Co-creaCtion Space

CO-CREACTION SPACE

El método que ayuda a generar respuestas a los retos actuales creando espacios para acceder al conocimiento colectivo

JAN VOS

Título original: Co-creaCtion Space. El método que ayuda a generar respuestas a los retos actuales creando espacios para acceder al conocimiento colectivo

Primera edición: Julio 2021

© 2021 Editorial Kolima, Madrid

www.editorialkolima.com

Autor: Jan Vos

Dirección editorial: Marta Prieto Asirón

Maquetación de cubierta: Sergio Santos

Maquetación: Carolina Hernández Alarcón

ISBN: 978-84-18811-25-8

Impreso en España

No se permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea este electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, el alquiler o cualquier otra forma de cesión de la obra sin la autorización previa y por escrito de los titulares de propiedad intelectual.

Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra solo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra (www.conlicencia.com; 91 702 19 70 / 93 272 04 45).

Prólogo

Hay tres conceptos de este libro que enseguida han capturado mi atención por ser fundamentales en nuestra búsqueda de futuros más ciertos de la incertidumbre en la nos toca operar:

1 Co-creación de espacios

2 Conocimiento colectivo

3 Liderazgo Femenino

1 Co-creación de espacios En un mundo intenso, cada día mas intenso, crear espacios es fundamental.Espacios donde pausar, reflexionar, en los que vaciarnos de la tensión, polarización y confusión del día a día. Desde estos espacios físicos y virtuales se pueden crear las mejores condiciones para dar vida a la co-creación y la colaboración que tanto necesitamos.Si piensas en lugares abiertos, ya la mente se relaja, se extienden la curiosidad y la innovación, demasiado tapadas en el día a día de nuestro correr y recorrer objetivos y deadlines que pensamos que son lo más urgente a lo que prestar atención.En estos espacios podemos entrar solos, crear nuestros ritmos pero también podemos encontrar a muchas otras personas con las que entender, crear, soñar, hacer realidad lo que solos nunca conseguiríamos.De hecho, desde mi experiencia la colaboración más eficaz ocurre cuando conocemos quién está a nuestro lado en estos nuevos espacios; cuanto mejor entendamos lo que limita y frustra a las personas que nos rodean y también sus motivaciones y aspiraciones, mejor será la calidad de nuestras interacciones y la capacidad de acelerar los resultados finales.

2 Conocimiento colectivo El elemento diferenciador entre los que van a liderar y los que se van a quedar atrás es nuestra capacidad de conectar con el conocimiento colectivo. Conseguir entender lo que es realmente relevante, la manera de aprovechar este conocimiento, fomentarlo, llevarlo a los miembros del equipo que más lo necesitan cuando lo necesiten es la clave.La información a nuestra disposición ha aumentado exponencialmente: en la palma de nuestras manos, en nuestros móviles tenemos acceso a más información en un minuto que lo que han podido acumular en toda una vida los que han vivido tan solo dos generaciones atrás.Pero toda esta información es inútil; de hecho nos está haciendo más daño que beneficio: estamos abrumados de información y la información, muchas veces distorsionada, confusa, se vuelve algo nocivo que nos confunde y nos hace tomar las decisiones erradas o nos paraliza.Nuestra capacidad de crear conocimiento, útil, relevante, lo necesario pero no más de lo necesario es el punto álgido, es la meta.Por supuesto que mucha esperanza se está poniendo en la Inteligencia Artificial; pero la capacidad del ser humano entender la relación causa efecto, de entender realmente y en profundidad, de apreciar elementos sutiles de relaciones con otros seres humanos, la capacidad de crear equipos unidos y capaces de resultados increíbles esto no puede sustituirlos ningún AI.AI ahora mismo tiene soluciones limitadas a la información que se le ofrece y no en la experiencia de toda una vida de un ser humano: evaluar si este objeto que se está moviendo delante del coche con su piloto automático es un niño o un globo en forma de niño es algo imposible para AI y totalmente obvia para averiguar para el ser humano.L@s ganador@s van a ser los que sepan co-crear este conocimiento colectivo, que sepan cómo generarlo de la manera más útil para proyectos, empresas, organizaciones y para las ideas que tanto necesitamos desarrollar. Sobre todo conectando este conocimiento con los seres humanos que tendrán que utilizarlo.Este conocimiento colectivo es lo que solo se puede desarrollar en los espacios de co-creaction y que se desarrolla de manera mucho más profunda, útil y eficaz cuando se involucren líderes femeninas.

