Нетворкинг онлайн. Как заводить и укреплять полезные связи в интернете

Правила написания электронного письма

Переписка – важная составляющая онлайн-общения как при поддержании отношений, так и при установлении первого контакта. Про правила переписки написано много книг и статьей. Чтобы стать мастером делового письма можно в свободное время перечитать некоторые из них. Я приведу лишь несколько, на мой взгляд, самых важных правил, которые помогут сделать нетворкинг эффективнее.

Приветствие

Как и при очной встрече, телефонном разговоре или переписке в соцсетях, общение по почте следует начинать с приветствия. Это правило обычной вежливости и воспитанности.

Если вы не знакомы с получателем или отношения сугубо деловые, то стоит написать «Здравствуйте», а если старинные друзья и давно перешли на «ты», то не страшно, если напишите «Привет, Салют» или даже «Hi».

Начинать письмо со слов «Доброе утро» или «Добрый вечер» не очень корректно. Мы не знаем, когда получатель прочитает наше послание и, если время суток не совпадет, это будет выглядеть не совсем уместным. Зато можно использовать нейтральное «Добрый день!» Причем, не важно в какое время вы отправляете письмо. Дело в том, что в разговорной речи мы привыкли обозначать «днем» календарный отрезок времени. Говоря «Вчерашний день», «Завтра будет новый день», «День выдался трудным», мы подразумеваем, что было и утро, и вечер.

Но уж лучше использовать «Доброе утро» или «Добрый вечер», чем писать «Доброго времени суток».

С одной стороны выражение «Доброго времени суток» подразумевает, что письмо может быть прочитано в любое время, и автор тем самым подстраховывается. Но сочетание «Доброго времени суток» – это стилистическая ошибка. Российский лингвист Максим Кронгауз в своей книге «Русский язык на грани нервного срыва» предлагает использовать более грамотную альтернативу «Доброе время суток!» Хотя, некоторые филологи рекомендуют вовсе отказаться от подобной формы приветствия. 6

Имя в начале или в конце

Указать в приветствии имя человека – важно, ведь еще Дейл Карнеги говорил, что имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке. Тут только возникает вопрос: ставить до или после? Ведь можно написать «Добрый день, Андрей» и «Андрей, добрый день». «

Раньше я сам не придавал этому значению и ставил имя где придется. Но, однажды, наткнулся на исследование психологов о том, что человек при чтении больше внимания уделяет первому написанному слову. То есть, когда мы пишем «Здравствуй, Андрей», то делаем акцент на приветствии, а когда «Андрей, здравствуй» – на имени. В последнем случае, письмо воспринимается читателем более личным, из-за чего повышается вероятность положительного отклика.

Не знаю, насколько справедливо это заключение, но, так как для меня не было особой разницы ставить имя вначале или в конце приветствия, решил прислушаться к мнению ученых. Теперь, на всякий случай, я всегда начинаю свои письма с имени.

О чем писать

После приветствия, стоит напомнить собеседнику, кто вы, где и когда произошло ваше знакомство (если пишите впервые или после очень долгого перерыва). Если ранее не встречались, то напишите почему решили познакомиться, что хотите предложить или о чем попросить. Не лишним будет сообщить немного информации о себе.

Разбивайте текст на абзацы – так его легче читать. При необходимости, для выделения части текста, можно использовать жирный шрифт. Но не переусердствуйте.

Не пишите слишком длинный текст. Все-таки цель письма – не блеснуть писательским талантом, а установить или закрепить контакт и поддержать общение.

Если в письме предлагаете подружиться в социальных сетях, то размещайте активную ссылку на свою страницу, чтобы собеседник сразу мог перейти по ней и найти вас. Предварительно можно отправить заявку в друзья, тогда вашему визави достаточно будет лишь подтвердить ее.

Выбирайте правильные вложения

Если вы решили приложить к письму какие-то файлы, то всегда спрашивайте себя, а сможет ли получатель их открыть. Когда я только приобрел MacBook, то столкнулся с такой проблемой.

Я отправил письмо с вложенным текстовым документом и долго не получал на него ответа. Когда уточнил у адресата, почему он не отвечает, то услышал, что отправленный документ не открылся, и мой знакомый уже который день тщетно пытается найти программу для его прочтения.

Дело в том, что для работы с текстовыми документами у компьютеров Apple есть своя программа Pages, но документ, созданный в ней, не всегда корректно открывается в Word. Это было моей ошибкой, что я не сохранил его в привычном для получателя формате.

Это же может касаться и других файлов (графики, презентации, архивы). Старайтесь использовать наиболее распространенные форматы, а при возникновении сомнений, не забудьте уточнить, смог ли получатель открыть и ознакомиться с содержимым вложения.

Письмо должно иметь тему

Шапка письма предполагает заполнение поля «Тема». Здесь стоит кратко указать суть того, о чем вы пишите. Это поможет получателю понять назначение послания, а также впоследствии быстро находить его в своем почтовом ящике.

