Praxishandbuch SAP S/4HANA Controlling

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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Robin Schneider: Investitionsmanagement mit SAP® inkl. Neuerungen in SAP S/4HANA – 2., erweiterte Auflage

 Reynaldo Konrad, Christian Sass, Sebastian Zick: Schnelleinstieg in SAP® BPC optimized for SAP S/4HANA

 Karlheinz Weber: Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP® S/4HANA

 Christoph Theis, Stefan Eifler: Werteflüsse in die SAP®-Ergebnisrechnung (CO-PA) unter S/4HANA

 Robin Schneider: Praxishandbuch SAP® CVI (Customer-Vendor-Integration)

 Robin Schneider:Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – 2., erweiterte Auflage

Vorwort

Dieses Buch hat das Ziel, Ihnen einen guten Einstieg in die Funktionen des SAP-Controllingmoduls mit SAP S/4HANA zu verschaffen.

Die Publikation ist parallel zu meiner täglichen Arbeit als SAP-Beraterin entstanden. Ich habe versucht, den fachlichen Hintergrund zu erläutern und die neuesten Erkenntnisse in Bezug auf S/4HANA einfließen zu lassen.

Anhand von Beispielen werde ich die wichtigsten Fiori-Apps des CO-Moduls und die zugrunde liegenden Prozesse mit S/4HANA vorstellen. Begleiten wird uns hierbei an vielen Stellen – insbesondere im Produktkosten-Controlling – die fiktive SPEED GmbH. Es handelt sich um einen innovativen Automobilzulieferer, der vor kurzer Zeit ein S/4HANA-System implementiert hat.

Das erste Kapitel wird die Oberfläche Fiori vorstellen, im nächsten gehe ich auf die wichtigsten Innovationen von SAP S/4HANA für das Controlling ein. Das dritte Kapitel wird sich mit den SAP-Stammdaten im Controlling beschäftigen, gefolgt vom vierten Kapitel zum Produktkosten-Controlling. Im Weiteren befasst sich das Buch mit der Integration von Prozessen, Verrechnungen im SAP Controlling und aktuellen Entwicklungen der Ergebnisrechnung. Die letzten beiden Kapitel gehen auf die Möglichkeiten der Planung sowie auf das Reporting mit SAP S/4HANA ein.

Das Besondere an diesem Buch ist neben der prozessualen Sicht auf die Abläufe innerhalb des Unternehmens die praxisnahe Betrachtung der Fiori-Apps im Controlling. Für die Beispiele wurde ein aktuelles SAP S/4HANA System genutzt.

Ich hoffe dieses Werk erreicht viele SAP-Anwender und Key-User, die an der künftigen Entwicklung der SAP-Software interessiert sind und bereits einige SAP-Vorkenntnisse besitzen. Ich wünsche Ihnen interessante Erkenntnisse und auch ein wenig Freude an diesem Buch. Wenn Sie über eine schnelle Internetverbindung verfügen, dann kann das Arbeiten mit Fiori über den Browser eine wahre Freude sein – es hat mich sogar Transaktionscodes vergessen lassen. Natürlich ist es eine Umstellung, aber wagen Sie ruhig den Sprung in das neue (kalte) Gewässer: Es lohnt sich!

Danksagung

Ich möchte an dieser Stelle allen danken, die mich beim Schreiben dieses Buches unterstützt haben, insbesondere:

 Gott für meine Talente

 Meiner Familie und meinem Ehemann, die mich immer unterstützen

 SAP für die Entwicklung der SAP-Software

 Martin Munzel und dem Verlag Espresso Tutorials für die Möglichkeit, dieses Buch zu schreiben

 Anja Achilles und Johann-Christian Hanke von Espresso Tutorials für die Unterstützung

 Den folgenden Kollegen für den fachlichen Austausch zu SAP S/4HANA und zu den Inhalten des Buches:Elena BanachDr. Gabriel Dohmen von der trainers4training GmbHCarola und Christoph KringsHenrike ScharnhorstDetlef Schreiner und Denis Titho von der Stellwerk Consulting AG

 Allen Kunden, für die ich Ideen umsetzen darf und die ich bei ihrer täglichen Arbeit weiterbringen kann

 Allen Personen, die ich an dieser Stelle vergessen habe und die mich in meiner Tätigkeit als SAP-Beraterin bereits unterstützt haben

Ihre Nora Voigt

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Beispiel

Achtung

Video

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.

