Мышиная возня. Книга конторских чиновников

Поиск здания

Однажды мне прилетело прямое поручение13.

Индивидуальные спецзадания у нас очень любят, Я б даже сказал, что вся реальная работа здесь основывается только на них.

Требовалось найти офисное помещение для размещения местного структурного подразделения одного федерального учреждения.

Область (т.е. группа её лидеров) сочла необходимым помочь и было решено, что поддержку окажут не уполномоченные на то по регламенту люди, а коллеги дорожники, т.е. мы. Взаимодействие отраслевиков будет способствовать развитию партнёрских отношений, бла-бла… Так установилась едва ощутимая связь между мной, региональным чиновником и федерацией.

Если не игнорировать условности и самобытность контингента, вопрос является очень обширным и ветвистым. Для дилетанта, даже с залихватским настроем, он может быть вообще непреодолимым препятствием. Сотрудничать с коллегами в рамках единой отрасли – одно, а помогать им в том, чем сам не заведуешь – другое. Это две большие разницы, как говорят в Одессе.

Хирург может помочь психиатру выкопать картошку на даче или в аэропорт подбросить по доброте душевной, но это будет не профессионально, что ли.

Суть моей задачи заключалась в добыче всей относящейся к теме информации из неизвестных источников и изложении её в наглядной форме. Всё должно быть максимально удобно для тех, кто будет принимать решение.

Мыслей в голове роилось много, но с чего-то надо было начать. Неправильный почин – это хуже всего. Если заехать не с той стороны, можно самого себя так запутать, что взвоешь волком. Тот, кто обращался в госорганы наобум, поймёт меня: можно язык смозолишь, пока будешь интересоваться у каждого.

За местным правительством, как носителем государственности, закреплено некоторое добро: здания, гаражи, техника и пр. Это имущество предназначено непосредственно для обеспечения работы структуры власти.

Соображая логично, можно догадаться что за всю недвижимость, находящуюся в государственной собственности, отвечает специальное ведомство – департамент, или что-то в этом роде. Не может быть, чтобы такой вопрос каждый раз решался спонтанно и точечно, как сейчас. Полез в перечень исполнительных органов, чтобы привязаться хоть к каким-то полномочиям, исходя из названий.

Знаю, что опираться на наименования – гиблое дело, потому как они редко отражают функцию, но всё же лезу. Глаза зацепились за Управление делами правительства, Хозяйственный комитет, а ещё Департамент имущественных отношений. Что это, дублирующие инстанции или иерархия? В чём отличие и где грань между ними – пойди разбери.

За полдня, пока разбирался что к чему, стало ещё непонятнее. От звонков и «прояснений», вопросов накопилось ещё больше, чем было в исходной точке.

Стало очевидно, что единого хранителя ценных мне сведений не существует. Нет такого окошечка, куда можно подойти и спросить: Я сам вынужден служить этим окошечком. Информация как бы размазана всюду по чуть-чуть: каждый из «уполномоченных» представителей власти и подведомственных учреждений что-то знают, но данные предстоит собирать да распутывать. Куда бы Я не обратился, меня ждала переадресация, отповедь или уклон: никто сходу ничего не рассказывает. Понятное дело, если бы поручение было расписано нам всем сверху через официальный канал, то ответственные более-менее определились сами-собою, но здесь-то Я действую полуподпольно. Каждый, до кого дозваниваешься, не желает связываться: собеседник не отказывает, но и не идёт на встречу.

Ну и задачка…

1.Нужно поинтересоваться потребностями наших переселенцев.

2.Выяснить, что у нас есть ВООБЩЕ в городе.

3.Потом логичным будет составить список потенциально подходящего имущества. Неплохо б понимать какие из наших ведомств какие здания занимают и как они им подходят «по габаритам». Размер заведения должен соответствовать занимаемой офисной площади. Пустующие пространства, ровно, как и их перегрузка (например, разбивка органа на два адреса) – явный признак нерациональности.

Основная сложность в том, что своими действиями Я как бы вклиниваюсь в тайную материю. Любое из зданий может быть под кого-то зарезервировано, кем-то обещано или просто запрещено к общему использованию. Решения в этой сфере принимаются главными политическими фигурами на основании кулуарной возни. Следует учитывать все ранние договорённости. Изучение вопроса – путь лжи, приписок и грубости.