Тему обязательно стоит указать. Это как заголовок для книги или статьи. Без него письмо выглядит как обрывок текста.

Сейчас многие почтовые программы настроены так, что предупреждают перед отправкой о необходимости указания темы, так что с этим проблем возникнуть не должно.

Порядок заполнения полей

Несмотря на то, что при написании электронного письма мы заполняем поля привычно сверху вниз (кому, тема, от кого, тело письма, подпись), я рекомендую изменить этот порядок.

Самым последним, что вам необходимо заполнять, должно быть поле «кому». Этим вы избежите кучи недоразумений и неловких моментов.

Сколько было случаев, в том числе на моей практике, когда второпях отправляешь письмо, но забываешь прикрепить нужные файлы. Или когда набрана только половина текста, случайно нажимаешь «отправить». Конечно, в масштабе вселенского мира, трагедии не происходило, но неловкость момента присутствовала. Думаю, мои получатели тоже были не в восторге.

Чтобы избежать конфуза, используйте следующий порядок. Сперва напишите текст письма, поставьте подпись, укажите тему, прикрепите файлы (если это необходимо) и, прежде чем отправить, – прочитайте еще раз готовое письмо. Исправьте опечатки, ошибки, проверьте наличие и полноту вложения, и только после этого заполните поле «кому». Теперь можно смело нажимать кнопку «отправить» и ждать ответа.

Если заполнять поля в таком порядке, то вы не сможете случайно отправить его, пока все не проверите. Без заполненного поля «кому» письмо просто не сможет уйти.

Если забыли предложенный порядок и случайно отправили письмо, а затем спохватились, что не добавили файлы, о которых указываете в тексте, то не отправляйте их вдогонку дополнительным письмом. Лучше написать новое «правильное» письмо, к которому прикрепить необходимые файлы. В начале письма, следует извиниться и указать «Забыл прикрепить файлы. Вот новое письмо, теперь со всеми вложениями». В этом случае, получателю будет достаточно просто удалить предыдущее письмо и забыть о нем, будто его и не было.

Поставьте подпись

Подпись в конце письма – логическое его завершение. Конечно, даже если вы не подпишитесь, то получатель может понять от кого его получил по адресу e-mail или из первых строк письма, где вы представились. Тем не менее, подпись придает письму завершенную форму и служит подтверждением, что оно закончено.

Вы можете настроить шаблоны автоматической подписи или каждый раз подписывать письмо ручным набором. Важнее то, что вы укажете в тексте подписи. Кроме имени и фамилии уместно указать должность, название компании и, если мы говорим о нетворкинге, то создайте дополнительные точки касания с собой и альтернативные способы связи. Это может быть телефон, если вы готовы отвечать на звонки, ссылки на социальные сети, личный сайт. Если телефонный номер используется для мессенджера и вам предпочтительнее такой способ связи, то кроме номера укажите название мессенджера, к которому он привязан.

то-то в подписи дописывает фразы «С уважением», «Всегда рада общению», «Буду рад сотрудничеству», «Надеюсь на взаимность» и подобные им. На самом деле, это выглядят как клише и не несет большой информационной нагрузки. Ведь не стали бы вы писать, если бы не уважали человека или не надеялись на ответное отношение. Так что, если не напишите это, а оставите лишь информативную часть подписи, ваше письмо не станет хуже.

Отправлено с айфон

Используете ли вы смартфон для отправки электронной почты? Если да, то задумывались ли какая подпись у вас стоит в письме, отправленного с мобильного устройства?

Если не меняли заводские настройки, то любое письмо, отправленное с iPhone, будет автоматически подписано «Отправлено с iPhone». Если вы пользуетесь смартфоном, работающим на Android, то соответственно ваши отправленные письма будут автоматически подписаны «Отправлено с Android».

Если еще и забыли вручную добавить свое имя, то указание на устройство, с которого отправили почтовое сообщение, будут единственной подписью под вашим отправлением.

А собственно, какое дело получателю с какого устройства вы отправляете ему послание?

Разумеется, в почтовой программе, которой пользуетесь, отправляя электронные письма с ноутбука или стационарного компьютера, есть шаблон с автоматической подписью, где указаны ваши имя, фамилия, контакты для связи и другая информация, которую вы решили сообщить. Но дело в том, что эта автоматическая подпись теряется, когда отправляете e-mail с мобильного устройства.

Решение тут простое. Скопируйте шаблон своей подписи с компьютера на смартфон (поле «Подпись» вы найдете в настройках почты на своем мобильном устройстве).

Теперь все письма, вне зависимости от того, откуда вы их отправляете (с ноутбука, десктопа или мобильного телефона), будут иметь одинаковую подпись.

Какое выбрать имя для почтового ящика

В последнее время часто сталкивался с вопросом: в чем принципиальная разница между привычными почтовыми адресами на домене mail, gmail, yandex, inbox, bk, list и почтой, созданной на доменном имени сайта.