Hinweis zum Urheberrecht

Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1 Eine neue SAP User Experience – SAP Fiori

Haben Sie bereits in der Vergangenheit mit SAP gearbeitet? Wenn ja, so wird Ihnen Ihr bisheriges Wissen beim Umgang mit Fiori sehr hilfreich sein. Wenn nein, so ist dies kein Nachteil, denn das neue Designkonzept ermöglicht einen unkomplizierten Einstieg in das Arbeiten mit SAP und berücksichtigt aktuelle Trends sowie Innovationen für den Endanwender.

1.1 Was ist SAP Fiori?

Unter Fiori versteht man ein modernes Design und Konzept in Kombination mit der Technologie einer neuen Benutzeroberfläche für SAP, die eine einfache Handhabbarkeit des Systems in den Vordergrund stellt. Wenn Sie sich mit dem Thema beschäftigen, kommen Sie immer wieder mit der Abkürzung »UI« in Kontakt. Diese steht für den Begriff User Interface – zu Deutsch »Benutzerschnittstelle«. Gemeint ist hierbei die Benutzeroberfläche der Anwendung, die im Vergleich zur bisherigen SAP GUI eine verbesserte Interaktion des Anwenders mit dem SAP-System ermöglichen soll.

Fiori funktioniert quasi in jedem Browser, der HTML5-kompatibel ist, wie beispielsweise Google Chrome, Firefox usw. Zudem ist Fiori plattformunabhängig, d.h., es ist auf diversen Endgeräten einsetzbar, die in der heutigen Zeit genutzt werden: auf mobilen Endgeräten ebenso wie auf einem Desktop PC. Fiori wird lediglich im Browser gestartet. Die Nutzung von Fiori ist kostenlos (Stand Oktober 2020!).

Für das SAP-Fiori-Designkonzept hat die SAP 2015 sogar den Red Dot Design Award erhalten. Für die Verleihung ausschlaggebend waren die Möglichkeiten der Datenauswertung und die Benutzerfreundlichkeit der Funktionalitäten.

1.2 Was bedeutet Fiori für den SAP-Anwender?

Fiori bedeutet konkret, dass Anwender mit dieser Benutzeroberfläche vermehrt Personalisierungsmöglichkeiten haben und dass die Anwendungen selbst vereinfacht wurden. Einige zentrale Aspekte möchte ich nachfolgend aufgreifen.

Der Benutzer kann aus einem App-Katalog seine persönliche Startseite, genannt Fiori Launchpad, individuell zusammenstellen. Haben Sie beispielsweise in der Vergangenheit diverse Vorgänge aus einer Transaktion heraus gestartet, so ist dies nun über verschiedene Apps möglich, die sich in einem persönlichen Menü organisieren lassen.

Die SAP-Oberflächen sind mit den Apps intuitiver geworden (dies ist aber wie alle »Vereinfachungen« Geschmackssache) und bieten eine erweiterte Suchfunktion. Anstelle des langen Menübaums, über den die GUI-Oberfläche nach Funktionen durchsucht wird, erlaubt das Arbeiten mit Fiori den direkten Zugriff auf die individuell zusammengestellten App-Kataloge.

Zu beachten ist allerdings, dass eine App nicht direkt mit einer Transaktion verglichen werden kann. Eine App ist für bestimmte Nutzerszenarien oder für eine spezielle Rolle mit konkreten Aufgaben konzipiert. Sie kann eine Kombination aus Funktionen diverser Transaktionen beinhalten oder aber ganz gezielt für spezifische Abläufe konzipiert sein.

