Малый бизнес на языке цифр. Берем финансовые показатели под контроль

Работая с малым бизнесом, я вижу, что большинство собственников «не дружат» с финансами. Кто-то вообще не знает, что такое управленческий учет. Кто-то знает, но не ведет отчетов, а те, кто ведут, зачастую делают это бессистемно или неправильно.

Начнем с азов.

Что такое управленческий учет

Однажды я спросила своего девятилетнего сына: «Как ты думаешь, что такое управленческий учет?» Он ответил гениально просто: это когда нужно что-то учитывать, чтобы управлять. Так и есть.

Если вы в любое время дня и ночи знаете, сколько у вас продаж, денег и долгов, – поздравляю: вы владеете минимумом знаний об управленческом учете.

Если вы не понимаете, что такое коэффициенты ликвидности и финансовой независимости, что скрывается за аббревиатурами ДДС, ОПиУ и EBITDA, – значит, вы ведете бизнес интуитивно.

Пока у вас один-два сотрудника и оборот не больше двух миллионов в месяц, можно продолжать в том же духе. Но если вы хотите владеть бизнесом, а не работать двадцать четыре часа в сутки, в теме финансов и управленческого учета разобраться придется. Хорошая новость в том, что это не так сложно, как кажется.

В книге я расскажу, какой информацией нужно владеть и какие выводы можно из нее делать. Покажу всё в таблицах, на графиках и при помощи кейсов.

Слышали когда-нибудь о стереокартинках? Смотришь на них, и под определенным углом проявляется 3D-рисунок. Прочитав книгу, вы начнете видеть за отчетами 3D-рисунки: деньги, риски и возможности вашего бизнеса. Увлекательное занятие, стоит только посмотреть под правильным углом. Без профессионального управленческого учета и анализа данных вы никогда не станете лидером рынка, не сможете управлять доходами и расходами компании или оценивать эффективность работы своих сотрудников, будете тратить миллионы на маркетинг и продвижение без видимых результатов. Без финансовых отчетов вы неизбежно начнете жить в режиме авралов и «тушения пожаров».

Без управленческого учета ваш бизнес – это «минное поле», где можно неожиданно наткнуться на воровство, убытки, нехватку денег и судебные иски недовольных кредиторов.

Что же такое управленческий учет? Это прежде всего цифры:

• сколько единиц товара нужно продать, чтобы пройти точку безубыточности;

• какую скидку сделать, чтобы не уйти в минус;

• сколько выводить дивидендов;

• какие рассрочки предлагать клиентам;

• на что смотреть перед открытием нового магазина/направления;

• какую стоимость привлечения клиента вы можете себе позволить;

• сколько потратить на рекламу, чтобы привлечь нужное количество клиентов;

• какие показатели должен обеспечить маркетолог;

• сколько бонусов заплатить «продажникам», если они выполняют либо не выполняют план;

• сколько налогов придется уплатить при росте и масштабировании бизнеса;

• каков реальный доход вашей компании;

• каковы основные статьи ее доходов и расходов;

• чем компания владеет и какие несет обязательства.

На эти и многие другие вопросы финансисту помогает ответить правильно организованная система финансов. Но на них сможете ответить и вы, когда изу́чите логику и назначение финансовых отчетов и экономических показателей, описанных в этой книге.

Зачем управленческий учет нужен именно вам?

Если вы уже искали рецепты успешного ведения бизнеса, то наверняка встречали разного рода авторские системы, приемы и технологии. Может быть, даже пробовали что-то внедрить у себя в компании. Но как оценить их эффективность? Для этого необходимо анализировать цифры.

Предпринимателю приходится решать десятки бизнес-задач одновременно. При этом важно уверенно идти вперед и вести свою команду в светлое будущее. Нужны какие-то ориентиры, которые помогут понять, правильной ли дорогой вы идете, и не дадут заплутать, если вдруг вы собьетесь с пути.

Управленческие отчеты и финансовые показатели и есть именно такие ориентиры. Они помогают увидеть, приближаетесь ли вы к цели, и сигнализируют о повороте не туда.

Вам незачем читать эту книгу, если вы не собираетесь расти и развиваться, не планируете выйти из оперативного управления или построить компанию на века. А вот если вы в бизнесе всерьез и надолго, предлагаю вашему вниманию пять причин изучить финансовый управленческий учет.

1. Вы поймете, как делегировать задачи, контролировать сотрудников и руководителей, какие планы ставить и на какие результаты смотреть.

2. Начнете понимать язык, на котором разговаривают финансисты, инвесторы и лидеры рынка. Такие слова, как EBITDA, «ликвидность», «платежеспособность», станут для вас простыми и понятными.

