Осторожно закупки! Правила игры. Книга 2. Мастерство

Правило Мики №23

«Новый город — не повод начинать с нуля. Ты привозишь с собой весь свой опыт, все свои победы и ошибки. Они работают на тебя. Если ты не забыла о них».

ЧЕК-ЛИСТ: Аудит отдела закупок за 3 дня

Этот чек-лист Мика применила в первые дни в «ТоргМаркетСтрой». Он поможет быстро оценить ситуацию.

День 1. Структура и люди

Сколько сотрудников? Их квалификация? Кто держится за старых поставщиков?

Кто самый влиятельный? (обычно тот, кто дольше всех или контролирует ключевую категорию)

Есть ли явные аутсайдеры? (могут стать союзниками)

День 2. Бюджет и цены

Топ-5 поставщиков по объему закупок. Какие категории? Динамика цен за 2—3 года.

Сравнить цены с рыночными (обзоры, открытые данные, альтернативы).

Где маржинальность падает? Где растет?

День 3. Риски и альтернативы

Есть ли зависимость от одного поставщика? Если да — какова доля?

Какие контракты истекают в ближайшие 3—6 месяцев?

Есть ли подозрения на откаты? (признаки: цены выше рынка при стабильных объемах, сопротивление переговорам, закрытость информации)

КЛЮЧЕВОЙ ВЫВОД МИКИ

«Я думала, что Москва — это другой мир. Более жестокий, более холодный. Но оказалось, что правила здесь те же: работай, не ной, доверяй, но проверяй, и никогда не бери то, что не принадлежит тебе по праву. Первое задание — „Молодар“. Две недели, чтобы доказать Огневу, что я не зря здесь. И себе — что я всё ещё стальная. А сталь в Москве не ржавеет. Она закаляется».

Первые три дня в Москве я жила в режиме «глаза открыты, кофеин в крови, сон — роскошь».

Гостиница на Тверской была удобной, но чужой. Я просыпалась в пять утра, пила растворимый кофе из пластиковой чашки, смотрела в окно на еще спящий город и думала: «Ты справишься. Ты не первый раз начинаешь с нуля».

В офисе я появлялась раньше всех. Изучала документы, запоминала лица, вникала в процессы. Денис, мой заместитель, приходил к девяти, но я успевала выпить два кофе и прочитать почту за неделю.

— Мика Станиславовна, вы не спите вообще? — спросил он на третий день, застав меня за разбором старых контрактов.

— Сплю. Четыре часа — достаточно.

— Для кого как, — усмехнулся он. — Мне бы не хватило.

— Привыкнете. Или не привыкнете, но работать надо.

Он кивнул и ушел, а я подумала: Денис — хороший парень. Ответственный, грамотный, не лезет в душу. Но слишком гладкий. Слишком правильный. Такие часто оказываются или пустышками, или… игроками. Время покажет.

Аудит отдела

К концу первой недели я поняла главное: отдел работает, но работает по инерции. Все процессы завязаны на старых поставщиках, старых ценах, старых связях.

Я попросила Дениса принести сводку по всем категориям за последние три года. Он удивился:

— За три года? Это же сотни страниц.

— Я умею быстро читать, — ответила я. — И умею видеть главное.

Он принес. Я села разбираться.

Молочка: поставщик «Молодар». Цены выросли на 20% за два года. Объемы стабильные, но штрафных санкций нет. Эксклюзив.

Мясо: поставщик «Мясопродукт». Цены скачут каждый квартал, объемы падают. Претензий много, но договор не пересматривали два года.

Бакалея: хаос. Семь поставщиков, цены разные, условия разные, и никто не знает, кто выгоднее.

Я потерла глаза. В Питере я бы за неделю навела порядок. Но здесь — другой масштаб, другие люди, другой уровень сопротивления.

В пятницу вечером я позвонила Регине.

— Регина Аркадьевна, здравствуйте. Мне нужен совет.

— Слушаю, — её голос был спокойным, как всегда.

— Я провела аудит. Проблем больше, чем я ожидала. Ключевой поставщик по молочке — «Молодар». Цены выросли, эксклюзив, штрафных санкций нет. У меня есть подозрения, что кто-то из отдела имеет личный интерес.

