Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Перевод К. Барановой

Руководитель проекта А. Деркач

Корректоры Е. Чудинова, М. Смирнова

Компьютерная верстка А. Абрамов

Художник обложки Р. Гусейнов

© Regina Leeds, 2009

Публикуется с разрешения издательства DA CAPO PRESS, an imprint of PERSEUS BOOKS LLC. (США) при содействии Агентства Александра Корженевского (Россия)

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2015

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

Эта книга посвящается всем добрым людям, которые украсили мою жизнь своим присутствием. И прежде всего моему отцу Нату. Особую благодарность хотелось бы выразить Арно Фрэнкелю, Ариэлю Джозефу Тауну и Джозефу Уолшу, чьи любовь и поддержка так помогли мне в создании этой книги. Я ваш вечный должник.

Путешествие в тысячу ли начинается с одного шага.

Ах, боже мой, боже мой, как я опаздываю!

Слова белого кролика, вынесенные в эпиграф, большинство из нас повторяет чуть ли не каждый день. Вы ведь тоже время от времени ощущаете себя таким Кроликом: бегаете туда-сюда, вечно в напряжении, со скрученным в узел желудком, и всюду опаздываете? «Ты и на собственные похороны опоздаешь», – наверняка вы слышали эту шутку от кого-нибудь из коллег, родственников или друзей.

«Ну да ничего, – думаете вы, – в один прекрасный день все изменится. Я буду приходить на встречи и на совещания вовремя. Я стану высыпаться и есть по три раза в день. Все будут удивляться эффективности моей работы, моему сверкающему чистотой кабинету и образцово-показательному рабочему столу. Почему? Да потому что я стану организованным!»

Да, станете. Уже сегодня начинается путешествие длиною в год, после которого вы начнете работать и жить по-новому. Но моя задача этим не ограничивается. Я хочу, чтобы вы успевали радоваться жизни. «Иди за своей путеводной звездой и ничего не бойся: двери откроются там, где ты и не думал их найти», – писал Джозеф Кэмпбелл[1].

Вот как я это вижу. Вы работаете в тихом, замечательно организованном кабинете, и он служит вам, а не наоборот. Ваши документы и проекты идеально проработаны. Дома у вас тоже все в порядке, ведь дом и работа – это две стороны одной медали, вашего жизненного опыта.

Я говорю не о Стране чудес! Знаю, что без неожиданностей в жизни не обойтись. Иногда вы все-таки будете опаздывать – то из-за гриппа, то из-за слишком жесткого дедлайна. А может, у вас найдутся и приятные оправдания для того, чтобы на работе все пошло наперекосяк, – к примеру, свадьба или рождение ребенка. Но как только вы оглядите свой кабинет и подумаете: «Здесь опять все так же, как до начала моей работы над организованностью», – наступит момент истины. В этом хаосе вы увидите систему: вещи ждут, когда вы вновь наведете в кабинете порядок.

Вы все еще не верите, что я понимаю, в каком положении вы находитесь? Давайте попробую угадать, с какими проблемами вам приходится сталкиваться.

Итак, вы приходите на работу с самыми лучшими намерениями. Иногда у вас даже есть набросок плана на день. Но потом звонит телефон, или к вашему столу подходит коллега, или вы начинаете читать электронную (а то и, чего доброго, бумажную) почту. И как-то внезапно оказывается, что вы просто разрываетесь, а к концу дня ваш план на сегодня превращается в план на завтра (и это в лучшем случае).

Вам вечно не хватает времени на то, чтобы закончить проект. Дедлайны накатывают девятым валом. И вы никак не можете понять, как же это коллеги умудряются играючи справляться со своим объемом работы, не превращаясь при этом в зомби.

В кипах бумаг на вашем столе таятся несметные богатства. (По крайней мере, на это надеетесь.) Когда-нибудь вы проведете что-то вроде археологических раскопок и разложите все по папкам. А пока ничего не остается, как делать все новые и новые копии одних и тех же документов, уповая на то, что количество рано или поздно перейдет в качество.

Ваша вторая половинка – телефон. Вы неотделимы друг от друга. Дети жалуются на то, что не видят вас. Даже когда вы вместе, все равно думаете о важной встрече или итоговом совещании. Вы знаете, что обеспечиваете их будущее, но все же сомневаетесь – не слишком ли много времени проводите на работе?

