Бизнес на удаленке: настольная книга мобильного руководителя

Глава 3. Юридическая база компании на удаленке

«Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью».

Эта глава нужна для того, чтобы вы, собрав всю не- обходимую юридическую базу, уже не переживали за то, что у вас чего-то не хватает, так как руководителя могут оштрафовать при отсутствии хотя бы одного из этих документов. Дальше вы спокойно сможете опираться на них при приеме сотрудников на работу и в решении спорных вопросов.

Локальные нормативные акты (ЛНА) – это внутренние документы организации, которые регулируют трудовую деятельность в компании.

Перечень локальных нормативных актов в организации на 2024 год:

• штатное расписание;

• график отпусков;

• положение об оплате труда;

• инструкции по охране труда для офисных сотрудников;

• инструкция по охране труда для дистанционных сотрудников;

• положение о работес персональными данными;

• правила внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание, что Правила внутреннего трудового распорядка в организации обязательны! Важно – закон обязывает работодателя контролировать рабочее время сотрудника. На основании ст. 21, 22 Трудового кодекса РФ (далее – ТК)

указаны основные права и обязанности работника и работодателя. Работник обязан:

• добросовестно исполнять свои трудовые обязанности;

• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

• соблюдать трудовую дисциплину;

• выполнять установленные нормы труда;

• соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

• бережно относиться к имуществу работодателя;

• выполнять свои трудовые функции в определенное время.

Работодатель имеет право требовать от работ- ника выполнения должностных обязанностей, в том числе осуществлять контроль за ним (ст. 56 ТК).

Кстати, «в том числе осуществлять контроль над ним» – это то, на основании чего можно установить программное обеспечение, которое будет следить за работой сотрудника. То есть установка видеокамеры законна при включении соответствующего условия в ЛНА вашей компании. Сотрудник при приеме на работу должен ознакомиться с этим документом и подписать его.

Например, при приеме на работу в «ЛидерТаск» кандидат читает и подписывает все ЛНА. За этим следит наш менеджер по работе с персоналом. Мы поясняем, что компания не требует установки на рабочий компьютер программного обеспечения, которое будет следить за его работой (никому не нравится, что за ним следят), но в случае конфликта мы имеем законное право потребовать установки этого инструмента. Отказ сотрудника в таком случае может быть условием для увольнения.

Вот так вы получаете мощный инструмент для контроля над дистанционным сотрудником.

Это документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты, отпуска и другие условия (ч. 4 ст. 189 ТК).

Работодатель вправе оформить ПВТР как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК). Если такового в организации нет, то Правила трудового распорядка оформляются как самостоятельный документ. Типового бланка ПВТР в зако- нодательстве нет, документ составляют в произвольной форме. Обычно в нем указывают:

• общие положения;

• порядок приема, перевода и увольнения сотрудников (гл. 11–13 ТК);

• основные права и обязанности сотрудников (ст. 21 ТК);

• основные права и обязанности работодателя (ст. 22 ТК);

• режим рабочего времени и времени отдыха (гл. 15–19 ТК);

• оплату труда (гл. 20–21 ТК);

• поощрения за успехи в работе (ст. 191 ТК);

• ответственность за нарушение трудовой дисциплины (ст. 192 ТК);

• материальную ответственность работодателя (гл. 38 ТК).

Чем подробнее вы опишете все взаимодей- ствия, регулирующие трудовые отношения, тем меньше останется слепых пятен во взаимодей- ствии. ПВТР регулирует буквально все.

Порядок премирования можно подробно не перечислять, а сделать, например, отсылку на Положение о премировании работников при условии, что такой перечень там содержится.

В разделе «Меры взыскания, применяемые к работникам» следует перечислить дисциплинарные взыскания, которые возможно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). ВАЖНО! Меры взыскания «штраф» в ТК РФ нет. И тут я согласен полностью – штрафы в организации не нужны и пользы не принесут.

Иные виды дисциплинарных взысканий не допускаются.

Важно! Отсутствие в ПВТР обязательных условий может послужить поводом как для привлечения работодателя к административной ответственности, так и для инициации коллективного трудового спора.

Помимо обязательных условий в правила внутреннего трудового распорядка можно включить дополнительные положения, которые характерны для конкретного работодателя. Дополнительные условия, включенные в ПВТР, не должны ухудшать положения работников по сравнению с установленными в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях.

Правила, по которым нужно обрабатывать персональные данные сотрудников, работодатель обязан закрепить в локальном акте организации. Например, в положении о работе с персональными данными работников. Положение составьте по форме, которую утвердили сами.

