25 уроков до 25 лет

Что я имею в виду? Представьте, что вы спланировали всю неделю по часам, учтя в планах даже время на сон, обед и ужин. Все выглядит красиво, у вас нет ни минуты свободного времени. И тут звонит ваш приятель и говорит, что к нему приехал его знакомый, который так же, как и вы, увлекается живописью. Он хочет встретиться и обсудить пару идей касательно возможного сотрудничества. Вы очень хотите пойти, но, глядя в свой календарь, понимаете, что сейчас на это времени нет, так как график забит делами под завязку. И вы с грустью в голосе говорите, что сможете встретиться только послезавтра, когда у вас будет окно с 10 до 12 часов. Конечно же, встречи не происходит, и вы еще долго ходите с ощущением того, что упустили что-то важное из-за загруженности календаря и строгого следования планам. Поверьте, я знаю, о чем говорю: у меня было много таких ситуаций, когда я старался жестко придерживаться своих первоначальных планов и игнорировал приходящие ко мне возможности.

Я искренне считаю, что залогом успешного достижения каких-либо целей является баланс между планированием и наличием свободного времени для того, чтобы быть готовым к спонтанным встречам и событиям. Именно поэтому в данной главе я расскажу о том, как я планирую свои задачи и какую пользу от этого получаю. Так что давайте пойдем по порядку. Когда я планирую, то всегда держу в уме, что нужно идти от чего-то общего и долгосрочного к чему-то частному и краткосрочному. То есть сначала я думаю глобально о своем будущем, потом перехожу к видению на 10 и 5 лет и уже после этого составляю цели на 3 и 1 год. Все цели на 1 год я разбиваю на мелкие подцели – разношу их на 4 периода по 12 недель, и уже каждый такой период разбиваю по неделям. Имея список целей на неделю, мне не составляет труда разнести эти задачи по каждому дню недели.

Каждый из этих шагов мне хочется рассмотреть детальнее и дать вам понимание того, что конкретно нужно делать, чтобы выстроить четкое понимание того, как нужное действие сегодня позволит вам достичь своих целей через год. В первую очередь я размышляю о том, в чем смысл моей жизни и к чему я стремлюсь. В этом мне помогает собственная эпитафия и понимание миссии в жизни. Про составление эпитафии я рассказывал в отдельной главе, а ответ на вопрос «Для чего я живу?» и является ответом на вопрос о миссии в жизни.

После этого я начинаю просто выгружать все желания и цели из своего мозга. Я беру лист бумаги или какое-нибудь приложение типа Trello и начинаю поэтапно выписывать все цели, которых мне хотелось бы достичь. Тут я не использую никаких техник SMART или еще чего-то. Я просто планомерно выписываю все, что хранится в моей голове, начиная от самых безбашенных идей типа «написать собственную книгу» и заканчивая получением прав на мотоцикл. Такая процедура в первый раз заняла у меня в общей сложности 4 часа. Помню, как я выгружал и выгружал свой мозг, пока в нем не осталось вообще ничего. Эта процедура длилась у меня два дня, так как мне снова и снова прилетали какие-то новые идеи, и нужно было их добавлять в список. Но скажу, что с каждым разом они приходили все реже, и в голове возникали спокойная расслабленность и умиротворение.

Так вот, после того как мой мозг очищается, я получаю неструктурированный список всего того, чего бы мне хотелось достичь в жизни. Здесь самая главная задача состоит в том, чтобы не отвергать того, что приходит в голову, и записывать это, выключая внутреннего критика, который говорит о том, что у меня этого не получится, и тут даже думать не о чем. Дальше я создаю отдельные колонки по следующим направлениям своей жизни:

• Бизнес, работа, финансы.

Сюда я записываю все то, что относится к моей работе, личным стартапам, инвестициям и управлению собственными накоплениями. Например, «накопить 30 тысяч долларов», «инвестировать 5 тысяч долларов в ценные бумаги» или «начать зарабатывать более 3 тысяч долларов в месяц».

• Семья, друзья и близкие.

Сюда я отношу все те дела, которые касаются не меня лично, а моей семьи, друзей, девушки и знакомых. Такими задачами могут быть: «сделать сюрприз на день рождения девушки», «провести семейный ужин», «навещать родителей каждую неделю», «встретиться с давними друзьями» и т. д.

• Хобби.

Сюда я заношу все то, что относится к моим увлечениям и отдыху. Я, например, люблю активный образ жизни, путешествия и общение с людьми. Именно поэтому здесь у меня находятся такие задачи, как сёрфинг и сноуборд, поездка в какую-нибудь новую страну или просто поход на концерт или интересную выставку.

