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BÜRO AUFRÄUMEN
Private Ablage optimieren und ordnen
Ratgeber für ein besseres Leben
Patrick Fonger
© 2018 Patrick Fonger
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist nur mit Zustimmung des Verfassers erlaubt.
Die Inhalte dieses E-Books wurden vom Verfasser sorgfältig erarbeitet und geprüft. Der Verfasser übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte. Jegliche Haftung ist somit ausgeschlossen.
Aus Gründen der Lesbarkeit wurde im Buch vereinzelt die männliche Bezeichnung gewählt, gleichwohl beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.
Ordnung ist das halbe Leben.
(Deutsches Sprichwort)
Inhalt
Vorwort
Die perfekte Ablage
Ablagesysteme
Aktenordner mit Trennblättern
Schreibtischcontainer
Hängeregister
Briefablage
Dokumente und Aufbewahrungsfristen
Wichtige Dokumente
Aufbewahrungsfristen
Fehlende Dokumente
Ausrüstung und Anleitung
Deine Ausrüstung
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Sinnvolle Ordner anlegen
Meine Tipps für die Papierablage
Tipp 1: 80%-Regel
Tipp 2: Klare und deutliche Beschriftung
Tipp 3: Entsorgungsdaten notieren
Tipp 4: Jährliche Inventur
Tipp 5: Zeitschriftenstapel ins Regel
Tipp 6: 5-Kisten-Methode
Tipp 7: Regelmäßigkeit
Meine Tipps für die digitale Ablage (Bonus)
Tipp 8: Kategorien festlegen
Tipp 9: Erweiterte Suchfunktion nutzen
Tipp 10: Das richtige Format wählen
Tipp 11: Daten in der Cloud sichern
Ablagen-Checkliste
Schlussbemerkung
Impressum
◆◆◆
Willkommen
Willkommen bei diesem – auf meinem Buch „Einfach entrümpeln: Haushalt und leben aufräumen und ordnen“ aufbauenden – E-Book zu den Themen Papierablage und wie du Ordnung in deiner privaten Ablage schaffst.
In „Einfach entrümpeln“ habe ich mich bereits allgemein mit den Themen Ordnung und Sauberkeit befasst. Daher habe ich mich dazu entschlossen, mit diesem E-Book nochmals genauer auf das Thema der Papierablage einzugehen, da ich erst vor nicht allzu langer Zeit selbst bemerkt habe, wie wichtig und zufriedenstellend es sein kann, Dokumente, Papiere und andere Schriftstücke (wie Zeitschriften und Magazine) geordnet zuhause zu haben.
Etwa sechs Monate, bevor ich begann dieses Buch zu schreiben, fasste ich den Entschluss, meine Papierablage endlich mit System und Ordnung zu gestalten. Ich hatte mich nämlich leider immer wieder in derselben Situation wiedergefunden, in der ich regelmäßig viel Zeit damit verbrachte, Dokumente und Papiere zu suchen, die ich dringend benötigte, jedoch nicht schnell finden konnte.
Das ärgerte mich so sehr, dass dies den Startschuss für eine Phase darstellte, in der ich Ordnung in meine private Ablage brachte. Und das habe ich bis heute nicht bereut habe. Im Gegenteil: Es war eine der besten Entscheidungen, die ich in letzter Zeit getroffen habe und erleichtert mir meinen Alltag ungemein, da ich nun immer genau weiß, wo sich was befindet. So kann ich viel Zeit einsparen, die ich jetzt mit anderen Aktivitäten ausfüllen kann – abseits von Suchen nach Dokumenten.
Was für eine Erleichterung!
Was du lernen wirst
Dieses E-Book wird dich dabei unterstützen, mehr Ordnung in deine Papierablage zu bringen. Du wirst lernen, welche verschiedenen Ablagesysteme existieren, welche Dokumente du wie lange aufbewahren solltest bzw. welche Aufbewahrungsfristen auf unterschiedliche Dokumente zutreffen. Und welche Ausrüstung du benötigst, damit du dich gleich nach dem Lesen dieses Buches an die Arbeit machen und deine Papierablage in Ordnung bringen kannst.
Dazu passend werde ich dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum einfachen Abarbeiten geben, damit auch du schon bald eine geordnete Papierablage zu Hause hast, bei der du stets schnell und unkompliziert genau das findest, was du suchst.
Danach gebe ich dir nochmals einige kleinere Tipps für deine Papierablage mit auf den Weg, die dir dabei helfen werden, die groben Strukturen des Ordnungsprozesses nochmals zu verfeinern. Anschließend gehe ich auch etwas näher auf die digitale Ablage ein.
Zu guter Letzt erhältst du noch eine tolle Checkliste, die du dazu verwenden kannst zu prüfen, ob du alle Schritte erledigt hast oder ob du noch etwas machen musst, damit deine Papierablage vollends optimiert ist.
Im Schlusswort werde ich nochmals die wichtigsten Punkte zusammenfassen sowie dir meine anderen Bücher vorstellen. Hoffentlich kannst du bis dahin aus diesem Buch zahlreiche nützliche Tipps mitnehmen, die dir tatsächlich dabei helfen, deine private Papierablage in Ordnung zu halten und dir damit dein Leben zu erleichtern.
Für wen dieses Buch geeignet ist
Dieses Buch eignet sich für jede Person, die sich zunehmend von einer großen Welle an Papierflut in den eigenen vier Wänden überwältigt fühlt und endlich Ordnung in die eigene Papierablage bringen möchte.