Определите в документе для каждой цели обработки:

• категории и перечень персональных данных;

• категории субъектов персональных данных;

• способы и сроки обработки и хранения данных;

• порядок уничтожения персональных данных, когда достигли цели их обработки или наступили иные законные основания.

Не включайте в локальный акт положения, которые ограничивают права работников или включают полномочия и обязанности, которых нет в законе. Например, нельзя прописать в положении обязанность работника в течение определенного срока предоставить паспорт, если он поменял фамилию. Закон запрещает включать такие условия в положение о работе с персональными данными (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

После того как составите положение о работе с персональными данными, утвердите его приказом работодателя.

Комбинированный режим работы (гибрид) предполагает, что сотрудник работает иногда дистанционно, а иногда на стационарном рабочем месте, то есть в офисе.

Раньше такой режим работы тоже применяли, но делали это незаконно. Трудовой кодекс не позволял заключить трудовой договор с комбинированным режимом работы, поэтому сотрудников оформляли в обычном порядке, будто они работают в офисе, но позволяли иногда работать из дома.

Теперь режим комбинированной дистанционной работы абсолютно законен (ч. 2 ст. 312.1 ТК). Достаточно согласовать подобные условия с работником. С действующим – в дополнительном соглашении. При приеме нового сотрудника – непосредственно в трудовом договоре.

Пример

Место работы: Общество с ограничен-ной ответственностью «Ромашка».

Адрес нахождения офиса: г. Ярославль, ул. Космонавтов, 11, помещение 1.

Работник выполняет трудовую функ- цию как на стационарном рабочем месте по адресу Работодателя: г. Ярославль, ул. Космонавтов, 11, помещение 1, так и вне места расположения Работодателя, по ме- сту жительства Работника: г. Владивосток, проспект Победы, 1, или в любом другом месте по его усмотрению. Работа из офиса: понедельник – среда. Удаленная работа: четверг, пятница.

Дистанционный режим работы. Федеральным законом от 08.12.2020 №407-ФЗ внесены изменения в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы. Цели поправок – повышение гибкости занятости и применение информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности заключения трудового договора с дистанционным (удаленным) работником содержатся в ст. 312.2 ТК РФ.

Трудовой договор и дополнительное соглашение, предусматривающие дистанционное выполнение работником трудовой функции, могут заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами, при этом используются (см. ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

• усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя;

• усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи.

При этом высылать экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе работодатель должен только на основании письменного заявления дистанционного работника. Это нужно сделать не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления (ранее говорилось: не позднее трех календарных дней).

В настоящее время у меня в компании еще не внедрен КЭДО, поэтому я пользуюсь правом ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ и отправляю трудовой договор почтой для подписания.

Офисный режим работы я в этой книге раскрывать не буду, так как сама суть книги направлена на то, как перевести работу компании на удаленку. Помните, для чего мы все здесь собрались? Так что идем дальше.

Глава 4. Найм и увольнение на дистанции

«Нанимай медленно, увольняй быстро».

Самое смешное после увольнения – это когда компания выставляет твою вакансию на сайт, и ты думаешь: «Ого, от какие у меня были обязанности!»

Как отличить руководителя-чайника от профессионала? Конечно же по скорости увольнения сотрудников.

Мудрость гласит: нанимай медленно, увольняй быстро. Полностью с ней согласен. Хотя в жизни все немного сложнее. Например, необходимо было нанять специалиста по важному направлению еще вчера. И тогда берем первого, кто подошел, лишь бы занять вакансию. Или же мы тянем с увольнением, мысль пришла давно, но нам не хочется заводить этот разговор, так как, понятное дело, процесс не из приятных. Гораздо лучше выдавать премии и хвалить, чем увольнять. Но нужно понимать, что чем дольше мы затягиваем с увольнением, тем больше денег теряем и сложнее будет расходиться.

Тема очень важная, можно даже сказать опасная. Здесь много подводных камней. А каждый такой камень – это потенциальные расходы, походы в суд, куча времени, сил и энергии.

Расскажу о показательной истории, которая произошла в нашей компании «ЛидерТаск». Работал у нас один программист на удаленке, трудился вроде бы неплохо, но как командный игрок был плох. Люди не могли с ним сработаться, плюс он нарушал внутренние правила. В конце концов было принято решение с парнем расстаться, и тут началось самое интересное. Мы по своей неопытности заключили с ним обыкновенный типовой трудовой договор, при этом работал он удаленно из другого города. Все как мы любим. Мы сообщили ему, что будем расходиться и в качестве компенсации предложили сверху к увольнительным размер одного оклада. На что тот заявил, что условия его не устраивают и подписывать заявление об увольнении по собственному желанию он не будет, только по сокращению штата. В этом случае по закону мы должны убрать эту должность из штатного расписания, чего нам, конечно же, не нужно.