— Конкретнее.

— Алексей Николаевич. Он ведёт «Молодар» пять лет. Держится за них зубами. На совещании, когда я предложила диверсификацию, он побледнел. Слишком бурная реакция.

Регина помолчала.

— Вы знаете, что такое откаты?

— Знаю. Меня уже проверяли на них несколько лет назад.

— Значит, понимаете риски. «Молодар» — не просто поставщик. У них есть информация, что они готовятся к продаже. Новый собственник может пересмотреть условия. Если вы не подготовите альтернативы сейчас, через полгода окажетесь в заложниках.

— Я это понимаю. Мне нужна информация изнутри. Не официальная — та, которую не пишут в отчетах.

— Есть один человек. Сергей Леонидович. Вы с ним встречались несколько лет назад в ресторане. Помните?

Я замерла. Тот самый ужин. Конверт с чистым листом. Проверка на честность.

— Помню.

— Он сейчас работает в «Молодаре». Коммерческим директором. Позвоните ему. Скажите, что я попросила.

— Он поможет?

— Если вы ему интересны — поможет. Если нет — хотя бы поймёте, с кем имеете дело.

Я поблагодарила и положила трубку.

Встреча с прошлым

Сергей Леонидович ответил после второго гудка.

— Мика? Та самая Мика, которая не взяла конверт?

— Здравствуйте, Сергей Леонидович. Да, это я.

— Слушаю вас.

Я рассказала о своём переезде, о новой должности, о задании Огнева разобраться с «Молодаром».

— Мне нужна информация, — сказала я. — Не для подставы, не для игры. Для того, чтобы компания не потеряла деньги. Вы можете помочь?

Он помолчал.

— Встретимся. Завтра в семь, ресторан «Марио» на Тверской. Только на этот раз я не буду вас проверять. Честное слово.

— Договорились.

Ресторан «Марио»

Московский «Марио» оказался дороже питерского. Та же белая скатерть, те же официанты в бабочках, но цены — в два раза выше.

Сергей Леонидович уже ждал. Постарел, но всё такой же холеный, уверенный.

— Мика, вы выглядите прекрасно. Москва вам идёт.

— Спасибо. Давайте сразу к делу.

Он рассмеялся:

— Всё такая же. Ладно, слушайте.

Он рассказал о ситуации в «Молодаре»: кто владельцы, какие у них планы, кто из топ-менеджеров на что готов.

— Продажа — это реально, — сказал он, когда подали десерт. — Но не факт, что покупатель захочет менять условия с вами. Если покупатель — крупный холдинг, они, наоборот, будут давить на всех, чтобы увеличить маржинальность.

— То есть мы рискуем потерять не только текущие условия, но и получить ухудшение?

— Именно. Поэтому вам нужно готовить альтернативы уже сейчас. И не просто альтернативы, а систему, в которой вы не зависите от одного поставщика.

— Как вы думаете, сколько времени у нас есть?

— Три-четыре месяца. Может, полгода. Но лучше не тянуть.

Я кивнула. В голове уже выстраивался план.

— Кто из ваших коллег может быть заинтересован в сохранении старых условий?

Сергей Леонидович посмотрел на меня внимательно.

— Вы о ком?

— О внутренних игроках. В нашем отделе.

— Понимаю. — Он откинулся на спинку стула. — Скажу так: тот, кто много лет ведёт поставщика без альтернатив, либо плохой закупщик, либо получает свой процент. Выбор за вами.

— Алексей Николаевич?

— Я не называл имён. Но вы умная женщина, сами додумаетесь.

Я поблагодарила его, расплатилась (он попытался возразить, но я настояла) и вышла на улицу.

Москва шумела, сверкала огнями, куда-то бежала. А я стояла и думала: три месяца. Чтобы перестроить систему закупок по ключевой категории. Это реально. Если не спать. Если работать по двенадцать часов. Если не бояться.

Я достала телефон и набрала Дениса.

— Денис, завтра в восемь утра у нас совещание. Соберите всех категорийных менеджеров по молочке. У нас новое задание.

