Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений

Презентации вокруг нас

Мы живем в мире, который немыслим без презентаций и выступлений. Если вы житель мегаполиса, то у вас и недели не проходит без пусть малой, в узком кругу, с невысокими ставками, но публичной коммуникации.

Однажды мне стало любопытно, сколько вообще разновидностей публичных выступлений существует в нашей повседневной действительности, и я решил составить их список. Разумеется, допускаю, что он не исчерпывающий и что в нем может быть не 23, а целых 24 пункта! Всё может быть, однако не число имеет значение. Идея в том, чтобы в принципе осознать, сколь много разных видов выступлений или презентаций мы встречаем в современной жизни. Вот список:

1. Презентация продукта или услуги потенциальным клиентам или партнерам.

2. Презентация бизнес-плана руководству или стейкхолдеру.

3. Защита проекта (образовательного, инвестиционного).

4. Презентация идеи или концепции.

5. Доклад на научной конференции или симпозиуме.

6. Лекция (или вебинар, если онлайн).

7. Вдохновляющая речь перед коллегами по итогам большого проекта.

8. Статус-митинг: представление коллегам текущего состояния проекта.

9. Инвест-питч: презентация инвестору бизнес-идеи или продукта один на один или публично на «Демо-дне».

10. Итоговое годовое собрание компании.

11. Выступление с кейсами или ноу-хау компании на отраслевом форуме.

12. Презентация результатов работы или отчет за период (месяц, квартал).

13. Тост на свадьбе, корпоративе или речь во время юбилея.

14. Стендап-комедия.

15. Аналитический отчет.

16. Презентация компании.

17. Выступление в суде.

18. Презентация перед собранием акционеров.

19. Презентация на собеседовании или при приеме на работу.

20. Презентация перед членами жюри конкурса.

21. Агитационное выступление перед общественностью или на митинге/дебатах.

22. Выступление на пресс-конференции.

23. Тренинг (навыковый, личностного роста или welcome-тренинг).

Какие-то из этих презентаций встречаются эпизодически, а какие-то составляют значимую часть нашей работы. Одни случались у нас в прошлом, другие только впереди. На каких-то презентациях мы присутствуем в качестве зрителей, а какие-то проводим сами. И публичное выступление – это вовсе не обязательно тот случай, когда вы оказываетесь на сцене стадиона (ну, или хотя бы конференц-зала). Выступлением считается даже встреча с коллегами в переговорке офиса, когда вы делаете будничный отчет или проводите инструктаж команды. Это может быть встреча с клиентом, или ваша поздравительная речь перед коллективом, или welcome-вебинар для новичков, который вы проводите раз в полгода. Факт остается фактом: презентаций и выступлений в нашей жизни достаточно много.

Я даже сделал попытку сгруппировать всё многообразие презентаций: сформулировал основания для выделения классов, или жанров, дал им названия и перечислил характеристики. Провел исследование, где описал критически важные навыки спикера, владение которыми требуется для каждого жанра. Всё это подробно описано в моей основной книге «От идеи до аплодисментов»[1].

К чему приводят «сломанные» презентации

Иногда на тренингах я задаю участникам провокационный вопрос: «Как испортить презентацию?» – и прошу их дать мне «вредные» советы. Вот список из десяти надежных способов провести провальное выступление (перечислены в случайном порядке):

1. Читать со слайдов.

2. Говорить тихо.

3. Не поддерживать контакт с залом.

4. Прятать руки в карманы.

5. Перегружать слайды текстом или данными.

6. Не разбираться в материале.

7. Не уложиться в отведенное время.

8. Неуместно шутить.

9. Не отвечать на вопросы.

10. Сумбурно представлять материал, сбиваться с мысли.

И это лишь наиболее частые ошибки, угрожающие выступлению. При желании данный список можно значительно расширить. Но всё же в чем «корень зла» и почему столь очевидные ошибки повторяются из раза в раз? Причина проста: на этапе подготовки спикер не уделяет должного внимания ключевым моментам, и в результате мы вынуждены наблюдать скучные, непоследовательные и монотонные презентации и выступления.