Парень ставит условие – компенсация сверху в размере 3–4 окладов, объясняя тем, что в крупных компаниях в таких случаях сотрудникам платят и по 6 окладов. Мы от такого расклада опешили, но продолжали выстраивать с ним диалог, приглашали к себе в офис, раз за разом получая отказ. На связь сотрудник шел плохо, ответы отправлял через юристов, общался достаточно нагло. А спустя время нам поступила претензия, которую он накатал в трудовую инспекцию: дескать, его ущемили в конституционном праве. Мы тут же отключили парня от GitHub (сервис для хранения исходных кодов программ), так как опасались, что он может и там напакостить. Стали работать с юристами и поняли, что, действительно, в его договоре было прописано, что его рабочее место находится по адресу проживания и больше ничего. То есть, несмотря на то что договор был на полтора листа А4, по нему выходило, что главная обязанность сотрудника, которого мы нанимаем, просто получать зарплату два раза в месяц. Это была наша ошибка.

В итоге мы согласились выплатить бывшему работнику кругленькую сумму, чтобы выйти на мировую. Эта история стала для нас поворотным моментом. Я впервые столкнулся с подобной ситуацией и начал искать пути решения. Встал вопрос, как сделать так, чтобы ситуация не повторилась. Мы решили выписать все уязвимые места, которые были в наших документах на этот момент. Вот что мы обнаружили.

По текущему типовому трудовому договору нельзя просто так уволить сотрудника, если только он не уйдет по собственному желанию. Я не беру в расчет варианты «по статье», то есть за нахождение в нетрезвом виде, регулярные опоздания, невыполнение должностных обязанностей и т.д. Все это надо фиксировать и оформлять документально, что в варианте на удаленке сделать непросто.

Если сотрудник ушел по собственному желанию, он может передумать, аннулировав заявление, и вернуться к вам на работу. Да, это тоже было для нас новостью. Вот что написано в законе.

Сотрудник имеет полное право аннулировать свое заявление на увольнение до окончания (24:00 часов) того дня, который он указал в нем в качестве последнего рабочего (ч. 4 ст. 80 ТК РФ, определение Верховного Суда РФ от 10.08.2012 № 78-КГ12-10).

Чтобы такого не происходило, надо увольнять по соглашению сторон с выплатой компенсации. Естественно официально. Таким образом сотрудник не сможет забрать заявление.

У нас отсутствовали или были только частично локально нормативные акты. Они-то как раз и нужны, чтобы регламентировать работу в компании, в том числе найм и увольнение, чтобы в случае чего можно было на них ссылаться.

У нас не было разделения трудовых договоров на дистанционный формат работы, офисный и гибридный.

У нас не было точных обязанностей и KPI для сотрудников. Они всегда должны быть детально прописаны.

Мы не знали, как оформить сотрудника на испытательный срок по закону и безопасно для нас. Когда мы выписали эти уязвимые места, то ршили максимально их закрыть. Благодаря юристам мы сформировали мощную, надежную, но в то же время простую систему. Она стала фундаментом для дальнейшего развития, и теперь мы можем не переживать, что кто-то будет диктовать нам свои условия.

Я, наконец, понял, почему в банках такие большие договоры и расписываться в них надо с обеих сторон на каждом листе, еще и с расшифровкой фамилии. Банкиры понимают толк в людских отношениях и искушениях.

Легко ли уволить сотрудника? НЕТ! Увы и ах.

Самая большая сложность – это подготовить все необходимые документы, сопровождающие процедуру увольнения по статье, выдержать сроки между составлениями определенных документов. Также нужно иметь в наличии документы, определяющие стандарты должности, поведения и т.д.

Основания для расторжения прописаны в ст. 81 ТК РФ. В ней указаны причины, по которым можно уволить сотрудника.

Если мы говорим о дисциплинарном взыскании в виде увольнения за проступок, то необходимо иметь доказательную базу:

• служебные записки о проступке;

• объяснительные;

• акты об отказе давать объяснения.

У вас должны быть понятные критерии оценки эффективности, на основании которых, например, можно уволить сотрудника, как не прошедшего испытательный срок или не соответствующего должности. В этом случае должна быть проведена аттестация на основании Положения об аттестации (которое у вас тоже должно быть). На соответствующих документах ставятся подписи обеих сторон об ознакомлении.

