Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA

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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Reinhard Müller & Frank Rothhaas:Schnelleinstieg in SAP® FI-RA – Revenue Accounting and Reporting

 Claus Wild, Janet Salmon: Schnelleinstieg in SAP® S/4HANA Finance

 Stephan Eichenberg, Karl-Heinz Sahm: Anwenderhandbuch FI-CAX (SAP®-Debitorenbuchhaltung) – 2., erweiterte Auflage

 Jörg Siebert, Eric Bauer: Belegaufteilung und parallele Rechnungslegung in SAP® ERP

 Marc Müller:Praxishandbuch SAP®-Zahllauf – 2., erweiterte Auflage

 Claus Wild: Praxishandbuch Cash Management in SAP® S/4HANA Finance

 Robin Schneider:Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP® S/4HANA

Vorwort

Mit SAP S/4HANA hat sich sowohl für den SAP-Anwender als auch für den SAP-Berater vieles geändert.

Neue technologische Entwicklungen haben enorme Performanceverbesserungen auf Basis eines stark vereinfachten Tabellenmodells ermöglicht. Die strikte Trennung zwischen externem und internem Rechnungswesen gehört der Vergangenheit an. Finanzbuchhaltung und Controlling wachsen im Universal Journal zum gemeinsamen Rechnungswesen (Universal Accounting) zusammen. Zusätzlich werden dem Anwender mit dem Fiori Launchpad eine komplett neue Benutzeroberfläche sowie mit »Embedded Analytics« zahlreiche weitere Analysemöglichkeiten angeboten.

Ich beschäftige mich jetzt schon einige Jahre mit S/4HANA und möchte mein Wissen und meine Erfahrungen in Form dieses kompakten Buches mit Ihnen teilen.

Sie sind Manager oder Mitarbeiter im Bereich des Rechnungswesens, Neueinsteiger in SAP, oder Sie kennen bereits SAP ERP und sind daran interessiert, wie die Finanzbuchhaltung in S/4HANA funktioniert? Dann ist dieses Buch genau das richtige für Sie.

Darin werde ich Ihnen in der Sprache des Buchhalters das Konzept von SAP S/4HANA und die Finanzbuchhaltung innerhalb von S/4HANA näherbringen. Sie werden die wichtigsten Prozesse und notwendigen Bildschirmeingaben sowohl in der Hauptbuchhaltung als auch in den Nebenbuchhaltungen inklusive Jahresabschlussarbeiten und der Erstellung der Bilanz Schritt für Schritt kennenlernen. Hierfür nutze ich ein durchgängiges, nachvollziehbares und praxisbezogenes Fallbeispiel der fiktiven deutschen Firma »Fair Trade Coffee GmbH«.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Wann immer es mir möglich ist, werde ich Ihnen das Thema anhand von Grafiken und anschaulichen Screenshots aus dem SAP-System auch visuell näherbringen.

Viele Tipps und Tricks sowie Hinweise auf vermeidbare Fallstricke ergänzen das Buch.

Das sollten Sie mitbringen

Danksagung

Dass Sie dieses Buch jetzt lesen können, ist das Ergebnis vieler unterstützender Hände. Neben denjenigen des Schreibers waren es viele Hände im Espresso Tutorials Verlag, in der Druckerei und – sofern Sie ein gedrucktes Buch erworben haben – die Hände einer Verkäuferin oder eines Verkäufers in der Buchhandlung. Sie alle haben zum Gelingen dieses Projektes beigetragen.

Herzlichen Dank!

Besonders bedanke ich mich bei Christine Frühwirth für die exzellenten Grafiken, bei Anja Achilles für das professionelle Lektorat und bei Johann Hanke für den perfekt gelungenen Satz. Sie haben mich in meiner Autorentätigkeit von der ersten Seite bis zur Fertigstellung des Buches optimal unterstützt.

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Beispiel

Achtung

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.

Hinweis zum Urheberrecht

Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

2 SAP S/4HANA

In diesem Kapitel gebe ich Ihnen zunächst einen Überblick über SAP S/4HANA. Anschließend stelle ich Ihnen die Module und Organisationseinheiten vor und gehe näher auf die Benutzeroberflächen SAP GUI und SAP Fiori ein. Mit dem Universal Journal und dessen Auswirkungen auf das Rechnungswesen schließt das Kapitel ab.

2.1 Überblick SAP S/4HANA

Viele Leser und wahrscheinlich auch Sie werden sich fragen, was wohl SAP S/4HANA bedeutet. Der Aufbau ist schnell hergeleitet:

»S« steht für Simple, »4« für die Software der vierten Generation und »HANA« für die ihr zugrunde liegende Datenbank.

SAP S/4HANA stellt somit die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP dar.

Unter »Business Suite« versteht SAP eine Zusammenfassung all jener Funktionen der Software, die es einem Unternehmen ermöglichen, seine Geschäftsprozesse wie z.B. Einkauf, Produktion, Verkauf und eben auch das Rechnungswesen EDV-unterstützt abzuwickeln.

Vergleicht man SAP S/4HANA mit den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3, so sind folgende Unterschiede hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA

SAP-HANA-Datenbank:

S/4HANA baut nicht mehr auf einer herstellerunabhängigen Datenbank, sondern auf der SAP-eigenen In-Memory-Datenbank SAP HANA auf. Die enorm verbesserte Leistungsfähigkeit des Systems beruht darauf, dass die Daten des gesamten Unternehmens jetzt in einem riesigen Hauptspeicher statt auf einer Festplatte gespeichert und durch leistungsfähige Prozessoren parallel verarbeitet werden.