Apps sind mit einem oder mehreren OData-Services verknüpft. Open Data Protocol (OData) ist eine Schnittstellentechnologie. Das Webprotokoll ermöglicht den Zugriff auf Informationen diverser Anwendungen und Services. Die OData-Services sind von der Systemadministration oder im Frontend-System über die Transaktion /n/iwfnd/maint_service zu installieren.

Man unterscheidet bestimmte Fiori-App-Typen:

 Transaktionale Apps: Die Funktionen dieser Anwendungssoftware ähneln denen von Transaktionen, wie beispielsweise anlegen, ändern, anzeigen

 Fact Sheet Apps: Berichte

 Analytische Apps: Spezielle Analysefunktionen mit weiteren Funktionalitäten

Es gibt zudem neue App-Konzepte. So existieren etwa für die Darstellung von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicator, kurz KPI) sogenannte Smart Business Apps oder Cockpits. SAP Smart Business ist ein offenes Format, das es Ihnen ermöglicht, eigene KPIs zu definieren und mit weiteren analytischen Applikationen oder anderen Lösungen (z.B. Lumira) zu integrieren.

Insgesamt verändert sich mit der Fiori-Oberfläche die Navigationslogik innerhalb von SAP. Eine Menüsteuerung im klassischen Sinne existiert nicht mehr. Sie suchen die Funktionen mithilfe von Begriffen und Schlagwörtern und können die Ergebnisse direkt im Launchpad speichern, markieren oder als Favoriten kennzeichnen bzw. »taggen«.

Durch das Reduzieren auf notwendige Funktionen ist die Navigation intuitiver und das Launchpad spielerischer geworden. Wagen wir aber trotzdem einen visuellen Vergleich. Hierzu habe ich zwei Beispiele ausgewählt:

Abbildung 1.1 zeigt das klassische SAP-Menü mit einem Controllinguntermenü, aufgerufen über SAP GUI.

Abbildung 1.1: Klassisches SAP-Menü – Controlling

Abbildung 1.2 zeigt im Vergleich dazu eine Fiori-Oberfläche, geöffnet mit dem Internetbrowser Chrome. Sie sehen hier die Gruppe Periodische Aktivitäten mit den üblichen Apps für einen Controllinganwender.

Abbildung 1.2: Fiori-Oberfläche mit einer Controlling-App-Gruppe

1.3 Was versteht man unter HANA und S/4HANA?

Mit dem Begriff HANA ist die innovative Datenbanktechnologie der SAP gemeint; HANA ist die Abkürzung für High Performance Analytic Appliance. Diese Technologie basiert auf einer relationalen In-Memory-Datenbank und ermöglicht schnelle Datenanalysen sowie eine beschleunigte Verarbeitung von Transaktionsdaten.

S/4HANA ist das aktuelle Produkt (Plattform und Strategie) der SAP und nutzt die neue Datenbanktechnologie HANA: Das »S« steht hierbei für »Simple« (im Sinne eines vereinfachten Datenmodells) und die »4« für die vierte Produktgeneration.

Der Funktionsumfang von SAP ist mit S/4HANA zwar weitestgehend gleich geblieben, die Oberflächen mit SAP Fiori sind jedoch auf die jeweiligen Rollen eines Anwenders zugeschnitten und im Sinne neuartiger Apps übersichtlicher und zeitgemäßer gestaltet.

Für das Controlling wurden die Datenlogiken vereinfacht und die Funktionalitäten optimiert. Der Fokus liegt vermehrt auf Echtzeitprozessen und -analysen, innovativen Simulations- und Planungslösungen sowie auf integrierten Lösungen, wie beispielsweise dem »Embedded Business Warehouse«.

Weiterführende Informationen zu den Neuerungen in Bezug auf die Module »Finance« und »Controlling« finden Sie in Kapitel 2.

1.4 Fiori und S/4HANA

Die Entwicklung von S/4HANA wurde speziell auf die Benutzeroberfläche SAP Fiori abgestimmt. Es bietet optimale Voraussetzungen für die Nutzung von Fiori-Apps.