Чтобы систематизировать данные в таком уравнении с множеством неизвестных, создаю таблицу на 100500 строк и 9000 столбцов. От сумрака пустых ячеек наступает анемия. Неужели и вправду такое не делалось ранее, не первый же Я бедолага, который столкнулся с такой задачей? «Вот бы найти человека и воспользоваться его наработками» – посещает мысль. Столько лет здесь уже штаны протираю, а всё нет-нет, да замечтаюсь.

Полдня на телефоне и вот Я уже разбираюсь во многих вопросах (думаю, по крайней мере, что разбираюсь). Структура управления государственным «добром» потихоньку прояснилась в голове, появились многие контакты. Теперь аналитика и переговоры с уточнениями. Вторая половина дня уходит именно на это. Ещё день – на оформление материала, чтобы разложить все картинки, прописать что, где в каком состояние находится и с какими «оно» характеристиками. Несу шефу на блюдечке с голубой каёмочкой, поясняю некоторые моменты и фиксирую от него замечания. Пару дней тратится на компоновку информации в тот вид, который будет «удобнее». Марафет имеет большее значение, чем суть. Дальше мой начальник-благодетель звонит шефу – переселенцу и они по-хозяйски, непринуждённо, обсуждают наиболее приемлемые варианты. Только после этого Я получу конкретное направление по отработке задачи. Я здесь администратор действий – для меня вопрос будет решён только после переезда коллег в новый офис и выражения благодарности руководству:

– Спасибо!

– Да, не за что…

Оперативная работа

"Полундра! Свистать всех на верх!"

/Пиратское/

Структура нашего заведения очень запутанная и развесистая. Если задачи ставить строго по подчиненности: директор → курирующий заместитель → начальник управления → его заместитель → начальник отдела → старший сектора и т.д., то время прохождения сигнала будет долгим. К тому же отданная подчиненным команда, как правило, искажается по мере прохождения по цепочке, – это как глухой телефон. Если возникает нервная срочность (а это бывает довольно часто всегда), то система переходит на особый режим работы.

Представьте, если б лифт в многоэтажном доме менял свой пункт назначения сразу после нажатия кнопки, без завершения начатого манёвра. Вызвал его на восьмой, и он резко, прямо с дядей Петей (ну этот, знаете с 31-й квартиры) отправился за новым пассажиром.

Мы бегаем по-муравьинному из одной точки в другую за какой-то штуковиной и обратно, сбиваясь по пути и меняя курсы. Назначение и роль самой «штуковины» не до конца известна (как секрет в шкатулке). Пока бежишь по одному делу, перехватывают с еще более срочными вах-вах. Когда работник приходит в исходную точку с чувством выполненного долга, ему говорят: «Всё уже 100 раз поменялось, друг – принесённое надо выбросить вооон туда…»

По окончании марафона работнику даётся новое задание, а если начальник вдохновлён на поучения (например, после минувшей только что взбучки), то не избежать лекции о том, как важно в коллективе коммуницировать без слов и понимать контекст происходящего.

Не могу наверняка сказать какие они там книжки все читают, и на какие тренинги ходят (их последнее время множество), очевидно одно – они не помогают. Дело в том, что главные наши элементы организации труда – спешность и «услужливость» – не совместимы с системным подходом. Нет в нашей жизни последовательности и порядка. Когда каждый раз хочется действовать по принципу «раз и в дамках», не до плавности хода.

Организация процесса такая:

Для более скорого и, вероятно, надёжного выполнения задания, горе-шеф по одной и той же задаче запускает несколько исполнителей, но по разным маршрутам – кто быстрее (это как одна кнопка в подъезде на 4 лифта). Директор подпрыгнул – все срочно бросают свою распланированную работу и делают только «вот это вот». СРОЧНО!!! Буря в стакане! Коллектив судорожно погружается в непонятную сутолоку. Разбираться и договариваться между собой, а тем более осмысливать «что конкретно нужно и для чего оно вообще» – некогда. Хватай мешки – вокзал отходит. Задачи сыпятся и корректируются быстрее, чем рассудительный участник процесса сможет понять их логику. Разумно проговорить с коллегами о расстановке сил – нет времени; уточнить смысл своей работы у координатора – некомпетентность и нахальство. От спешки иногда нет возможности даже совершить звонок, потому что навстречу непрерывно звонят: требуют, требуют, требуют, спрашивают и визжат. Общая истерия. Паника.