Это мой самый любимый и самый игнорируемый раздел, так как часто задачи из него плавно перетекают из одной недели в другую. Особенно часто это происходило вначале, когда слово «баланс» означало для меня равенство дебета и кредита в бухучете, а не равновесие в жизни за счет спокойного и планомерного движения вперед.

• Личностное развитие.

Здесь находятся все те задачи, которые связаны с моим развитием. Это как раз те самые задачи, которые важно выполнять, но не нужно делать это срочно. Именно эти задачи могут помочь мне выйти на совершенно новый уровень жизни. Тут у меня обычно можно найти такие цели, как изучение иностранных языков, прохождение курсов и сертификаций, а также развитие каких-то определенных навыков. Это тот раздел, который я никогда не игнорирую, так как искренне считаю, что важно много и усердно работать, но еще важнее искать способы делать работу быстрее и лучше за счет внедрения новых знаний и навыков.

• Общественные дела.

В этот раздел могут входить пожертвования в различные учреждения, поездки по детским домам или другие дела, которые могут приносить пользу людям. Для меня, например, эта книга относится именно к этой сфере жизни, так как в первую очередь я писал ее для того, чтобы поделиться своим опытом с теми, кому это будет полезно.

Я действительно надеюсь, что она сможет сделать мир немного лучше, принести людям пользу, а мне – ощущение того, что смог сделать что-то действительно нужное и ценное.

• Спорт и здоровье.

Сюда я выписываю все дела, которые будут касаться спорта и здоровья (ментального и физического) в моей жизни. Я выделяю данный пункт отдельно, так как это является важной составляющей моей жизни, и я хочу отдельно выписывать все то, что относится именно к этой сфере. Вы также можете сделать особый раздел для той части жизни, которую хотите выделить.

• Рутина.

Сюда я записываю все дела, которые мне нужно будет сделать, хотя глобально они ни к чему меня не приведут. Например, «заменить паспорт», «перепрописаться на новое место жительства», «перевыпустить банковские карты» и т. д.

Таблица планирования

После добавления столбцов со сферами вам необходимо разнести все цели по этим столбцам. Хочу сказать, что некоторые цели могут относиться к нескольким разделам одновременно. И это даже хорошо, так как наличие такой цели говорит о том, что ее достижение поможет удовлетворить сразу несколько сфер вашей жизни. Но для текущего этапа стоит расположить цель все-таки в одной колонке, к которой она имеет больше всего отношения. Разнося все цели по колонкам, вы будете видеть, насколько в данном периоде жизни у вас есть баланс в планах на различные сферы вашей жизни. Если его нет, не беда. Значит, время еще не пришло и нужно работать с тем, что есть.

После того как вы разнесли все цели по колонкам, вам необходимо приоритизировать их в каждой отдельной колонке. Как приоритизировать задачи, вы можете посмотреть в главе, посвященной определению важного и приоритизации собственных задач. Цели должны идти сверху вниз по степени важности от самых важных до менее важных.

На следующем этапе вам необходимо разнести все ваши цели по различным временным интервалам. Лично у меня интервалы такие:

– 10 лет;

– 5 лет;

– 3 года; – 1 год;

– 12 недель.

Для меня это самое удобное разделение, так как мне уже сложно видеть картину дальше, чем на 10 лет вперед. Да и, честно сказать, не вижу в этом смысла.

На 10 лет я ставлю самые глобальные понятные цели, но при этом стараюсь сохранить некоторую абстрактность, для того чтобы иметь гибкость по их достижению. Так, например, я пишу: «Иметь свою образовательную организацию более чем в трех странах и более чем с 10 направлениями». Тут есть и четкие критерии достижения, и свобода действия, так как я не пишу конкретные страны и конкретные направления. Разделения на 5 лет и 3 года мне нужны для того, чтобы иметь какие-то промежуточные точки контроля по тому, насколько я продвигаюсь к своим долгосрочным целям. Ведь не разбивая таким образом свои глобальные цели, я буду всегда думать о чем-то далеком, но не иметь представления о том, что же мне нужно делать в перспективе ближайших лет.

На год я ставлю себе уже четкие и измеримые цели, по которым я буду точно понимать – достиг ли я того, чего хотел, и продвинулся ли к тому, чего хочу достичь в далеком будущем. На данном этапе складывается картина с определенными целями на 10 лет вперед, на 5, 3 и 1 год. Далее необходимо из целей, которые вы поставили на 1 год, выделить более мелкие цели на первые 12 недель. Например, моей целью на год является «достижение уровня UpperIntermediate в английском языке». Более мелкими целями на 12 недель могут стать: «начать заниматься с репетитором или на курсах по достижению уровня Upper-Intermediate», «пройти тестирование и составить список того, что необходимо улучшить для поднятия уровня», «посещать занятия по английскому не менее двух раз в неделю».

