За кулисами event-ов. Книга для начинающих организаторов

Редактор Марина Артёмова

Выпускающий редактор Марианна Хан

Иллюстратор обложки Альбина Мифтахова

© Анастасия Козич, 2020

ISBN 978-5-0051-6078-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Ты не просто читаешь книгу,

ты прокачиваешь навык организатора событий

Вступление

Привет. Меня зовут Анастасия Козич.  Когда я пишу эти строки, мне 31 год. И ровно половину жизни, с 15 лет, я в сфере ивент-индустрии. Начиная с 10—11 класса лицея всё свободное время я была волонтёром, свои первые 500 рублей я получила, отработав за кулисами сцены на дне рождения крупнейшей нефтяной компании. Только представь: 15-летняя девочка, которая приехала из деревни, вдруг стоит напротив мобильной гардеробной Анжелики Варум и смотрит, как знаменитость из телевизора переодевается. Там были Агутин, «Любэ», Пётр Дранга, делавший первые шаги на большой сцене. И тогда я поняла, что хочу прикоснуться к этому большому миру.

И начался мой осознанный путь в организации мероприятий. Я стартовала с самой первой ступени. Мы с сестрой чистили уличные туалеты на фестивале, который посещала 10-тысячная толпа. Потом я поднялась до уровня менеджера. А уже на 5 курсе университета вместе с партнёрами открыла своё свадебное агентство, которое уже через год стало лидером рынка. Агентство занималось не только свадьбами в России и за границей, но и обучением специалистов, развлекательными турами за границу.

В 2016 году я закончила карьеру свадебного распорядителя и вернулась к массовым мероприятиям и работе с госсектором.

Так за 15 лет я прошла путь от волонтёра до автора и главного организатора европейских спортивных соревнований, международных культурных фестивалей, дипломатических и частных проектов на аудиторию от 2х до 100 000 человек. На этих страницах – максимальная честность в историях моих провалов и успехов и только личные примеры, чтобы ты смог познакомиться с разными жанрами и форматами.

Организация мероприятий для меня – это:

1. Эмоциональная «зависимость». Один раз прочувствовав полный цикл эмоций в короткий промежуток времени: от состояния нарастающего с каждым днем напряжения, стресса, леденящих рук и сбитого дыхания, до резкого выдоха – почувствовать удовлетворение, восторг, тихую радость от того, что мероприятие получилось. После этого невозможно отказаться от переживания подобного концентрата чувств. Event-индустрия имеет жёсткую «хватку» и легко не отпускает.

2. Вдохновение. Притом что фактически организация – это обилие рутинных задач, в чём ты вскоре убедишься, вдохновение и поточность сопровождают на протяжении всего проекта.

3. Личностный рост. Эта сфера обязывает быть компетентным в самом широком спектре вопросов: в режиссуре и основах юриспруденции, психологии коммуникаций и базовой экономике, развивает креативное мышление и прокачивает логику.

4. Путешествия. Возможность совмещать путешествия и работу. Здесь нужен навык удалённо контролировать проекты из поездок, а также быть готовым работать сезонно: чередуя месяцы труда и отдыха – на твоё усмотрение.

5. Значимость и признание. Предмет твоих амбиций и скорости движения. Жадность на развитие как специалиста рано или поздно вытолкнет тебя в мир статусных проектов, знаковых личностей и признания общественности.

6. Свобода. Свобода передвижений: до 80% задач можно решать удалённо из любой точки мира. Свобода в формировании своего окружения: с кем работать, с кем общаться, а кого отправлять «за борт». Свобода в финансах: сам выбираешь нишу, сам формируешь степень своей загруженности и, как следствие, доходов.

7. Инструмент изменения мира. Когда меня что-то не устраивает в мире, я создаю альтернативу. И самый простой способ – это создать атмосферу на мероприятии и увести за собой аудиторию через транслируемые смыслы.

