Microsoft Teams - Effizient im Team organisieren und arbeiten - komplett in Farbe

Icon im Infobereich

1.4 Microsoft Teams auf einem mobilen Gerät installieren

Die Installation von Microsoft Teams auf einem mobilen Gerät erfolgt im integrierten ­Google Play Store (Android-Smartphone oder -Tablet) bzw. App Store (iPhone oder iPad). Verfügen Sie über ein mobiles Gerät, sollten Sie die zusätzliche Installation vornehmen, um auch unterwegs für Ihr Team perfekt erreichbar zu sein.

Ich zeige Ihnen die Installation hier am Beispiel eines iPhones:

1.Suchen Sie im integrierten Store nach Microsoft Teams und wählen Sie den gefundenen Eintrag aus.

2.Um die kostenlose App auf Ihrem mobilen Gerät zu installieren, wählen Sie anschließend Laden.

3.Bestätigen Sie das Herunterladen der App. Auf einem neueren iPhone wird hierzu zweimal schnell hintereinander die Seitentaste gedrückt und mit der Face ID (einem Gesichtsscan) bestätigt.

4.Nach dem Herunterladen kann die App geöffnet werden; die Anmeldung erfolgt ­genauso wie auf einem Windows-Computer, indem Sie Anmelden wählen und die zu Ihrem Microsoft-Konto gehörenden Daten eintippen.

Sie können Micrsoft Teams getrost auf unterschiedlichen Geräten installieren. Bei den Apps handelt es sich lediglich um sogenannte Clients, die Daten abrufen, die Sie im Internet gespeichert haben – vergleichbar etwa mit einem IMAP-E-Mail-Konto. Das bedeutet auch, dass Änderungen, die Sie auf dem einen Gerät durchführen, dann auch auf den anderen Geräten zur Verfügung stehen, sofern Sie sich dort mit demselben Microsoft-Konto anmelden.

Informationen zu den Besonderheiten der Nutzung von Microsoft Teams auf einem mobilen Gerät finden Sie im Anhang dieses Buches.

1.5 Wichtige App-Einstellungen vornehmen

Wenn Sie die Windows-App auf Ihrem Computer installieren, wird diese standardmäßig automatisch beim Hochfahren von Windows gestartet, und Microsoft Teams wird beim Schließen des Programmfensters nicht etwa beendet, sondern lediglich in den Info­bereich minimiert. Das ist durchaus sinnvoll, wenn Sie für die Zusammenarbeit in Ihren Teams jederzeit zur Verfügung stehen möchten – die App passt im Hintergrund auf und gibt Ihnen Bescheid, wenn Ihnen z. B. jemand eine Chat-Nachricht sendet.

Andererseits werden Sie vielleicht nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehen wollen, sondern auch mal ungestört für sich arbeiten. Oder möchten Sie die Datenschutzein­stellungen anpassen? Den Hintergrund von Microsoft Teams verändern? Oder weitere Einstellungen vornehmen?

Zunächst mal ziehen Sie das Icon von Microsoft Teams bei gedrückter Maustaste in den Infobereich, damit es dort ständig sichtbar ist, also ohne, dass Sie zunächst ein Menü mit Icons öffnen müssen.

Icon von Microsoft Teams

Genauso wie mit dem Taskleistensymbol können Sie Microsoft Teams auch per Mausklick auf dieses Icon aufrufen.

Machen Sie das Icon von Microsoft Teams im Infobereich dauerhaft sichtbar.

Klicken Sie das Icon im Infobereich mit der rechten Maustaste an, erhalten Sie Optionen zum Beenden der App bzw. zum Abmelden. Auch das Aufrufen eines Nutzungsprotokolls in einer Textdatei ist möglich, wobei Sie diese Protokolle jedoch eher bei Problemen verwenden werden, nicht bei der alltäglichen Nutzung von Microsoft Teams. Im Microsoft-Teams-Alltag viel wichtiger ist Ihr Status, mit dem Sie anderen Personen ­anzeigen, ob Sie gerade verfügbar sind oder nicht gestört werden wollen. Um Ihren Status festzulegen, klicken Sie das Microsoft-Teams-Icon im Infobereich mit der rechten Maustaste an, bewegen den Maus­zeiger im Kontextmenü auf Mein Status und klicken anschließend auf den gewünschten Status. Dieser Status wird auch den anderen Personen in Ihrem Team angezeigt.

Bestimmen Sie, ob Sie gerade für eine Kontakt­aufnahme durch andere Personen erreichbar sein wollen oder nicht.