Имея список таких дел, вы планомерно распределяете дела по тем неделям, в течение которых собираетесь их выполнять. Именно таким способом я и добрался до уровня UpperIntermediate в английском языке.

Последним и немаловажным этапом является планирование на неделю. Я провожу его обычно по вечерам в воскресенье или с утра в понедельник. На этапе этого планирования вам необходимо равномерно распределить все задачи, которые относятся к следующей неделе, на все дни недели. Это поможет вам планомерно и последовательно двигаться к поставленным целям, а не пытаться все сделать в пожаре в пятницу или воскресенье.

Распределив все на каждый день недели, вам останется лишь в конце дня или начале следующего подводить итоги того, чего вы достигли из намеченного, и напоминать себе, какие задачи вам нужно выполнить в ближайший день.

Такое глобальное планирование дает мне следующее:

• Экономию времени.

Да, кажется, что нужно потратить много времени на планирование, но, поверьте, правильно спланированная цель позволяет сократить время на ее достижение в пять и более раз.

• Определенность.

Каждый день у меня есть четкое понимание того, что, выполнив эту задачу сегодня, я смогу хоть и не намного, но все-таки приблизиться к моей долгосрочной цели.

• Энергию.

Видение прогресса по выполненным задачам и достигнутым целям дает мне много энергии для постановки и достижения новых целей.

• Осознанность.

Понимание, для чего я делаю это сегодня, придает осознанности совершаемым действиям, что в итоге увеличивает продуктивность и эффективность затраченных усилий.

• Своевременную рефлексию.

Анализируя свои задачи каждый день, неделю или 12 недель, вы всегда будете иметь возможность что-то быстро улучшить или изменить.

Весь этот процесс планирования я бы хотел подробно рассмотреть на примере своего планирования одной из таких целей. В рамках планирования всех своих целей я понимаю, что хочу владеть двумя иностранными языками в совершенстве (английским и испанским). Эту цель я отношу в верхнюю часть раздела «Личностное развитие». Далее я разбиваю эту цель на две отдельные цели на 10 лет: «знать английский в совершенстве» и «знать испанский в совершенстве». На 5 лет я ставлю цели: «знать английский в совершенстве» и «начать изучение испанского языка». На 3 года я ставлю себе цель: «поднять уровень английского языка до Upper-Intermediate». И на год, соответственно, у меня выставляется цель: «достичь уровня Pre-Intermediate». На первые 12 недель я ставлю себе цели:

– 1-я неделя – определиться с вариантом обучения: репетитор или курсы;

– 2-я неделя – определить текущий уровень английского языка; – 3–4-е недели – найти школу, репетитора по английскому языку;

– 5-я неделя – начать изучение английского языка на курсах или с репетитором;

– 6–12 недели – пройти 6 занятий по английскому языку.

Планирование целей на 12 недель

После чего я назначаю конкретные дни для выполнения каждой задачи в течение недели. Если эта задача должна выполняться каждый день, то лучше найти для нее одно и то же время, чтобы сформировать полезную привычку.

Планирование задач на неделю

Подобным планированием я занимаюсь постоянно. С анализом того, что получилось или не получилось, мне проще делать выводы на будущее о том, каким образом мне стоит распределять свои силы и энергию для достижения намеченных целей. Хочется отметить, что от момента начала внедрения планирования до момента, когда я смело смог сказать, что у меня получается успешно планировать свои задачи, прошло около полугода. Поначалу я совершал много ошибок и постоянно злился из-за того, что не успеваю сделать все, что хотел. Это было вызвано в первую очередь тем, что при планировании цели я не учитывал того, что помимо нее будут еще и другие цели и задачи, а также много неожиданно возникающих срочных задач, которые станут красть мое время.

Перед переходом к заданию хочу сказать мою любимую фразу касательно планирования, которую я услышал, когда мне было 24 года, и которая довольно сильно изменила мое отношение к понятию «управление временем»:

Невозможно управлять временем: оно идет независимо от того, хотим мы этого или нет. Мы лишь можем управлять задачами в рамках определенного периода времени.

