От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций

Презентации бывают разные. Есть большие и торжественные деловые мероприятия (например, выступления Стива Джобса, который задал стандарты для релиза продуктов. Есть выступления на конференциях, позволяющие поделиться с коллегами наработками или открытиями. Есть презентации в переговорках, когда 5–10 человек обсуждают те или иные аналитические сведения. И всё это мы называем одним словом – «презентация» (иногда «выступление». Однако каждая из названных мной разновидностей презентаций может сильно отличаться от другой. Прежде всего – целями и задачами, которые, в свою очередь, предъявляют разные требования к контенту: его сложности, детализации, аргументации. Затем – эмоциональным зарядом, «температурой» выступления. Разумеется, презентации будут отличаться и тем, может ли выступающий тесно взаимодействовать со зрителями или такой возможности у него нет.

Я решил составить список всех возможных разновидностей публичных выступлений и презентаций, с которыми мы сталкиваемся как на работе, так и в общественной жизни. Вот он:

1. Презентация продукта или услуги потенциальным клиентам/партнерам.

2. Презентация бизнес-плана руководству или стейкхолдеру.

3. Защита проекта (образовательного, инвестиционного).

4. Презентация идеи или концепции.

5. Доклад на научной конференции или симпозиуме.

6. Лекция (или вебинар, если онлайн) для студентов.

7. Вдохновляющая речь перед коллегами по итогам большого проекта.

8. Статус-митинг: представление коллегам текущего состояния проекта.

9. Инвест-питч: презентация инвестору бизнес-идеи или продукта один на один или публично на «Демо-дне».

10. Итоговое годовое собрание компании.

11. Выступление с кейсами или ноу-хау компании на отраслевом форуме.

12. Презентация результатов работы или достижений за период (месяц, квартал).

13. Тост на свадьбе, корпоративе или речь во время юбилея.

14. Стендап-комедия.

15. Аналитический отчет.

16. Презентация компании.

17. Выступление в суде.

18. Презентация перед собранием акционеров.

19. Презентация на собеседовании или при приеме на работу.

20. Презентация перед членами жюри конкурса.

21. Агитационное выступление перед общественностью или на митинге/дебатах.

22. Выступление на пресс-конференции.

23. Тренинг (навыковый или личностного роста).

Как группировать разновидности?

Теперь давайте разберемся, без чего презентация невозможна. Очевидно, что нужна аудитория – пусть даже три-четыре человека, это уже зрители. Разумеется, выступление невозможно без спикера, решающего определенные задачи. Если перед нами стоит задача убедить, проинформировать или обратить внимание аудитории на какую-либо проблему, то данная презентация – это средство, помогающее нам данные задачи выполнить. Основания для выделения разновидностей я предлагаю представить в виде двух разнонаправленных шкал. Разумеется, это не математическая модель, а лишь условная схема.

Первая шкала – «Аудитория».

Бывает, что мы проводим презентации перед большими группами людей, а бывает – перед малыми. Резонно встает вопрос: а где проходит «водораздел»? Напомню, нам не важна математическая точность, поскольку это описательная модель. К сожалению, социальные психологи до сих пор не могут ответить, какое количество человек составляет малую группу, а какое – большую. Тем не менее предлагаю условиться: аудитории от тридцати человек мы будем считать крупными, а всё, что до тридцати, – малыми.

На что влияет размер аудитории? Прежде всего – на «контактность» выступления, то есть возможность и/или простоту персонального общения со зрителями. Согласитесь, в конференц-зале или на стадионе гораздо труднее установить плотный зрительный контакт или вовлечь слушателя в диалог и обмен мнениями. С другой стороны, презентация, проходящая в среднестатистической переговорке перед десятком коллег, – гораздо «контактнее».

Кроме того, размер аудитории часто влияет на уровень энергетики спикера. В понятие «энергетика» я включаю голосовую экспрессию, активность перемещений и движений оратора. Так, например, в уже много раз помянутой офисной переговорке, где собрались 5–10 ключевых лиц или руководителей, будет не просто неудобно, но главное – неуместно напористо жестикулировать, расхаживая и заполняя голосом всю комнату, и т. п. Пожалуй, такое органично смотрелось бы на торжественной церемонии, стадионном выступлении или агитационном мероприятии в поддержку политической партии на городской площади.