3. Вы почувствуете, что взяли бизнес под контроль и теперь понимаете причины и следствия тех или иных явлений.

4. Будете легко и уверенно принимать решения в нестабильном мире, опираясь на твердый фундамент – цифры.

5. И самое главное: вы сможете сфокусировать усилия на тех 20 % действий, которые приносят 80 % результата, и будете точно знать, что делать в первую очередь, а что можно оставить «на потом».

Освоение финансов бизнеса – это как поход в лес по грибы да по ягоды. У вас есть цель, вы ходите, смотрите под ноги, собираете «добычу» в лукошко. В вас просыпается соревновательный инстинкт, и вы хотите собрать больше, чем ваши друзья. Но в какой-то момент так погружаетесь в операционку процесс, что совершенно теряетесь и не знаете ни где находитесь, ни куда идти дальше. Вам нужна помощь специалиста или необходимые знания, а чаще всего – и то и другое.

Я застала то время, когда в школах еще были кружки ориентирования на местности и проводились Дни здоровья. Средние и старшие классы шли в рощу и искали «клад», по карте ориентируясь на местности. Что было самым важным в этих мероприятиях? Наличие карты и компаса. И, конечно, умение ими пользоваться. Причем, чтобы выбраться из леса, достаточно было всего лишь выбрать направление и идти по стрелке, никуда не сворачивая.

Помните финальную сцену фильма «На солнце вдоль рядов кукурузы»[1], снятого на основе реальных событий? Во время эвакуации людей стюард взял громкоговоритель, встал на возвышение и, обозревая всю картину, давал точные указания пассажирам, куда идти, чтобы выйти к спасателям. Я уж не говорю о том, что в сложных условиях пилот посадил самолет без жертв исключительно благодаря навыку уверенно ориентироваться в показаниях приборов.

Да, в бизнесе всегда что-то идет не так, как запланировано. Гипотезы не «выстреливают», конкуренты оказываются прозорливее, а контрагенты ведут себя недобросовестно. Но успеха добиваются именно те, кто не сдается. Цифры – это то, на что можно опереться в любой непонятной ситуации.

Открыв любую книгу по экономической теории, большинство предпринимателей, скорее всего, тут же ее закроют и отложат идею разобраться с финансами куда-нибудь «на потом». Предприниматели привыкли предпринимать, а не читать «талмуды» с теоретическими выкладками. Именно поэтому в своей книге я фокусирую внимание на главном и объясняю, какую измеряемую пользу может принести контроль финансов.

Начинаем погружение.

Принципы формирования отчетов

Работа с клиентами помогла мне вывести главный принцип формирования отчетов. Звучит он так: лучше приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

Когда к настройке управленческого учета подключаются бухгалтеры, часто от них бывает трудно добиться предоставления нужных данных. И это нормально: их учили, что всё должно быть «копейка в копейку». В управленческом учете даже приблизительное понимание суммы помогает быстро принять верное решение.

Например, приходя в новую компанию, я задаю вопрос: «Сколько вам должны клиенты?» (Зачастую этот показатель регулярно не отслеживается.) Спустя полчаса руководитель отдела продаж, проанализировав данные об отгрузке, отвечает: «Около девяти миллионов рублей». Затем бухгалтер две недели составляет акты сверки и уточняет: «9 112 354 рубля». За это время тот же руководитель отдела продаж проводит переговоры с должниками и снижает сумму долга вдвое, а акты сверки с некоторыми контрагентами теряют свою актуальность ко дню предоставления данных.

Когда система будет выстроена, тогда, безусловно, данные станут максимально точными, но пока вы только начинаете – лучше знать приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

При формировании отчетов следует пользоваться одним из двух методов: методом начисления или кассовым методом.

Кассовый метод – это учет по факту совершения операции. Получили деньги – признали доход; заплатили за услуги – признали расход. Это удобно, когда нет отсроченных платежей.

Метод начисления – это учет по факту исполнения обязательств. Подписали акт оказания услуги покупателю – признали доход, и неважно, платил он аванс в прошлом месяце или оплатит долг в следующем. Начислили зарплату за месяц или по сделке – признали расход. И неважно, когда рассчитались с сотрудником.

Для формирования многих отчетов применяется именно метод начисления – он помогает максимально точно определить финансовый результат деятельности компании.

Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1. Покупатель купил товар за 1000 рублей и сразу отдал деньги. Согласно кассовому методу и методу начисления, доход компании составит 1000 рублей.

