Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами. Пособие по «Технике безопасности» для начинающих айтишников и интересующихся

Так или иначе, работая на компьютере с разными программами, любой пользователь сталкивается с проблемами, связанных с работой компьютера, операционных систем, программ, файлов и текстов. Очень часто некому нам помочь, подсказать и объяснить тоже, а проблема до сих пор не выходит из нашей головы.

В силу специфики моей профессии более 40 лет моя работа так или иначе была посвящена решению проблем на больших и малых ЭВМ, обслуживая вычислительные центры разных организаций. Затем сама писала программы и создавала автоматизированные системы, которые до сих пор работают в очень известных организациях, а также помогала в решении проблем других разработчиков программ. Как показывает мой опыт, в большей степени возникновению проблем при работе на компьютере с программами способствует человеческий фактор:

· профессиональный опыт разработчика программ;

· наш опыт работы с программным обеспечением;

· отключение электроэнергии;

· маленький ребенок нажал на компьютере или крутой клавиатуре кнопку, пошла перезагрузка операционной системы;

· при открытии файла программа закрывается;

· нужный файл почему-то перестал открываться или сохраняться после внесения изменений…

Много различных ситуаций можно перечислить, которые мешают нам работать и сохранять нашу информацию. А самым главным в этих ситуациях является то, что во многих случаях не мы виноваты. Даже я иногда теряюсь со своим опытом работы с нештатными ситуациями. Виноваты фирмы, разработчики, которые создали этот продукт с ошибкой или правильно не прописали в инструкциях. Мы всегда опираемся на авторитет того, кто пытается решить нашу проблему, авторитет продавца компьютера, разработчика программы, операционной системы, автоматизированной системы, фирмы, бренда.

А ведь там работают люди, такие же, как и мы.

Когда разрабатывается какая-то программа или автоматизированная система, то программист – тоже человек, и не всегда может всё предусмотреть. Обычно исправляются многие ошибки и проблемы на этапах внедрения и эксплуатации, если при этом принимают участие специалисты технологического процесса, для которых создаётся данный продукт. Часто ошибки проявляются уже в процессе работы с программами, а в инструкции и документации нет объяснений и помощи в решении проблем.

В начале 90-х я принимала участие в автоматизации технологических процессов для отделений Московского СБ РФ. В то время на многих организациях часто менялось оборудование, программное обеспечение. Меня тоже это коснулось. Менялись ЭВМ, сервера, операционные системы, программная среда, языки программирования. Не успевали с одним разобраться, как надо было перейти на другое, так как предыдущее оборудование и программное обеспечение не справлялось с объёмом обрабатываемой информации и её хранением.

При написании программ для «Автоматизированной системы учета и отчетности для отделений Московского СБ РФ» возникла ситуация, при которой шли неправильные расчеты и передача данных. Я просидела над проблемой почти весь рабочий день, не могла найти ошибку. В конце рабочего дня ко мне подошла руководитель группы, чтобы узнать, как продвигается работа. Услышав о моей проблеме, она мне сказала: «Если сидите больше двух часов над решением проблем, возникающих в процессе работы, значит проблема не в Вас, а в той программной среде, в которой работаете».

В качестве примера можно взять программу Microsoft Word, которая является одной из часто используемых программ. Возникающие проблемы при подготовке текстов для докладов, отчетов, инструкций, презентаций, дипломов и т. д. тратят наше время и нервы.

Первая моя встреча с Microsoft Word произошла в 1997 году, когда делала таблицу соответствия для перехода всех банков и ЦБ РФ на международный план счетов, а с проблемами при работе с этой программой столкнулась в конце 1999 года уже в другой организации.

У оператора при подготовке на компьютере большого и сложного документа с таблицами и формулами закрылась программа, а файл исчез из папки. Работа нескольких дней пропала, и теперь надо заново набивать текст. У сотрудницы была истерика. Пока её коллеги успокаивали и поили водой, я попробовала поискать хоть какие-нибудь следы. Найдя временный файл за предыдущий день, восстановила часть работы.