3 Liderazgo femenino

Nunca en la historia de la humanidad ha habido una era donde los rasgos femeninos hayan sido tan fundamentales para sobrepasar y también aprender de las crisis, urgencias e incertidumbre que nos rodean.

Noticias y estudios académicos están repletos de datos y estadísticas que muestran cuánto mejor naciones, organizaciones y grupos liderados por mujeres han superado crisis y mejorado sus resultados.

Estudiar por qué estos rasgos son tan importantes hoy, tener la capacidad de invitar al liderazgo femenino a dar lo mejor de sí, es lo que nos va a permitir tener éxito.

Ahora mismo las empresas y los sistemas económicos creados por hombres para hombres no permiten el pleno desarrollo de las capacidades femeninas.

Hay muchas organizaciones que ya han entendido y conseguido integrar las nuevas formas de ser, estructurarse, intercambiar, gobernar y tomar decisiones donde estas capacidades femeninas pueden emerger.

Tu éxito o tu desaparición depende de tu capacidad de entender, fomentar, aprovechar estos tres elementos con los que Jan a lo largo de décadas de experiencia ha conseguido experimentar, afinar, aplicar y mejorar hasta compartirlos ahora con nosotros.

Daniel Truran

Director general at Ebbf

(Ethical Business Building the Future)

B Corp Ambassador at B Lab Europe

Partner at NOW

Partners Professor of Impact Innovation

Nota del autor

He escrito este libro para dar a conocer una metodología de trabajo que espero pueda dar respuestas a algunos temas importantes que precisa el mundo actual:

 Crear espacios para parar, reflexionar y volver a la acción con fuerza.

 Crear espacios para buscar respuestas a los retos importantes que se nos presentan.

 Crear espacios para volver a conectar, co-crear y compartir.

En estos tiempos de polarización, en los que nos intentan convencer de que es necesario tener que elegir entre blanco o negro, esta metodología pretende romper el paradigma de tener que elegir entre yo o nosotros y introduce la posibilidad de enfocarse en yo y nosotros.

Haciendo memoria, la semilla de este libro de alguna manera se plantó en el 2010, cuando era director de Recursos Humanos de Kinepolis España, multinacional del sector cinematográfico. Recuerdo a la Human Talent Manager del Grupo, Martine Kestens, que propuso introducir una nueva herramienta para fomentar el aprendizaje contínuo en la organización: la intervisión. Al principio me sonó a concierto internacional de canto, pero la realidad fue bastante más seria.

Después de (in)formarme sobre la metodología, rápidamente me convencí de su utilidad y aplicabilidad. Empecé a formar a los equipos de la empresa en ella, lo que demostró tener gran valor. Las ventajas eran claras: implementación rápida, sostenible en el tiempo y poca inversión económica. Incluso había algunos grupos que después de un acompañamiento en el tiempo podían ser autónomos, lo que aumentaba su satisfacción («podemos hacerlo nosotros sin depender de nadie») y rendimiento.

En estos últimos diez años he aplicado la metodología, con éxito, en muchas organizaciones y me he permitido adaptarla, incorporando nuevos elementos que, en mi opinión, la han hecho más eficaz aún. De ahí nace el nombre «Co-creaCtion Space» (COCS), metodología que explicaré en detalle en este manual y que tiene multitud de campos de aplicación dentro y fuera de la empresa. En cualquier entorno en el que se encuentren grupos con una inquietud de querer cambiar las cosas, allí estará la COCS para acompañarlos de forma novedosa e eficiente.

El manual va dirigido a tres públicos diferentes:

1 Personas que comparten oficio o campos de interés y que buscan inspiración para encontrar respuestas a sus retos actuales y futuros. Imagínate un colectivo de enfermeros de distintos hospitales que juntan sus cabezas para encontrar formas de mejorar los protocolos de seguridad, o un colectivo de profesores de distintas universidades que reflexionan juntos para mejorar la experiencia virtual de los alumnos, o un colectivo de directores generales de empresas retail que unen fuerzas para encontrar respuestas accionables al proceso de transformación en el que se encuentra inmerso el sector.

2 Facilitadores, coaches y consultores que quieren disponer de una nueva herramienta para fomentar el aprendizaje contínuo en grupos pertenecientes a distintos ámbitos: organizacional, político y social.