Профессор психологии Гарвардского университета Стивен Косслин провел исследование[2], в котором показал: сильнее всего во время презентации нас раздражает отсутствие внятной главной мысли. Если быть точным, то проблема была сформулирована так: «неясность основной идеи из-за избытка несущественных деталей». Зачастую основная идея оказывается «замыленной» массой других, второстепенных. В таком случае закрадывается подозрение, будто спикер специально перегружает свое выступление лишними фактами и данными, чтобы замаскировать отсутствие мысли.

Поскольку презентация – это своего рода инструмент, позволяющий нам решать задачи (общественные или деловые), то перечисленные выше «неполадки» напрямую влияют на неуспех или чрезмерные сложности в достижении наших задач. Приведу несколько конкретных примеров того, к чему приводят «сломанные» презентации.

• Презентация о продуктах компании.

Потенциальный заказчик перегружен массой несущественных деталей. Менеджер много говорит о себе и мало – о клиенте. Это мешает заказчику понять, в чем ценность продукта, как его внедрить и чем именно предлагаемая технология «А» отличается от уже знакомой ему технологии «Б».

– Есть ли прогресс и результат в виде продаж?

– Нет.

• Лекция в вузе.

Аудитория откровенно скучает и занимается посторонними делами: студенты переписывают конспекты других преподавателей, слушают подкаст в наушниках либо попросту дремлют.

– Усваиваются ли полезные знания?

– Нет.

• Отчет по проекту перед акционерами.

Сотрудник напустил тумана, «насыпал» графиков и таблиц, говорил быстро и сложно – лишь бы не назадавали вопросов.

– Всё ли будет ясно стейкхолдерам, и поймут ли они, что работа была проделана хорошо?

– Нет.

• Встреча с командой.

Тимлид решил произнести небольшую вдохновляющую речь, чтобы поддержать коллег по завершении сложного проекта, но ушел в детали, «загипнотизировал» всех монотонным голосом – и всё превратилось в микс инструкции с банальностями.

– Почувствовали ли коллеги поддержку и ушли ли воодушевленными?

– Нет.

Вы спросите: каково же решение? Как изменить ситуацию и сделать так, чтобы презентации и выступления работали на спикера, а не против него; чтобы помогали убеждать, объяснять или продавать?

Решение – системная подготовка и комплексное развитие спикерских умений. Наши умения должны касаться разных аспектов презентационного процесса. Вспомним список «вредных» советов: ошибки, перечисленные в нем, можно разбить на три группы. И точно так же можно систематизировать корректные действия оратора, если «развернуть» формулировки ошибок на 180 градусов. Соответственно, образуется три группы спикерских умений:

1. Работа с материалом презентации, структурирование речевого контента.

2. Визуальное оформление презентации (слайдов).

3. Работа с аудиторией, навыки проведения выступления.

Из этих трех глобальных аспектов и складывается полноценное владение спикерским мастерством.

Аналогичным образом эта книга состоит из трех частей: 1) подготовка структуры (плана) презентации; 2) создание прототипов слайдов; и 3) советы и рекомендации по проведению публичных выступлений.

Для кого эта книга?

Книга написана для всех, кто берет на себя роль спикера. Сегодня практически любая должность предполагает развитие презентационных навыков. Они необходимы, если:

• вы владелец или менеджер продукта и совмещаете аналитические и сейлз-функции, – соответственно, без презентаций не проходит и недели;

• вы менеджер по продажам или развитию бизнеса и проводите презентации для клиентов или партнеров – потенциальных или существующих;

• вы маркетолог или бренд-менеджер и проводите как внешние презентации (например, выводя на рынок новый продукт), так и внутренние (например, донося информацию до менеджеров из других департаментов);

• вы руководитель или тимлид и развиваете команду, проводите совещания с утверждением планов, мотивируете сотрудников и даже занимаетесь внутренним обучением коллег;

• вы эксперт в какой-либо сфере и вас регулярно приглашают с докладами на митапы или отраслевые конференции;