Прежде чем вступить на путь ивентера, ты должен очень прямо и честно ответить себе на вопрос: «Для чего я хочу это сделать?» И потом: «А для чего большего, чем просто удовлетворение моих амбиций, я хочу это сделать?» Однажды я поняла, что моя ключевая компетенция – это ломать устаревшие стены и строить новые мосты: вводить на рынок новую идею, менять мировоззрение в конкретном вопросе, задавать тенденции, перенаправлять вектор, устанавливать новые связи. Я поняла, что мне интересно провоцировать на перемены. Если это гость, то он зашёл на проект одним, вышел с мероприятия с новым осознанием. Если это рынок в целом, то я буду менять этот рынок и задавать новые стандарты. Если это партнёр, то он постепенно перестроится на новый формат работы. Это – путь. Когда вижу, что постепенно через мероприятия я действительно меняю окружающую действительность, знаю: я на верном пути. У меня нет проектов-пустышек. Каждое, даже незначительное, мероприятие – следующий пазл в единой картине, которая отражает мои смыслы. И это один из ключевых аргументов для написания книги, потому что я хочу, чтобы команда специалистов, которые создают значимые проекты, – множилась. А еще эта книга – моя дань своему опыту, подведение итогов пути как организатора мероприятий. Этой книгой я завершаю путь организатора и начинаю новую главу своей профессиональной жизни, а знания, полученные за годы яркой жизни организатора проектов, я передаю тебе.

Контрольная точка 1.

Ответь на вопрос: Зачем ты хочешь организовывать мероприятия?

Глава 1. Базовые навыки

event-менеджера

Топ-5, кому не стоит идти в организацию мероприятий

1. Перфекционистам. Принять факт, что всегда будет что-то неточно и не по плану. В этом – ад для тех, кто стремится к идеально выверенной картинке.

2. Гуру-всезнайкам. Рынок слишком быстро меняется. Сегодня ты знаешь, завтра – нет. Важно постоянно находиться в позиции ученика и незнайки, чтобы добирать компетенции и быть актуальным времени специалистом.

3. Людям с неустойчивой психикой. Ивенты требуют высокой стрессоустойчивости, моментальной реакции и хладнокровия в решении задач.

4. Без амбиций. Ивент-менеджер – это, как правило, яркая личность. Если качеств в «базовой комплектации» недостаёт, они нарабатываются в процессе. В противном случае дорога одна – в посредственность.

5. Типичным интровертам. В сфере всегда много коммуникаций, в основе развития – активный нетворкинг.

Базовые навыки, которые либо есть, либо надо развивать:

1. Ответственность

2. Организаторские способности

3. Лидерство

4. Амбициозность

5. Стрессоустойчивость

6. Коммуникативность

7. Системное мышление

Глава 2. Выбор ниши

За 15 лет я прошла все ключевые форматы мероприятий. Точно могу сказать, что набор навыков для организации свадьбы, бизнес-конференции и экологических полевых работ – один. Освоив базу, ты наверняка сможешь перейти в соседнюю нишу, лишь немного потратив времени на детализацию новой специфики.

Ниже приведены основные группы проектов:

1. частные (свадьбы, дни рождения);

2. коммерческие (корпоративы, промо);

3. государственные (соревнования, ярмарки);

4. авторские (фестивали, маркеты);

5. образовательные (конференции, семинары, тренинги, бизнес-завтраки);

6. социальные (экология, помощь больным, историческая память, образование социально изолированных групп людей, гуманитарная помощь);

7. художественные (выставки, концерты).

1. Частные события (свадьбы, дни рождения).

Можно без опыта

2. Коммерческие (корпоративы, промо-акции)

3. Государственные (соревнования, ярмарки)

4. Авторские (фестивали, маркеты)

5. Образовательные (тренинги, семинары, конференции, бизнес-завтраки). Можно без опыта

6. Социальные (экология, помощь больным, историческая память, образование социально изолированных групп людей, гуманитарная помощь). Можно без опыта

7. Художественные (концерты, выставки).

Можно без опыта

Внимание!

При выборе ниши и проекта для реализации проверь его на связь со своими ценностями (мечтами).

Именно прочная связь с личными глубинными ценностями – источник сил и главный мотиватор в преодолении всех сложностей, которые возникают в процессе.

Контрольная точка 2.

Выбери нишу, в которой будешь развиваться.

Ответь себе на вопрос: Какую свою ценность я поддерживаю, когда захожу в эту нишу?

Глава 3. Сезонность рынка организации мероприятий:

миф или реальность

В событийном маркетинге есть такое явление, как сезонность. Сезонность рынка – это то, что пугает многих ивентеров. И действительно, есть чего бояться, если грамотно не выстроить деятельность команды. К примеру, «жирные» летние месяцы и «голодные» все остальные. Ждёшь наступления сезона, как спасительной шлюпки, а потом – бац: рынок в целом просел и заказов почти нет. Что делать, чтобы эти перепады стали не столь ощутимыми?