Ситуация 2. Покупатель заплатил аванс 1000 рублей в январе. Вы заказали у поставщика товар, который пришел в феврале. Клиенту отгрузили только в марте. Кассовым методом мы признаём доход в январе – когда получили деньги. Методом начисления – в марте, в месяце исполнения своего обязательства перед клиентом.

Допустим, используя кассовый метод, вы признаёте доход в январе и покупаете в офис новую картину – а что, ваш доход, распоряжаетесь как хотите. Но в феврале клиент приходит и говорит: «Я передумал, верните деньги». Чем будете отдавать? Так у компании начинаются проблемы с деньгами.

Ситуация 3. Вы отгрузили товара на 1000 рублей в январе. Клиент попросил отсрочку и обещал заплатить в феврале. Собственник остается в убытке: ни товара, ни денег. Опять проблемы с деньгами. Может, закрыть бизнес? В отчетах, собранных методом начисления, вы увидите, что товар куплен за 500 рублей, а продан за 1000 рублей. Хороший доход, прибыльный бизнес. Нужно просто уметь работать с отсрочками.

Еще раз акцентирую внимание: кассовый метод – учет по факту совершения операции, метод начисления – учет по факту исполнения обязательств. Эти методы будут неоднократно упоминаться далее.

Следующий важный принцип – соответствие доходов и расходов. Согласно этому принципу, расходы фиксируются в том периоде, в котором привели к получению дохода.

Сразу рассмотрим это на примерах.

Компания в марте закупила некий товар и отправила на склад: 50 единиц по 100 рублей. Общая сумма закупки составила 5000 рублей. Это еще не расход компании.

В апреле со склада продали 10 единиц товара по 200 рублей за штуку.

Используем принцип соответствия.

В апреле мы признаём:

• доход 2000 рублей (10 штук продали по 200 рублей за штуку);

• расход 1000 рублей (10 штук купили по 100 рублей).

Таким образом, мы получаем прибыль от продажи – 1000 рублей.

Не используем принцип соответствия:

• в марте – убыток 5000 рублей (потратили на закупку 50 единиц по 100 рублей).

• в апреле прибыль – 2000 рублей.

Непонятно, продаем ли мы с прибылью или всё-таки с убытком.

Компания приобрела станок для производства за 6 000 000 рублей, намереваясь производить на нем продукцию в течение пяти лет. Таким образом, на расходы мы будем списывать ежемесячно по 100 000 рублей (6 000 000 рублей / 60 месяцев).

И еще один принцип – принцип целесообразности. В управленческом учете правила экономики применяются гибко: если при просчете по правилам реализация принятого решения выходит дороже, чем экономия на нем, правила можно скорректировать.

Компания приобрела для корпоративного автомобиля страховку ОСАГО на год. Стоимость страховки – 12 000 рублей. Согласно принципу соответствия доходов и расходов, нужно списывать на расходы компании по 1000 рублей в течение 12 месяцев (12 000 рублей / 12 месяцев).

Для этого нужно вести отдельный учет, чтобы знать, когда эти 12 месяцев закончатся, и не списать лишнего. Для собственника расход 12 000 рублей слишком несущественный, чтобы грузить бухгалтера дополнительной задачей. Пять бухгалтеров в отделе и так трудятся в поте лица. Тогда бизнесмен принимает решение – списать на расходы полную стоимость страховки в месяц ее приобретения. Так тоже можно.

Одни правила нужно строго соблюдать в управленческом учете, а другие можно адаптировать для конкретной компании. Отличить их поможет финансовый директор.

Здесь же не об этом. В книге я хочу простыми словами объяснить:

• смысл терминов, которые вы можете услышать от финансистов;

• основные правила формирования финансовых отчетов;

• ценность управленческих отчетов для собственника.

Тонкие настройки оставьте профессионалам.

Три основных отчета

Как-то я наткнулась на популярный анекдот:

– Вы знаете, я хочу сделать небольшой бизнес.

– Купите большой и просто немного подождите.

По состоянию на начало января 2024 года, согласно данным сайта господдержки малого и среднего бизнеса МСП. рф, число открывшихся малых и средних предприятий в 2023 году составило 1 260 000, а закрывшихся – 953 000.

Как вы думаете, сколько из этих закрывшихся компаний просто не смогли настроить бизнес-процессы и начать зарабатывать там, где их конкуренты демонстрировали стабильный рост?

Грустно видеть, как компании закрываются только потому, что предприниматели не просчитали финансовые показатели и вовремя не заметили, что делают что-то не так. Важнее и полезнее фиксировать показатели вашего бизнеса любым удобным вам способом, вместо того чтобы откладывать ведение учета до полного изучения темы.