• вы начинающий предприниматель, «сбежавший» из офиса, или лидер стартап-команды, и перед вами встала необходимость презентовать свои проекты потенциальным партнерам и инвесторам;

• вы первое лицо компании и занимаетесь продвижением бренда, выступаете на крупных мероприятиях;

• вы HR-специалист или бизнес-тренер и проводите адаптационные, обучающие мероприятия или вебинары;

• вы менеджер по рекламе, специалист по стратегическому развитию, бизнес-аналитик, консультант, разработчик, лектор, ведущий детских праздников – иными словами, вы работаете с публикой.

Независимо от того, где вам предстоит выступать – с крупными ли докладами на конференциях или на небольших встречах с клиентами в офисе; вне зависимости от сферы вашей деятельности и опыта работы; независимо от частоты презентаций – пять раз в неделю или всего лишь дважды в году, эта книга для вас.

Как пользоваться книгой и какие задачи она помогает решить?

Все три части книги помогают последовательно создать полноценную презентацию.

Часть I содержит алгоритм создания презентации. Следуя этому алгоритму, вы проработаете план выступления, который поможет вам логично и последовательно излагать свои мысли.

Часть II описывает технологию создания раскадровки. Раскадровка позволяет подобрать ряд наиболее эффективных слайдов, поддерживающих ваше повествование.

Часть III поможет настроиться на выступление. Она содержит советы и лайфхаки, помогающие спикеру удерживать внимание публики, научиться работать с волнением, использовать невербалику, жесты и т. д.

Однако в некоторых случаях достаточно воспользоваться лишь отдельными частями книги. Рассмотрим эти сценарии.

Четыре ситуации, когда пригодится книга

В русском языке у термина «презентация» непростая судьба. Только представьте: в кабинете проходит презентация, на которой человек показывает презентацию. Вот почему многие коллеги по цеху сразу прибегают к синонимам: «не презентация, а выступление» или «не презентация, а слайды». Так и в вашей работе: как ни парадоксально, вам приходится иметь дело с презентациями и с презентациями. Сегодня вы готовитесь к докладу на форуме, а завтра будете делать слайды, которые ваш руководитель вставит в квартальный отчет для совета директоров. А иногда наоборот – бывает, хотя и редко, что слайды вовсе не нужны… Как пользоваться книгой в том или ином случае?

Ситуация 1. Доклад или «живая» презентация на публике

Помните лонг-лист разных видов презентаций и выступлений из самого начала? Неважно, предстоит ли вам научная конференция или лекция, презентация клиенту или руководству, питч инвестору или защита проекта на конкурсе. Как правило, всё это и есть то самое «выступление-со-слайдами» (презентация с показом презентации).

Итак, для проработки первого сценария вам понадобятся:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть II – для раскадровки презентации.

Часть III – для настройки на выступление перед аудиторией.

В данном случае книга станет вашим путеводителем по подготовке к ответственному мероприятию.

Ситуация 2. Устное выступление без слайдов

Возможно, вы открываете секцию на конференции. Или как руководитель вы произносите стратегическую, визионерскую речь, где нет графиков и выносить тезисы на слайды тоже не нужно. Быть может, у вас просто мастер-класс на 30 минут у доски перед командой в рамках ежемесячного блиц-обучения.

Для второго сценария пригодятся:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть III – для настройки на выступление.

Ситуация 3. Презентация для пересылки по почте

Вы готовите презентацию о компании для клиента, а может быть, отчет о проекте для руководства, но выступать на очной встрече не будете. В этом случае ваш продукт – это лишь файл со слайдами.

Сделать презентацию для третьего сценария помогут:

Часть I – для создания плана выступления.

Часть II – для раскадровки презентации.

Подробнее о методике создания раскадровки читайте в соответствующей части книги.

Отдельно замечу, что эта книга поможет вам развить макетное мышление – умение «видеть» эскизы нужных слайдов и создавать лучшие визуальные материалы.

