Microsoft Teams - Effizient im Team organisieren und arbeiten - komplett in Farbe

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ISBN: 978-3-95982-458-3

© 2020 by Markt+Technik Verlag GmbH

Espenpark 1a

90559 Burgthann

Produktmanagement: Christian Braun, Burkhardt Lühr

Lektorat, Herstellung: Jutta Brunemann

Covergestaltung: David Haberkamp

Coverfotos: © Scanrail – Adobe Stock

Vorwort

Während ich an diesem Buch zu Microsoft Teams arbeite, grassiert weltweit das Corona-Virus. Universitäten bleiben geschlossen, verschiedene Länder verhängen Einreiseverbote, Veranstaltungen werden abgesagt, geschäftliche Sitzungen werden auf unbestimmte Zeit verschoben, Mitarbeiter – soweit es möglich ist – ins Home-Office geschickt. Es ist zu hoffen, dass der Corona-­Spuk, wenn Sie dieses Buch in Ihren Händen halten, zumindest eingedämmt ist.

Doch die Corona-Krise gibt auch zu denken: Wie kann eine Zusammenarbeit im Falle eines Falles auch ohne persönlichen Kontakt vonstattengehen? Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel, das die Zusammenarbeit in den unterschiedlichsten Bereichen übers Internet ermöglicht. Mitarbeiter können in Teams organisiert werden, es lassen sich Nachrichten austauschen und Besprechungen abhalten, Dateien austauschen, Dokumente gemeinsam bearbeiten. Zudem können die Teammitglieder auf Zusatzfunktionen zugreifen, die sich durch Apps in Microsoft Teams integrieren lassen.

Auch ganz ohne Krise kann Microsoft Teams unter anderem ein gutes Mittel sein, um den Mitarbeitern eines Unternehmens mehr Freiheiten zu bieten und das Zusammenarbeiten von daheim oder von unterwegs zu ermöglichen. Außerdem können mithilfe von Microsoft Teams einige teure Geschäftsreisen eingespart und durch Videokonferenzen ersetzt werden. Meetings können effizient übers Internet durchgeführt werden.

Selbstverständlich ist auch der direkte zwischenmenschliche Kontakt von Mitarbeitern und Geschäftspartnern wichtig, nicht zuletzt, da wir sowieso bereits in einer hochindividualisierten Gesellschaft leben. Private Gespräche in der Kaffeepause soll es auch weiterhin geben. Mitarbeiter sollen sich weiterhin aneinander messen und sich gegenseitig ­motivieren können. Aber Microsoft Teams kann für die Zusammenarbeit zumindest eine gute Ergänzung, in einem Notfall wie der Corona-Krise sogar eine gute Alternative sein.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine lehrreiche Lektüre, viel Freude beim Lesen und Anwenden!