Разбивка на год выглядит следующим образом:

Даже если ты выбрал узкую сферу, то и тогда можно находить варианты круглогодичной занятости. К примеру, год в свадебном агентстве выглядит примерно (не строго) следующим образом:

Таким образом, время вне свадеб посвящено:

1. Повышению компетенции через обучение своё и команды;

2. Повышению в целом уровня рынка через обучение специалистов свадебной индустрии: проведение семинаров, завтраков и организация программ от приезжих тренеров;

3. Дружественным встречам для повышения и поддержания лояльности к компании: проведение вечеринок, корпоративов, совместных выездов на природу и за границу.

На пунктах 2 и 3 можно зарабатывать деньги, эти направления обеспечат доход в недоходное время.

В рамках узкой свадебной тематики есть множество вариантов деятельности, которые сочетаются с общими тенденциями. Если ноябрь предназначен для обучения, мы обучаем своей теме; если январь – время спортивных мероприятий, то это отличный повод для корпоративной поездки на природу и игровой формы соревнований с коллегами и партнёрами. Чуть больше фантазии, и ты увидишь, что при желании как такового сезона не существует.

Контрольная точка 3.

Пропиши разбивку на год, какие мероприятия ты можешь провести в каждом сезоне в контексте выбранной ниши.

Глава 4. 9 способов зарабатывать на мероприятиях

Мой путь начался с проектов, на которых я получала 2000 – 5000 рублей за оказываемые услуги длиною в пару месяцев. Конечно, приходит время, когда начинаешь ценить себя и уровень своей компетенции, тогда и заработок от мероприятий исчисляется другими цифрами. Первые 4 способа относятся к вариантам, если есть заказчик, который приглашает в качестве исполнителя на проект. Остальные 5 способов – если я делаю проект самостоятельно: являюсь и заказчиком, и исполнителем в одном лице.

Способ №1. Прежде чем приступить к работе, я обозначаю свой гонорар в виде конкретной суммы за услуги по организации. Общая стоимость проекта не влияет на заработок, цена услуг остаётся фиксированной.

Способ №2. По-прежнему есть заказчик, но я принимаю решение работать за процент. Разрабатываю общую смету и к ней сверху добавляю 10—15% своего гонорара.

Способ №3. Кроме гонорара, продажа заказчику авторских разработок, идей и дополнительных услуг (декор, режиссура постановочных действий, сюрпризов от гостей).

Способ №4. Агентский процент с подрядчиков. Это тот способ, с которого можно получить весьма приятный финансовый бонус. При этом договариваться стоит о том, чтобы процент этот был заложен «снизу», то есть для клиента цена не повысится, он получит услугу по той стоимости, как если бы он нашёл подрядчика самостоятельно. Партнёр выплачивает «благодарность» за привлеченного клиента из своего дохода.

Если заказчика нет, можно привлечь финансы следующим образом:

Способ №5. Можно привлечь партнёра из той сферы, в которой есть желание организовать проект. Делаем совместно: я полностью занимаюсь решением организационных вопросов, партнёр оплачивает мою зарплату и покрывает часть расходов. В строке «организаторы проекта» мы идём на одном уровне, как полноправные партнёры. Я создаю мероприятие, зарабатываю на нём. Он – работает на формирование/закрепление своей позиции как лидера в той нише, в которой находится его бизнес и от лица которого этот проект создаётся. По такому принципу мы работали над первым фестивалем «ВеникФест», который будет служить иллюстрацией для многих тем в этой книге.

Способ №6. Предлагаю компаниям за небольшую сумму стать сопричастными к мероприятию и продвигать свои интересы на подготовленной площадке и с привлечёнными гостями. Они платят входной взнос за то, чтобы встать на ярмарке или провести какое-то действие с участниками, тем самым презентовать свою компанию и услуги. В этом случае можем еще варьировать ценник: если они просто стоят с презентационной информацией, то стоимость одна, если же они вовлекают участников в совместную активную деятельность, то интерес к их бренду выше, соответственно, цена участия тоже выше.

Способ №7. Я создаю яркое событие и определяю стоимость входного билета. Гости покупают билет, я зарабатываю.

Способ №8. Проекты и конкурсы от имени департаментов и министерств культуры, спорта, туризма, образования, предпринимательства и других ведомств. Получить субсидии от государства, выиграть гранты как региональные, так и федеральные вполне реально.