У каждого как бы одно и то же, но при этом индивидуальное поручение, и на общую безумецу ему уже плевать. Озадаченный не хочет быть крайним или плохим работником, поэтому подключает все свои возможные связи. Он подключает знакомых из смежных отделов или заведений, чтобы те ему помогли справиться с ахинеей, пока не затянуло ещё сильнее. Help, Help, Help me… Количество участников маскарада постоянно растёт, схема расширяется, принимая изящные формы.

В связи с тем, что распорядитель задач далёк от тонкостей проблемы и не представляет какой результат ему следует хотеть, он корректирует цель в процессе исполнения, по ходу поступления новых данных от подчинённых. Поручение успеет кардинально смениться несколько раз, прежде чем далёкий от бури исполнитель завершит нарезанную ему ещё утром «незадачу». Он как ответственный Лёша добросовестно и кропотливо будет искать нужные данные или подбивать какие-то цифры, в то время как в услугах его уже давно не нуждаются. Напоминает ситуацию, когда пароход уже пришвартовался в порту, а забытые в трюме кочегары продолжают изо всех сил кидать уголь в топку, сходя с ума от жары. У них задача!

Главное «исполнять срочность» без оглядки на весь этот бред и не думать о своих накапливающихся текущих делах – до них когда-то дойдёт свой черёд. Пока тушишь пожары, загорается уже собственная «накопилка», которую сам запустил в суматохе. Дальше будет по тому же сценарию: с разных сторон прибегут «помощнички» и обратив все взоры на тебя возмутятся:

– Ну и беспорядок тут у вас! Чего так запущено?

И так мечемся как неистовые от одного к другому, помогая решать «чужие» неотложные беды и думая друг про друга плохо.

Архив

От вашего электронного документооборота у меня уже ноги болят

/сотрудник Иван/

Госслужба – это работа с документами.

Ни одно действие не совершается без письма, отчёта или протокола. Бумага – элемент организации, без неё никуда! Из-за своей близости к социальной сфере, наш орган власти пишет особенно много. На мою персональную долю приходится 5-7 писем в день.

Несмотря на то, что давно уже введен электронный документооборот, бумаги всё равно много. Причем результаты своей деятельности положено подшивать и хранить как минимум 5 лет. Наш архив – это не полутёмное помещение со стеллажами и винтажной лесенкой, что показывают в кино, и не электронная библиотека, а обычное захламлённое рабочее место. Для того, чтобы в случае истерики, оперативно найти требуемый листочек основная масса бумаги складируется здесь же, в кабинете.

Сама подшивка делается не просто так «кому как удобно», а имеет определённые правила с номенклатурой и прочей лебедой. Всё должно быть более-менее логичным и общим, посему нельзя завести отдельную именную папку гигантского размера и складывать туда аккуратненько лишь свою переписку. Любыми материалами должен иметь возможность воспользоваться каждый из нас по первому свистку. Уволился, например, человек – это не значит, что отмирают все его наработки. Чтобы мы не изобретали каждый раз велосипед, пишутся единые инструкции и периодически проводятся проверки служащих на их соблюдение. Будь добр делай слаженно и не тормози!

На словах такое требование понятно, но как воплотить задумку на практике?

Документы очень часто имеют ветвистую структуру и охватывают всё на свете: это пришло оттуда, а это отсюда, но по громоздкому делу и с учетом вон того, а здесь бумаги совсем на разную тему, но написаны они в честь одного и того же жалобщика. Пока отыщешь для документа удобное место – начитаешься подшивок, и душа свернётся. «Здесь вот Я целый месяц страдал», – освежается в памяти, – «а вот за это меня чуть не уволили»… Папки наполнены родным прошлым, как старый армейский альбом.