Ihr Autor

Philip Kiefer

Foto: Tanja Binder

Inhaltsverzeichnis

Impressum

Vorwort

1. Microsoft Teams – eine Einführung

1.1 Für die Verwendung der kostenlosen Version registrieren

1.2 Kostenlose Version im Vergleich mit den Abo-Varianten

1.3 Microsoft Teams auf dem Computer installieren

1.4 Microsoft Teams auf einem mobilen Gerät installieren

1.5 Wichtige App-Einstellungen vornehmen

1.6 Die Benutzeroberfläche im Überblick

2. Teams erstellen und Mitglieder ­hinzufügen

2.1 Ein neues privates Team anlegen

2.2 Ein organisationsweites Team zusammenstellen

2.3 Mit vorhandenen Teams umgehen

2.4 Mitglieder zunächst in Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation einladen

2.5 Teammitglieder hinzufügen

2.6 Teammitglieder organisationsweit hinzufügen

2.7 Eine Einladung ins Team annehmen

2.8 Teammitglieder verwalten

2.9 Berechtigungen einfacher Mitglieder sowie von Gästen festlegen

2.10 Mitglieder Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation verwalten

2.11 Geben Sie sich ein Gesicht: Profilbild hochladen

3. Kanäle anlegen und verwalten

3.1 So legen Sie einen neuen Kanal an

3.2 Einem privaten Kanal Teammitglieder hinzufügen

3.3 Mit vorhandenen Kanälen umgehen

3.4 Teammitgliedern einen Link zum Kanal senden

3.5 Berechtigungen für den Kanal festlegen

3.6 Kanalbenachrichtigungen optimal einrichten

4. In einem Kanal Beiträge posten

4.1 So beginnen Sie eine Unterhaltung

4.2 Auf einen Beitrag antworten

4.3 Beiträge formatieren

4.4 Beiträge grafisch aufpeppen

4.5 Beiträge nachträglich bearbeiten

4.6 Mehr Sichtbarkeit erreichen: Ankündigungen statt einfacher Beiträge

4.7 Teammitglieder in einem Beitrag erwähnen

4.8 Beitrag in mehreren Kanälen gleichzeitig posten

4.9 Beiträge löschen

4.10 Beiträge den Favoriten hinzufügen

5. Mit einzelnen Personen oder in einer Gruppe chatten

5.1 So starten Sie einen privaten Chat mit einem anderen Teammitglied

5.2 Einen privaten Chat mit mehreren Personen führen

5.3 Im Chat den eigenen Bildschirm freigeben

5.4 Beschäftigt oder abwesend? Informieren Sie Ihre Chat-Partner per Status

5.5 Weitere nützliche Tipps für private Chats

6. Videotelefonate mit dem Team oder einzelnen Personen führen

6.1 Ein Telefonat aus einem privaten Chat heraus starten

6.2 Wichtige Anrufoptionen kennenlernen

6.3 Gruppen-Telefonate führen

6.4 Kontakte auf- und anrufen

6.5 Besprechungen anberaumen und an Besprechungen teilnehmen

6.6 Ihr digitaler Anrufbeantworter: Voicemail einrichten

7. Dateien in einem Chat oder Kanal ­austauschen

7.1 Dateien in einem Chat verschicken

7.2 Dateien in einem Kanal posten

7.3 Dateien eines Kanals verwalten

7.4 Auf alle hochgeladenen Dateien übersichtlich zugreifen

7.5 Weitere Cloud-Anbieter hinzufügen

7.6 Mit Wikis Wissen austauschen

8. Office-Dateien gemeinsam bearbeiten

8.1 Word-Datei hochladen und gemeinsam bearbeiten

8.2 Office-Datei in einer eigenen Registerkarte anzeigen

8.3 Neue Office-Datei für die gemeinsame Bearbeitung erstellen

8.4 Während der gemeinsamen Bearbeitung eine Unterhaltung führen

9. Den Funktionsumfang von Microsoft Teams mit Apps erweitern

9.1 So fügen Sie einem Chat oder Kanal eine Registerkarten-App hinzu

9.2 In der Navigationsleiste auf eine App zugreifen

9.3 Apps verwalten

9.4 Empfehlenswerte Apps für Microsoft Teams in der Praxis vorgestellt

10. Suchen, Befehle, Teamanalyse und weitere nützliche Funktionen

10.1 Mithilfe des eingebauten Suchfeldes nach Beiträgen, Personen oder Dateien suchen

10.2 Das eingebaute Suchfeld für den blitzschnellen Nachrichten-Versand nutzen

10.3 Im eingebauten Suchfeld wichtige Befehle aufrufen

10.4 Läuft es im Team? So rufen Sie das Analyse-Tool auf

10.5 Microsoft Teams auf dem aktuellsten Stand halten

A. Anhang

A.1 Gruppen im Microsoft 365 Admin Center erstellen und in Microsoft Teams hinzufügen

A.2 Microsoft Teams auf einem mobilen Gerät einsetzen

A.3 Microsoft Teams mit Tastenkombinationen noch effizienter nutzen

Index

1. Microsoft Teams – eine Einführung

Microsoft Teams ist eine Collaboration-Plattform, die das Unternehmen Microsoft im März 2017 gestartet hat. Die Plattform bietet zahlreiche Funktionen, um in ­Unternehmen, in Vereinen oder in anderen Gruppen besser und produktiver zusammenzuarbeiten, ­Termine zu koordinieren, Dateien auszutauschen, Besprechungen durchzuführen und noch einiges mehr. Microsoft Teams hat sich weltweit zum echten Renner entwickelt: Die tägliche Nutzerzahl der Plattform liegt weltweit bereits im zweistelligen Millionenbereich (Stand: März 2020).