Bevor Sie sich nun gleich mit der Benutzeroberfläche von Microsoft Teams vertraut machen, Teams erstellen und voll in die praktische Nutzung der Collaboration-Plattform einsteigen, nehmen Sie einige individuelle Einstellungen zur Software vor. Um die Einstellungen aufzurufen, klicken Sie entweder das Taskleistensymbol oder das Icon im Infobereich mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Eintrag Einstellungen.

Innerhalb der Software bzw. auch auf der Webseite klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. auf den Bildplatzhalter und wählen im Menü ebenfalls Einstellungen, um die Einstellungsseite aufzurufen.

Nehmen Sie zunächst einige wichtige Basiseinstellungen zu Microsoft Teams vor, bevor Sie mit der praktischen Nutzung der Collaboration-Plattform loslegen.

Die Einstellungsseite ist in mehrere Rubriken untergliedert. Ich erlaube mir, Ihnen die in der Windows-App verfügbaren Einstellungen hier in einem kurzen Überblick vorzu­stellen:

•Allgemein: Bestimmen Sie in dieser Rubrik das Erscheinungsbild der App und entscheiden Sie, ob die App automatisch gestartet sowie beim Beenden in den Info­bereich minimiert werden soll oder nicht. Auch die Auswahl Ihrer Sprache erfolgt in dieser Rubrik.

•Datenschutz: Darunter können Sie festlegen, für wen Sie weiterhin erreichbar sein möchten, auch wenn Sie Ihren Status auf Nicht stören gestellt haben. Nehmen Sie darüber hinaus Ihre Einstellungen zu Lesebestätigungen und Umfragen vor.

•Benachrichtigungen: Legen Sie in dieser Rubrik fest, wann und in welcher Form Sie zu bestimmten Sachverhalten in Microsoft Teams benachrichtigt werden sollen, also etwa, wenn Sie eine neue Chat-Nachricht erhalten oder jemand Ihre Person erwähnt.

•Geräte: Hier verwalten Sie die Geräte, auf die Microsoft Teams zurückgreift, also Audiogeräte und Kamera. Sie finden auch einen Button, um einen Testanruf durchzuführen.

•Berechtigungen: Bestimmen Sie unter diesem Punkt, auf welche Geräte und Informationen die in Microsoft Teams genutzten Apps zugreifen dürfen, z. B. auf Ihren Standort oder Ihre Benachrichtigungen.

•Anrufe: In dieser Rubrik bestimmen Sie schließlich, wie mit eingehenden Anrufen umgegangen werden soll. Sie können außerdem eine Voicemail – also einen digitalen Anrufbeantworter – konfigurieren.

1.6 Die Benutzeroberfläche im Überblick

Die Desktop-Apps von Microsoft Teams sehen unter Windows, macOS und Linux weitestgehend gleich aus, einmal abgesehen von den für das jeweilige Betriebssystem spezifischen Fensterfunktionen. Die Benutzeroberfläche der Desktop-Apps ähnelt wiederum der webbasierten Plattform. Wenn Sie sich mit einer dieser Benutzeroberflächen vertraut machen, finden Sie sich also auch in den anderen Versionen bestens zurecht. Da ich die Verwendung der Desktop-App empfehle, möchte ich diese für die Darstellungen in diesem Buch verwenden. Und da Windows 10 das am häufigsten genutzte Betriebssystem ist, zeige ich entsprechende Windows-Abbildungen. Die Nutzung von Microsoft Teams erfolgt auf einem Mac, einem Linux-Rechner oder – webbasiert – auch unter anderen ­Betriebssystemen auf gleiche Weise.

Die Benutzeroberfläche der Desktop-App wird Ihnen nach der Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto angezeigt. So wie andere Programmfenster auch, können Sie das Programmfenster von Microsoft Teams maximieren (unter Windows mithilfe der Fenstersymbole rechts oben im Fenster bzw. indem Sie in die Leiste ganz oben im Fenster doppelklicken) oder das Fenster vergrößern bzw. verkleinern, indem Sie den Mauszeiger an den Rand oder in eine Ecke bewegen und bei gedrückter Maustaste ziehen.

Die Benutzeroberfläche ist in mehrere Bereiche eingeteilt. Ganz oben befindet sich eine Symbol- und Suchleiste. Sie sehen in dieser Leiste unter anderem ein Symbol zum Starten eines neuen Chats, ein Suchfeld, das auch der Eingabe von Befehlen dienen kann, ­sowie Ihr Profilbild bzw. einen Bildplatzhalter, unter dem Sie ein Menü mit unterschiedlichen Funktionen rund um Microsoft Teams finden.

