Искусство управления персоналом в новых реалиях бизнеса. Стратегии успеха

“Самое ценное в компании – ее сотрудники. Нет такой технологии, которая сравнится с человеческим капиталом." – Артур Шопенгауэр, немецкий философ

"Единственный способ управлять людьми – это показывать им, что они вас волнуют." – Джордж Бернард Шоу, писатель и драматург

Управление персоналом в новых реалиях – не просто процесс, это искусство создания среды, где люди чувствуют себя мотивированными и значимыми. До недавнего времени было вполне достаточно, чтобы квалификация сотрудника соответствовала определенной должности на момент его приема на работу. В последнее десятилетие процедура поиска и отбора персонала подверглась цифровой трансформации. Увеличение числа фрилансеров и практика удаленной работы, а также появление представителей поколения Z на рынке труда, подчеркивают важность для компаний адаптации стратегий найма, чтобы соответствовать ожиданиям потенциальных кандидатов. Усиление конкуренции между работодателями в борьбе за кадры привело к тому, что сейчас не только компания выбирает кандидата, но и кандидат выбирает работодателя. Односторонний процесс выбора превратился в двусторонний, и роль кандидата в решении о найме не уступает по значимости, чем роль работодателя. Работодателям предстоит тратить больше усилий для того, чтобы: 1) создать такую рабочую среду, которая будет «притягивать» нужных людей; 2) представить вакансию потенциальному кандидату в выгодном свете, и в то же время реалистично, очертив ее преимущества именно для конкретного человека. В современных условиях, когда рыночная среда постоянно меняется, требуя изменений от организаций, необходимо предвидеть, насколько сотрудник будет соответствовать своей должности через 3-5 лет. Соответствие рассматривается как динамическая величина, и менеджеры по персоналу уже на этапе отбора стремятся определить потенциал развития определенного кандидата в перспективе. Отсюда и возникает всем нам знакомый вопрос на собеседовании: “Кем вы видите себя через 3-5-10 лет?” Каждая компания имеет свою культуру – ценности, нормы поведения, стандарты взаимоотношений с руководством, коллегами, клиентами. Отбор должен выявить, сможет ли кандидат органично влиться в существующую социальную среду организации и принять ее ценности и нормы. Начиная с 2020 года, сфера рекрутинга претерпела значительные изменения. Рекрутеры больше не ограничиваются простым размещением вакансий на специализированных платформах. Они активно применяют таргетированную рекламу и инструменты цифрового маркетинга, расширяя границы в привлечении внимания к компаниям. Современное управление кадрами включает в себя не только использование социальных сетей для размещения вакансий, но и стратегическую работу над формированием бренда работодателя.

В этой книге мы рассмотрели ключевые аспекты современного управления персоналом и предоставили конкретные рекомендации, основанные на актуальных трендах и практическом опыте, чтобы помочь HR-специалистам справиться с вызовами современного бизнеса. В наше время эффективное управление персоналом – искусство создания уникальной среды, где каждый сотрудник может раскрыть свой потенциал, а компания достичь своих ключевых направлений. Цель этой книги не только предоставить знания, но и вдохновить на создание собственных инновационных HR-практик, способных эффективно адаптироваться к динамично меняющейся среде. В условиях высокой конкуренции бизнеса, где перемены – норма, а инновации – двигатель прогресса, грамотные HR-стратегии становятся ключом к успеху.

Как создать эффективную адаптационную программу для новых сотрудников

Основые этапы процесса онбординга

В современном мире, где бизнес-среда постоянно меняется, создание эффективной адаптационной программы для новых сотрудников становится ключевым элементом успешного управления персоналом. Новые работники, приходя в компанию, демонстрируют свой профессионализм и опыт. Определяющим фактором, который помогает им в полной мере раскрыть свой потенциал и внести существенный вклад в развитие предприятия является адаптация к корпоративной культуре и ценностям компании. Часто новый сотрудник долго погружается в процессы компании, снижая эффективность всей команды. Переход на новое место работы обычно сопровождается стрессом не только для начинающих, но и для опытных специалистов. Не просто включиться в работу, когда у сотрудника мало информации о компании, продукте и своих обязанностях. Предприятия тратят много времени и средств на поиск и найм профессиональных кадров, поэтому очень важно убедиться в том, что новые сотрудники останутся в вашей компании на долгосрочной перспективе. Первый шаг к достижению этой цели – эффективный процесс адаптации, который поможет сотрудникам чувствовать себя комфортно на новом месте и быстро включиться в рабочий процесс. Эффективная адаптационная программа – это не только формальные процессы, но и внимание к каждому новому члену команды, уважение к его уникальным качествам и стремление сделать его частью коллектива. В этой главе мы рассмотрим каждый из этих этапов подробно, исследуя лучшие практики и инновационные подходы, которые помогут создать адаптационную программу, способную вдохновить и удержать лучшие кадры в вашей компании.

