Будущее бухгалтерского учета, или Техническое задание по его модернизации

Учет – это государственный автоматизированный учетный комплекс (ГАУК), позволяющий накапливать и систематизировать информационные потоки, отражающие хозяйственную деятельность субъекта рынка. Он обеспечивает заинтересованных участников рынка информацией о состоянии дел, регулирует налоговые взаимоотношения с государством, является основным информационным источником формирования экономических, статистических и социологических показателей, отражающих состояние рыночного пространства страны.

Задача учета – регистрация движения дифференцированных информационных потоков, вплоть до номенклатурных позиций, как между элементами рыночного пространства, так и внутри анализируемого субъекта; выдача данных об этом движении в удобном для анализа виде и в сроки, не позволяющие сделать эту информацию ничтожной.

На агентов субъекта рынка возлагаются следующие учетные задачи: принятие управленческих решений; оптимизация структуры производства, – при этом объектом учета признается сама компания, включающая в себя всю совокупность объективно существующих в ней предметов и явлений.

Предмет учета представлен номенклатурными позициями, объединенными в первичном документе-основании, отражающим движение «важных» ресурсов через субъект рынка. «Важность» ресурсов заключается в том, что учет не просто фиксирует данные, но и фильтрует их в целях решения управленческих задач – не все то, что является предметами и явлениями объекта являются предметами учета.

Метод учета заключается в способности генерировать такие информационные срезы, анализ которых позволял бы принимать оптимальные управленческие решения. Современные информационные технологии позволяют, «спрятав» в компьютерном коде с помощью логико-математических алгоритмов всю сложность взаимосвязанных учетных элементов, значительно снизить затраты субъекта рынка, сведя учетные методологии к элементарным операциям, доступным к пониманию как агентами субъекта рынка, так и остальными участниками рыночных отношений, такими как государство в лице своих органов управления, собственниками и контрагентами субъекта рынка.

Учетные данные будут иметь значение для принятия управленческих решений, если они будут соответствовать следующим основополагающим принципам:

–оперативности;

–аналитичности;

–точности.

Каждый из этих принципов находится в определенных границах того понятия, которое они определяют, и эти границы подчинены принципу целесообразности.

Оперативность. Все затраты на ведение учета должны оправдаться экономическим эффектом, получаемым от этой информации. С того момента, как только затраты на ведение учета, на получение каких-либо дополнительных данных превысят возможное получение хозяйственного эффекта, необходимо отказаться от получения этих данных.

Аналитичность предполагает условия, при которых дробление учетных показателей осуществляется на такую глубину (уровни аналитичности), которая позволит информационный поток определить как достаточным или конечным. Уровень аналитичности должен позволять технологическое прохождение ресурсов (номенклатур) через субъект рынка. Помощь им в этом окажут, в том числе алгоритмические логики, описывающие прохождение ресурсных потоков через субъект рынка (раздел: «Метаморфозы движения ресурсных потоков»; «Аксиомы учета»).

Точность учета – понятие более чем относительное. Учет дает возможность выводить приблизительный результат. Интересно отметить, что точность подсчетов возрастает по мере осознания ее относительности [1, стр. 49].

В действительности, нет абсолютного постоянства количества материи, абсолютная точность приходов и расходов недостижима, абсолютное постоянство стоимости единицы имущества немыслимо в большинстве случаев, даже по отношению к покупной цене. Верность долговых обязательств по их номинальной стоимости – мираж, а предвидеть результат сомнительных обязательств – химера. В.Бланшар.

Цели различных групп, участвующих в рыночных процессах, различны, различны и задачи по их достижению. Заинтересованность одних участников хозяйственного процесса не всегда совпадают с интересами других групп, и это вызывает противоречия, разрешение которых позволяет достигнутые договоренности довести до их реализации:

– собственнику необходимо выдать информационный поток, отражающий факт получения прибыли и показать в какой степени каждый из двух ее составляющих – реализация (своя цена/цена продажи/ внереализованные поступления) и ее себестоимость (затраты и внереализованные выплаты), повлияли на ее величину;

– агенты субъекта рынка в режиме реального времени должны обладать информацией об объемах и возникающих отклонениях в результате движении различных по своему экономическому содержанию ресурсных и денежных потоков в их взаимодействии с целью их корректировки с учетом плановых показателей, что и является их основной деятельностью;

– контрагенты заинтересованы в информации, подтверждающей платежеспособность своего визави;

– банкиры требуют информацию о ликвидности активов, и о способности компании к погашению своих обязательств.