Я подготовил для вас набор готовых вымышленных слайдов – это примеры макетов, уже «одетые» в дизайн. Они нужны для развития насмотренности и вдохновения. Как говорится, кради как художник, поэтому, если какой-то дизайн слайда вам вдруг понравится, просто копируйте его оформление и размещайте свои данные, тексты и логотипы.

Ситуация 4. Вы всё умеете делать сами, но хотите держать себя в тонусе

Скорее всего, вы уже умеете создавать сценарий, понимаете, что макеты слайдов делятся на разные группы, но иногда вам хочется освежить в памяти какие-то приемы и лайфхаки по работе с публикой.

Тогда заглядывайте в часть III книги, она послужит своеобразной шпаргалкой. Именно там вы найдете подсказки по вовлечению аудитории, работе на камеру и многое другое.

Алгоритм подготовки презентации

В начале этого раздела должны были быть мотивирующие фразы о важности тщательной подготовки, но, кажется, вы и сами всё понимаете, поэтому сразу перейдем к описанию шагов подготовки презентации.

Многие, понимая, что им предстоит презентация (выступление), тут же открывают ноутбук и начинают оформлять слайды. И это фатальная ошибка. Дело в том, что сперва нужно проработать даже не структуру и идеи, а начать с таких вводных, которые оказывают критическое влияние на сам излагаемый материал и логику. Речь о стратегических вводных.

Стадия 0. Определение стратегических вводных

На нулевой стадии я рекомендую продумать три основополагающих вопроса, без ответов на которые невозможно эффективно подготовиться к выступлению.

Какова цель презентации?

Итак, на что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации? В самом начале необходимо обозначить правильную цель презентации.

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, которое должно произойти со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов. Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»

Каков состав аудитории?

Главный «ингредиент», без которого немыслима презентация, – аудитория. Только точно зная, кто будет в составе зрителей, мы можем предугадать вероятные вопросы, настроить свои сообщения и подобрать аргументы, снизить стресс от неопределенности. Постарайтесь собрать как можно больше информации об участниках: их предполагаемом количестве, должностях и возрасте. Подумайте, каковы их ожидания от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду извлекут из вашего предложения. Поверьте, существует масса способов получить эту информацию, к тому же сейчас у нас в помощниках появился ИИ.

Каковы технические формальности?

Этот вопрос особенно важен, если вам предстоит выступать на незнакомой территории. Однако даже выступая у себя в офисе, лучше перепроверьте и уточните некоторые пункты. Я составил перечень вопросов к организаторам мероприятий – вы можете взять весь список или выбрать отдельные пункты и адресовать их ивентерам или принимающей стороне. Итак, вопросы:

• Сколько будет зрителей?

• Какая рассадка?

• Есть ли фото зала (по возможности)?

• Какая освещенность в зале: светло или приглушенный свет?

• Будет ли ноутбук в шаговой доступности от спикера?

• В каком формате нужны слайды:.ppt или только. pdf?

• Какая будет проекция: видеостена, проектор (по воздуху) или TV?

• Какой будет размер экрана?

• Какой микрофон: ручной, хэдсет или петличка?

• Ведется ли съемка или трансляция?

• Если съемка ведется, то сколько камер?

• Есть ли голосовая или видеосвязь с онлайн-зрителями?

• Будет ли ведущий или модератор?

• Может ли он регулировать поступающие вопросы от зрителей?

Стадия 1. Работа над сценарием

Пожалуй, это самый ответственный этап, на котором мы создаем общую канву презентации. Конкретные действия по структурированию материала вы найдете в следующем разделе. Здесь я лишь объясню, почему важно раздельно продумывать сценарий и оформление слайдов.

Дело в том, что при создании слайдов люди обычно фокусируются на оформлении и компоновке визуального материала (а в некоторых случаях – увы! – даже на «украшательстве»), а не на ясности подаваемой информации. Создание же сценария (плана, структуры – это всё синонимичные понятия) предполагает фокус на логике в изложении идей, на сборе и отсеве материала, на подборе аргументов. Другими словами, на том, что мы будем сообщать