Что такое адаптация?

Адаптация, или онбординг персонала – это процесс, который проводит компания, чтобы интегрировать новых сотрудников в в существующую социальную среду организации. Процесс адаптации на новом месте выходит далеко за рамки первого дня на работе: он продолжается до тех пор, пока сотрудник полностью не приспособится к своей роли в команде. Новому сотруднику предстоит преодолеть данный этап, чтобы быстрее приспособиться к коллективу и начать продуктивно работать, принося организации прибыль. Термин «адаптация» переводится с латинского как «приспособление». Человеческий организм имеет удивительную способность приспосабливаться к условиям внутренней и внешней среды обитания. К примеру, человек повреждает зрительный аппарат и теряет зрение. Организм получает меньше информации из внешней среды. Организм адаптируется и берет больше информации от других органов чувств, чтобы восполнить недостающие данные. Поэтому у слепых людей лучше развит слух, чем у человека с хорошим зрением. Это пример адаптации к условиям внутренней среды. Аналогичным образом человеческий организм приспосабливается и к внешней среде. Она более изменчивая, чем внутренняя. Если человек переехал с южного региона в северный, сначала он будет тяжело переносить сильные морозы. Но со временем он приспособится и будет чувствовать себя комфортно. В результате адаптации изменяется привычное поведение человека, а функции его организма начинают работать иначе. Скорость адаптации индивидуальна для каждого человека. Кто-то перестраивается моментально и с легкостью, а другим может потребоваться больше времени и усилий. Под адаптацией персонала в организации обычно понимают привыкание к новым условиям труда. Её проходят все – от начинающих до опытных специалистов, только устроившихся на работу в новый коллектив или получивших повышение. На практике же понятие адаптации персонала достаточно ёмкое и многозначное. Например, освоение новых технологий или переход на новую должность в одной и той же компании тоже сопровождается адаптацией.

Зачем нужна адаптация сотрудников?

Адаптация требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вступлении в должность. Представьте, что организация – это скоростной поезд, который движется со скоростью 200 км/ч. Чтобы поезд поддерживал такую скорость длительное время, все его детали должны работать слаженно. В случае с компанией, все ее работники и внутренние процессы должны гармонично взаимодействовать. Когда в организацию приходит новый сотрудник, необходимо не замедляя поезд, вставить в середину состава новый вагон или же заменить выбывший вагон на новый. Технология корпоративной адаптации поможет поменять вагон на полном ходу поезда и не растерять накопленную скорость бизнеса.

Человек лучше работает, если знает, что может получить совет у коллег, воспользоваться их поддержкой. Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также расположение коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может усовершенствовать имеющиеся технологии и предложить новые, разработать эффективные методики увеличения клиентской базы и т. д. В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы – без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях – основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.

Грамотное распределение рабочей силы с учетом компетенций и профессионализма работников позволяет компании повышать качество продукции и услуг, занять новые позиции на рынке, обойти конкурентов. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а HR-специалист сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность сотрудника. Адаптация является ключевым HR-процессом в любой компании. В большинстве случаев HR-менеджер выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист чувствует себя комфортно в незнакомой обстановке. В этом и заключается основная задача трудовой деятельности управляющего персоналом.