Организация учетных методологий, система их показателей являются выразителем борьбы интересов.

Для выполнения учетных задач необходимо разработать приемы или методы сбора учетной информации, которая описывается такими факторами, как вектор и скорость движения, структура ресурсного и денежного потоков; наименование, количество и цена номенклатурных позиций, входящих в состав такого потока; места их хранения, а также источники их возникновения – связь с внешним миров и их преобразование внутри анализируемого субъекта.

Методология есть все то, что лежит между первичными носителями информации и отчетами, обобщающими эту информацию. Основой метода учета является характер и порядок размещения данных, включающий в себя следующие элементы:

– последовательность регистрации;

– дифференциацию учетных признаков;

– коллацию (стыковка данных; контроль);

– инверсию (поставка/отгрузка; сырье/готовая продукция; ресурс/оплата и т.д.).

Последовательность регистрации предполагает использование хронологической и систематической записей. Хронология записей определяется таким понятием как своевременная фиксация свершившихся хозяйственных операций – в момент свершения или сразу после ее окончания; сортировка фактов хозяйственной жизни в регистрах учета по дате их возникновения.

Систематическая запись предполагает фиксацию хозяйственных операций в нормативах того вектора и вида ресурсов, к которым относятся данные номенклатуры, входящие в состав ресурсного документа. В состав договоров на поставку в обязательном порядке включается признак «вид ресурса», который при формировании ресурсных и платежных документов автоматически транслируется в их содержательное поле, позволяющий позиционировать эти документы в учетных пространствах, предписанных договорными отношениями между контрагентами.

Дифференциация учетных признаков предусматривает аналитическое разложение информационных потоков как по одному, так и по нескольким основаниям. Результаты движения информационных потоков фиксируются в регистрах первого порядка, отражающих разную степень дифференциации учетных признаков:

– товарный отчет;

– оборотная ведомость;

– отчет о движении ресурса;

– отчет о движении денежных средств;

– расчеты с контрагентами.

Регистры первого порядка являются информационным источником для их интегрального преобразования в отчеты высшего порядка, а также для различных аналитических разработок, необходимых для анализа и принятия решения:

– отчет о доходах; затратах; денежных поступлениях и выплатах;

– отчет о прибылях и убытках;

– баланс;

Аналитические разработки:

– рентабельность;

– оборачиваемость;

– ликвидность;

– платежеспособность;

– капиталоемкость и др.

Коллации предполагают установление тождества между логически сопоставимыми и специально вводимыми контрольными числами. Она должна выполняться перманентно и не привязываться к определенному числу месяца [1, с.571]. Принцип коллации является обязательным алгоритмическим приемом любого автоматизированного учетного инструмента («Основной закон учета»).

Инверсия – это алгоритм, выстраивающий приоритетную зависимость между такими понятиями как приходные и расходные хозяйственные операции, а также обменные операции ресурсного потока на его денежный эквивалент (Аксиомы № 3;4).

Методом учета следует признать моделирование и систематизацию практических приемов организации учета. Метод здесь полностью зависит от задач, а элементами метода могут выступать линейное программирование, теории графов, игр, структур и т.д. Учет стремится не к предельной реальности, у него одна цель – исчерпывающее объяснение фактов хозяйственной жизни в целях эффективного управления хозяйственными процессами.

Метод учета – это совокупность определенных способов и приемов, главными элементами которого являются:

– документация;

– инвентаризация;

– оценка;

– калькуляция;

– группировка и обобщение средств и расчетов;

– отчетность.

Документация. Объектом анализа признается первичный документ, однако анализируются не сами факты хозяйственной жизни, а информация о них. И утверждение тождественности факта хозяйственной жизни с его информационным прототипом становится ущербным. Любая запись, основанная на документе, не гарантирует истины. Метод инверсии увеличивает контрольные функции над движением информационных потоков.

Документация – это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным учета (ГК РФ).

Первичные ресурсные документы-основания обеспечивают сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности субъекта рынка. К учету принимается только тот документ, в котором заполнены все реквизиты, предусмотренные законодательством:

– наименование контрагента (1);

– наименование документа (2);

– номер документа (3);

– дата документа (4);

– описание хозяйственной операции (5);

– ее количественная и денежная оценка (6);

– подписи ответственных лиц (электронный ключ) (7).