Способ №9. Привлечение спонсоров на свои проекты. На первый проект привлечь спонсора будет сложно. А вот со второго-третьего уже чуть проще. На первом проекте стоит уделить внимание тому, чтобы создать красивую продающую картинку, сделать портфолийные фото и видеоработы, с которыми со следующего раза можно идти к потенциальным спонсорам.

* Более детально темы заработка на мероприятиях коснёмся в рубриках «Работа со спонсорами», «Работа с госсектором», «Составление сметы».

Контрольная точка 4.

Определи, какие способы заработка для тебя более комфортны для старта работы.

Глава 5. Идея проекта.

Азы режиссуры

У любого проекта прежде всего должна быть сверхидея, которую он несёт. Сверхидея – это нить, на которую нанизываются все бусины (локальные точки на проекте). Они усиливают эту идею, работают на неё одну. Если гость зашёл на проект, пробыл на нём некоторое время и ушёл с пониманием, что это было и зачем, взял оттуда ценность, тогда сверхидея реализована. В противном случае это будет просто набор разноплановых активностей.

Предлагаю эксперимент. В ближайшие два дня выбери проект, на который ты пойдёшь в качестве гостя. Просто гуляй и наблюдай. По итогам сделай выводы:

1. О чём был этот проект?

2. Какую ключевую мысль хотели донести до тебя

организаторы?

3. Получилось ли и почему?

Однажды и я провела такой эксперимент и выбрала празднование события, на котором в центре города собирается около 100 000 человек. В региональном городе таких мероприятий случается пара штук в год. Быть организатором одного из них – значило достичь «потолка» или как минимум очередного высокого уровня в профессиональном развитии. Этот день был для меня теоретическим эталоном. Практически же я столкнулась с некоторой неувязкой. Я пришла на празднование с конкретной целью: изучить детально каждую зону, понять идею, научиться на этом примере. Я пришла и… не нашла вообще никакой идеи, то есть совсем. Я увидела множество разрозненных площадок, которые по смыслу между собой вообще никак не стыкуются. Я оправдала организаторов тем, что я, вероятно, чего-то не поняла, смысл точно есть, его ведь не может не быть, он, очевидно, тонкий – для искушённых рецензентов. Но, опять же, в моём понимании проект должен быть таким, чтобы гость пришёл и без дополнительных информационных табличек понял главную суть проекта, прожил его на своём опыте. Здесь такого не было.

Годом позднее, когда состоялись все стадии рекомендации меня на организацию отдельной зоны на этом празднике, я дошла до главного режиссёра и задала, разумеется, первый вопрос: «В чём идея? Какую мысль Вы хотите донести до гостей?» Я получила ответ, который меня в целом устроил: «Прошлое, настоящее, будущее города». То есть стояла задача показать лучшее из истории, те объекты гордости, что есть сейчас, и будущее, на которое мы нацелены. Действительно, есть смысловая канва, которая в лучшем своём варианте может способствовать развитию патриотизма и гордости у населения. Вторая канва: город в городе – всё пространство поделить на части и сделать детский сад, школу, спортивные клубы и так далее, весьма логичное и структурное деление площадки. Ок! Вопросов нет. Работаем.

Я, пришедшая от лица консульства, предложила несколько концепций, как представить международный блок в пространстве. Одна из них: показать связи с городами-партнёрами, которые уже есть и которые проверены годами (прошлое), выделить почётное консульство Словакии и отношения со страной, которые завязываются прямо сейчас (настоящее) и обозначить планы на развитие международных отношений региона в целом (будущее). Оформить это всё в игровую зону с возможностью вовлечь участников в процесс, а также декорировать пространство лентами, верёвками или другими элементами – символами связей. Концепцию утвердили. Через пару недель, когда началась массовая высылка российских дипломатов из Европы-Америки, от идеи отказались. Мне предложили встать в спортивный сектор и развлекать гостей там, за уши притянув образ консульства.

Не вдаваясь в подробности, в конечном итоге из «города в городе» остался только обособленный детский уголок, спорт был разбросан по всей территории, школы и другие городские институции не представили. Идея «прошлое – настоящее – будущее города» никак не проявлена.

Наша общая задача – создавать проекты, в которых есть реализованные и понятные идеи и смыслы.

Если говорить об азах режиссуры, то в твоём проекте должна быть сыграна история.

Вспомни фабулу любой сказки:

1. Экспозиция

2. Завязка

3. Развитие действия

4. Кульминация

5. Развязка

6. Обязательно есть положительные персонажи и есть

конфликт

Теперь переносим на проект.