Отличие адаптации от ориентации

Ориентация – это всего лишь первый шаг в адаптации. Сотрудники знакомятся с офисным зданием, политикой компании, коллегами и изучают новые должностные обязанности. Адаптация сотрудника в компании относится к любому действию, которое помогает понять, как все работает в новой рабочей среде, познакомиться с культурой компании и почувствовать себя нужным и ценным в новом коллективе. Вспомните свой первый день на новой работе. Скорее всего, вы были взволнованы и нервничали. Если вы не получаете достаточного внимания и инструкций в первые дни, это может негативно сказаться не только на вашем настроении, но и на будущей мотивации. Отсутствие правильной адаптации – одна из причин, по которым многие новички бросают работу в течение первых трех месяцев. Это огромная потеря для компании, т к приходится снова повторять долгий процесс найма, чтобы найти замену, не считая ресурсов, потраченных на обучение и зарплату нового сотрудника в течение работы в компании. Правильная адаптация новых сотрудников играет важную роль в удержани персонала вашей компании. Еще одно преимущество хорошей политики онбординга заключается в том, что новые сотрудники быстрее достигают полной производительности. Если они не получают адекватной помощи от отдела кадров или их менеджера, то просто пытаются разобраться во всем самостоятельно, в то время как ваша компания теряет потенциальный доход. Если новые сотрудники проходят через отлично организованный процесс адаптации, они быстрее освоятся на новой должности и станут более ценными для своей команды и компании.

Процесс адаптации – это важный период в отношениях между сотрудником и компанией, и его главная цель состоит в том, чтобы помочь новому человеку познакомиться с организацией и ее культурой, получить четкое представление о своих рабочих целях и наладить хорошие отношения с коллегами. От этого будет зависеть его дальнейшая работа и эффективность. Ведь начало работы в новом месте всегда стресс, связанный с незнакомыми привычками и окружением.

Основные задачи адаптации персонала

Первый позитивный опыт в компании.

Быстрая адаптация на новом месте помогает усилить внутреннюю мотивацию работника производить продукт и работать именно в этой компании. Когда внутренние стимулы человека совпадают с целями бизнеса, он самостоятельно находит в себе энергию и ресурсы для работы. Формируется лояльность сотрудника к компании.

Сокращение увольнений на испытательном сроке.

Когда человек меняет работу, во внешней среде происходит слишком много изменений. Среда становится другой, а значит какое-то время человек будет находиться в состоянии страха и тревоги, пока не привыкнет к новому окружению. На данном этапе очень важно поддержать нового сотрудника, иначе его можно потерять. Не случайно 80% увольнений происходят в первые две недели работы. Человек сталкивается с тем, что ожидания не соответствуют реальности. Такое случается, если сотруднику не передать нужные знания о правилах и стандартах организации.

Фокусировка внимания команды.

Необходимо познакомить с целями, стратегиями и ценностями компани каждого нового специалиста. Если коллектив большой и некоторые отделы между собой не взаимодействуют, важно до всех донести миссию компании одинаково.

Рост эффективности труда.

Профессиональная адаптация персонала быстро включает человека в работу, не отнимая, много времени у руководителей. В результате сотрудник быстрее начинает производить качественный продукт и приносить пользу бизнесу.

Формирование новой системы управления.

В процессе cоздания методики адаптации руководители получают полезные современные знания и инструменты для работы с новыми сотрудниками. Результатом успешной адаптации становится сотрудник, который комфортно чувствует себя в новой среде.

Испытательный срок и адаптация

После документального оформления отношения между работником и работодателем с точки зрения кадровой безопасности переходят на следующий этап – работу в компании. Большинство работодателей назначают новому сотруднику испытательный срок. Длительность испытательного срока может существенно различаться в зависимости от политики и требований конкретной компании. Обычно испытательные сроки варьируются от одного до трех месяцев. Однако встречаются случаи, когда испытательный срок может быть короче или длиннее указанных пределов. Одна из главных задач испытательного срока – выявить подходит работник компании или нет, совпадают ли его ожидания с целями предприятия. Необходимо создать такие условия, при которых как можно раньше будет известен результат, чтобы избежать дополнительных затрат. Достигается данная задача двумя способами: использованием методов «экстремального» испытания моральных и деловых качеств сотрудника через создание стрессовых ситуаций; использованием метода провокаций.

Первый способ применяется как для исследования особенностей морально-этических качеств нового работника, так и для определения его «невидимых» до определенного времени деловых характеристик. Он связан с моделированием нестандартных ситуаций в коллективе для проверки адекватности и последовательности поведения при конфликтах, вовлечении в интриги и т. п., а также – с намеренным созданием критических производственных ситуаций, при которых выявляются способности быстро и креативно мыслить, и принимать верные и деловые решения оперативно.

Менеджеры по персоналу и руководители компаний редко отдают предпочтение данной методике, однако ее применение «закаляет» коллектив.