С того момента я серьёзно занялась решением проблем при работе с Microsoft Word и другими программами, а их оказалось не мало. И только огромный полигон для испытаний в обработке маленьких и больших, простых и сложных документов помогли получить опыт работы с проблемами и создать правила работы на компьютере с файлами и программами. Мой полигон испытаний состоит не из одной тысячи документов, а из сотни тысяч документов, которые обрабатывались за год в моем подразделении.

Накопив большой опыт в работе с проблемами, возникающими с различными программами, поделюсь своими методиками анализа ситуаций, систематизацией ошибок и решениями часто возникающих проблем. На примерах работы с Microsoft Word и другими программами ответим на вопросы «Кто виноват?» и «Что делать?».

Работая в разных операционных системах и с разными программами, я поняла, что каждая система диктует свои правила работы с файлами, областями для пользователя и системных временных файлов, подключенных или взятых по умолчанию параметров настройки программ и систем. Часто пользователи таких мощных систем, как UNIX, Windows и возможно Linux, даже не подозревают о существовании правил, проблем или чаще всего забывают об этом.

Если в операционной системе UNIX, работая с большими массивами данных, файлами, не следить за областью, где копятся временные файлы для операционной системы и пользователя, то система сама расчищает себе пространство для новых данных, она удаляет файлы пользователя, которые были записаны ранее.

Если в Windows не следить за наличием свободной памяти на компьютере и большим накоплением временных файлов и файлов пользователя, то это грозит медленной работой операционной системы, программ и потерей текущей информации.

Ещё раз повторюсь, через меня прошла не одна сотня тысяч документов, подготовленных в Microsoft Word, распознанных в ABBYY FineReader, полученных от разных пользователей и организаций на обработку в электронном виде. Документы поступали на бумаге, дисках, по электронной почте. Анализируя ошибки в тексте и проблемы в работе с большими документами и файлами, я выработала свою систему подхода к решению технологических вопросов.

Систематизировав повторяющиеся ошибки в тексте после распознавания отсканированных и обработанных операторами документов, были написаны макросы, которые запускались в Microsoft Word, что облегчало работу при исправлении и проверке текстов.

При подготовке текстов больших объемов часто возникают проблемы по сохранению информации, что повлекло к написанию технологической инструкции для операторов, где по шагам описаны действия по работе с документами, программами и файлами.

В данной работе описаны проблемы не только с файлами и текстами, но и с работой других программ. Прежде, чем показать проблемы и их решения, надо внимательно изучить все причины их возникновения. Многие проблемы возникают не по одной причине, а сразу по нескольким.

Структура написанной книги разделена на несколько частей, каждая из которых посвящена определенной тематике для решения многих проблем. При рассмотрении различных вопросов будут приводиться примеры ситуаций, предшествующих возникновению проблем.

В конце книги приведена страница «Приложение 1» для замечаний в виде таблицы из двух столбцов. Возьмите лист бумаги и ручку, разделите лист на две части. В левой части напишите все вопросы и проблемы, которые вы хотите решить или, которые будут возникать во время чтения книги. В правой части вставьте варианты ответов, которые помогут исправить ситуацию.

Первая часть посвящена вопросам возникновения проблем и причинам возникновения ошибок при работе в Microsoft Word. Все известные проблемы разделены на три категории, а вот причины не известны большому числу пользователей. Представленные для обозрения причины являются проблемой не только для Microsoft Word, но и для других программ.

Прежде, чем приступать к чтению глав, посвященных решению проблем с файлами и текстами, советую посмотреть главы в четвёртой части. Ознакомиться с настройками для временных файлов, программы Word и её Шаблоном.

Вторая часть посвящена решению проблем при работе с файлами. Представленные к рассмотрению проблемы с указанием причин будут решаться простыми и доступными способами.

В третьей части, посвященной решению проблем при работе с текстами, рассмотрим примеры, связанные с изменениями в новых версиях Windows, Office, других операционных систем и программ, а также затронем вопросы форматирования текстов, созданию макросов, т.е. тем вопросам, которые помогут облегчить нашу жизнь.