Die Basisversion von Microsoft Teams ist kostenlos und für viele Zwecke ausreichend. Nur wenn Sie die Plattform mit einem höheren Funktionsumfang nutzen möchten, müssen Sie sich für eine der kostenpflichtigen Abo-Varianten entscheiden, die ich Ihnen gleich näher vorstellen werde. Mein Vorschlag: Falls Sie Microsoft Teams zum ersten Mal nutzen möchten, testen Sie zunächst die kostenlose Version – upgraden können Sie dann immer noch! Microsoft Teams kann sowohl in einer webbasierten Variante eingesetzt werden, also in einer Browser-App ohne zusätzliche Installation, als auch in einer App, die für die wichtigsten Betriebssysteme zur Verfügung steht: Windows, macOS, Linux sowie Android und iOS für mobile Geräte. Auch zur Installation der Software erfahren Sie gleich noch mehr Details. Dieses Buch will für Sie in erster Linie ein praktischer Ratgeber sein, d. h., ich werde zwar immer wieder einmal eine Hintergrundinformation für Sie einstreuen – im Vordergrund stehen jedoch die praktische Umsetzung in Ihrem eigenen Unternehmen bzw. in Ihrer eigenen wie auch immer gearteten Gruppe sowie das Verstehen der verfügbaren Funk­tionen.

1.1 Für die Verwendung der kostenlosen Version registrieren

Möchten Sie zu Beginn – oder auch dauerhaft – lediglich die kostenlose Version von Microsoft Teams verwenden, genügt hierfür ein Microsoft-Konto, mit dem Sie sich kostenlos für den Dienst registrieren. Sollten Sie noch nicht über ein Microsoft-Konto verfügen oder möchten Sie für Microsoft Teams ein neues Microsoft-Konto einsetzen, können Sie dieses während des Registrierungsvorgangs anlegen. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie sich für die Nutzung von Microsoft Teams registrieren:

1.Rufen Sie in einem Browser die folgende Webadresse auf: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software. Sofern es aufgrund von Corona-Besonderheiten mit der deutschen Webadresse nicht funktionieren sollte, wählen Sie die ­amerikanische Webadresse: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-­software.

2.Die entsprechende Webseite wird geladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenlos registrieren. Hinweis: Während der Corona-Krise wird Microsoft Teams mit erweiterten Funktionen Bildungseinrichtungen kostenlos zur Verfügung gestellt; dazu würden Sie auf den Link Ganze Schule kostenlos registrieren klicken und den weiteren Anweisungen folgen.

3.Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit Weiter. Wenn Sie bereits über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die zugehörige E-Mail-Adresse verwenden. Alternativ geben Sie eine andere E-Mail-Adresse ein, um im Folgenden ein neues Microsoft-Konto zu erstellen.

4.In diesem Fall wurde für die E-Mail-Adresse noch kein Microsoft-Konto erstellt, deshalb wird das Erstellen eines Kontos angeboten. Klicken Sie auf den entsprechenden Link.

5.Geben Sie für das Microsoft-Konto ein sicheres Passwort ein, das aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern sowie Sonderzeichen bestehen sollte.

6.Im nächsten Schritt werden Sie zur Eingabe Ihres Geburtsdatums aufgefordert. ­Wählen Sie die entsprechenden Daten aus den Menüs aus.

7.Nun wird ein Bestätigungscode an die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse gesandt. Geben Sie diesen Code in das Feld ein und bestätigen Sie mit Weiter.

8.Geben Sie jetzt noch Ihren eigenen Namen sowie Ihren Firmennamen an und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Teams einrichten. Falls Sie keine Firma haben, geben Sie als Firmennamen einfach Ihren eigenen Namen ein bzw. den Namen Ihres Vereins, Ihrer Organisation etc.

Mit der Registrierung erfolgt automatisch eine Anmeldung auf der Microsoft-Teams-Seite, und es wird Ihnen die Web-Benutzeroberfläche angezeigt. Nachdem Sie sich für Microsoft Teams registriert haben, melden Sie sich zukünftig auf der Microsoft-Teams-Seite an, indem Sie unter der Webadresse https://teams.microsoft.com Ihre Daten eingeben bzw. die im Browser gespeicherten Daten auswählen.

