ИИ для фасилитаторов. От подготовки до проведения

Будет ли ИИ конкурировать с фасилитаторами? Будущее профессии в эпоху ИИ

Искусственный интеллект (ИИ) достиг небывалых высот, обладая обширными знаниями, полученными из интернета и других источников. Обученный на этих данных, ИИ имеет уровень знаний, с которым человеческий мозг не может сравниться. Пока люди способны усваивать лишь малую часть существующих знаний – через образование, книги или документальные фильмы – ИИ может получить доступ ко всей информации и обработать её. Это поднимает важный вопрос: можем ли мы конкурировать с ИИ? И, более важно, будут ли люди все еще нужны, когда ИИ достигнет всеобъемлющего понимания общей информации, а не только отдельных задач?

Представьте себе группу крайне умных существ, собравшихся, чтобы создать самый мощный суперкомпьютер во Вселенной. Это был не просто обычный компьютер; это был Deep Thought, машина настолько передовая, что ваш среднестатистический квантовый компьютер в сравнении с ней выглядел счётами. Её цель? Ответить на Высший Вопрос о Жизни, Вселенной и Всём остальном. Ожидания были высоки. Раскроет ли она тайны существования? Даст ли она понимание, которое поднимет всех разумных существ на новый уровень? Ответ, после долгих расчётов и раздумий, наконец, прозвучал: «42».

Да, именно так. После множества эпох раздумий и вычислений, колоссальный мозг Deep Thought выдал число, больше подходящее для аппликации на спортивной форме, чем для космического откровения. В чём проблема? Ну, те, кто программировал Deep Thought, упустили одну деталь – они не знали, какова была формулировка самого вопроса.

Этот забавный эпизод из «Автостопом по галактике» Дугласа Адамса преподносит нам важный урок: даже самый умный ИИ, самый мощный суперкомпьютер не может давать значимые ответы, если мы не задаем нужные вопросы. Представьте ИИ как прилежного, готового помочь стажера. Да, он может добывать данные, обрабатывать цифры и составлять приличные отчеты, но ему нужна направляющая рука. Без четких и вдумчивых вопросов, он будет давать ответы, которые впечатляют своей точностью, но в то же время бесполезны.

Урок прост и в то же время глубок. Наша роль как людей – не просто ждать, когда ИИ преподнесёт нам мудрость на серебряном блюде. Мы должны быть теми, кто формулирует любопытные вопросы, направляя ИИ в изучение важных сфер. Так что в следующий раз, когда будете раздумывать над загадками вселенной, помните: ответ может быть «42», но именно нам предстоит выяснить, каков был вопрос.

Современные генеративные ИИ также могут предоставить ценные инсайты только в том случае, если мы зададим правильные вопросы. Это и есть суть нашего обсуждения. Не стоит бояться стать ненужными, потому что, чтобы получить качественные ответы, нужны качественные вопросы. Это основное умение, которое следует развивать при взаимодействии с ИИ.

Это подводит нас к важному вопросу о роли ИИ в фасилитации. Страх, что ИИ заменит человеческих фасилитаторов, объясним, но важно признать, что ИИ может не заменить, а дополнить и улучшить человеческие возможности. ИИ способен справляться с повторяющимися задачами, быстро анализировать большие объемы данных и даже генерировать креативные идеи. Однако суть фасилитации – человеческое участие, эмоциональный интеллект и умение управлять сложной социальной динамикой – остаётся уникальной для человека.

Хотя ИИ может помогать в подготовке и проведении фасилитационных сессий, роль человека-фасилитатора будет не исчезать, а эволюционировать. Фасилитаторам необходимо развивать новые компетенции, такие как управление инструментами ИИ, интерпретация данных, полученных с помощью ИИ, и интеграция инсайтов ИИ в свою практику. Будущее фасилитации, вероятно, станет гибридной моделью, в которой человечество и ИИ будут работать вместе для создания более эффективных и увлекательных сессий.

В этой книге я поделюсь реальными историями из своей практики и даже покажу, через формат реалити-шоу, как я подготовилась к крупной, сложной сессии сценарного планирования.

Области применения ИИ в фасилитации

Искусственный интеллект может трансформировать все этапы фасилитационного процесса – от подготовки и проведения до представления результатов, ИИ может усилить эффективность, креативность и продуктивность. Однако важно учитывать потенциальные риски и этические аспекты, связанные с его использованием.

1. Этап подготовки

ИИ может значительно упростить этап подготовки фасилитационных сессий благодаря:

– Проектированию сессий: ИИ способен помогать в создании комплексных планов сессий, предлагая структуры и форматы в зависимости от целей и характера сессии.