Doch was ist, wenn ich noch keinen Zugriff auf S/4HANA habe? Zur Nutzung der Oberfläche Fiori benötigen Sie einen sogenannten Frontend-Server – dies kann beispielsweise ein SAP-NetWeaver-Gateway-System sein – für den verschiedene Installationsszenarien bestehen. Sie müssen also nicht unbedingt ein HANA- oder S/4HANA-System haben.

Alternativ können Sie ältere Systeme als Backend-Systeme integrieren, diese sind weiterhin über die SAP GUI aufrufbar. Auch für S/4HANA existiert nach wie vor ein Backend-System zur Pflege und Einstellung von Prozessen und Funktionen.

Viele, aber durchaus nicht alle Apps benötigen zwingend eine HANA-Datenbank oder ein S/4HANA-System. Es ist wichtig, dass Sie sich informieren, welches Ihre individuellen Anforderungen sind.

1.5 Wie kann ich eine Fiori-Oberfläche einrichten?

Der Anwender hat die Möglichkeit, seine Oberfläche, das sogenannte Fiori Launchpad, zu personalisieren. Dies ist der erste und wichtigste Schritt beim Arbeiten mit Fiori.

Das ist einfach und funktioniert wie folgt:

1. Rufen Sie den Link zum SAP-Frontend über einen Internetlink oder eine App auf, die Ihnen Ihre IT zur Verfügung gestellt hat. Die Anmeldeoberfläche im Browser Chrome sieht z.B. wie in Abbildung 1.3 aus.

Abbildung 1.3: Anmeldelink für das SAP Fiori Launchpad

2. Nach Eingabe der Anmeldedaten öffnet sich die Fiori-Startseite (siehe Abbildung 1.4): Sie sehen verschiedene App-Gruppen, z.B. Meine Startseite oder Periodische Aktivitäten.

Abbildung 1.4: Startseite Fiori Launchpad

3. Klicken Sie oben links auf das Icon

 App Finder

 Einstellungen

 Startseite bearbeiten

Abbildung 1.5: Personalisierung der Fiori-Einstellungen

App Finder

Der App Finder ermöglicht über den Reiter Katalog das Aufrufen der Fiori-Apps in einer Listenansicht nach verfügbaren Katalogen (siehe Abbildung 1.6). Die Kataloge sind je nach User-Rollen mit verschiedenen Inhalten ausgestattet.

Abbildung 1.6: Zuordnung von Apps aus Katalogen zu Gruppen

Unter dem Reiter Benutzermenü können Sie ein »unternehmensinternes« oder »benutzerspezifisches« Menü aufrufen, das die verfügbaren Apps gegliedert aufführt. Der Reiter SAP-Menü strukturiert, wenn gewünscht, die Darstellung der Apps gemäß dem klassischen SAP-Menü.

Sie können nun im nächsten Schritt bestimmten Gruppen (die auf dem Launchpad verfügbar sind – z.B. Periodische Aktivitäten) einzelne Apps zuordnen. SAP stellt einerseits Standardgruppen zur Verfügung, die sich anpassen lassen, andererseits können Sie selbst Gruppen anlegen. Wählen Sie aus den verfügbaren Kataloggruppen Ihre gewünschte Thematik, wie beispielsweise einen Gemeinkostenkatalog (Allgemeine Buchungsaktivitäten). Daraufhin öffnet sich rechts neben der Katalogliste eine entsprechende Auswahl an Fiori-Apps. Ein Beispiel sehen Sie in Abbildung 1.6: Einzelne Apps des Katalogs Gemeinkostenrechnung – Allgemeine Buchungsaktivitäten sind der Gruppe Periodische Aktivitäten zugeordnet. Klicken Sie für die Zuordnung auf den Button

Einstellungen

Mit der Wahl der Funktion Einstellungen (siehe Abbildung 1.5) können Sie persönliche Parameter hinterlegen, wie beispielsweise das Erscheinungsbild einstellen, eine Sprache & Region zuordnen sowie zahlreiche Standardwerte, die auch das Controlling betreffen, in den Benutzerparametern bestimmen (siehe Abbildung 1.7).

Abbildung 1.7: Personalisierte Einstellungen – Standardwerte Controlling

Gruppen zusammengefasst auf der Startseite anzeigen