Обрати также внимание на корректную работу ключевых подрядчиков. На этом же проекте два специалиста действовали на разрушение идеи:

1. Аниматор на входной группе. Во время перерыва основного аниматора на входной группе его сменил «технический» волонтёр, который, встречая гостей, просто говорил: «Отличного отдыха», не погружая в идею;

2. Инструктор гвоздетерапии. Суть всех точек фестиваля: парное участие. Здесь же инструктор одёрнула одну из гостей, которая стояла на гвоздях и держалась за руки партнёра в поисках поддержки, со словами: «Ни на кого не рассчитывай, ты одна, справляйся сама».

Твоя задача – проверить, уточнить, назначить дополнительного администратора, который будет отслеживать чёткость реализации идеи на площадке уже во время его проведения.

История провала.

Пример проекта, когда идея не была реализована

Это история моего провала, и касается она организации тематической вечеринки, где самая большая сложность – заявить и не реализовать тематику. А реализовывать её важно на всех этапах проекта: в оформлении зала, во внешнем виде и направлении работы аниматоров, реквизите для гостей, чтобы они перевоплотились в соответствии с тематикой и включились в игру, в закусках на столе, программе вечера. И еще нюанс: тему нужно продумывать с учётом интересов заказчиков и (привет, мисс очевидность!) также нужно учитывать контингент людей, которые на вечеринку придут. Однажды в моей жизни случился провал. Тотальный.

Почему рассказываю об опыте 2011 года? Потому что этот пример актуален спустя годы и стоит перед моими глазами всегда, когда я разрабатываю очередную идею.

Начну с того, что один из «гуру» в event-индустрии страны, уважаемый мастер своего дела уже на протяжении более 10 лет, именитый организатор всея Руси однажды сказал мне: «Если вечеринка не тематическая, то это вечеринка, которой никто не хотел заниматься». Надо ли говорить, что весь следующий год у меня были только тематические проекты? А проектов в параллели было стабильно по +/– 12 штук. Иногда случалось, что я забывала имена клиентов, путала, в каком проекте какая «начинка», а иногда на одну дату брала 2 заказа, а потом не знала, кому отказать и как это сделать, чтобы не выставить себя полным… непрофессионалом. Были проекты прекрасные, но были и те, в которых я забывала учесть кое-какие нюансы.

Итак, был солнечный майский день, впереди меня ждала гангстерская вечеринка. У нас была классная welcome-зона, где мы устроили для гостей соревнования с тараканьими бегами. Вау, я супероригинал: в 2011 году это была просто фишка года! Я знала, что гости сначала удивятся, потом будут в радости участвовать в забегах и точно это запомнят. Всё шло по плану: гости пришли и действительно удивились. И на этом план, собственно, и закончился. Я не учла момент, что средний возраст гостей 40+. Вместо радостного участия в программе они столпились у стеночки, смотрели на главный стол, и на лицах у них было только одно: «Как ЭТО появилось здесь и, главное, зачем?» «Нестыковка», – подумала я и убедила себя в том, что на банкете мы всё исправим. Гости переоделись. Мужчинам мы выдали шляпы – истинные гангстеры, красавцы! Заходят в зал. Ко мне подходит ведущий и спрашивает: «Настя, а то, что все мужчины в шляпах, так задумано или это случайность?» И тут я пытаюсь удержать челюсть на предназначенном ей сомкнутом месте, чтобы она с треском не опустилась вниз, потому что я понимаю, что (внимание!) я не сказала ведущему, что у нас будет тематическая, а не классическая вечеринка! У-упс. И то, что у нас был снят реально классный видеоролик от гостей, ситуацию не спасло. Это была свадьба моей одноклассницы. И это в кубе умножало мой стыд. Весь оставшийся вечер я провела в закрытой кабинке, процесс курировал администратор, я слышала всё, что происходит, но высунуть свою опозоренную физиономию из-за штор уже не могла.

После того сезона я больше не брала по 12 проектов одновременно. И вынесла главный урок: тематика тематикой, но накладывать её нужно строго на целевую аудиторию, знать боли клиента и решать эти боли.

Контрольная точка 5.

1. В чём идея твоего проекта? Какую ключевую одну мысль ты хочешь донести? 1 проект = 1 идея (мысль).

2. Выбери 1 яркий, запоминающийся образ, который визуализирует твою идею (герой).

Определи ключевые формы – те точки на площадке, где главная мысль будет проявлена.

Глава 6. Образ клиента.