– Формулированию вопросов: ИИ может генерировать хорошо структурированные, провокационные и релевантные вопросы для участников.

– Подбору примеров и кейсов: ИИ может подбирать актуальные примеры и кейсы, предоставляя ценный контекст и возможности для обучения, соответствующие целям сессии.

– Анализу трендов: ИИ способен анализировать текущие тренды, связанные с темой сессии, предоставляя инсайты, которые могут направлять обсуждения.

– Созданию иллюстраций: ИИ может генерировать визуальные материалы, такие как диаграммы и инфографику, для улучшения представления сложной информации.

2. Этап проведения

Во время сессии ИИ может поддерживать фасилитаторов следующим образом:

– Кластеризация ответов участников: ИИ способен организовывать и группировать ответы участников, упрощая выявление общих тем и инсайтов.

– Усиление мозгового штурма: ИИ может вносить креативные идеи в сессии мозгового штурма, расширяя диапазон изучаемых возможностей.

– Предоставление дополнительной информации: ИИ может предлагать реальные данные и информацию в режиме реального времени, поддерживая фасилитатора актуальными фактами и цифрами по мере необходимости.

– Критическая оценка: ИИ может помогать в оценке идей, подчеркивая потенциальные сильные и слабые стороны.

– Резюмирование обсуждений: ИИ может лаконично подводить итоги участия, фиксируя суть обсуждений.

– Предложения по планам действий: ИИ способен предлагать структурированные планы действий на основе результатов сессии, предоставляя четкие шаги для дальнейших действий.

3. Представление результатов

На заключительном этапе ИИ может улучшить представление итогов сессии за счет:

– Формулирования результатов: ИИ может разрабатывать тщательно сформулированные резюме и заголовки для выводов сессии.

– Создания визуальных материалов: ИИ способен генерировать иллюстрации и графические материалы для наглядного представления результатов сессии.

– Транскрибирования выступлений: ИИ может транскрибировать и суммировать устные презентации, обеспечивая точное документирование всех ключевых моментов.

Интеграция ИИ в область фасилитации представляет собой значительный шаг вперед с потенциалом полностью изменить подход к подготовке, проведению и представлению результатов сессий. Способность ИИ работать со сложными данными, генерировать креативные инсайты и предоставлять поддержку фасилитаторам в реальном времени открывает новые возможности для повышения эффективности и результативности фасилитации.

Тем не менее, человеческий фактор остается незаменимым. Эмоциональный интеллект, умение задавать правильные вопросы и способность управлять сложной социальной динамикой – это качества, которые могут привнести только человеческие фасилитаторы. По мере того как ИИ продолжает эволюционировать, роль человеческого фасилитатора тоже должна адаптироваться. Развитие новых навыков в управлении и интеграции инструментов ИИ будет ключевым для того, чтобы фасилитаторы могли использовать весь потенциал этих технологий.

Интеграция ИИ с традиционными инструментами фасилитации

В классической фасилитации мы часто собираем людей в физической комнате с флипчартами, стикерами и маркерами. Иногда используем проектор для представления теоретических концепций и визуализации инструкций. Здесь я поделюсь несколькими ситуациями из своей практики, когда цифровизация в целом и ИИ в частности помогли решить определенные проблемы и улучшить качество опыта участников во время сессий.

Преодоление языковых барьеров

Однажды меня пригласили провести сессию по планированию OKR для немецкой компании. Поскольку было важно, чтобы команда точно согласовывалась в своем понимании целей, мы решили провести мозговой штурм на их родном немецком, из которого я знаю всего пару слов. Представьте меня, окруженную энтузиастами-инженерами, быстро говорящими на немецком, пока я киваю с надеждой, что моя улыбка передает больше понимания, чем изумления.

Чтобы преодолеть этот разрыв, я обратилась к ИИ. Вооруженная своим смартфоном, я фотографировала стикеры с идеями команды и отправляла их в инструмент перевода. Как по волшебству, путаница из иностранных слов превратилась в ясный текст, помогая мне управлять сессией. Тогда я смогла направить обсуждение, уточнять инструкции и обеспечивать полное взаимопонимание. Это было похоже на наличие цифрового переводчика, шепчущего мне на ухо, превращая потенциальный хаос в гладкое и продуктивное обсуждение. ИИ не просто снял языковой барьер, он его полностью уничтожил, сделав возможным бесшовное общение.