Второй способ более распространена и универсальна. Она может применяться для персонала практически любого уровня – от грузчиков до топ-менеджеров. Приведем элементарные примеры, большинство из которых инициируются и организуются службой безопасности.

Пример 1. Экспедитору на складе «перекладывают» лишний товар для доставки клиенту и отправляют его в рейс. Затем контролируют дальнейшую судьбу товара. По существующим регламентам экспедитор обязан привезти товар и сдать его обратно на склад. Если экспедитор поступил иначе, то он несет ответственность за возникшие вопросы перед сотруднику службы безопасности.

Пример 2. Любой служащий при попытке получить у него посторонними лицами конфиденциальную информацию обязан незамедлительно сообщить об этом в службу безопасности, о чем он дает письменное обязательство. Специалисты службы безопасности моделируют «легендированный» подход на вербовку любого нового менеджера и ждут его правильных (или неправильных) действий.

В обоих примерах возникает ряд определенных вопросов:

Не является ли это проверкой на честность?

Этично это или нет?

Как следует оформить документацию для этого?

Какие могут быть юридические последствия?

Как лучше пользоваться провокациями?

Разумеется, российское и международное право знает, что такое провокации на совершение определенных, как правило, преступных действий, и до сих пор не утихают споры по поводу этичности и легитимности «контрольных закупок», «оперативных экспериментов» и т.п. Есть мнение, что этими действиями органы провоцируют честных людей на совершение нечестных поступков. Возможно и так, однако честный человек должен поступать соответствующим образом в любых обстоятельствах.

Умышленно наносить ущерб своему работодателю – не этично. Выявление лиц, способных на неэтичные поступки в отношении организации, предоставившей им работу, вполне может осуществляться адекватными методами.

Да, если строгое выполнение писаных норм и неписаных корпоративных правил является проявлением честности, то провокации – проверки на честность. И ничего в этом шокирующего нет.

Если вы не проверяете персонал таким способом на испытательном сроке, то будьте уверены – персонал и другие субъекты сами проверят вашу компанию на устойчивость и наличие контрольных процедур. Именно предотвращением большего и критичного ущерба диктуется наличие провокаций как стандартной контрольной процедуры в арсенале предприятия и его соответствующих служб. Безусловно, названные процедуры, являясь стандартными, должны документироваться и общим конфиденциальным регламентом, и по каждой проверочной операции. Ограничений на их осуществление нет. Например, раздел об этом в правилах внутреннего трудового распорядка может быть сформулирован следующим образом:

“В период испытательного срока работодатель с целью проверки соответствия работника условиям и требованиям рабочего места вправе проводить проверки качества и эффективности трудовой деятельности, честности и лояльности работника по отношению к работодателю, сохранности информации и имущества работодателя и других работников, в том числе методами стороннего наблюдения и моделирования производственных ситуаций.” Эта деятельность организуется и контролируется начальником службы безопасности в соответствии с Регламентом контрольных процедур». Результат процедур используется исключительно для составления наиболее полного мнения об итогах прохождения испытательного срока. Провокации способны стать вполне эффективным инструментом выявления отклонений в бизнес-процессах т к: 1) он может использоваться не только в период испытательного срока, но и после; 2) он является публичным для всего персонала; 3) он предполагает последовательность применения.

В процессе введения в должность происходит адаптация нового сотрудника к условиям и требованиям рабочего места и его окружения. В этот начальный период очень важно не только продемонстрировать значимость процедур безопасности для всех работников предприятия без исключения, но и задокументировать ее. Этот шаг поможет предотвратить конфликтные ситуации в дальнейшем и позволит работникам эффективно взаимодействовать с другими отделами компании.

Для начала следует объяснить новому сотруднику (желательно под роспись об ознакомлении) общие требования безопасности (пожарной, экологической, физической, информационной, технической) и охраны труда. Затем его необходимо ознакомить с обязательными аспектами обеспечения порядка и безопасности, изложенными как в правилах внутреннего трудового распорядка, так и в других локальных нормативных актах, например:

внутренние правила поведения;

инструкции по защите конфиденциальной информации;

требования пропускных режимов;

правила взаимодействия с охраной (сдача-прием помещений, опечатывание, использование ключей, сейфов и пр.);

правила использования технических средств охраны и сигнализации;

порядок коллективных и индивидуальных действий в экстренных ситуациях (при пожаре, нападении, угрозах взрыва, при сбоях в работе программного обеспечения, отключении электроэнергии и т.д.);

правила поведения при обнаружении неправомерных действий сотрудников и внешних субъектов по отношению к собственности и интересам предприятия;

каналы экстренной связи безопасности и «горячих линий»;

порядок приобретения продукции и услуг предприятия ее сотрудниками;

правила применения оборудования обеспечения безопасности, находящегося рядом с рабочим местом и (или) в зоне ответственности сотрудника (огнетушители, средства сигнализации и оповещения и пр.);

иными специфическими требованиями, правилами и процедурами, имеющими отношение к безопасности компании.