Поэтому меня так часто злило, когда руководители пытались заставить меня уместить задачи длиной в 10 часов в 8 часов рабочего дня и после неудач говорили о моем неправильном планировании и недостаточном управлении временем. Так что прошу вас не совершать ту же ошибку и не пытаться в 5 часов впихнуть задач на 10 часов, а потом в стрессе стараться выполнить их все и злиться на себя в конце дня, думая о том, что у вас плохо с планированием. Хотя, скорее всего, и вы, и я все равно будем делать такие ошибки, так пусть хотя бы это будет реже.

Но – не ошибается тот, кто ничего не пробует. Именно поэтому я предлагаю вам перейти к практическому заданию этой главы и выполнить последовательно следующие шаги.

Глава 5. Определение важного. Приоритизация задач в работе и личной жизни

Во время учебы в университете я старался хвататься за все предметы сразу, так как думал, что нужно учить все, для того чтобы успешно сдавать сессии и экзамены. Это часто приводило к тому, что везде я успевал получить только общие поверхностные знания, так как на глубокое изучение отдельных предметов времени просто не оставалось. И проблема эта была связана с тем, что никто и никогда не учил меня приоритизировать собственные дела. Да, где-то внутри себя я понимал, какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие можно и потом. Но, даже несмотря на это, я всегда обучался тому, что говорить «нет» – плохо и нельзя, так как это считается проявлением эгоизма и неготовности помогать людям или нежеланием выполнять все поставленные задачи. Однажды на одном из тренингов я услышал хорошую фразу о том, почему мы списываем. Так как часто за плохие оценки на экзаменах нас публично выставляют как неуспешных учеников, мы стараемся спрятать свою индивидуальность и просто списать, чтобы не получать порцию прилюдных укоров или насмешек от учителей и сверстников. Именно эти моменты заставляют нас пытаться сделать все задания и не упустить ничего. Не могу сказать, что я искоренил в себе желание сделать все задачи в течение дня, но приоритизация помогла мне начать проще отказываться от того, что для меня имеет меньшее значение.

Однако, несмотря на приоритизацию и ее использование в повседневной жизни многими людьми, я все равно часто слышу фразы: «Почему в сутках только 24 часа? Как вообще успеть все это сделать? Почему другие успевают, а я нет?» Для того чтобы таких вопросов у вас возникало меньше, а в жизни появилось больше осознанности и спокойствия, в этой главе я хочу рассказать вам об основных техниках приоритизации задач, которые я использовал в своей жизни. Для меня в основе любой приоритизации лежит движение от большего к меньшему или от общего к частному. То есть, если вы не поставили себе долгосрочные цели, не определили миссию жизни или просто не понимаете, к чему стремитесь и чем хотите заниматься, вам будет крайне сложно определять приоритеты тех или иных задач. Поэтому в первую очередь я рекомендую сначала определить свои долгосрочные цели в разных сферах жизни и уже только после этого переходить к приоритизации задач.

Первой техникой, которую я начал применять, была матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – это способ приоритизации задач.

Что же она собой представляет?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой матрицу, разделенную на четыре квадрата:

• Важно – Срочно;

• Важно – Не срочно;

• Не важно – Срочно;

• Не важно – Не срочно.

Все попадающие к вам задачи нужно разносить по этим квадратам. Чтобы было понятнее, предлагаю рассмотреть каждый квадрат по отдельности:

Важно – Срочно

В этот квадрат заносятся «пожары», которые вам постоянно нужно тушить. Другими словами, это важные задачи, которые вам обязательно нужно сделать в ближайшее время. Например: подготовить отчет руководителю, подготовиться к экзамену, забрать ребенка из детского садика и т. д.

Самое главное с этими задачами – проверить, действительно ли они важны и срочны. Если нет, то их стоит отложить, а если да, то лучше заняться ими как можно быстрее, так как в противном случае невыполнение этих задач может привести к неблагоприятным последствиям.

Важно – Не срочно

Это мой любимый квадрат, так как в этом квадрате как правило оказываются дела, которые могут поднять нас на новый уровень и которые мы постоянно откладываем «на завтра», так как это что-то новое и непривычное для нас. Например, «похудеть», «пройти курсы по проектному менеджменту», «составить свой икигай», «написать книгу», «пройти проверку здоровья» и т. д.

Самое главное, что, по моему мнению, нужно делать с задачами из этого квадрата, это каждый день выделять для них свое самое продуктивное время, когда вас никто и ничто не беспокоит. Хотя бы по часу в день. У меня это, как правило, раннее утро в 5 или 6 утра, когда все еще спят и я могу спокойно провести 1–2 часа, занимаясь теми задачами, которые могут вывести меня на новый уровень. Главное – не включать телефон и не заходить в соцсети, иначе все эффективное время будет потрачено на абсолютно бесполезное просматривание очередной порции новостей или различных видео. И даже один час в день – это очень много, если посмотреть в разрезе длительного периода времени.