1.2 Kostenlose Version im Vergleich mit den Abo-Varianten

Wenn Sie mit gewissen Beschränkungen, z. B. im Hinblick auf die verwendbaren Datei­größen, leben können, brauchen Sie für Microsoft Teams dauerhaft nichts zu bezahlen. Neben der kostenlosen Version gab es im März 2020 aber auch drei kostenpflichtige Abo-Varianten von Microsoft Teams bzw. Microsoft 365:

•Microsoft 365 Business Basic

•Microsoft 365 Business Standard

•Microsoft 365 E3

Ein Upgrade lässt sich auf der Microsoft-Teams-Seite innerhalb weniger Minuten durchführen, indem Sie dort zunächst rechts oben auf Ihr Profilbild bzw. auf das Platzhalterbild klicken und dann im Menü die Schaltfläche Upgrade wählen. Als Nächstes werden Ihnen die unterschiedlichen Abo-Pläne angezeigt, und Sie können mit der Schaltfläche Jetzt ­aktualisieren Ihre Auswahl treffen. Lediglich bei der Enterprise-Version (Microsoft 365 E3) müssen Sie zum Upgraden Kontakt mit dem Microsoft-Vertrieb aufnehmen.

Zu Microsoft 365 noch ein kleiner Hinweis: Bei Redaktionsschluss hieß dieses Abo noch »Office 365« und so ist es deshalb auch noch auf der einen oder anderen Abbildung in diesem Buch zu lesen. Es hat sich aber nur der Name geändert, nicht das Produkt.

Sollten Sie mit der kostenlosen Version von Microsoft Teams an die Grenzen stoßen, lässt sich innerhalb weniger Minuten ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Abo-Version durchführen.

Schon mit der kostenlosen Version von Microsoft Teams lässt sich durchaus arbeiten. Es sind bis zu 300 Benutzer erlaubt, die in Teams unbegrenzt chatten und nach Informationen suchen oder Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Hierbei kann – wiederum kostenlos – auf über 250 integrierte Anwendungen zurückgegriffen werden. Auch das Halten von Audio- und Videotelefonaten, die Bildschirmfreigabe sowie das verschlüsselte Speichern und Senden von Dateien sind in der kostenlosen Version inklusive.

Deutliche Beschränkungen gibt es allerdings unter anderem bei den verwendbaren Datei­größen. So stehen in der kostenlosen Version pro Nutzer lediglich 2 Gigabyte für das Anfügen von Dateien in einem Chat zur Verfügung – in den Microsoft-365-Business-Ver­sionen steht dafür bis zu 1 Terabyte Speicherkapazität zur Verfügung, und in der Enter­prise-Version (Microsoft 365 E3) ist die Dateigröße pro Nutzer – genauso wie die Nutzerzahl – sogar unbegrenzt.

Solche Größenbeschränkungen gelten auch für die Dateifreigabe: In der kostenlosen Version ist die Dateifreigabe auf 10 Gigabyte begrenzt, während die Grenze in den kostenpflichtigen Abo-Versionen bei 1 Terabyte liegt.

Die in einer Abo-Variante enthaltenen Funktionen werden Ihnen auf der Upgrade-Seite übersichtlich vorgestellt (Hinweis: ab 21. April 2020 »Microsoft 365« statt »Office 365«).

Was in der kostenlosen Version von Microsoft Teams außerdem fehlt, sind spezielle Tools für Mitarbeiter in Service und Produktion, die der Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und der Kommunikation in diesen Bereichen dienen. Auch Funktionen zum Planen und Aufzeichnen von Besprechungen stehen in der kostenlosen Version nicht zur Verfügung. Nur mit den kostenpflichtigen Abo-Versionen können außerdem Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern durchgeführt oder Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern veranstaltet werden.

Schließlich bieten die kostenpflichtigen Abo-Varianten auch deutlich mehr ­Funktionen für Sicherheit, Compliance und Verwaltung der Software. Zudem ist der Microsoft-­Support auf die kostenpflichtigen Abo-Varianten begrenzt, wobei sich aber auch in der regen Community viele Lösungen für mögliche Probleme finden lassen.

Mein Vorschlag: Loten Sie zunächst die kostenlose Version von Microsoft Teams aus und prüfen Sie, inwieweit diese Version für Ihre Anwendungszwecke in Ihrem Unternehmen, Ihrem Verein oder Ihrer sonstigen Organisation ausreicht. Upgraden können Sie dann später immer noch. Übrigens stehen auf der Produktseite auch Testversionen der Abos bereit, mit denen Sie ein Abo 30 Tage lang testen können.