Symbol zum Starten eines neuen Chats und Ihr Profilbild bzw. ein Bildplatzhalter

Größere Anzeige gewünscht? Nutzen Sie den integrierten Zoom

Sollte Ihnen die Anzeige auf der Benutzeroberfläche von Microsoft Teams zu klein ­erscheinen, machen Sie von der integrierten Zoomfunktion Gebrauch, die Sie im Menü unter Ihrem Profilbild bzw. dem Bildplatzhalter finden. Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination

+ zum Vergrößern der Darstellung bzw. die Tastenkombination + zum Verkleinern der Darstellung. Mit der Tastenkombination + setzen Sie die Darstellung auf 100 % zurück.

Ganz links auf der Benutzeroberfläche sehen Sie eine vertikale Navigationsleiste mit ­unterschiedlichen Rubriken, die Sie per Mausklick auswählen. Standardmäßig ist hier ­zunächst die Rubrik Teams ausgewählt. In dieser Rubrik wird ein erstes Team angezeigt, das dem von Ihnen eingegebenen Firmennamen entspricht. Wie Sie neue Teams anlegen, erfahren Sie dann gleich in Kapitel „2. Teams erstellen und Mitglieder ­hinzufügen“. Weitere Rubriken in der Navigationsleiste sind:

•Aktivität: Hier können Sie später Ihre Erwähnungen, Antworten sowie Benachrichtigungen aufrufen.

•Chat: In dieser Rubrik können Sie einen Chat mit anderen Personen beginnen bzw. bereits vorhandene Unterhaltungen aufrufen.

•Anrufe: Möchten Sie andere Personen übers Internet anrufen, können Sie dies in ­dieser Rubrik tun. Für Ihre Anrufe lassen sich hier auch Kurzwahlen festlegen sowie Gruppen einrichten.

•Kalender: Diese Rubrik dient dem Planen von Besprechungen, steht jedoch nur in der kostenpflichtigen Abo-Version von Microsoft Teams zur Verfügung.

•Dateien: Greifen Sie in dieser Rubrik auf Dateien zu, die von anderen Teammitgliedern freigegeben wurden, sowie auf Ihre Datei-Downloads. Es lassen sich zum Speichern der Dateien unterschiedliche Cloud-Anbieter verwenden, wie Ihnen in Kapitel „7. Dateien in einem Chat oder Kanal ­austauschen“ noch gezeigt wird.

•…: Unter dem Symbol mit den drei Punkten finden Sie ein Suchfeld für Apps mit gleichzeitiger Möglichkeit (wie in der Rubrik Apps), Apps zu installieren.

•Apps: Hier erhalten Sie die Möglichkeit, weitere Apps zu installieren, die dann in der Navigationsleiste angezeigt werden können. Auch zu diesem Thema mehr in einem späteren Kapitel.

•Hilfe: Greifen Sie in dieser Rubrik auf unterschiedliche Hilfethemen zu Microsoft Teams zu. Auch über Neuerungen in Microsoft Teams können Sie sich hier informieren.

•Mobile App herunterladen: Unter dem Handy-Symbol finden Sie schließlich noch einen QR-Code, den Sie mit einem mobilen Gerät einscannen können, um die Microsoft-Teams-App dort ebenfalls zu installieren.

Der große Anzeigebereich in Microsoft Teams richtet sich nach der im Navigationsbereich aufgerufenen Rubrik. Haben Sie z. B. die Rubrik Teams aufgerufen, wird links im Anzeigebereich eine Leiste mit Ihren Teams dargestellt sowie mit den Optionen, Personen einzuladen oder einem Team beizutreten bzw. ein neues Team zu erstellen. Rechts im Anzeigebereich greifen Sie auf Teambeiträge, Dateien und weitere Inhalte zu und finden darüber hinaus ein Chat-Eingabefeld, um eine neue Unterhaltung im Team zu beginnen.

In der mobilen Variante – hier auf einem iPhone – sieht die Benutzeroberfläche zwar ­etwas anders aus und es stehen nicht sämtliche Funktionen der Desktop-Apps zur Verfügung. Jedoch bleibt auch die mobile Version für Nutzer der Desktop-App gut erkennbar. Eine gesonderte Darstellung der mobilen App finden Sie im Anhang dieses Buches.

Diese Abbildungen zeigen die Microsoft-Teams-App auf einem iPhone.

Diese kurze Übersicht über die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams soll an dieser Stelle ausreichen, denn Sie werden sich in den folgenden Kapiteln noch mitten in der Praxis auf der Benutzeroberfläche austoben.

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