В интернете и на семинарах по личному и корпоративному брендингу существует однозначное убеждение, что почта вида nаmе@site.ru (где name – выбранный адрес, а site.ru – доменное имя сайта) выигрывает по всем параметрам. Но так ли это? Решил вникнуть в этот вопрос поглубже. Уверен, вам тоже будет интересно узнать результаты.

Красивое имя

Одним из самых частых аргументов в пользу почтового адреса на домене собственного сайта называется короткое и запоминаемое имя. Действительно, на популярных «почтовиках» mail и gmail все красивые и короткие имена уже давно заняты, и придется значительно попотеть, пока подберешь что-то подходящее. А на своем сайте вы без труда можете создать имена, которые легко запомнить. Среди самых популярных: boss, admin, info, press, mail, support, pr или конкретное имя человека.

Хотя, электронная почта центрального офиса компании «Макдоналдс» в Москве, даже созданная на собственном домене, выглядит не так уж и красиво – info@ru.mсd.com

Необходимо также учесть, что если сайта у вас еще нет, и вы решили выбрать ему имя, а на нем создать «красивую» почту, то в доменных зонах. ru и. com коротких имен уже тоже днем с огнем не найдешь.

Максимальная длина имени сайта (без префикса www и без указания доменной зоны. com,.org,.ru и др.), как правило, равна 63 символам. Считается, что чем короче почтовый адрес, тем он привлекательнее, но и здесь есть неординарные кейсы. Даже на длинных доменах люди заводят персональные почтовые ящики.

Так, у канадской компании Apppwalk есть сайт abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijk.com, длиной в 63 символа, на котором она предлагает завести самый длинный адрес электронной почты. И желающие находятся!

Защита от взлома

Существует мнение, что почтовые ящики, созданные на доменных именах сайтов, более защищены от хакерских атак, и ваши данные будут в более сохранном виде. Но вспомните, как часто взламывали ваш уже существующий ящик на домене mail или gmail? Не взламывали??? Тогда аргумент про защиту просто опустите – он не про вас…

Name branding

Многие специалисты по нейм-брендингу убеждены, что адрес вида …@mail.ru смотрится дешево и не представительно. А почта, созданная на имени сайта, по крайней мере, говорит о том, что у вас есть сайт и добавляет веса вашему бренду. Между тем, некоторые довольно серьезные компании предпочитают вместо собственных полных доменных имен использовать составные. Так, компания «Инмарко», ведущий производитель мороженого, имеет почтовый адрес inm@rkо.ru. И это не единичный пример.

Наличие собственного сайта – не единственный способ получить красивое имя. Некоторые сайты предоставляют возможность создавать короткие почтовые адреса на своем домене всем желающим. Такую услугу часто бесплатно оказывают городские порталы. Таким образом, вы получаете красивый и легко запоминающийся адрес для общения в интернете.

Удобный сервис

Существует мнение, что почтовые сервисы на домене сайта имеют более удобный интерфейс для управления почтовыми аккаунтами (блокировка ящиков уволенным и заведение ящиков новым сотрудникам, смена паролей и т.п.)

В компаниях, где большой штат административных сотрудников, часто заводят корпоративные почтовые ящики с персональными именами или фамилиями. Лично я считаю, что адресам лучше присваивать названия отделов или что-то обезличенное. Но если решили остановиться на именах, то не забывайте их менять в случае увольнения сотрудников. А то получится несерьезно, как в «Детском мире»…

Когда в Департаменте информационной и экономической безопасности Детского мира сменилось несколько сотрудников, им просто передали старые почтовые адреса предшественников. В итоге, сотруднику по вопросам экономической безопасности с фамилией Горемыкин, достался email MAskerov@detmir.ru, а у специалиста по вопросам технических систем безопасности Владимира Маркляк почтовый адрес имел вид VReznikov@detmir.ru. Представляю, какой диссонанс возникал у контрагентов при необходимости связаться с ними. Отправителю, наверняка, приходилось перепроверять адрес несколько раз, опасаясь, что он что-то перепутал или записал неправильно.

Авторитет и доверие

Невозможно не согласиться, что адрес на домене сайта компании или личного сайта свидетельствует о его надежности. Получая письма с такого адреса или отправляя на него какие-либо документы, вы можете быть абсолютно уверены, что общаетесь с установленным адресатом, а не мошенниками, использующими для своих махинаций электронные адреса, созвучные настоящим.

За и против

Задумываясь о создании почтового адреса на домене сайта, необходимо взвесить все «за» и «против». Если у вас коммерческая компания, то, скорее всего, такой подход в вашей работе просто идеальное решение. Этим самым вы получите постоянный контроль над потоком клиентских писем и сохраните базу респондентов даже в случае, если какой-то сотрудник уволится из компании. Достаточно будет только сменить пароль и передать право пользования адресом другому лицу.