3 Personas de empresa en posiciones de management, así como personas del departamento de Recursos Humanos que quieren comprender el potencial de está novedosa metodología que da respuesta a las necesidades actuales de los equipos de trabajo: conexión, confianza, transversalidad, sostenibilidad, aprendizaje y crecimiento profesional, así como personal. En un COCS se desarrollan las competencias necesarias para ser más resilientes en este mundo BANI1.

Cómo es lógico, el manual no te convierte en un facilitador o guía experto de la metodología, pero sí te llevarás una idea muy nítida acerca del funcionamiento, aplicación y potencial del método. Te ofrezco un marco de trabajo y te aconsejo que lo hagas tuyo, con tu toque personal. Como la mayoría de las metodologías para el trabajo con grupos, lo que determina su éxito no es la herramienta, sino más bien es la persona que la ejecuta. Así que sigue invirtiendo en ti mismo.

Más adelante explicaré las diferencias que existen con otras metodologías de trabajo con grupos, pero quiero adelantarte la más importante. En la mayoría de ellas, usamos al grupo para avanzar como grupo. En COCS usamos el conocimiento colectivo del grupo para mejorar personal y profesionalmente impactando así mejor en nuestros contextos. El foco es el individuo y su entorno, y para ello usamos el grupo como herramienta. Obviamente también hay beneficios para el grupo que detallaré más adelante.

1 Término acuñado por Jamais Cascio, futurólogo en el área de San Francisco. BANI es un acrónimo para describir el mundo actual: Brittle (quebradizo, frágil), Anxious (ansioso), Non-linear (no lineal) e Incomprehensible (incomprensible).

1. Introducción

En este capítulo daré una definición del Co-CreaCtion Space, al que de aquí en adelante me referiré en formato abreviado, COCS, para facilitar la lectura. Describiré qué es, para qué sirve y por qué aparece ahora en este mundo tan cambiante. Me parece importante hablar también de la historia de COCS, de dónde viene y cómo ha evolucionado. Después explicaré más en detalle qué objetivos se persiguen en el COCS y en qué se diferencia de otros métodos. Y termino el capítulo describiendo las condiciones necesarias para llevar a cabo un COCS con éxito.

Definición

El CO-CreaCtion Space consiste en un proceso estructurado de reflexión entre iguales con el objetivo de encontrar soluciones prácticas a sus retos. Gracias al COCS, las personas crecen en el ámbito profesional, así como en el plano personal, desarrollando a su vez competencias asociadas al liderazgo femenino.

COCS es un método innovador que permite vislumbrar el potencial infinito del conocimiento colectivo en grupos de trabajo. Los tiempos actuales, en los que lo único seguro son los cambios constantes, veloces y disruptivos, nos urgen a trabajar de otra manera como personas, empresas y como sociedad.

Como veremos más adelante, el COCS es un espacio en el que se consiguen varios objetivos. No obstante, el objetivo principal que se persigue es mejorar nuestra capacidad de tomar decisiones complejas y crear soluciones prácticas a nuestros retos actuales. En el COCS se trabaja de forma grupal, accediendo a la sabiduría colectiva del grupo y creando una entidad mayor que la suma de los individuos. Y se hace de forma eficiente ya que se materializa por medio de un proceso estructurado de reflexión conducida.

Uno de los principios rectores en los que se basa el COCS es el de dar y recibir. Este espacio funciona a pleno rendimiento si participas con una mente abierta y si estás dispuesto a experimentar nuevas formas de trabajar. La recompensa es grande: me gusta ver cómo las personas se emocionan al participar y crear algo que trasciende a uno mismo. De hecho, la sociedad actual necesita, ahora más que nunca, menos YO y más NOSOTROS.

Otro principio rector es la responsabilidad personal de cada uno de participar, mostrar su vulnerabilidad y llevar a cabo las acciones que ha propuesto. Sí, participar en un COCS es de valientes. Ahora bien, la metodología es tan potente que todo lo que das lo recibes de vuelta con creces. Por último, pero no menos importante, se precisa un compromiso de participar para la duración del trayecto entero, que suele prolongarse entre seis meses y un año con una frecuencia de una reunión mensual o bi-mensual.

¿Para qué sirve el COCS?

COCS nace para dar respuesta al cambio de paradigma que vivimos hoy. Los cambios técnologicos, climáticos y demográficos nos presentan retos de una complejidad superior. El impacto en las organizaciones es muy significativo y tenemos que encontrar nuevas formas de trabajar para dar respuesta a un mundo en cambio constante. Y no nos vale un poco de maquillaje; necesitamos transformar nuestra forma de ser, pensar y hacer.