Как правило, на практике такие функции в основном поручают специалисту по охране труда. Тем не менее эти процессы требуют координации и контроля со стороны менеджера по персоналу. Полная адаптация сотрудника невозможна, если он не ознакомлен с процедурами безопасности в компании и не несет ответственности за соблюдение этих правил. Ответственность возникает только при условии, что работник подписал согласие с этими правилами.

Факторы, влияющие на сроки и качество адаптации сотрудников:

Размер компании. В маленьких компаниях, где каждый знает друг друга по имени, процесс адаптации персонала может проходить достаточно комфортно. Новичок быстро освоится, потому что всегда есть кто поможет и подскажет. В крупных компаниях с большим числом сотрудников система адаптации становится неотъемлемой частью корпоративной жизни. Она помогает людям быстрее найти свое место, понять свои обязанности и влиться в команду.

Социальный климат в компании. Если в компании царит атмосфера поддержки и взаимопомощи, новый сотрудник адаптируется быстрее. Это как приехать в новый город, где у вас уже есть друзья – они покажут лучшие места, расскажут о тонкостях местной жизни и помогут быстрее стать «своим».

Обратная связь. Адаптацию нужно проводить не для сотрудника, а вместе с ним. Например, человеку что-то не нравится, но он стесняется об этом сказать. На каждом этапе адаптации необходимо получать своевременную обратную связь от сотрудника. Она поможет провести анализ, улучшить механизм адаптации и удержать в организации потенциальных сотрудников.

Не менее важно предоставить обратную связь новому сотруднику о том, как он выполняет свои обязанности, и подсказать, что можно улучшить.

Должность и компетенции. Когда новичок уже обладает всеми нужными навыками и знаниями для своей должности, его адаптация проходит гладко и быстро. Но если сотрудник только начинает свой путь, ему потребуется больше времени и поддержки, чтобы стать настоящим профессионалом.

Мотивация нового сотрудника. Если специалист пришел в компанию с горящими глазами и желанием достичь результата, он будет адаптироваться быстрее. Виды адаптации:

Организационная адаптация

Получение и анализ новым сотрудником информации о:

Целях и структуре компании

Месте подразделения и его должности в структуре

Модели управления и механизме принятия решений

Правилах и процедурах в компании и пр.

Психофизиологическая адаптация

Адаптация организма к условиям труда

Социально-психологическая адаптация

Знакомство сотрудника с корпоративной культурой

Включение его в систему взаимоотношений с коллегами

Принятие им норм поведения и общения, которые существуют в коллективе

Профессиональная адаптация

Обеспечение овладения сотрудником системой дополнительных знаний и навыков, необходимых для исполнения функциональных обязанностей

Производственная адаптация

Проведение инструктажа по охране труда и техники безопасности

Этапы процесса адаптации персонала

Стандартный процесс адаптации нового сотрудника включает 4 этапа. Каждый из них имеет свои особенности и условия реализации, которые следует учитывать для достижения результата.

Независимая оценка уровня подготовки сотрудника.

Если специалист имеет достаточно хорошую подготовку и опыт работы на идентичных должностях в других компаниях, срок его адаптации будет минимальным. Ему будет проще влиться в новый коллектив и справиться со своими обязанностями. Проведение знакомства нового сотрудника с требованиями, которые предъявляет к нему компания, подразумевает сразу нескольких вопросов: общее представление об организации (главные цели, основные приоритеты, ключевые проблемы, с которыми приходится сталкиваться); политика компании (в отношении людей с ограниченными возможностями здоровья и др.); оплата труда; льготы и привилегии (бонусы, бесплатное обслуживание в стоматологической клинике, абонемент в бассейн или спортзал); техника безопасности и обеспечение охраны труда.