Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA

Im Belegkopf erfassen Sie zunächst das Buchungsbelegdatum

und das Buchungsdatum . Die Periode (Buchungsperiode) wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet und muss nur dann manuell gepflegt werden, wenn Jahresabschlussbuchungen in die Sonderperioden 13 bis 16 gebucht werden sollen. Die Belegart , der Buchungskreis , die Währung und die Ledger-Gruppe sind in der Regel ebenfalls bereits vorbelegt.

Die Ledger-Gruppe 0L ist mit dem Ledger »0L« verknüpft, welches als führendes Ledger und führende Rechnungslegungsvorschrift definiert ist. Üblicherweise lassen Sie das Feld Ledger-Gruppe leer; dadurch wird der Beleg in alle Standard-Ledger gebucht. Für den Fall, dass Sie eine Buchung nur in einem Ledger vornehmen wollen, müssen Sie im entsprechenden Feld die zugehörige Ledger-Gruppe erfassen.

Abschließend können Sie noch einen Belegkopftext

erfassen.

Ledger: Bedeutung und Verwendung

Der Begriff Ledger kommt aus dem Angloamerikanischen und bedeutet »Buch«. Erstellt Ihr Unternehmen die Bilanz nur nach einer Rechnungslegungsvorschrift, so ist für Sie immer nur das Ledger »0L« relevant. Erstellen Sie die Bilanz zusätzlich nach einer zweiten Rechnungslegungsvorschrift, brauchen Sie ein zweites Ledger und Sie müssen sich entscheiden, welche Rechnungslegungsvorschrift und welches Ledger führend sein soll. In unserem Beispiel verwenden wir das Ledger »0L« für »IFRS (international GAAP)« und »2L« für »HGB (Local GAAP)«.

Kontierungsrichtlinien

Erstellen Sie eine Kontierungsrichtlinie, in der Sie nicht nur vorgeben, welcher Sachverhalt mit welchem Sachkonto gebucht wird, sondern legen Sie auch fest, welche Felder mit welchen Informationen gefüllt werden sollen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Rechnungsnummer in das Feld Referenz und die nähere Darstellung des Sachverhalts in den Positionstext zu schreiben.

Zudem sollten Sie vorab bestimmen, ob die Angabe »Kapitalerhöhung« genügt oder ob eine ausführlichere Variante wie »Kapitalerhöhung gemäß Beschluss Aufsichtsrat vom 02.05.2020« einzugeben ist. Eine genauere Beschreibung ist meist nur mit einem geringen Mehraufwand verbunden, bietet aber den Vorteil, die gebuchten Geschäftsvorfälle genauer zu dokumentieren und Ihnen eine spätere Suche und Analyse zu erleichtern.

Nachdem Sie die Daten im Belegkopf erfasst haben, ergänzen Sie jene für die Belegpositionen. In unserem ersten einfachen Beispiel wollen wir die Einzahlung des Stammkapitals auf dem Bankkonto verbuchen. Dazu erfassen wir für die erste Position das Sachkonto der Commerzbank

und den Betrag unter Soll sowie für die zweite Position als Gegenkonto das Sachkonto für das Stammkapital und den Betrag unter Haben . Sie können jede Belegposition auch aufklappen und weitere Informationen wie beispielsweise einen erläuternden Text ergänzen. Sobald Sie die Buchung vollständig erfasst haben, können Sie den Buchungsbeleg über den Button Buchen sofort buchen.

Verwendung der Hilfefunktion

Wenn Sie mit der Bedienung einer App nicht so vertraut sind, können Sie jederzeit die Hilfefunktion aufrufen. Dazu drücken Sie rechts oben auf das Fragezeichen (siehe Abbildung 3.7). Im gezeigten Beispiel werden u.a. die Felder Buchungsbelegart und Transaktionswährung erklärt.

Abbildung 3.7: Hilfefunktion zur App »Hauptbuchbelege buchen«

Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Buchung anhand Ihrer Eingaben aussehen wird, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu simulieren (Button Simulation in Abbildung 3.6) und die einzelnen Belegpositionen genau zu überprüfen (siehe Abbildung 3.8). Hier können Sie über das linke Symbol

die gewünschten Felder einblenden oder über das rechte Symbol die Buchung in Excel herunterladen. Für den Fall, dass die Buchung fehlerhaft ist, etwa weil Sie sich bei der Eingabe der Kontonummer oder des Betrags vertippt haben, können Sie die Buchung noch anpassen. Ist die simulierte Buchung in Ordnung, klicken Sie auf den Buchen-Button .

Abbildung 3.8: Simulation der Buchung

Unten links im Bildschirm erscheint die Meldung »Beleg xx erfolgreich gebucht«, und der gebuchte Beleg wird mit Klick auf diese Meldung angezeigt (siehe Abbildung 3.9).

Abbildung 3.9: Anzeige des gebuchten Belegs

Jeder Buchhalter hat einmal die Darstellung von Buchungen in Form von T-Konten gelernt. SAP S/4HANA bietet Ihnen drei verschiedene Optionen, einen gebuchten Beleg in dieser Form anzuzeigen, und zwar über:

 den Button T-Konto-Sicht (siehe Abbildung 3.10),

 die Fiori-App »Buchungsbelege anzeigen in T-Konto-Sicht« oder

 die Fiori-App »Buchungsbelege verwalten«.