Вторая шкала – «Задача оратора».

Хочу отметить, что здесь речь идет именно о задаче, а не о цели. Цель – это то, чего спикер достигает. Существует мнение, которое разделяют многие эксперты в области бизнес-презентаций и выступлений, что в глобально-философском смысле обобщенной целью едва ли не любого выступления может быть продажа. Продажа не только конкретного продукта или услуги, когда аудитория в прямом смысле что-либо приобретает, но и «продажа» идеи. Например, спикер подчеркивает в своем выступлении важность какой-либо проблемы или необходимость изменения взгляда на нее. А кроме того, это может быть «продажа» информации, когда под «продать» понимается «убедить» применять полученные знания. Если цель подразумевает направление «к себе» (к спикеру), то задача – это движение «от себя», действие, направленное к аудитории.

Задача – термин более инструментальный. Если посмотреть на презентацию как на инструмент, то возникает вопрос: чего спикер хочет добиться или что должен сделать с его помощью? С одной стороны, он может своим выступлением, докладом или отчетом информировать, то есть повышать осведомленность аудитории относительно какого-либо вопроса. Информационную задачу спикера мы разместим на одном полюсе шкалы. Замечу, что, говоря об информировании, легко увидеть разницу «до и после»: до начала выступления (лекции, аналитического обзора) аудитория еще о чем-то не знает, а по его окончании зрители получают новые знания. Значит, задача выполнена.

На другом полюсе шкалы находится мотивирующая задача. Вообще, сам по себе термин «мотивация» имеет в себе что-то пафосное. Однако здесь я хочу оттолкнуться от значения латинского корня -mot-: «движение», «деятельность», «порыв», «вдохновение» и даже «танец». Таким образом, задача спикера уже заключается не только в том, чтобы повысить информированность слушателей, а в том, чтобы воздействовать на намерения, приводящие аудиторию в движение. Это движение проявляется в изменении ее поступков, взглядов, образа мыслей и т. д. До начала презентации/выступления аудитория находилась в состоянии А, а после – пришла в состояние Б.

Приведу простой пример продающей презентации. Компания А до начала общения с менеджером по продажам компании Б пользовалась продуктом X. После встречи, в ходе которой менеджер рассказал о выгодах нового продукта Y и обосновал их, а также ответил на вопросы собравшихся, клиент решает использовать продукт Y. Здесь мы видим и смену взглядов, и действие.

На что влияет то или иное положение на шкале «Задача оратора»? Во-первых, на требования к контенту. Если по своему содержанию наша презентация ближе к полюсу «Информирование», это подразумевает, что оратор значительное внимание должен уделить деталям и аргументам, которые прозвучат в поддержку идей. Важным, если не критичным, будет умение спикера выдерживать структуру и логику изложения, потому что зачастую информационные выступления – это долгие по времени мероприятия. Значит, нужно помочь аудитории «не заблудиться» в материале и не потерять нить.

Во-вторых, в зависимости от полюса меняется и «градус» выступления. Хотя, конечно, энергетика – это зачастую индивидуальная характеристика личности самого спикера, забывать о «правилах игры» также не стоит. Информационные разновидности презентаций традиционно более спокойные и сдержанные. Мотивационные (продающие) предполагают более активное поведение спикера: больше эмоциональных образов, особое внимание к голосу и уверенности, исходящей от «мотиватора».

Попарное сочетание полюсов разных условных шкал даст нам четыре области – группы, – которые я называю жанрами. Давайте опишем их особенности и требования к спикеру.

Две шкалы и четыре квадранта с названиями жанров

Жанр «Констатация»

Как правило, презентации этого жанра проводятся для небольшой аудитории. Предположим, что в уже знакомой нам переговорке собрались ключевые лица, чтобы в ближайший час или два рассмотреть и проанализировать какие-либо вопросы. Один или несколько сотрудников выступают с отчетами, которые могут отражать:

• состояние рынка;

• тенденции в отрасли;

• анализ конкурентов;

• текущие показатели в бизнес-проекте;

• результаты работы отдела за квартал/месяц/неделю.

Соответственно, в жанр «Констатация» попадают отчеты за период, статус-митинги по проектам между отделами, аналитические обзоры и прочие собрания. Причем сюда же входят как внутренние встречи с коллегами, так и отчеты перед клиентами. Например, в рекламной индустрии аккаунт-менеджеры регулярно встречаются с заказчиками, чтобы фиксировать ход рекламной кампании и демонстрировать метрики. Задача данной презентации по-прежнему заключается в фиксации информации as is.