— А что случилось?

— Мы меняем систему работы с поставщиками. Срочно.

Он помолчал.

— Понял. Сделаю.

Ночь в гостинице

Я вернулась в номер, скинула туфли, налила себе стакан воды. В голове крутились цифры, имена, сроки.

«Молодар» — 40% объемов. Альтернативы: «ЛугаМолоко», «Северный Продукт», «СбытМол». В сумме они закрывают 80% потребностей. Цены — на 7—12% ниже. Логистика — сложнее, но решаемо.

Я открыла ноутбук и начала писать план.

Неделя 1: Провести переговоры с альтернативными поставщиками, подписать предварительные контракты.

Неделя 2: Подготовить презентацию для Огнева.

Неделя 3: Встреча с «Молодаром». Жесткий торг.

Неделя 4: Финализировать новую структуру.

В три часа ночи я закрыла ноутбук и посмотрела в окно. Москва не спала. Огни горели, машины ехали, город жил своей жизнью.

Я подумала об отце. Он, наверное, уже спит. На старой кухне, с газетой на столе. Я соскучилась. Надо будет позвонить завтра утром.

А ещё я подумала об Игоре. Он здесь, в Москве. Надо будет встретиться, спросить совета. Он всегда знает, что сказать.

Но не сейчас. Сейчас — спать. Завтра новый день.

ИНСТРУМЕНТЫ ГЛАВЫ 2

Правило Мики №24

«Аудит отдела — это не проверка. Это поиск точек роста. Не ищи виноватых — ищи системные дыры».

ЧЕК-ЛИСТ: Как провести аудит отдела закупок за 3 дня

День 1. Сбор данных

Выгрузить историю по всем поставщикам за 2—3 года

Цены, объёмы, динамика, сезонность

Кто ведёт поставщика (ответственный менеджер)

Штрафные санкции, эксклюзивность, отсрочки

День 2. Анализ

Построить сводную таблицу: поставщик → объём → цена → динамика

Выделить аномалии (цены выше рынка, эксклюзив без обоснования, отсутствие штрафов)

Определить «золотых» поставщиков (те, кто даёт лучшие условия)

Определить «токсичных» (те, кто сидит на эксклюзиве без пользы)

День 3. Гипотезы и выводы

Сформулировать, где теряются деньги

Предложить альтернативы

Подготовить план действий (кто, что, когда)

КЛЮЧЕВОЙ ВЫВОД МИКИ

«Я думала, что в Москве правила другие. Оказалось, те же: люди врут, поставщики давят, коллеги интригуют. Но я теперь не та, кто боится. Я знаю, как провести аудит, как распознать врага, как найти альтернативы. Старые приемы работают в новой обстановке. Просто теперь ставки выше».

После разговора с Сергеем Леонидовичем я вернулась в гостиницу и не спала до трёх ночи.

Информация укладывалась в голове, как пазл: «Молодар» готовится к продаже. Алексей Николаевич слишком нервно реагирует. У нас нет альтернатив. Если не начать сейчас, через полгода мы окажемся перед фактом новых цен и условий, диктуемых неизвестным покупателем.

Я открыла ноутбук и начала искать.

Альтернатива №1: «ЛугаМолоко»

Тверская область, локальный производитель. Цены — на 12% ниже текущих. Объёмы — до 25% наших потребностей. Готовы к долгосрочному контракту. Проблема: логистика — неделя, у «Молодара» — два дня.

Альтернатива №2: «Северный Продукт»

Ленинградская область, работают с сетями в Питере. Цены — на 9% ниже. Объёмы — до 20%. Логистика — пять дней. Готовы расширяться на Москву.

Альтернатива №3: «СбытМол»

Московская область, мелкий, но надёжный. Цены — на 7% ниже. Объёмы — до 15%. Логистика — день. Идеально для закрытия пиковых нагрузок.

В сумме они давали 60% объёмов «Молодара». Не полная замена, но серьёзный рычаг давления.

Я набрала Дениса в мессенджере, хотя было уже поздно.