Abbildung 3.10: Anzeige Stammeinlage in T-Konto-Sicht

3.2 Analysemöglichkeiten und Berichte in der Hauptbuchhaltung

Nachdem wir die Buchung der Stammeinlage für unsere »Fair Trade Coffee GmbH« durchgeführt haben, wollen wir diese nun näher analysieren. In SAP S/4HANA stehen Ihnen für Analysen und Berichte im Hauptbuch verschiedene Apps zur Verfügung (siehe Abbildung 3.11):

Abbildung 3.11: Apps für Analysen im Hauptbuch

In den nächsten beiden Abschnitten werden wir Ihnen für Analysen auf Beleg- und Sachkontenebene die Apps Buchungsbelege verwalten

, Buchungsbeleganalyse

, Einzelpostenerfassung anzeigen

, Sachkontensalden

und die Summen- und Saldenliste

näher beschreiben.

Die Analysemöglichkeiten sind über eine »App-to-App-« bzw. »Bericht-zu-Bericht-Schnittstelle« untereinander verknüpft. Das bedeutet, dass Sie aus der Anzeige des Berichtsergebnisses durch Doppelklick auf eine Kennzahl direkt eine andere App zur weiteren Analyse aufrufen. Möchten Sie beispielsweise in der angezeigten Bilanz die Kapitalerhöhung näher analysieren, können Sie aus der Bilanz/GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) in die Salden- und von dort in die Einzelpostenanzeige verzweigen. Wenn Sie anschließend auf die Belegnummer klicken, gelangen Sie direkt zum Beleg (siehe Abbildung 3.12).

Abbildung 3.12: Analysemöglichkeiten im Hauptbuch

3.2.1 Analyse auf Belegebene

App »Buchungsbelege verwalten«

Nachdem Sie die App »Buchungsbelege verwalten« (siehe Abbildung 3.13) aufgerufen haben, erfassen Sie zunächst die gewünschten Selektionskriterien. Der Buchungskreis

und das Geschäftsjahr werden automatisch aus den Benutzereinstellungen übernommen. In unserem Beispiel schränken wir die Auswahl nicht weiter ein und drücken den Start-Button

. Daraufhin werden unterhalb die den Selektionskriterien entsprechenden Belege aufgelistet. Über das

-Symbol

haben wir die Möglichkeit, weitere Felder für die Anzeige zu selektieren bzw. anstelle der Standard- eine bereits vordefinierte kundenspezifische Anzeigevariante auszuwählen, in unserem Fall diejenige mit Kopftext

. Des Weiteren lässt sich der von uns gebuchte Beleg durch einen Klick auf die Belegnummer bearbeiten. Möchten Sie einen oder mehrere Belege stornieren, markieren Sie diese

und drücken den Button Stornieren

.

Abbildung 3.13: Buchungsbelege verwalten

App »Buchungsbeleganalyse«

Mit der App »Buchungsbeleganalyse« wird eine Auswertung (Query) aufgerufen, die auf einem Template des Tools SAP Design Studio aufbaut (siehe Abbildung 3.14). Hier ergänzen Sie zunächst die Felder entsprechend Ihren Selektionskriterien und drücken dann die Taste OK.

Abbildung 3.14: Selektionsbild »Buchungsbeleganalyse«

In Abbildung 3.15 sehen Sie in der Einstiegssicht der App die gebuchten Beträge je Sachkonto.

Abbildung 3.15: Buchungsbeleganalyse nach Konto

Der Vorteil dieser mehrdimensionalen Recherche liegt in den verschiedenen Navigationsmöglichkeiten. Unter Dimensionen

finden Sie eine große Auswahl an Feldern, die Sie in die Zeilen oder Spalten ziehen können.

App »Einzelpostenerfassung anzeigen«

Nach Aufruf der App »Einzelpostenerfassung anzeigen« (siehe Abbildung 3.16) geben Sie zunächst die Selektionskriterien ein. Achten Sie darauf, im Feld Status

nicht nur die offenen, sondern sämtliche Posten auszuwählen und den richtigen Zeitraum in das Feld Buchungsdatum

einzugeben. Dann klicken Sie auf den Start-Button

. Um die Anzeige bis zur Belegebene aufzureißen, klicken Sie zunächst auf das Symbol

links vom Buchungskreis

und anschließend nochmals auf das gleiche Symbol links vom gewünschten Sachkonto

. Daraufhin werden Ihnen alle auf diesem Konto gebuchten Belege angezeigt

.

Abbildung 3.16: Anzeige der Einzelposten im Hauptbuch

3.2.2 Analyse auf Sachkontenebene

Für die Analyse eines Sachkontos bietet Ihnen SAP S/4HANA die App »Sachkontensalden« (siehe Abbildung 3.17).

Abbildung 3.17: App »Sachkontensalden«

Mit Eingabe der Selektionskriterien

und Klick auf den Button Start

werden Ihnen die gebuchten Beträge pro Monat getrennt nach Soll, Haben, Saldo und Kumulierter Saldo ausgegeben. In unserem Beispiel wird für 05.2020 ein gebuchter Sollsaldo von 60.000 EUR

angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Betrag sehen Sie die dahinterliegenden Einzelposten.

Über die App »Summen- und Saldenliste«, die ähnlich funktioniert wie die App »Buchungsbeleganalyse«, erzeugen Sie eine Saldenliste. Nach entsprechender Selektion und Anpassung der Dimensionen in den Zeilen und Spalten entspricht das Ergebnis Abbildung 3.18.

Abbildung 3.18: Summen- und Saldenliste

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