Ну и как? Если одна или две из описанных выше проблем касаются вас, эта книга – то, что вам нужно. Возможно, к этому моменту у вас уже возникло чувство вины или неловкости. Это нормально – именно так и реагируют люди, когда речь заходит об организованности (или ее отсутствии). Давайте договоримся вот о чем: чувству вины или стыда нет места в мире дзен-организации – системы, которую я разрабатываю уже 20 лет. Организованность – это навык, который вырабатывается, а не талант, с которым рождаются, и точка. Лично для меня вы – герой, потому что пытаетесь изменить свою жизнь к лучшему.

Что такое дзен-организация

Мама была невероятно организованным человеком, поэтому мое детство прошло без разбросанных повсюду журналов и газет, без шкафов, из которых вываливается одежда, и без гор немытой посуды на кухне. Лозунг «У каждой вещи должно быть свое место, и каждая вещь должна быть на своем месте» придумала не мама, но она каждый день повторяла его, словно мантру. Она так жила и меня заставляла жить так же. Мама привила мне навыки организатора, просто тогда я этого еще не осознавала.

Начав работать с клиентами, я обратила внимание на одну удивительную вещь. После окончания проекта дом или офис, конечно, выглядел по-новому. Но было и кое-что еще: пространство ощущалось по-новому. Тогда я стала думать над тем, как рассказать об этом замечательном факте остальным. И вот однажды кто-то из друзей неожиданно предположил: «А, наверное, это что-то вроде дзен?» И я закричала: «Да! Это самый что ни на есть дзен!» В тот день родилась моя теория дзен-организации, а я стала дзен-организатором и остаюсь им до сих пор.

У западного человека слово «дзен» обычно ассоциируется с миром и покоем. Но для того чтобы понять мою теорию, не нужно прибегать к медитации, становиться йогом и изгибаться в немыслимых позах или жить и работать на голых досках. Единственное требование – желание перемен.

Если вам не нравится, как выглядит ваш кабинет, не стоит отчаиваться: таким его сделали вы, а значит, вы в силах это изменить. То, как выглядит место, где вы работаете, – это отражение вашего внутреннего мира, ваших мыслей и чувств. За год вы изучите этот мир настолько, что в дальнейшем не только будете трудиться в тщательно убранном кабинете, но и забудете о стрессе и – да-да! – начнете получать от этого удовольствие.

Пожалуй, наиболее просто дзен-организацию можно описать так: это способ заставить себя создать гармонию вокруг.

Части единого целого

Древние полагали: как человек делает что-то одно, так он делает и все остальное. Если вам не удается повысить эффективность работы, попытайтесь взглянуть на свою жизнь в целом.

Вам бы очень хотелось реализовать весь свой потенциал, но проблема в том, что вы постоянно завалены работой. Не можете найти нужные бумаги? Ваш кабинет выглядит так, словно в нем только что взорвалась бомба? Вечно срываете дедлайны? План на день тонет в море писем и телефонных звонков? С этими обычными офисными бедами несложно справиться. Но для начала мне бы хотелось, чтобы вы осознали, что эта проблема простирается далеко за пределы работы.

Готова поспорить, что ваш дом внешне мало чем отличается от офиса. Если в вашем кабинете повсюду разбросаны бумаги, то, скорее всего, на полу в спальне у вас валяется одежда, а кровать никогда не заправляется.

Если возникают сложности с выполнением поручений начальства, боюсь, что и в быту вы многое не доводите до конца. Вот, к примеру, всегда ли вы закрываете дверцы кухонного шкафчика, после того как берете оттуда (или, наоборот, ставите туда) тарелки?

Организация – это не только положение предметов в пространстве. Едва войдя в кабинет, я могу сказать о его хозяине очень многое. Если вижу, что книги и бумаги занимают каждый квадратный сантиметр помещения, я делаю вывод: у клиента проблемы с ясностью мысли. Атмосфера кабинета буквально кричит об этом. Когда мы начинаем разбирать бумаги, обязательно обнаруживаются важные документы. У меня возникает вопрос: а стремится ли вообще этот клиент к успеху? Потому что в таком кабинете ему успеха никак не достичь. И еще я могу предположить, что ему необходимо научиться быстро принимать решения.

Если я вижу в рабочем кабинете чашки с засохшим кофе или пустые коробки из-под пиццы, знаю: клиент не осознает, как важно завершать начатое. Значит, беспорядок навсегда станет частью его жизни в любых ее проявлениях. Ну что, знакомо это вам? Рассмотрим другие примеры.