«Денис, завтра с утра найдите контакты „ЛугаМолоко“, „Северный Продукт“ и „СбытМол“. Скажите, что хотите обсудить предварительные условия. Держите в тайне от Алексея Николаевича».

Ответ пришёл через минуту: «Понял. Сделаю».

Утром я пришла в офис раньше всех. Денис уже сидел за своим столом, листая распечатки.

— Нашёл, — сказал он, поднимая голову. — Контакты есть. С «ЛугаМолоко» договорился на завтра, с остальными — на послезавтра.

— Вы сказали, от чьего имени?

— От имени нового директора по закупкам. Вашего.

— Хорошо. Держите всё в секрете. Особенно от Алексея Николаевича.

Денис кивнул, но я заметила тень сомнения в его глазах.

— Что-то не так? — спросила я.

— Нет, всё нормально. Просто… Алексей Николаевич здесь пятнадцать лет. Если он узнает, что мы ведём переговоры за его спиной, будет скандал.

— Будет, — спокойно ответила я. — Но лучше скандал сейчас, чем потеря денег через полгода. Работаем.

Тайные встречи

Встреча с «ЛугаМолоко» прошла в их офисе в Подмосковье. Маленькая компания, но с хорошим оборудованием и амбициями.

— Мы готовы дать вам цены на 12% ниже рыночных, — сказал директор, мужчина лет пятидесяти, с руками, привыкшими к физической работе. — Но нам нужны гарантии объёмов. И предоплата 30%.

— Предоплата 20%, — ответила я. — Объёмы гарантируем на 25% вашего производства. Если покажете себя, увеличим до 40%.

— 25% — это мало.

— Это тест. Мы не можем рисковать всей сетью из-за одного нового поставщика. Покажете стабильность — получите больше.

Он подумал и кивнул.

Через два часа мы подписали предварительный договор.

«Северный Продукт» согласился на 9% ниже рынка и 20% объёмов. «СбытМол» — на 7% и 15%. Все трое были готовы начать поставки через две недели.

Я ехала в офис с тремя подписанными договорами в портфеле и чувствовала, как внутри нарастает холодная уверенность. Рычаг давления был готов.

Совещание

В понедельник утром я собрала совещание по молочной категории.

Алексей Николаевич сидел в конце стола, поджав губы. Денис — рядом со мной. Остальные менеджеры смотрели настороженно.

— У нас есть информация, — начала я, — что «Молодар» готовится к продаже. В ближайшие три-четыре месяца могут измениться условия работы, и не в нашу пользу. Поэтому мы меняем стратегию.

Я развернула экран.

— Мы будем диверсифицировать поставки. 50% объёмов остаётся у «Молодара». 30% делим между тремя альтернативными поставщиками. 20% — резерв.

— Это безобразие! — Алексей Николаевич вскочил. — Мы пять лет строили отношения с «Молодаром»! У нас эксклюзив! Штрафные санкции за разрыв!

— Эксклюзив мы не разрываем, — спокойно ответила я. — Мы его дополняем. В договоре с «Молодаром» нет пункта, запрещающего работать с другими.

— Но они не согласятся!

— Согласятся, — я достала три папки и положила на стол. — Вот предварительные договоры с «ЛугаМолоко», «Северным Продуктом» и «СбытМол». Подписаны. Они готовы начать поставки через две недели.

В комнате повисла тишина. Я смотрела на Алексея Николаевича. Он побледнел.

— Вы… вы это сделали за моей спиной? — прошептал он.

— Я это сделала для компании. А не для чьих-то личных интересов.

Он сел, сжав кулаки. Я продолжила:

— В пятницу у меня переговоры с «Молодаром». Алексей Николаевич, вы поедете со мной.

— Я не поеду.

— Поедете. Вы лучше всех знаете их слабые места. Или вы против интересов компании?

Он молчал.

Я перевела взгляд на остальных.

— У кого-то есть вопросы?

Вопросов не было.

Звонок отцу

Вечером я набрала отца.

— Пап, как ты?

— Нормально, дочка. А ты?

— Выживаю.

Отец вздохнул.

— Ты осторожнее там. Люди злые бывают.