Реквизит «описание хозяйственной операции» состоит из двух элементов:

– содержательной части, описывающей движение ресурсных потоков, которые являются предметом заключенной сделки;

– дополнительной части – описывающей ресурсы, необходимые для обеспечения данной сделки (транспортные услуги; тара; налоги и др.), и находящейся во взаимосвязанном состоянии с ее содержательной частью.

Задачей учетного инструмента является распределение указанного в первичном документе ресурсного потока (его содержательной и дополнительной частей) по соответствующим нормативным пространствам (произвести дифференциацию признаков). Обладая такой возможностью, учетный инструмент приобретает признаки унифицированного инструмента, удовлетворяющего любую отрасль экономики, в независимости от объемных показателей субъектов рынка, обслуживающих данный сегмент рынка.

Взаимосвязь отделов и подразделений субъекта рынка, распределение ответственности и контрольных функций за движением ресурсных и информационных потоков между агентами компании, определяет порядок движения носителей информации – плановых, ресурсных и денежных документов. Необходимо разработать взаимоотношения структурных подразделений по обработке и продвижению информационных потоков, установить, где, когда, и на каких уровнях управления они встречаются (как по горизонтали, так и по вертикали), кто принимает решения по возникающим отклонениям, и каким образом осуществляется обратная связь по их реализации.

Над фактическим движением ресурсных потоков довлеют плановые показатели, которые выступают как генераторы и контролеры этого движения, а также являются одним из элементов анализа хозяйственной деятельности субъекта рынка. Планирование отгрузки готовой продукции (определение сегмента рынка) через метод калькуляции генерирует плановый запас сырьевых запасов. Напряжение, связанное с необходимостью выполнения обязательств по отгрузке готовой продукции, продвигают сырьевые ресурсы от складов хранения до производственных цехов, плановые запасы сырья генерируют их пополнение и т.д. При этом бездействие приводит к формированию резидентных информационных потоков по начислению штрафных санкций. Порядок выполнения текущих хозяйственных операций определяет «Реестр текущих операций», сформированный на основании алгоритмической логики, построенной на взаимодействии планового и ресурсного потоков – план/факт.

Приоритет плана над фактом позволяет поставить под контроль выполнение хозяйственных операций, не допуская при этом технологических разрывов производственного процесса, выявляет возникающие ошибки и отклонения. Местом обработки и/или фиксации хозяйственных операций являются подразделения или отделы, отвечающие за продвижение ресурсных потоков.

Рисунок 01

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Регистры учета плановых показателей:

– бизнес-планы; договора; калькуляции; сметы

Регистры, предписывающие свершение хоз. операций:

– приказы; распоряжения; наряды

Промежуточные регистры, источники для первичных документов:

– фактуры; накладные; ведомости; расчеты; описи

Первичные документы – основания: информационный источник для сводных регистров учета:

– ресурсный документ; платежный документ

Источник: подготовлено автором

Ведением учета занимаются агенты компании, наделенные ответственностью за совершаемые хозяйственные операции, а финансовые служащие определяют финансовую стратегию, анализируя такие показатели как рентабельность, оборачиваемость или платежеспособность компании на дату анализа.

Рентабельность. Сущность анализа должна заключаться в исследовании отклонений фактического развития от намеченных границ (плана) и временных сроков.

Целью работы субъекта рынка является получение более высокого результата в денежном выражении за определенный временной лаг. Экономическим принципом деятельности субъекта рынка является обеспечение одного из двух вариантов:

– максимального выпуска продукции при данных затратах ресурсов в единицу времени;

– заданного выпуска продукции при минимальных затратах за тот же промежуток времени.

Оборачиваемость. Ускорение оборачиваемости реализуемых ресурсов уменьшает потребность в них, позволяет субъекту рынка высвобождать часть этих средств, либо использовать их для дополнительного выпуска продукции. Высвобожденные денежные средства укрепляют платежеспособность субъекта рынка, улучшают его финансовое состояние.

Платежеспособность. Финансовое состояние субъекта рынка обусловлено степенью выполнения финансового плана; мерой пополнения и скоростью оборота актива субъекта рынка.

Основными показателями финансового состояния являются:

– обеспеченность собственными ресурсами;

– иммобилизация (оптимизация) актива;

– платежеспособность.