Крылатая фраза «Без бумажки ты букашка…» (продолжение знаете) – приобретает реальные черты. Все должно быть безукоризненно оформлено.

Трудовой кодекс говорит, что работодатель и работник могут прекратить трудовые отношения в любое время по обоюдному согласию. Главное – взаимные договоренности.

Чем подробнее составлено соглашение, тем легче проходит увольнение.

Поэтому составьте отдельный документ, в котором пропишете все детали: сроки, суммы компенсации, обязательства, ставьте комментарий на за- явлении работника «одобряю» или «согласовано». Если стороны достигают соглашения на словах, помните, судебная практика полна примеров, где слово без документа ничего не стоит.

Договориться – хороший вариант для работодателя, даже если работник ему совсем не нравится. Соглашение позволяет обойтись минимальным документооборотом и юридическим риском.

Предвижу вопрос – где взять образцы и шаблоны всех этих документов? Напишите мне в Telegram @ivan_leadertask, и я постараюсь вам помочь в этом вопросе.

Одна из целей, которые я ставил при разработке системы дистанционного управления своей компанией, была следующая: после ухода сотрудника его место максимально быстро и легко занимает новый.

Есть очевидные плюсы найма сотрудников на удаленке. Во-первых, нам доступны специалисты, проживающие в разных регионах, что способствует большему охвату. Во-вторых, есть возможность регулировать диапазон заработных плат. Плюс доступно большее количество кандидатов разного уровня. Поэтому спокойно расстаемся с теми, кто не устраивает, и нанимаем новых.

Интервью на удаленке проводить и проще, и сложнее одновременно.

Кандидату проще, потому что не надо тратить время на дорогу, в личном пространстве он более спокоен, сосредоточен.

Для компании – требуется меньше пространства для проведения интервью, не надо организовывать совещательную комнату. Интервьюера не отвлекают, заглядывая в кабинет или другими вещами, то есть полное сосредоточение на встрече. Можно провести чуть большее количество встреч.

Сложнее тем, что мы визуально видим меньше невербальных реакций: выражение чувств и эмоций через мимику лица, жесты, позы тела, глазной контакт, касание, пространство, время реакции.

Как и при собеседовании на обычную должность, к интервью надо подготовиться – создать сценарий с основными вопросами о профессиональном опыте.

Интервью разбиваем на блоки.

• Презентация.

• Вопросы от кандидата.

• Разговор об опыте.

• Мотивация кандидата (важные критерии оценки работодателя; в чем видит свое развитие; есть ли понимание, с каким продуктом хочет работать, а с каким нет; что должно произойти в компании, чтобы кандидат принял решение об уходе) – все то, что поможет понять, чем кандидат мотивируется как при работе, так и при поиске компании.

• Раскрытие компетенций.

• Организационные моменты.

Рассказ о компании – это шанс максимально «вкусно» представиться. Обычно мы рассказываем о рабочих процессах, важных корпоративных правилах, возможностях, которые компания может предоставить, бенефитах. Мы должны продать себя кандидату и, конечно же, подробно рассказать о задачах, требованиях к нему.

Сценарий всегда начинается с презентации компании, которая включает:

• представление HR-специалиста;

• описание, как будет проходить интервью;

• рассказ о компании, если первичная информация кандидату подходит;

• требования к опыту работы кандидата, желаниях, ожиданиях, стремлениях;

• ответы на вопросы.

Презентация должна покрывать все возможные пункты из списка кандидата «что спросить», ведь именно в этот момент он принимает решение: готов он дальше рассматривать нас как своего будущего работодателя или нет. Наша задача «на входе» выяснить, подходим ли мы друг другу.

Этапы интервью и их количество зависят от должности. Есть должности, где требуется выполнение тестового задания, а есть такие, где руководитель может принять решения уже после просмотра интервью с HR-специалистом.

Чаще наш сценарий интервью построен на примерах из опыта. Не из проективных вопросов: «давайте предположим…», а из конкретных примеров из опыта: командность, самостоятельность, ответственность, результативность, инициативность и т.д. Мы придерживаемся правила: первично – профессиональный опыт работы. Затем оцениваем личные и деловые характеристики. У нас нет преобладания soft перед hard skills. Они для нас равнозначны.

При проведении интервью с удаленщиками также большую роль играет деловая коммуникация. Смотрим, опоздал ли кандидат, как он подготовился к интервью. Опрятность тоже имеет знание. Удаленный режим это не про то, что под руку попало, в том и пришел.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

0

Доска Kanban – это инструмент управления Agile-проектами, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной эффективности (или скорости).

1

Доска Kanban – это инструмент управления Agile-проектами, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной эффективности (или скорости).