Фасилитация больших групп

Работа с большими группами представляет собой уникальную задачу, особенно когда необходимо обеспечить, чтобы все были на одной волне. Представьте себе сессию с десятками, а то и сотнями участников. Сохранять синхронность всех участников – это как пытаться пасти кошек.

Я как-то была приглашена провести сессию по планированию OKR для крупной холдинговой компании. В сессии участвовали как руководители функциональных отделов, так и региональные директора, всего около 90 участников, которым нужно было согласовать три OKR. Самая сложная часть этого процесса для фасилитатора – это собрать все идеи о том, на чем сосредоточиться в предстоящем квартале, сгруппировать их, а затем провести голосование, чтобы выбрать три наиболее важные приоритета. Даже в небольших группах это занимает как минимум полчаса, а с 90 людьми – это грандиозная задача! Несмотря на то, что мы разделили их на мини-группы, количество созданных ими стикеров все равно было огромным.

Техническая сложность здесь заключается в обеспечении того, чтобы каждый участник мог видеть, что написали другие. В эпоху до ИИ я фотографировала флипчарты и проецировала их на большой экран. Теперь ИИ улучшил этот процесс.

Улучшение традиционных стикеров с помощью ИИ. Участники в малых группах все еще работают с физическими стикерами. Когда приходит время консолидировать идеи из разных подгрупп, мы переносим ключевые моменты на электронные стикеры на доске Miro. Мы фотографируем, и ИИ творит чудеса, распознавая текст и преобразовывая его в стильный цифровой формат на доске Miro. Конечно, иногда он путает «OPEX (операционные затраты)» с «орехами», но пару ручных корректировок – и всё возвращается на круги своя.

Быстрая кластеризация. Даже когда подгруппы записывали только самые важные идеи на стикерах, их всё равно было много! В традиционной ситуации кластеризация – это наиболее времязатратный процесс, особенно поскольку критерии группировки карточек никогда не четко определены. В зависимости от опыта группы, даже для 12—20 человек это обычно займет от получаса до полутора часов. Здесь нам помог ИИ, интегрированный в Miro. ИИ сгруппировал все стикеры всего за минуту! Затем мы потратили 20 минут на проверку каждой группы, чтобы убедиться, что все стикеры правильно классифицированы, внося небольшие корректировки, где ИИ неправильно понял контекст из-за специфических корпоративных терминов.

Название кластеров. Присвоение названий кластерам может быть утомительным делом, но не когда ИИ берется за это. Он анализирует стикеры и предлагает названия, которые точно отражают идеи. Это не только ускоряет процесс, но и помогает поддерживать ясность.

Эта эффективность позволила нам выполнить обычно времязатратное задание всего за несколько минут, давая фасилитаторам возможность сосредоточиться на более критических аспектах сессии, обеспечивая лучшее вовлечение и результаты. Это не только резко сократило время, обычно затрачиваемое на эту деятельность, но и наглядно продемонстрировало участникам эффективность применения ИИ в бизнес-ситуациях.

Усиление мозгового штурма с помощью ИИ

Вспомните, когда вы в последний раз сталкивались с «чистым листом» во время мозгового штурма. С ИИ, доступным практически на каждом телефоне, мы можем побуждать участников использовать ИИ как сопартнера, генерируя идеи наряду с группой. Это может помочь преодолеть начальные сомнения и предоставить неожиданные перспективы, обогащая процесс мозгового штурма. Представьте, как ИИ вводит уникальные углы зрения или упущенные идеи, которые могут направить обсуждение в захватывающие новые направления.

Запись и транскрибирование сессий

Запись сессий стала значительно проще с онлайн-инструментами, предлагающими встроенные функции записи и транскрибирования. Для очных сессий можно оснастить участников записывающими устройствами, которые также выполняют функцию микрофонов, по одному для каждой подгруппы. Это особенно полезно в сессиях, где больше устных обсуждений, чем работы со стикерами. Записи могут быть обработаны и обобщены с помощью инструментов ИИ, создавая подробные отчеты и визуальные резюме, которые повышают ценность сессии. Это как иметь сверхэффективного секретаря, который никогда не жалуется на сверхурочные.

***

Интеграция ИИ с традиционными инструментами фасилитации позволяет повысить эффективность, инклюзивность и креативность наших сессий. ИИ преодолевает языковые барьеры, облегчает взаимодействие в больших группах, помогает в мозговых штурмах и тщательно документирует сессии. Однако важно помнить, что ИИ должен дополнять, а не заменять человеческий элемент в фасилитации. Тщательно балансируя использование ИИ с традиционными методами, мы можем создавать более богатый, захватывающий и эффективный опыт фасилитации. Такой гибридный стиль не только увлекает читателя через сторителлинг, но и упрощает сложные процессы, делая их легкими для понимания и восприятия.