В четвертой части обратим внимание на параметры настройки программ и работу с временными файлами. При работе с любой программой самым главным является настройка или установка параметров, которые не всегда описаны в руководствах работы с программами. Часто неправильная настройка или ошибка в работе программы, о которой обычный пользователь даже не подозревает, и является потерей его многочасового труда.

А пятая часть будет немного посвящена работе с проблемами, связанными с работой программы FineReader и файлами формата *.pdf, передаче текстовой части в Microsoft Word или в другой текстовый редактор, а также рассмотрим, какие подводные камни встают на пути переброски информации. Немного затронем вопрос проблем при работе с автоматизированными системами, которые нас окружают на работе и дома.

И в заключительной части мы с Вами сделаем выводы по решению проблем, которые возникают в процессе работы с программами. А самым главным в этой истории является то, что у Вас не будет проблем с файлами, текстами, работой с разными редакторами, программами, если будете выполнять «Правила техники безопасности», которые мне помогали и помогают уже много лет в работе и сохранении всей моей информации. У меня за более, чем 40 лет работы, не было потери информации, даже в случае поломки компьютера, а это уже будет отдельная история.

Кто-то наверное скажет, что не нужно заострять внимание на Ms Windows, Word, так как сейчас есть другие операционные системы, текстовые редакторы и многие другие программы, заслуживающие наше внимание. Они имеют открытые коды для пользователей и программистов, бесплатные и много других достоинств. Нет, я не собираюсь хвалить или ругать выбранные программы, операционные системы. Всё упирается в умении пользоваться выбранным вариантом. К нашему сожалению, мы не знаем уровень профессионализма программиста, создающего данную версию операционной системы, программы, не знаем какие параметры, возможности и ограничения были по умолчанию, и какие он заложил. А может заложил таймер на время использования программы, а может ограничение на количество страниц или файлов, как в демонстрационных версиях платных программ.

Сравнивая работу разных программ, я иногда не могла понять, что означают некоторые функции и параметры настройки. Я давно перестала писать программы, а документацию, книги по программированию на русском языке читать. Как переводчик обозвал какой-то термин, так он и пошел в массы, причём, многие выражения могут переводиться по-разному.

Замечание автора:

– на протяжении всего текста будут повторяться фразы, правила, действия, примеры для запоминания, осмысления выполняемых операций с программами на компьютере.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

Прежде, чем начать диалог о возникновении проблем и причинах, их вызывающих, расскажу свою историю, в которую я, как профи, коим себя считала, попала за этот год. Где-то лет 10 назад решила написать эту книгу. Причину я потом озвучу в одной из глав. История очень поучительная. Просматривая и собирая информацию в интернете, я заглянула на сайт российской службы поддержки Microsoft, а затем на зарубежный сайт службы поддержки Microsoft, рассчитывая на то, что там больше информации.

Ничего нового я там не нашла. А через несколько дней мне на английском языке от зарубежной службы поддержки Microsoft на электронную почту пришло письмо с рекомендацией обращаться в региональную службу поддержки Microsoft по всем интересующим меня вопросам, так как на всех сайтах разных стран находится одинаковая информация.

Это было начало. Продолжение я получила год назад, когда я решила обновить свой ноутбук и поменять жесткий диск. И тут начались интересные и неинтересные действия.

Пришло письмо на мою электронную почту, текст которого представлен на Рис. 1.1.

Рис. 1.1. Фрагмент письма от службы поддержки Microsoft

Так как я решила обновить свой старый ноутбук, то решила оставить как есть. Подумав хорошо, решила купить новый ноутбук с большим экраном и диском, а также установочный диск с дистрибутивом Ms Windows. И вот здесь начались мои приключения, в которых я оказалась и «виноватой», и «не виноватой».

Увидела ноутбук в магазине и сразу купила. Понравился. Экран – большой, диск – какой и хотела. Купила дистрибутив лицензионного Ms Windows. Он оказался на диске. Выясняется позже уже дома, что на ноутбуке нет устройства для дисков. Покупаю дисковод. Опять не могу установить, ругается программа установки. Что делать? Еду за помощью в центр продаж дистрибутива. Сотрудники – профи, помогли решить мои проблемы.