У меня есть знакомый предприниматель, который все свои доходы и расходы записывает в тетрадь. И каждый месяц подводит финансовый итог. У него всего один сотрудник. Он сам «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Ему этой тетради достаточно. Ему не нужна навороченная CRM-система для отслеживания, например, воронки продаж. Доходов хватает и на личные нужды, и на уплату налогов. Я всегда хвалю его за учет, хоть и в столь упрощенном виде. Как минимум он точно знает, сколько денег принес его бизнес и сколько он вывел из бизнеса на себя и семью. Конечно, когда его бизнес подрастет, тетрадки станет недостаточно.

Чтобы лучше объяснить суть трех основных управленческих отчетов, расскажу о трех уровнях мышления собственника.

Три уровня мышления собственника

Часто предприниматели рассуждают следующим образом: деньги пришли – это мой доход; деньги ушли – мой расход. Разница – финансовый результат месяца. На этом уровне мышления собственник использует кассовый метод. Если нет авансов, отсрочек и наемных сотрудников, это допустимо. Но как только бизнес усложняется, мышление на уровне денег может сыграть с предпринимателем злую шутку.

Антон – айтишник. Молва о его профессионализме дошла до крупной корпорации. Он заключил договор на реализацию проекта стоимостью 2 000 000 рублей. Расчетная прибыль по проекту – 500 000 рублей. Антон безмерно рад и счастлив. У него есть проверенные подрядчики, с которыми он закрыл не один проект. Один миллион рублей в качестве аванса пришел на его расчетный счет на следующий день после подписания договора. Антон решил, что жизнь наладилась, деньги есть, можно покупать машину мечты, – и купил ее. В кредит. И с энтузиазмом начал работу над проектом. Через некоторое время выяснилось, что промежуточные результаты не устраивают заказчика и он не подписывает промежуточные акты. Антон привлек еще специалистов для доработки, так как его проверенные подрядчики и он сам уже не успевали сдать работу в срок. К тому же они не справлялись с требованиями заказчика – не хватало умений. Привлеченным специалистам нужно было платить, и немало, так как от них требовались высокая квалификация и выполнение работы в сжатые сроки. Деньги заканчиваются, кредит за личный автомобиль выплачивать уже нечем: текущий заказчик не принимает работу, а следовательно, не платит остаток. Новые проекты Антон взять не может – нет времени и ресурсов. В общем, печальная история. Правда, закончилось всё хорошо – Антон выкрутился, но преждевременно поседел.

О том, как эффективно управлять денежным потоком, см. в разделе «Управление деньгами».

Это уже более продвинутый уровень. Финансовый результат определяется фактом исполнения обязательств и со своей стороны, и со стороны контрагентов. Здесь используется метод начисления.

Допустим, вы отгрузили товар или оказали услугу клиенту. Если клиент доволен и акт подписан – значит, можно признать сумму доходом. Получили услугу от поставщика и не имеете претензий – это ваш расход. Начислили сотруднику зарплату в соответствии с договоренностями – тоже расход. По проданному товару расход учитывается сложнее. (Подробнее об этом см. в разделе «Отчет о прибылях и убытках».) И в данном случае неважно, прошла оплата или нет. Важен факт исполнения обязательств и договоренностей.

Вера ведет онлайн-курсы в интернете. Она разработала интересную программу. За помощь в создании программы она должна заплатить методологу 50 000 рублей. За регистрацию и подключение необходимых онлайн-сервисов – еще 50 000 рублей. За рекламу и привлечение клиентов потребуется выложить 100 000 рублей. А ведь еще нужен менеджер сопровождения, чтобы оперативно отвечать на вопросы участников. Это значит, дополнительно минус 25 000 рублей. Итого общий расход составил 225 000 рублей.

Далее. Запустили рекламную кампанию. Набралось 50 участников. Стоимость курса – 5000 рублей. Таким образом, выручка составила 250 000 рублей. А финансовый результат запуска проекта – 25 000 рублей. Вроде бы прибыль, и есть деньги на счете, но хотелось бы большего. Притом еще нужно заплатить методологу и менеджеру сопровождения. (О том, как вывести бизнес на новый уровень прибыли, см. главу 4, раздел «Управление финансовым результатом».)

Немногие в малом бизнесе мыслят категорией капитала. Как правило, это инвесторы, которые оценивают качество работы своих денег. Они всегда хотят знать, сколько им надо вложить в бизнес, когда вложение окупится и сколько будет приносить дивидендов. Они мыслят категорией рентабельности собственного капитала. Если вы не понимаете, о чем я, ничего страшного. (Об этом мы подробно поговорим в главе 4, раздел «Управление капиталом».) Всё на самом деле проще, чем кажется. Точно не высшая математика. Ну и, конечно, пример.