Für die Anwender ist dies mit erheblichen Performancesteigerungen verbunden. Eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, ist unter HANA in wenigen Sekunden erstellt.

Universal Journal:

Alle Buchungen des externen und internen Rechnungswesens werden nun in einer gemeinsamen Datenbanktabelle, die sich Universal Journal nennt, abgespeichert.

Abstimmungen zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) entfallen, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.

Benutzeroberfläche SAP Fiori:

Die neue, internetbasierte Benutzeroberfläche ist über das Fiori Launchpad aufrufbar. Sie ermöglicht sowohl Managern als auch Sachbearbeitern, ihre Prozesse mithilfe von SAP-Fiori-Apps abzuwickeln. SAP-Fiori-Apps sind webbasierte Anwendungen, die über sogenannte »Kacheln« gestartet werden.

Sie kennen Apps von Ihrem Smartphone: Sie klicken auf ein Icon, und die jeweilige App wird aufgerufen. Ähnlich funktioniert dies jetzt in SAP S/4HANA.

SAP bietet dem Anwender inzwischen mehr als tausend vollkommen neu entwickelte Fiori-Apps an. Dieser kann sich frei entscheiden, ob er für die Durchführung seiner Aufgaben mittels Fiori-Apps einen Personal Computer, ein Tablet oder ein Smartphone verwenden möchte.

Daneben werden dem Anwender klassische Apps angeboten, die die bisherigen SAP-GUI-Transaktionen und SAP-Web-Dynpros über die Weboberfläche ausführen.

Embedded Business Warehouse und Embedded Analytics:

In S/4HANA ist das operative Buchungssystem (OLTP) mit dem Analysesystem (OLAP) zu einer Einheit verschmolzen, und es müssen keine Daten mehr in ein externes Business-Warehouse-System geladen werden.

Alle modernen Werkzeuge des Berichtswesens, die SAP für das Business Warehouse entwickelt hat, sowie viele neue analytische Apps stehen dem Anwender nun direkt in S/4HANA für alle Analyseaufgaben zur Verfügung.

2.2 SAP-Module und deren Integration in S/4HANA

In SAP S/4HANA gibt es, wie bereits in SAP R/3 oder SAP EPR, die drei Modulgruppen Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft.

Die Modulgruppen werden in Module und die Module wiederum in Komponenten unterteilt.

Leider ist es so, dass SAP-Insider häufig mit Abkürzungen um sich werfen, die zumeist auch noch aus dem Englischen kommen und nicht jedem bekannt sind. Eventuell werden Ihnen diese Begriffe schon vertraut sein, trotzdem möchte ich mich mit dem Thema kurz auseinandersetzen.

Für Insider

Die Modulgruppe Rechnungswesen besteht im Wesentlichen aus den in Tabelle 2.1 aufgeführten Modulen:

Tabelle 2.1: Module der Modulgruppe »Rechnungswesen«

Zur Modulgruppe Logistik zählen vor allem die in Tabelle 2.2 gezeigten Module:

Tabelle 2.2: Module der Modulgruppe »Logistik«

Die Modulgruppe Personalwirtschaft (HCM bzw. HR) umfasst in erster Linie die Module, die Sie in Tabelle 2.3 sehen:

Tabelle 2.3: Module der Modulgruppe »Personalwirtschaft«

Vergleicht man SAP ERP oder SAP S/4HANA mit anderen Softwareprogrammen, liegt der Vorteil der SAP-Software im hohen Integrationsgrad der Module. So werden Stammdaten von mehreren Modulen gemeinsam genutzt und Buchungen in einem Modul zum Zeitpunkt der Buchung automatisch in ein anderes Modul übertragen.

Abbildung 2.2 zeigt nochmals die wichtigsten Module von SAP S/4HANA und deren Integration.

Abbildung 2.2: SAP-Module und deren Integration

Verzahnung zwischen MM und FI/CO (Materialwirtschaft und externes/internes Rechnungswesen)

Verzahnung zwischen SD und FI/CO (Vertrieb und Rechnungswesen)

Auch wenn ich auf die Modulgruppe »Personalwirtschaft« (HCM bzw. HR) nicht näher eingehen werde, besteht das gleiche Integrationsprinzip zwischen der Personalwirtschaft und dem Rechnungswesen. So werden die Ergebnisse der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch in das Rechnungswesen übergeleitet und sowohl in die Buchhaltung übernommen als auch auf die Kostenstellen der Mitarbeiter als Personalkosten gebucht.

Module im Rechnungswesen

Die zentralen Module im Rechnungswesen sind die Module FI für Finanzwesen und CO für Controlling.

Das Modul Finanzwesen (FI) deckt die Funktionen des externen Rechnungswesens ab. Die Begriffe »Finanzwesen«, »Finanzbuchhaltung« und »Buchhaltung« werden in SAP meist synonym verwendet.

Das Modul Controlling (CO) umfasst die Funktionen des internen Rechnungswesens. Auch hier spricht man im Rahmen von SAP häufig von »Controlling« und »Kostenrechnung« und meint dabei das Gleiche, auch wenn in der betriebswirtschaftlichen Literatur zwischen diesen Begriffen unterschieden wird.