Algunos dicen que entramos en la era humana. Yo prefiero llamarla la era CO, en representación de palabras clave que nos ayudarán a abordar estos retos: CO-operación, CO-participación, CO-creación y CO-responsabilización, por mencionar solo algunas. Los cambios y los retos suceden a tal velocidad que ningún individuo por sí solo dispone de todo el conocimiento necesario ni de la fuerza para abordarlos con éxito. Al parecer, el antiguo lema de Bélgica, «L’únión fait la forcé», 1 cobra nuevamente mucho sentido.

COCS facilita el acceso al conocimiento colectivo de grupos para reflexionar, ampliar nuestra visión, encontrar pistas hacia posibles soluciones, y finalmente para llevar a cabo los compromisos adquiridos; de ahí el componente ACCIÓN en el nombre de Co-CreACTION Space.

No cabe duda de que este contexto precisa de competencias nuevas. Para empezar a trabajar de otra manera necesitamos adquirir nuevas herramientas o volver a desarrollar músculo, atrofiado por falta de uso. El COCS sirve para desarrollar y poner en práctica estas nuevas competencias. Para mí van claramente asociadas al liderazgo femenino y resultan muy útiles a la hora de surfear las olas de los cambios actuales. Te presento una lista de las que para mí son las más relevantes en el contexto actual:

1 Apertura de mente

2 Aprender transversalmente de y con los demás

3 Diálogo con inteligencia emocional

4 Colaboración y trabajo en equipo

5 Análisis y resolución de problemas

6 Construcción de redes y relaciones

7 Liderar el cambio

8 Creatividad

9 Encontrar soluciones que permitan ganar a todos

Aprovecho para aclarar que estas competencias no tienen que ver con ser mujer u hombre. Todo ser humano tiene potencial para desarrollarlas, y personalmente creo que las personas que lo hacen serán las que tengan éxito. Es verdad que en la actualidad aún existen muchas organizaciones en las cuales estas competencias brillan por su ausencia, y eso va en detrimiento de su sostenibilidad.

Martín González Frígoli2 lo describe muy bien:

«Nos encontramos con un paradigma caracterizado, entre otras cosas, por considerar a las personas como meros recursos (pensemos en la noción de recursos humanos equiparada a los materiales), por no promover líderes ni estilos de liderazgo (sí jefaturas), por no facilitar el trabajo en equipo (sí el trabajo en grupo), por no auspiciar redes de conversaciones internas, ni el uso de las redes sociales, y por invertir mucho dinero en capacitaciones técnico-administrativas, desestimando las capacitaciones soft como comunicación, coaching o mentoring».

Por último, COCS sirve también para tener reuniones grupales más eficientes. Es verdad que la queja número 1 en las organizaciones es la falta de tiempo. A la vez, nos permitimos participar en reuniones poco productivas, lo que genera frustración entre sus miembros. Como dice Peter Senge3: «Es sorprendente con qué frecuencia se ven equipos con un promedio de inteligencia superior a 120, pero que funcionan con una inteligencia colectiva de 60».

Está comprobado que por medio de un proceso estructurado de reflexión conducida, los grupos llegan a soluciones más creativas y de más impacto que la suma de las aportaciones individuales. A diferencia de las reuniones tradicionales, cada COCS es conducido por un profesional que garantiza el buen desarrollo del mismo. En el capítulo 3 encontrarás las competencias necesarias de las que tiene que disponer un conductor COCS, pero, de forma resumida, para mí es una persona que maneja muy bien una mezcla entre el arte y el foco en el proceso.

¿Cómo es el proceso COCS?

El proceso COCS consiste en un programa de trabajo de seis meses de duración con el siguiente recorrido:

 Seis sesiones con una frecuencia de una sesión al mes.

 Cada sesión tiene una duración de entre 1h 30 y 2h 30, según se establezca con el grupo.

 Grupo reducido de seis personas fijas que siguen todo el programa.

 El grupo trabaja en el caso de uno de los participantes.

 Los contenidos y los temas de debate son dinámicos y elegidos por el grupo.

 Se trabaja con casos reales y soluciones prácticas de inmediata aplicación a la realidad de cada situación empresarial.

En la variante COCS sectorial, en la cual se juntan seis profesionales con la misma función, se añade una parte de compartir las mejores prácticas y un experto invitado que cuente su experiencia.