Дополнительные примеры применения ИИ в моей фасилитационной практике

С момента, когда я впервые попробовала ChatGPT в качестве ассистента, не могу представить свой рабочий день без его помощи. Ниже я поделюсь несколькими примерами, как я применяю ИИ в своей работе. Конечно, я также использую его для множества других задач, включая весьма личные. Хотя это выходит за рамки этой книги, если вам интересно узнать больше, я делюсь историями и практическими советами по использованию ИИ в своем блоге:AI Survival Kit

Ежедневное использование ИИ

Каждое утро, усаживаясь за рабочий стол с чашкой горячего кофе, я запускаю ИИ, который становится моим незаменимым помощником. Прежде всего, он помогает с электронной почтой – ИИ пишет черновики для ответов на рутинные запросы, планирует встречи и даже предлагает следящие письма. Это не только экономит мне драгоценное время, но и гарантирует, что ничего не упустится.

Когда дело доходит до создания постов, ИИ становится настоящей находкой. Представьте, что вам нужно подготовить увлекательный пост в соцсетях или захватывающую запись в блоге. Вместо того чтобы смотреть на пустой экран, я ввожу несколько ключевых идей в ИИ, и он за считанные минуты генерирует хорошо структурированный черновик. Этот черновик служит основой, которую я затем дорабатываю и персонализирую, значительно ускоряя процесс и улучшая качество моего контента.

Маркетинговые материалы – еще одна область, где ИИ проявляет себя. Будь то разработка новой брошюры или создание убедительной email-кампании, ИИ предлагает креативные идеи и шаблоны. Например, недавно мне нужно было создать рекламный флаер для предстоящей мастерской. Я ввела основную информацию в ИИ, и он предложил несколько вариантов оформления и выразительных слоганов. Это не только вдохновило меня, но и позволило создать профессиональные материалы в кратчайшие сроки.

Генерация идей для сессий – это, пожалуй, то, где ИИ становится настоящим соавтором. Представьте, нужно запланировать сессию мозгового штурма с разнообразной группой участников. ИИ помогает, предлагая подсказки, структуры повестки дня и даже новаторские мероприятия для поддержания вовлеченности группы. Однажды мне нужно было подготовиться к особенно сложной фасилитационной сессии. С помощью всего нескольких вводных данных ИИ сгенерировал подробный план и серию стимулирующих вопросов, которые помогли провести обсуждение. Я поделюсь одним из таких примеров в главе «Реалити-шоу: Как подготовиться к сессии сценарного планирования с использованием ИИ».

Это рутинное использование ИИ изменило мой подход к работе. Задачи, которые раньше занимали часы, теперь занимают минуты, а общее качество моей работы улучшилось. Ускоряя эти процессы, ИИ позволяет мне сосредоточиться на том, что действительно важно: взаимодействие с участниками, развитие креативности и достижение значимых результатов в моих фасилитационных сессиях.

История долгосрочных отношений с клиентами

ChatGPT и аналогичные модели обычно сохраняют контекст разговора в рамках одного чата. Я использую эту функцию не только для электронной переписки, как описано ранее, но также при подготовке сессий. Я создаю чат для каждого конкретного клиента, описываю их ситуацию и провожу многодневные диалоги, шаг за шагом подготавливая сессию, уточняя и адаптируя ситуацию по мере необходимости.

Вот свежий пример: небольшая компания проводит свою первую стратегическую сессию. Мы решали задачу в несколько этапов. Сначала мы определили ценности, миссию и видение компании. Используя чат, я подготовила краткие, простые определения этих терминов и списки вопросов для мозгового штурма для участников. Поскольку это был их первый опыт в работе над такими формулировками, демонстрация примеров оказалась чрезвычайно полезной. У меня были несколько примеров из реальных компаний, но я также использовала чат для генерации дополнительных примеров, адаптированных к их профилю компании. Это было попадание в десятку – наличие примеров перед глазами вдохновило их на создание собственных уникальных формулировок.

Я ввела их формулировки в тот же чат, и когда пришло время устанавливать годовые цели, чат предложил области фокуса и наборы релевантных метрик для оценки прогресса. Конечно, участники сделали окончательный выбор целей и метрик, но эта помощь ИИ значительно повысила их уверенность (ведь это был их первый опыт) и сделала процесс лёгким и увлекательным.