Задача сотрудника, проводящего презентацию в этом жанре, – предоставить коллегам или руководителям объективную и проработанную картину действительности. Такие спикеры напоминают мне ученых, которые обязаны оставаться беспристрастными и независимыми, даже если обнаруженные эмпирические данные не подтверждают желаемые гипотезы. Также и спикер-констататор должен презентовать даже «неудобные» или обнажающие ошибки сведения. Именно детальная и обоснованная картина, отраженная в его презентации, помогает коллегам или руководству принимать решения и управлять компанией.

Управлять бизнесом надо так же, как и самолетом, – опираясь на точные данные. Сидя за штурвалом, можно, конечно, и визуально ориентироваться на местности, однако существует авионика и приборы, которые позволяют точно определять местоположение судна, вертикальную скорость, угол тангажа и прочее, понимание чего необходимо для принятия важных решений.

Поскольку презентации данного жанра подразумевают наличие многих деталей, то спикер должен уметь грамотно работать с контентом, а именно:

• группировать материал и структурировать его;

• владеть чувством общего/частного, чтобы в ходе повествования дозировать степень детализации или своевременно напоминать аудитории, на каком уровне в представлении материала она находится: на верхнем уровне обобщения или на уровне нюансов;

• аргументированно отстаивать свою точку зрения – это в высшей степени важно, поскольку сведения, которые представляет сотрудник, часто содержат выводы (особенно если на встречу отводится немного времени), поэтому нужно быть готовым обосновать их по просьбе аудитории;

• работать с поступающей обратной связью, в том числе с критическими комментариями и вопросами, поскольку в ходе отчетных презентаций нередко звучат вопросы из зала или возникают споры.

Пожалуй, жанр «Констатация» в наименьшей степени предполагает активное поведение выступающего. Ведь зачастую такие презентации проводятся не просто в небольшом помещении, где неуместно «зажигать», а вообще проходят за столом или онлайн. Да, конечно, владение голосом для расстановки акцентов и жестикуляция для управления вниманием аудитории важны. Однако, откровенно говоря, что касается отчетных презентаций, это навыки не первой необходимости. В конце главы я ознакомлю вас с результатами другого моего исследования, в котором математически обоснованы топ-3 спикерских навыка для каждого жанра.

Жанр «Просвещение»

Выступления в этом жанре родственны презентациям-констатациям, поскольку задача оратора здесь также заключается в повышении уровня осведомленности аудитории – с той лишь разницей, что, как правило, количество зрителей больше.

В моем воображении возникает в первую очередь лекционный зал в университете. Лектор, он же спикер, представляет зрителям материал, о котором еще пять минут назад никто и понятия не имел. Однако повышать осведомленность в каком-либо вопросе можно не только у студентов, но и у более опытной и профессиональной аудитории. Десятки посещенных в студенческие и аспирантские годы конференций показали мне, что ученые могут «просвещать» таких же ученых, когда они обсуждают свои исследования и делятся открытиями.

Таким образом, в этот жанр входят: образовательные мероприятия вне зависимости от очного или онлайн-формата (лекции, вебинары, семинары); научные, а также отраслевые конференции. Хотя здесь стоит сделать очередную оговорку: увы, большая редкость, когда целью выступления на отраслевом форуме становится обмен кейсами или развитие профсообщества, а не реклама своих продуктов под соусом «сплошной пользы». Рекламно-просветительские доклады будут находиться на стыке жанров, и это вполне естественно, но в данной главе мы пока разберем образцы жанров в чистом виде.

Во-первых, повышенное внимание к структуре и логике повествования. Если материал излагается сумбурно, а лектор то и дело теряет нить, в знаниях студентов образуются большие пробелы.

Во-вторых, если выступление длится дольше двадцати минут, внимание аудитории начнет постепенно снижаться. Соответственно, спикер должен уметь удерживать внимание и вовлекать зрителей (о приемах вовлечения читайте в главе 5).

В-третьих, важно уметь отвечать на вопросы аудитории, которая порой бывает скептически настроена по отношению к материалу или самому оратору, выступающему с докладом.