Салон вашей машины, случаем, не напоминает помойку? Если у вас кавардак и дома, и на работе – весьма вероятно, что примерно то же происходит и с автомобилем. В багажнике чего только нет – документы, квитанции, книги, теннисная ракетка… А бардачок вы и открывать боитесь, ведь то, что оттуда вывалится, обратно уже не запихнуть.

Ну и конечно, ваш портфель, как же мы о нем-то забыли! Легко в нем найти нужные вещи? А кстати, просроченная шоколадка лежит все так же в кармашке? И распечатки операций по давно закрытым кредитным картам все еще там? И весит ваш портфель (сумка для ноутбука, дамская сумочка) целую тонну?

Не стоит обманывать себя. Вы же помните, что мы пытаемся поставить вам диагноз, а не обвинить в чем-то. Организованность – это не более чем навык, который приобретается так же, как и любой другой, будь то умение танцевать, плавать или играть на пианино. Учитель разбивает обучение на несколько уроков, и мастерство растет с каждым днем пропорционально вашему же стремлению учиться и закреплять пройденный материал.

Тем, кому не наплевать на себя, не наплевать и на условия, в которых они живут и работают. Вам наверняка не наплевать – вы ведь читаете эту книгу.

Годовой план

Проблемы с организацией начались не вчера, а потому на то, чтобы изменить жизнь, понадобится год. Это не экстремальная диета – это новый образ жизни и особенно той ее части, которая связана с работой. Реальные перемены – это поэтапное движение вперед. Я всегда говорю клиентам, что, даже если время и деньги для них не проблема, лучше всего двигаться медленно и систематически. Только так можно добиться долгосрочных перемен. Я не хочу, чтобы вы сейчас быстренько убрали свой кабинет, а через две недели вернулись к тому, с чего начали. Важно заменить свою порочную систему той, которая будет не только работать на вас, но и развиваться вместе с вами. Уверена, это даст такой рост эффективности, о котором сейчас вы можете только мечтать. Эта книга может оказаться полезной вне зависимости от вашей профессии. Мы в основном будем говорить о традиционной работе за зарплату, но инструменты, которые вы получите в свое распоряжение, и навыки, которыми овладеете, можно будет использовать и в быту. Вы занимались ремонтом? В этой ситуации вы – работодатель и платите деньги, но именно вам очень важно правильно организовать процесс, чтобы избежать ненужных осложнений в будущем.

Если у вас есть дети, научите их тому, что узнаете из этой книги. Сегодня они забывают делать домашнее задание, а завтра, вот увидите, будут опаздывать на работу.

Приучение детей к организованности – лучший подарок, который им можно сделать.

Моя книга призвана помочь всем. Но лично мне особенно дорога одна категория читателей – работающие матери. Одновременно вести домашнее хозяйство, растить детей и делать карьеру невероятно сложно. Я очень надеюсь, что книга поможет матерям во всем мире избавиться от стресса, научиться правильно распределять свое время и получать от жизни удовольствие.

Секреты дзен-организации

Хаос – строгий начальник, пожирающий время. Обучение же навыку организованности требует не повышенных затрат энергии, а перенаправления этой энергии от одного вида деятельности к другому.

Возникает вопрос: как же мы, такие умные, оказываемся в плену хаоса? Ответ прост: мы всего лишь люди.

Вот лишь несколько характерных черт жизни в XXI веке:

• Еще никогда человек не находился под давлением такого числа средств быстрой связи.

• Чтобы сохранить конкурентоспособность, любая компания старается задействовать как можно меньшее число сотрудников для выполнения как можно большего объема работы.

• Развитие аутсорсинга привело к тому, что мы стали бояться заявлять начальству о своей перегруженности – ведь лучше иметь работу, чем не иметь ее.

Никто, кроме нас, не виноват в том, что мы сознательно отказываемся от инструментов, которые позволили бы изменить нашу жизнь. Несколько лет назад на одной из лекций я услышала замечательную фразу: «Жертв нет, есть только добровольцы». Когда понимаете, что вот-вот ступите на путь, ведущий к хаосу, остановитесь и перенаправьте свою энергию в другое русло. Добровольно шагните к успеху, научитесь завершать начатое без нервотрепки и сохраните силы для более важных дел.

Обучение организованности вполне может быть творческим процессом, так вы получите от него максимальное удовлетворение. Вот сферы, в которых закладывается фундамент вашего успеха, – мы рассмотрим каждую в отдельности, а вы решите, какая именно вам ближе (надеюсь, впрочем, что вы попробуете все):

Диета.