Платежеспособность измеряется с помощью коэффициента платежеспособности, выраженного в процентах. Он показывает долю собственного капитала в общих обязательствах. Высокий коэффициент платежеспособности соответствует небольшому риску и хорошим потенциальным возможностям для осуществления займов со стороны.

Инвентаризация. Инвентаризация позволяет через проверку в натуре выявить наличие ресурсов в их номенклатурном выражении и определить их фактическое состояние. Инвентаризация является основным действенным способом контроля над сохранностью материальных ресурсов. Наличие ресурсных запасов и их структуру в каждый текущий момент времени можно определить только из учетных регистров. Однако учетные данные только отражают фактическое состояние дел. На их объективность влияют многие факторы, в том числе ошибки и злоупотребления. Инвентаризация выступает в роли того метода, который позволяет либо подтвердить учетные данные, либо их опровергнуть со всеми вытекающими из этого факта последствиями.

Чем меньше расхождений между учетными данными и результатами инвентаризации, тем меньше значение самой инвентаризации, однако, всякий анализ деятельности субъекта рынка будет неэффективен без подтверждения его активов и обязательств.

Отклонения, выявленные в момент инвентаризации, имеют двойственную природу. Они могут возникать как в виду некачественной информации о движении ресурсных потоков, так и в виду допущенных ошибок и злоупотреблений со стороны агентов компании.

Следует отметить приоритет сверки расчетов над сверкой товарных позиций. Данная последовательность предполагает более раннее обнаружение учетных ошибок, перед тем как возложить ответственность на материально-ответственных лиц по выявленным отклонениям. Излишки материальных ценностей имеют более критическое значение, нежели их недостача: материальные ценности не возникают из небытия, что подтверждается уравнениями динамических балансов.

Одним из контрольных приемов анализа состояния товарных запасов является выборочная инвентаризация той номенклатуры, по которой произошли учетные отрицательные значения ее остатков в момент оприходования готовой продукции или же при ее отгрузке, возникающие как разница между фактическим наличием товарных позиций и ее учетными значениями – алгоритм: «Недовложения».

Номенклатурные результаты инвентаризации сверяют с их учетными данными с целью определения недостач и излишков. Излишки приходуются в векторе «поставка», контрагент – «Инвентаризация» по ценам, равным нулю. Недостачи учитываются в векторе «отгрузка» по ценам реализации, с последующим денежным возмещением их материально-ответственными лицами. Возмещение недостач происходит без выяснения причин по возникшим отклонениям после утверждения руководством компании результатов инвентаризации.

Оценка. Объекты учета должны быть оценены по цене их приобретения. Принцип себестоимости должен быть признан по следующим причинам:

– обеспечивается принцип двойственности:

– сумма расхода поставщика равна сумме прихода получателя ресурсов;

– сумма прихода равна сумме обязательства;

– сумма обязательства равна сумме платежа;

– предсказуемо отражаются финансовые результаты;

– продажная цена зависит от конъюнктуры рынка, а не от калькуляции единицы изделия;

– выдерживается принцип сопоставимости.

Правила осторожности или принцип консерватизма:

– доходы, потенциально сформированные в данном отчетном периоде, должны быть показаны в том отчетном периоде, в котором они будут реализованы (взаимосвязь между принципом начисления и авансовым платежом);

– затраты, потенциально сформированные в данном отчетном периоде, не должны относиться на будущие отчетные периоды, а должны быть показаны в данном отчетном периоде (признак: скорость списания).

При анализе хозяйственной деятельности субъекта рынка можно использовать следующую классификацию оценок:

– покупная цена (своя цена);

– покупная цена на день составления баланса;

– продажная цена в случае ликвидации;

– обыкновенная продажная цена;

– минимальная цена (минимальное значение или цены приобретения, или цены продажи).

Оценка «своя цена» должна использоваться на динамической стадии деятельности субъекта рынка, т.е. на период от баланса до баланса (отчетный период). Это обеспечивает непрерывность хозяйственного процесса, коллацию данных учета, сохранность материальных ценностей. Все остальные оценки применяются на стадии анализа хозяйственной деятельности (статика) для целей выявления потенциального финансового результата ( см. разд. «Баланс как инструмент планирования будущего»).