Оказалось на установочном диске находится версия «Hom», а код активации от «Pro».

А «вишенкой на торте» на новом ноутбуке оказалась камера, которая годиться только для видеозвонков, что повлияло на выбор и установку других программ.

Моя не внимательность обернулась большими проблемами.

В результате на новом ноутбуке было установлено всё программное обеспечение, что мне нужно. На старом ноутбуке, заменив диск, установила Linux с помощью тех же профессионалов, которые помогли разобраться с установкой Windows. Еще не пробовала работать на нём. Надеюсь получится новая история. В данной ситуации я не смогла бы установить систему Linux ни с первой, ни со второй попытки.

Работа с программами является очень интересной и больной темой, а вернее появление нештатных ситуаций при работе с ними. Советы из интернета по решению проблем не помогают.

На сегодняшний день, чтобы найти правильный совет в интернете по решению проблемы, нужно знать этот правильный ответ. Я сама иногда обращаюсь за помощью к интернету, чтобы напомнить «где» и «что» необходимо сделать. Порой приходится пересмотреть не одну сотню сайтов. И это я делаю лишь потому, что нет привычки все записывать, а надо бы вести хотя бы мини дневник вопросов/ответов.

А что же нужно сделать, чтобы помогло решить проблему?

Как определить достоверную информацию от фейковой?

Обычно для своих коллег я всегда писала инструкции для обхождения и решения проблем, поэтому и для всеобщего обозрения решила создать такое пособие пользователя, в котором рассмотрим возникающие проблемы при работе с разными программами, и пути их решения. На примерах работы с Windows, Word и другими программами будут показаны методики определения и решения проблем, которые будут служить подсказкой при работе в других операционных системах и программах.

Чтобы решить проблемы с файлом или текстом, первым делом необходимо найти причину. Тот объем информации в интернете о проблемах, причинах, вызывающих проблемы, выглядит как айсберг. Мы почти все знаем о многих проблемах, но мы не догадываемся о том, как найти решение, и не знаем причины, которая их вызывает.

С 1999 года я начала принимать участие в технологическом процессе обработки больших и сложных документов, содержащих в тексте формулы, огромные таблицы, рисунки. Первой ласточкой в работе с Word 95 стали проблемы при сохранении файлов, а также химические и математические формулы, подготовленные в редакторах формул, преобразовывались в рисунки или превращались в белые квадратики. Появлялось сообщение о том, что не хватает памяти для сохранения файла или формул, программа Word закрывалась, а файл с текстом исчезал.

Проверялась и увеличивалась вся память, которая была быть на компьютере, делалась дефрагментация жёсткого диска, но проблема не исчезала. Менялись компьютеры на более мощные. Устанавливались все изменения и новые версии Windows и Office, но проблемы не исчезали. Знакомая ситуация для многих, то же самое советуют сделать все вокруг, включая службу поддержки Microsoft.

Когда я полностью занялась этой проблемой, то по моей просьбе пригласили к нам в организацию специалистов из службы поддержки Microsoft. Специалисты Microsoft не смогли ничего предложить для решения проблем или определить причину. Они попросили дать доступ к компьютеру для специалистов головного офиса, возможно, даже зарубежного.

А кто же разрешит копаться на компьютере государственного предприятия, имеющего конфиденциальную, коммерческую и научную информацию?

Тогда решила, буду сама находить решение проблем. И, «не зная броду, полезла в воду». Потихоньку стали вырисовываться подсказки в решении проблем.

Создавались инструкции по технике безопасности и сохранению подготовленных документов.

Список возникающих проблем от версии к версии не уменьшается, к которым еще не раз вернемся. Самой большой болью для всех пользователей остались старые и неисчезающие проблемы от версии к версии.

Все проблемы при работе с программами рассматривались мной, как пользователем. Для решения проблем я действовала как пользователь программ, операционных систем. Я просто искала быстрые решения проблем в книгах, у коллег, знакомых IT-специалистов, сотрудников службы поддержки Microsoft, поэтому не могла понять, поймать причину проблем. Почему …?