Физические упражнения.

Рабочий дневник.

Дримборд.

Технология.

Навыки распределения времени.

Хорошие привычки.

Системы и режим работы.

Вознаграждения.

О, как бы мне хотелось видеть выражение вашего лица, когда вы прочитали слово «диета». Эта истина всем давно известна: мы то, что мы едим. Еда влияет на ясность мысли, она дает нам энергию, позволяющую быть в тонусе в течение всего рабочего дня. Так что откажитесь от конфет и перейдите на фрукты. Возьмите бутылку простой воды вместо колы или энной чашки кофе. Добавьте столовую ложку домашнего творога к тосту на завтрак, а к кофе – омлет. Спустя какое-то время маленькие шаги на пути к более здоровому рациону повысят вашу активность и усилят концентрацию.

Человеческое тело не предназначено для многочасового сидения перед монитором. Если вы ведете малоподвижный образ жизни, даже такая малость, как ежедневная двадцатиминутная прогулка, способна добавить позитива в вашу жизнь. Именно за это время человек в среднем проходит полтора километра. Если 20 минут для вас – непозволительная роскошь, начните с пяти и развивайте успех.

Десять – пятнадцать минут занятий спортом тоже помогут вам ожить. Главное, чтобы занятия помогли перейти на новый режим жизни.

В своей книге «Организованная жизнь за один год» я призналась, что когда-то терпеть не могла книги из серии «Помоги себе сам». Не имела привычки записывать ответы на вопросы в специальную тетрадку, считая, что это не для меня. Но потом посчастливилось прочитать замечательную книгу Джона Брэдшоу «Возвращение домой». По какой-то причине я решила изменить своим принципам и на этот раз все же записать ответы. И что вы думаете? Я и представить себе не могла, что из меня выльется подобная информация. Ручка и бумага помогли выпустить на волю глубоко спрятанные чувства, о которых я и не подозревала.

Это было настолько ошеломляюще, что я немедленно стала использовать эту технику на своих занятиях.

Итак, ведение дневника играет ключевую роль в обучении организованности – вы будете убеждаться в этом в начале каждого месяца программы. На работе ничего нового, все та же заезженная колея? Попробуем найти причину, вызывающую у вас подобную реакцию. Ее ведь можно заменить гораздо более мощными эмоциями.

Дримборд (от англ. dream – мечта, board – доска) – еще один проект, который поначалу может показаться бесполезным или не имеющим отношения к организованности. Но создание дримборда позволяет увидеть цель до того, как она станет реальностью. Это простой, творческий, недорогой и действенный инструмент. Много ли на свете вещей, о которых можно сказать то же самое?

Вот что вам нужно сделать. Купите доску для объявлений и клей. Сядьте и пролистайте стопку журналов, вырезая иллюстрации, соответствующие образу жизни, который вы хотели бы вести, работе вашей мечты, кабинету, куда хотелось бы приходить каждый день. Затем наклейте их на доску и повесьте ее на видном месте (необязательно на работе). Доска будет регулярно вдохновлять и напоминать о том, в каком направлении нужно двигаться. Очень может быть, что иллюстрации, которые привлекут ваше внимание, окажутся неожиданными. Когда потаенные мысли и желания выйдут на поверхность, вы осознаете, кто вы на самом деле. Приготовьтесь к сюрпризам!

Теперь перейдем к более традиционным инструментам организованности и продуктивности.

Пытаясь стать более организованными, мы часто покупаем разного рода устройства, без которых, если верить рекламе, нам никак не прожить. В этой книге мы будем рассматривать гаджеты, которые могут оказаться как очень полезными, так и бестолковыми. Не забудьте проконсультироваться с разбирающимися в технике людьми. Технологии очень быстро меняются, и наверняка к моменту выхода этой книги в продаже появятся новые устройства, о которых я пока понятия не имею. Главный вопрос, на который вам предстоит ответить: «А нужен ли мне этот гаджет?»

Помню, я так радовалась, когда купила себе сканер. Их тогда только начали выпускать, да и цена оказалась подходящей. И что же? Оказалось, мне не так уж часто приходится что-то сканировать, и эту покупку можно назвать неоправданной. В общем, урок по теме «Покупай только то, что действительно нужно» для меня бесплатным не был.

Время не менее ценно, чем пища или деньги. Потраченное время назад не вернешь. Зачем разменивать свою жизнь по мелочам? Овладение навыками правильного распределения времени поможет создать подходящую рабочую атмосферу, а не мириться с той, что навязана вам извне.