COCS «no es» una formación al uso, sino que es un programa de aprendizaje llevado a la acción que se construye y personaliza según las necesidades de los participantes.

La primera sesión es vital para construir la confianza necesaria en el grupo. Junto a los participantes se establecen las reglas del juego. Estos aprenden la metodología de trabajo y eligen temas que les parece importante trabajar. Las siguientes sesiones tienen la misma estructura, que he denominado PIVOTA.

En el apartado 2.2. explicaré con más detalle todo el recorrido de un proceso COCS con sus correspondientes variantes.

¿Cuál es el valor de cada sesión?

 COCS es un espacio dinámico, interactivo y multidireccional

 Durante las sesiones se precisa del conocimiento, bagaje y experiencia de cada participante

 La satisfacción de aportar a la solución de los problemas de otros es máxima

 Formamos parte de una nueva entidad mayor que la suma de las partes, contribuyendo a crear algo más grande que nosotros mismos

 Aprendemos a través de los casos de otros creando valor para nuestro propio negocio o situación

 Múltiples visiones ofrecen una mirada 360º de mi caso a la que «yo solo» no llegaría

 Nos llevamos soluciones prácticas creadas específicamente para atender a las necesidades y la realidad actual del negocio o situación de cada uno

¿Cuál es el valor del grupo?

En un COCS constituimos un grupo de trabajo de una riqueza única:

 Todos los participantes cuentan con una experiencia sólida en el mercado y enfrentan retos parecidos.

 Todos somos líderes experimentados que compartimos valores y actitudes.

 Grupo reducido y exclusivo pues no todo el mundo puede participar.

 La confidencialidad es una piedra angular del proyecto.

 Se generan relaciones de confianza con nuestros pares dentro y fuera de las sesiones.

 Se establece una línea directa con nuestros pares para consultas, reflexiones, solicitar visión…

 Creación de alianzas y proyectos compartiendo sinergias.

¿Quién puede participar en un COCS, a quién va dirigido?

El COCS genera espacios que sirven a todo aquel que tiene una inquietud por mejorar y que no se conforma con el statu quo. En un COCS puedes aportar a la creación de una entidad mayor y salir más enriquecido como persona y como profesional. Aprendes nuevas formas de trabajar basadas en el principio del dar y recibir, y generando así altos grados de pertenencia.

Existen multitud de colectivos que pueden sacar provecho de trabajar en un COCS.

Colectivos intra-organizacionales

Un COCS se organiza en grupos de entre seis y diez personas en los que se puede tratar cualquier tema, siempre que la persona que lo presenta tenga la voluntad y la capacidad de provocar un cambio en la situación en la que se encuentra. Aquí incluyo una lista ilustrativa de temas que podrían ser tratados en la sesión:

 Mejorar competencias clave para tu función, como por ejemplo:Desarrollar tu poder de negociación con proveedores para mejorar la cuenta de resultadosMantener conversaciones de rendimiento con tu equipoEstablecer objetivos retadores e ilusionantes para un colaborador

 Definir/entender mejor tu rol y responsabilidad

 Influir mejor en profesionales de otros departamentos generando más colaboración y respuestas más ágiles, lo que resulta en más negocio

 Resolución de conflictos y mejora del modelo relacional con los compañeros

 Mejorar tu posicionamiento estratégico en el mercado, aumentando así los resultados con ciertos clientes clave

Para grupos intra-organizacionales, los mejores resultados se dan si la participación es voluntaria. Es verdad que el sponsor4 del proyecto tiene que convencer a los colaboradores acerca de la utilidad de la herramienta; todo un reto porque es un método que debe experimentarse para entender realmente su valor. En el capítulo 5 explicaré más en detalle las condiciones necesarias para poder organizar un COCS en empresas.

Un ejemplo típico de un planteamiento intra-organizacional es un grupo de managers que trabaja de forma guiada durante seis meses con una reunión mensual de entre dos y tres horas de duración. A los seis meses se convierten en un grupo autónomo y los miembros se auto-organizan intercambiando los distintos roles necesarios para su buen funcionamiento. Los managers comparten retos que tienen con sus correspondientes equipos y negocios.

OJO: Es importante que los miembros de un grupo COCS se elijan con cuidado: no juntamos miembros de un mismo equipo natural (en este caso estaríamos hablando de un coaching de equipos), pero sí se podría formar un COCS con miembros de distintos equipos de marketing responsables cada uno de una región geográfica distinta. También se podría juntar a directores de distintas fábricas de la misma empresa.