Раз в месяц выбираю денёк посвободнее и начинаю наводить порядок.

Интегрировать свой материал в общие закрома для меня всегда большая проблема, поэтому откладываю до последнего.

Заботливо, как для родного питомца, отыскиваю документу подходящее местечко. Нельзя просто так зашить паЧет по поручению президента в папку «Железные дороги» или «Инновации», если нет соответствующей тематической связи. Даже обращения граждан должны быть упорядочены и связаны между собой. Если дядя Петя по какой-то причине повторно жалуется на свою жизнь (ну этот, знаете с 31-й квартиры), то будь добр, не дроби переписку с ним, и не размазывай её по всему шкафу, а отыщи его предыдущее дело и пополни свежими материалами.

Какой закономерности придерживаешься каждый раз? – нет сил отследить даже за собой. Вот, к примеру, ситуация из жизни: в каком из отделов гипермаркета искать велосипедный насос? В спорттоварах, где стоят велосипеды, или в инструментах? А может вообще в автозапчастях? Не сразу сообразишь, не сразу… Здесь примерно так же: есть единое правило, но много спорных моментов. В результате 6 тонн бумаги постоянно перебираются; у адского шкафа непрерывно кто-то трётся с озадаченным видом.

Мы задыхаемся от собственной продукции и собственной «простоты».

Вот мой пакет находит то самое место, где ему будет лучше всего, но возникает сложность, связанная с нашей же человеческой хитростью. Папка-регистратор уже не закрывается от изобилия макулатуры, потому что кто-то когда-то не стал заморачиваться и втихую втиснул свои бумаги.

Даже в подшивке документов наши проявляют себя, ни в чём не можем обойтись без пакости. Мелочь (!), но в ней проглядывается вечное.

Можно поступить тоже подло, например, отложить подшивку своего документа до тех пор, пока не найдётся добросовестный сотрудник и не сделает всю подготовительную работу за тебя. Раз уж тут хитрецы, то и ты не хлопай ушами. Если просто завести новый талмуд, то придётся искать новые корки, скобу, заводить опись с разделами и ещё потом думать, куда в шкафу это новоиспечённое добро пристроить. Надо понимать, что тут всё на пределе, а полки давно прогнулись от перегруза; кажется, стукни дверью посильнее и завалит по пояс бумагой. Просто, не получится просто.

Правильный поступок – уменьшить старый архив, чтобы освободить место. Начал (?) – продолжай. Он предполагает осмысленный подход: следует с умом вынуть документы многолетней давности, утратившие свою актуальность, описать и уничтожить их по акту! Здесь тоже дебри: всё старое переплетено с новым. Надо быть внимательным, чтобы не ликвидировать нужное вместе с устаревшим: 7 раз отмерь – 1 раз отрежь, иначе постигнет беда. Перелистываем, фильтруем, правим клятые описи и т.д. Нудное занятие.

За день такой правильной работы подошьёшь 3-4 документа, не больше, а освобожденные папки тут же заполнят коллеги-хитрецы, которые только и ждали таких вот простачков. Архивация бумаг держится на альтруизме и поэтому запущена, как и всё остальное.

Думаю, что времен цифровых технологий и электронного документооборота Я на своем веку не дождусь. Шесть лет внедряем исключение бумаги и пока добились результата только на бумаге: фактически электронка стала дополнением к бумагоходу ногами.

Пару раз пытался скинуть это архивное занятие на студентов-практикантов, но каждый раз жалел. Ребята работают шустро: для них такое занятие не имеет особого смысла. Вырвал – зачеркнул, подшил не туда – да и пёс с ним. После таких них ничего не найдёшь, если потребуется. Лучше Я сам как-нибудь. Выгоднее потратить время сегодня, чем страдать потом, по каждой нужде.

Свой контакт с бумажным носителем стараюсь сводить к минимуму. Заранее, предусмотрительно, нужные документы сканирую и храню на компьютере. Двойной архив и повторная работа, правда, получается, но это всё же легче и быстрее, чем рыться в злосчастном шкафу. Мне он снится иногда со своим грузом.

УПОРЯДОЧЕВАНИЕ ВРАНЬЯ