В течение многих лет я наблюдала, как простые привычки изменяют характер связи клиента с окружающей обстановкой. Как утверждают психологи, чтобы какое-либо действие стало привычкой, человек должен повторять его ежедневно в течение трех недель. Ключевые слова здесь – действие и ежедневно. Пропустили день – начинайте отсчет снова. И вот еще что: новая привычка должна быть действием, а не деятельностью.

Разницу сейчас объясню. Если принимаю решение каждый вечер перед уходом домой наводить порядок в офисе, я включаюсь в деятельность. Однако она состоит из многих действий, как то: поставить справочники обратно на полку, а папки положить в шкаф; помыть кофейную чашку на офисной кухне; вытряхнуть из корзины накопившийся за день мусор; полить цветы; и, возможно, написать одно-два письма коллегам. Деятельность состоит из связанных друг с другом хороших привычек. Синонимы позитивной деятельности – режим, система или даже ритуал.

Другой вариант позитивной и постоянной деятельности в офисе – немедленно убирать свои личные вещи при входе в рабочее пространство. Если вы оставляете пальто на стуле, завтрак – на книжной полке, а уличную обувь бросаете посреди кабинета, вы задаете тон всему дню, как бы говоря: все дозволено! Между тем приступать к созданию обстановки, которая позволит добиться успеха, нужно сразу после того, как входите в офис. Уважайте свое рабочее место!

Один из самых распространенных вопросов, которые мне задают студенты, звучит примерно так: «Реджина, я стараюсь быть организованным, но спустя две недели все опять выглядит так, будто ничего не делал. Какой смысл этим заниматься?» На это я обычно отвечаю, что сделать уборку – еще не значит стать организованным. Организованность предполагает наличие системы, которая позволяет не допускать хаоса на рабочем столе. Слово «система» вполне можно заменить словом «режим». Наверняка у вас в жизни имеется множество ритуалов, доставляющих вам удовольствие, – таких как, к примеру, подготовка к походу в дорогой ресторан. Какие полезные ритуалы вы исполняете сейчас? Мы введем в вашу жизнь несколько таких ритуалов, которые помогут вам в работе.

С моей стороны было бы нечестно требовать от вас выполнения довольно непростой работы и при этом оставить вас без вознаграждения. Нам нужен стимул, чтобы пройти через испытания. Нет, я, конечно же, говорю не о поездке на Таити. Я имею в виду радость, которая появится в вашей жизни после окончания обучения.

Часто самое большое удовольствие нам доставляют очень простые вещи. Я, к примеру, люблю животных. Есть один конь, который в молодости стал олимпийским чемпионом. Сейчас ему 26 лет, по лошадиным меркам он древний старик. Одно из приятных вознаграждений для меня – возможность сходить к нему в гости. Я выпускаю коня в загон, присаживаюсь на скамейку и наблюдаю за ним. Это встреча старых друзей, ничего более. А какие моменты приносят радость вам? Может, вам удастся превратить их в награду за хорошо выполненную работу?

Год начинается

Если вы хотите делать карьеру, а не просто ходить на работу, чтобы получать зарплату; если вам категорически не нравится, как выглядит ваше рабочее место; если вы хотите знать, как справляться с поглощающим потоком информации; и наконец, если вам больше всего на свете нужно упорядочить свою жизнь, – вы держите в руках правильную книгу. Чтение ее – шаг в нужном направлении. Но вам придется взять на себя обязательство измениться и действовать, чтобы добиться успеха. За все в жизни надо платить. Временами вы станете испытывать дискомфорт, и вам придется немало потрудиться. Зато награда за эти труды будет такой, о которой можно только мечтать. За год вы повысите качество своей работы. Вы сэкономите время, деньги и самый ценный ресурс – энергию. Энергия, какой бы она ни была – физической, ментальной, эмоциональной или духовной, – это ваша суть. Что было бы, если бы вы работали более продуктивно? Как бы проводили свободное время, которого в этом случае у вас стало больше? На что бы потратили сэкономленные деньги? Что бы доделали, если бы избавились от стресса? И как вы думаете, откуда в вашей жизни взялся хаос?

Наберитесь мужества и решимости. И не забудьте приготовить дневник. Мы отправляемся искать ответы на эти вопросы.

Январь. Начните с нуля

Пусть ведет тебя то, что ты любишь.