1 час в день = 7 часов в неделю ≈ 30 часов в месяц ≈ 360 часов в год

Нам свойственно переоценивать то, что мы можем сделать за неделю или месяц, но недооценивать то, что мы можем сделать за год. Поэтому, не сильно напрягаясь каждый день, вы можете достичь абсолютно новых высот, выделяя всего 1 час на эти задачи. Для меня залог успеха – последовательность. Лучше прикладывать меньше усилий, но каждый день, чем кучу усилий, но один раз в неделю. Поэтому лучше читать по одной главе этой книги в день, чем прочитать ее всю за выходные. Я никого не призываю слепо следовать моей стратегии, но точно рекомендую попробовать придерживаться ее хотя бы в течение месяца, после чего посмотреть на изменения, которые произойдут или не произойдут в вашей жизни.

Не важно – Срочно

К этому квадрату относятся срочные задачи, которые на самом деле неважны для вас, но которые нужно сделать как можно быстрее. Это, как правило, просьбы ваших коллег или знакомых, а также рутинные дела, которые вроде как нужно срочно сделать, но непонятно, для чего и кому это вообще нужно. Здесь я хочу сделать акцент на «вроде как». Потому что чаще всего это те задачи, которые могут быть сделаны другими людьми или отложены на потом. К таким задачам, например, могут относиться заполнение документов для визы, приготовление завтрака, подготовка малозначимого отчета для руководителя и т. д.

Что делать с такими задачами? Делегировать. Можно попросить свою девушку приготовить завтрак или купить еду в столовой, чтобы не тратить время на готовку самому. Можно заплатить турфирме за оформление документов для визы или снова девушку попросить (если ей, конечно, хочется и нравится этим заниматься). А подготовить отчет можно попросить коллегу или сместить время выполнения, если этот отчет не сильно важен.

Ну а если у вас нет возможности это делегировать, то, по крайней мере, занимайтесь такими делами в свои самые непродуктивные часы. Я, например, подобные задачи откладываю на вечер, так как утро для меня – самое продуктивное время, а вечером уже нет сил делать что-то важное и значительное. Поэтому я понимаю, что даже если я и не успею сделать эти неважные задачи, то ничего страшного не произойдет и я смогу их сделать позже.

По моему мнению, именно с этими задачами нужно бороться, так как именно из-за них наш день часто превращается в круговорот выполнения каких-то бессмысленных дел, а в конце дня мы чувствуем себя уставшими, при этом понимая, что ничего существенного на самом деле и не сделали. Мы стараемся заниматься этими задачами, ведь они, как правило, просты и понятны для нашего мозга. Именно за ними мы и пытаемся спрятаться от задач из квадрата «Важно – Не срочно», так как для их выполнения нам уже нужно выходить из зоны комфорта и привычного русла.

К последнему квадрату относятся дела с приоритетом:

Не важно – Не срочно

К этому квадрату я отношу те дела, которые крадут у нас много времени и сил, при этом не принося никакой пользы. Это, как правило, те задачи, которые мы чаще всего делаем, когда не можем сказать «нет» или когда наш мозг пытается убежать от важных дел во что-то понятное и привычное. Например, в просмотр новостей и ленты в соцсетях, в постоянное разгребание почты, в частую уборку дома и т. д.

Что делать с этими задачами? Перестаньте ими заниматься или хотя бы запишите их в список дел и не возвращайтесь к ним, пока не выполните все важные дела. Я, например, отвожу для неважных несрочных дел вечер: смотрю всякие видео на YouTube, занимаюсь рутиной и домашними делами или просто ничего не делаю.

Хочу сказать, что считаю нормальным тот факт, что наш мозг пытается убегать от нового и незнакомого во что-то понятное, привычное и простое. И, конечно, периодически нам нужно давать ему это делать, чтобы не перегружать стрессом и давлением. Но также крайне важно уметь замечать, когда и как часто это происходит. И в ключевые моменты фокусироваться на том, что сейчас не принесет никакой выгоды, но что может дать вам весомый результат в будущем. По моему мнению, есть большая разница между тем, чтобы просматривать основные новости утром и вечером, и листанием их целый день в надежде увидеть что-то такое, что перевернет вашу жизнь или изменит ее к лучшему. (Подсказка – с вероятностью 99 % такого не произойдет.)