Калькуляция. Калькуляция – это представленный в табличной форме расчет плановых или нормативных расходов в номенклатурном выражении на производство единицы продукции. Метод калькуляции позволяет преобразовывать сырьевые запасы в единицу готовой продукции, передавая при этом ей свои суммовые выражения. Этот прием позволяет в дальнейшем, при продаже готовой продукции, рассчитывать доходность реализации (своя цена; цена продажи), и с учетом произведенных затрат и денежных выплат, определять прибыль субъекта рынка. При этом движение информационного потока не прерывается: трансформация сырьевых ресурсов в готовую продукцию позволяет выдержать как количественные, так и суммовые оценки.

В целях автоматизации процесса переноса «своей цены» сырьевых позиций на единицу готовой продукции необходимо применять «алгоритм замещения» одних сырьевых номенклатур на другие, которые соотносятся одна к другой как взаимозаменяемые. При этом надо учитывать, что их количественное списание может быть отлично от основной номенклатуры. Данный алгоритм строится по подобию справочника «упаковка/распаковка» с учетом различий между этими методологическими приемами.

Группировка и обобщение средств и расчетов. Группировка и обобщение средств и расчетов – это способность информационного потока, состоящего из взаимосвязанного множества хозяйственных операций, описывающих деятельность субъекта рынка, группироваться в формализованные учетные регистры разного уровня аналитичности. Это позволяет проводить сквозной анализ деятельности компании, начиная со статей баланса и заканчивая историей движения конкретной номенклатуры с выходом на первичные документы, отражающие это движение.

Отчетность. Формы отчетности – это аналитические таблицы, отображающие учетные информационные срезы различного уровня аналитичности, раскрывающие во всех элементах движение плановых, ресурсных и денежных потоков, и отклонений, возникающих между ними. Оптимальный количественный состав форм отчетности и их аналитические уровни формируются на основании «Основного закона учета», как анализ аргументов статического и динамического балансов.

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА

Построение автоматизированного учетного инструмента на динамических принципах, отражающих движение ресурсных потоков и их прототипов, позволяет переложить большую часть контрольных функций с агентов субъекта рынка на учетный инструмент. Это делает возможным получать результирующие данные разного уровня аналитичности в режиме реального времени; значительно снижает затраты на ведение учетных работ; переносит фиксацию хозяйственных операций к местам их возникновения. При этом приоритеты и взаимозависимости элементов хозяйственной жизни субъекта рынка должны стать сутью такого инструмента, они не должны довлеть над исполнителем, процесс фиксации информации о выполненной хозяйственной операции не должен вызывать затруднений.

Руководитель субъекта рынка учитывает в своей работе огромное количество самых разнообразных факторов, и попытка их описать и обработать на компьютере, заведомо обречена. Но, тем не менее, можно попытаться учесть некоторую четко ограниченную область: сбор фактической информации о движении ресурсных потоков и контроль выполнения принятых решений. Большинство программных приложений занимаются решением первой задачи – учетом. Эта область достаточно глубоко изучена. Для ее решения был создан формальный аппарат – бухгалтерский учет. Этот аппарат позволяет свести множество самых различных хозяйственных действий к фиксированному набору хозяйственных операций.

С контролем все гораздо сложнее. Чтобы контролировать принятое решение необходимо ясно осознавать, что собой представляет это решение, но не в каждом конкретном случае (это мы всегда знаем), а в случае общем. То есть, необходим формальный аппарат, который (подобно бухгалтерскому учету) позволил бы описать принимаемые решения общим образом.

Принятие решения есть создание некоторого норматива. Любой норматив предписывает или запрещает некоторое действие. В любом нормативе обязательно указана (иногда неявно) область, на которую он распространяется. Но если мы ограничимся только теми нормативами, которые предписывают или запрещают хозяйственные действия, как раз те действия, информацию о которых накапливает учет, ситуация сильно упростится. Хозяйственные нормативы – это нормативы, предписывающие или запрещающие хозяйственные операции. Учет – как раз тот инструмент, который и был создан для работы с хозяйственными операциями. Появляется возможность представления хозяйственных нормативов с помощью предписанных или запрещенных хозяйственных операций – то ест, тот формальный аппарат, который позволит описать принятые решения. И тогда становится возможным осуществление общего контроля над хозяйственными процессами. Фактические данные – это совершенные хозяйственные операции; принятые решения – предписанные хозяйственные операции. Для того чтобы контролировать выполнение принятого решения, достаточно их сравнить друг с другом.