1.3 Microsoft Teams auf dem Computer installieren

Eine weitere Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die zwischen der webbasierten Version von Microsoft Teams und einer App-Version. Da es sich bei Microsoft Teams um eine Cloud-Anwendung handelt, muss in beiden Fällen eine ständige Internetverbindung bestehen, eine Offlineversion bietet also auch die installierte Microsoft-Teams-App nicht.

Der Vorteil der webbasierten Version liegt klar auf der Hand: Sie können wirklich überall darauf zugreifen, ohne zunächst eine Installation vornehmen zu müssen. Dazu benötigen Sie lediglich einen Computer mit Internetzugang, die Webadresse von Microsoft Teams sowie Ihre Zugangsdaten.

Auf fremden Computern das Abmelden nicht vergessen!

Wenn Sie Microsoft Teams webbasiert auf einem fremden Computer verwenden, vergessen Sie nicht das Abmelden! Denn sonst erhalten womöglich nicht befugte Personen Zugriff auf Ihre in Microsoft Teams gespeicherten Daten. Zum Abmelden klicken Sie rechts oben auf der Seite auf Ihr Profilbild bzw. auf den Bildplatzhalter und wählen im sich öffnenden Menü den Eintrag Abmelden.

Der Vorteil der App-Version ist der doch etwas komfortablere Zugriff auf Microsoft Teams, und die App bietet auch mehr Funktionen. Da Sie in einem Browser in der Regel ­mehrere Webseiten gleichzeitig aufrufen werden, müssten Sie Microsoft Teams unter mehreren geöffneten Tabs erst mal ausfindig machen. Bei der App-Version genügt das Öffnen über die Taskleiste bzw. bei mobilen App-Versionen über das App-Symbol auf dem Home-Bildschirm.

Die App kann außerdem im Hintergrund laufen, sodass Sie ständig für eine Kontaktaufnahme im Team zur Verfügung stehen.

Genauso, wie Sie Ihre Office-Programme wahrscheinlich lieber als installierte Apps denn als Onlineversionen verwenden, werden Sie auch Microsoft Teams lieber als App verwenden. Es stehen Apps sowohl für Windows, macOS, Linux als auch für Android und iOS zur Verfügung.

Im Folgenden wird die App-Installation unter Windows 10 beschrieben:

1.Öffnen Sie auf Ihrem Computer die Webseite https://teams.microsoft.com/downloads.

2.Entscheiden Sie sich für die Microsoft-Teams-App, die Sie auf Ihrem Computer installieren möchten. In diesem Fall wähle ich die 64-Bit-Version für Windows. Um herauszufinden, ob Sie die 64-Bit- oder die 32-Bit-Version benötigen, drücken Sie auf Ihrem Windows-Computer die Tastenkombination

3.Wählen Sie einen Speicherort für die Installationsdatei aus und bestätigen Sie mit Speichern. Die Installationsdatei wird anschließend auf Ihren Windows-Computer herunter­geladen.

4.Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Installationsdatei, um diese auszuführen.

5.Die Installation dauert nur einen kurzen Moment. Geben Sie dann die zu Ihrem Microsoft-Konto gehörende E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Anmelden.

6.Geben Sie noch das zugehörige Anmeldepasswort ein und bestätigen Sie erneut mit Anmelden.

7.Bestätigen Sie im Willkommensfenster mit der Schaltfläche Weiter, um zur Benutzeroberfläche von Microsoft Teams zu gelangen, wie Sie sie auch schon von der Webseite her kennen.

Microsoft Teams dauerhaft in der Taskleiste verfügbar machen

Ich empfehle Ihnen, Microsoft Teams an die Taskleiste anzuheften, um jederzeit schnell darauf zugreifen zu können und um per Kontextmenü (per Rechtsklick auf das Programmsymbol) auf die Schnelle wichtige Funktionen aufrufen zu können, etwa die Funktion Neuer Chat. Zum Anheften an die Taskleiste klicken Sie das Programmsymbol

Programmsymbol

Das Programmsymbol lässt sich bei gedrückter Maustaste in eine andere Position ziehen. Zusätzlich können Sie zum Aufrufen des Programms und unterschiedlicher Funktionen auch das Icon im Infobereich verwenden.