот стандарт разрабатывался еще для рисования карандашом и линейкой. Пример схемы IDEF0:

Рис 3.1

Самый существенный недостаток IDEF0 – нотация плохо подходит для изображения сложного процесса с развилками, событиями, большим количеством участников, как это нужно для 1С. Напомню нашу первую схему, там есть такой фрагмент:

Рис 3.2

В IDEF0 с изображением подобных развилок большие проблемы.

Я неоднократно встречал в книгах, статьях, вебинарах следующие рассуждения: IDEF0 хороша для отрисовки бизнес-процессов верхнего уровня, а дальше можно перейти на другую нотацию.

Всегда хотелось поинтересоваться у авторов: а вы видели когда-нибудь книгу, где оглавление на одном языке, а текст - на другом? А если бы видели – удобно так читать, как вы думаете?

Так что откладываем в сторону IDEF0 и переходим к следующей по старшинству и популярности нотации для изображения бизнес-процессов – EPC.

EPC

Нотация EPC была разработана немецким предпринимателем Августом-Вильгельмом Шеером в начале 1990-х годов. Вот ее пример:

Рис 3.3

Здесь уже есть и цвета, и сложная графика, и логические узлы. Однако появилась нотация BPMN, которая для наших задач оказалась гораздо удобнее: она позволяет очень наглядно разделить участников процесса и показать их зоны ответственности.

BPMN

BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) – нотация для описания бизнес-процессов, разработанная в США в начале двухтысячных годов. Сейчас повсеместно используется ее более продвинутая версия BPMN 2.0, но в книге для краткости используется термин BPMN.

Главное преимущество BPMN перед EPC – наличие дорожек, как в плавательном бассейне. У каждого участника процесса – своя дорожка. Таким образом – все события, действия и логические узлы, находящиеся на дорожке – относятся к конкретному участнику. Это очень наглядно.

Вернемся к нашей схеме «Оформление отгрузки товара». Человеку, знакомому с BPMN, одного взгляда достаточно, чтобы понять: в процессе – 5 участников, причем один несколько отделен от остальных (это Покупатель, он работает вне системы 1С). А приглядевшись – легко разобраться, что делает каждый участник и какова его зона ответственности.

Рис 3.4

В EPC изобразить такой достаточно сложный процесс – можно, но без дорожек это будет менее наглядно.

Важно! BPMN – не всемогуща! Если для ваших задач лучше подходит другая нотация – смело ее используйте.

А чтобы полностью понять, что изображено на расположенной выше схеме – перейдем к следующей главе.

Основные элементы, из которых состоит BPMN-диаграмма

В предыдущей главе мы определились, что бизнес-процессы для 1С будем рисовать в нотации BPMN. Теперь нужно разобраться, как читать такие схемы.

Сразу предупреждаю: в этой главе не будет полного учебника по BPMN. Полный BPMN нам здесь не нужен. Наша задача намного скромнее: научиться читать и рисовать такие схемы бизнес-процессов 1С, которые помогут:

понять, кто что делает - люди и Система;

разобраться, какие документы и их статусы используются;

узнать, в каких отчетах получать информацию о происходящем;

понять, где возникают логические развилки;

увидеть, чем процесс заканчивается.

Важно! Нам нужен не весь BPMN, а минимальный рабочий набор символов. Но расширить кругозор в этом направлении вам не помешает, поэтому рекомендую найти и прочитать книгу Владимира Репина «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN Пособие для начинающих. Часть I». В ней изложено гораздо больше, чем в этой главе.