Wenn du dich also zu dem Kreis dieser – übrigens nicht beneidenswerten – Personen zählst, dann ist dieses Buch genau richtig für dich. Wie erwähnt hatte ich vor nicht allzu langer Zeit selbst noch kein großartiges System für meine Papierablage, was ich jedoch zunehmend bereut habe und deshalb froh bin, dies geändert zu haben und mein Wissen und meine Erfahrung mit dir teilen zu können.
Egal, ob du von zuhause aus arbeitest, deine persönlichen Dokumente unter Kontrolle bringen möchtest oder Familie und Freunden dabei helfen möchtest, mehr Ordnung ins Leben zu bringen: Mit diesem Buch gebe ich dir das notwendige Werkzeug in die Hand, das du brauchen wirst, um jede Papierablage in kürzester Zeit in einen heiligen Gral der Ordnung zu verwandeln.
Für wen dieses Buch nicht geeignet ist
Dieses E-Book eignet sich nicht für Menschen, die generell nichts von Ordnung halten. In diesem Buch wird großer Wert auf penible Systematik gelegt, die notwendig ist, um unordentliche Papierablagen endgültig unter Kontrolle zu bringen. Das Buch ist dabei sehr sachlich und praxisorientiert aufgebaut, weshalb Personen, die an diesem Thema nicht interessiert sind, vermutlich auch keinen großen Gefallen daran finden werden.
Wer also der Meinung ist, dass Ordnung nicht notwendig ist und das Chaos liebt, hat wohl einfach noch nicht genug Unordnung in der persönlichen Papierablage, um die Notwendigkeit der Ordnung zu sehen.
Auch Leser, die nach einer „magischen Lösung“ finden, um Ordnung in ihre Papierablage zu bringen, werden hier wohl nicht glücklich werden. Dieses Buch ist eine Anleitung zur Selbsthilfe und erfordert daher auch ein hohes Maß an Eigeninitiative. Von alleine regelt oder sortiert sich die Papierablage nämlich leider nicht.
Ziel dieses Buches
Das Hauptziel dieses Buches ist es, dir die nötigen Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen du das Aufräumen deiner Papierablage in Angriff nehmen und ein System erschaffen kannst, das dir in Zukunft die Suche erheblich erleichtern wird. Die Zeit, die du gespart hast, kannst du dann mit schöneren Dingen verbringen, als dem Suchen nach Schriftstücken.
Dazu werde ich dir das notwendige Wissen vermitteln, das dir dabei helfen wird, dein Ziel zu erreichen und eine Zukunft zu schaffen, in der du Dokumente immer genau dann zur Hand hast, wenn du sie brauchst.
Von Ablagesystemen, über notwendige Ausrüstungsgegenstände, bis hin zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wenn du Ordnung in deiner Papierablage schaffen möchtest, dann bist du hier genau richtig.
Doch genug der Einleitung: Lass uns schnell mit der Praxis starten!
Der Aufbau dieses Buches
Bevor wir aber mit dem Hauptteil des Buches loslegen, möchte ich dich in einem Kurzsteckbrief schildern, wie das E-Book aufgebaut ist und was dich auf den kommenden Seiten erwartet:
Die perfekte Ablage
Zu Beginn erkläre ich ganz genau, was eine gut sortierte Papierablage eigentlich ausmacht und warum sie so erstrebenswert ist. Denn eine perfekte Ablage hilft auf Dauer dir Zeit einzusparen, der Aufwand entsteht lediglich zu Anfang.
Ablagesysteme
In diesem Teil zeige ich dir, welche verschiedenen Ablagesysteme es gibt und welche sich wofür besonders gut eignen. Ich beschränke mich dabei auf die vierwesentlichen und verbreitetsten Systeme.
Dokumente und Aufbewahrungsfristen
Dieser Teil befasst sich mit der Frage, welche wichtigen Dokumente in der Papierablage schnell erreichbar sein sollten. Außerdem geht es um die Frage, wie lange man welche Dokumente eigentlich aufbewahren sollte, und was zu tun ist, wenn Dokumente fehlen.
Ausrüstung und Anleitung
Wie der Titel schon vermuten lässt, werde ich dir hier die (fünf) wichtigsten Ausrüstungsgegenstände vorstellen, die du brauchst, um mit dem Aussortieren, Ordnen und Ablegen starten zu können. Außerdem gibt es eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit die Papierablage auch wirklich gelingt.
Meine Tipps für die Papierablage
In diesem Kapitel zeige ich dir meine persönlichen Tipps, wie du am besten vorgehst, was du zusätzlich noch beachten solltest und wie du eine gut sortierte Ablage erzielst. Wenn du dich an diesen Tipps orientierst, kann eigentlich nichts schief gehen.
Meine Tipps für die digitale Ablage (Bonus)
Als Bonus habe ich in diesem Kapitel meine Tipps für die Ablage auf all deinen digitalen Endgeräten (Computer usw.) zusammengestellt. Denn wenn du mit deiner Papierablage angefangen hast, solltest du konsequenterweise auch mit deiner digitalen Ablage weiter machen. Zu oft nämlich bedingt das eine das andere.
Ablagen-Checkliste
Zehn einfache Fragen zeigen dir, ob du an alles gedacht hast, und helfen dir zu reflektieren, wo noch Potenziale bei deiner Papierablage liegen.
Nun aber genug der Einleitung: Lass uns mit dem Aussortieren und Ordnen beginnen!
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