Часто даже не могла понять суть проблемы. Например, программа выдает сообщение, что не хватает памяти, а где не хватает, не объясняет, хотя компьютер имеет большое свободное пространство по всем параметрам. Когда я прекратила поиск решения проблем как пользователь, и посмотрела на все возникающие проблемы как программист, то все «пазлы» сложились в единую картину. Все сразу стало вырисовываться в единую схему.

Вот с этой схемой и начнем разбираться. Начнем с рассмотрения проблем. Все проблемы, например, возникающие при работе в Word, разбиваются на 3 категории:

· проблемы, связанные с файлами;

· проблемы, связанные с текстом;

· проблемы, связанные с результатами

работы других программ и пользователей.

Рассмотрим список проблем первой группы, возникающих с файлами:

· не открывается файл с текстом;

· не сохраняется файл с текстом;

· пропал файл с текстом после закрытия Word;

· при открытии файла закрывается Word;

· большой размер файла.

Теперь рассмотрим список проблем второй группы, возникающих с текстами:

· вместо текста «иероглифы»;

· вместо спецсимволов в тексте квадратики, другие буквы;

· вместо текста вопросительные знаки;

· вместо математических, химических формул пустые квадратики

или формулы преобразовались в рисунки;

· проблемы с изображениями;

· неправильно работает сортировка;

· неправильно работает сравнение текста;

· отключается проверка орфографии и грамматики.

Проблемы третьей группы, возникающих при работе разных программ, являются еще одной из причин возникновения проблем с файлами и текстами. Например, программа ABBYY FineReader после распознавания передает не только текст, но и проблемы вместе с файлом.

Списки, связанные с проблемами, можно продлить еще на несколько пунктов.

Могу обрадовать всех, кто так или иначе сталкивался с этими проблемами, что определены причины возникновения ошибок при работе в Word и найдены пути решения или обхода проблем. Причем, проблемы будем исправлять стандартными средствами Microsoft, установленными на наших компьютерах, вместе с Windows, от самой старой до самой новой версии. К нашему счастью, в самом начале выхода в жизнь Microsoft, даже не зная об этом, позаботился о нас. И мы с Вами научимся разбираться со всеми этими проблемами и причинами.

Прежде, чем начать разбираться с решением проблем, рассмотрим причины, влияющие на их возникновение, при работе с программами:

1. У нас нет опыта работы с проблемами работы на компьютере.

2. В огромном океане информации, например, в интернете, невозможно найти правильную информацию.

3. Нет специализированных изданий, дающих правильные ответы для решения проблем.

4. Выдаваемые сообщения об ошибках при работе с файлами, текстами не всегда соответствуют проблеме и не дают подсказки к ее решению.

5. Российский и зарубежный сайты службы поддержки Microsoft на вопросы не дают правильные ответы, которые могли бы решить проблемы.

6. Незнание пользователями стандартов, ограничений и параметров настройки при работе с программами, текстами и файлами, т.к. о них нет информации в публикуемых источниках, кроме сайта службы поддержки Microsoft.

7. Ошибки в файлах после работы других программ или пользователей, передаваемых для дальнейшей работы.

8. Несоблюдение «Техники безопасности».

9. Неизвестные и известные источники получения текстов и файлов.

10. Форматы файлов.

11. Большой и сложный документ.

Этот список можно еще долго и очень долго продолжать.

Не важно, в каком порядке будем рассматривать перечисленные причины, так как одна причина перетекает в другую и наоборот, объединяясь в одну общую причину. Самым главным во всех этих причинах является то, что они все между собой связаны.

Глава 1. Причина №1. Отсутствие опыта работы с проблемами и специализированных изданий

Ответьте сами себе на несколько вопросов.

Как часто у Вас возникают проблемы с программами, файлами, текстом?

Какие эти проблемы были?

Была ли проблема, или существовал хотя бы один случай, который до сих пор помните, и они не дают покоя?

Решили эту проблему, перепробовав все советы, предложенные из интернета или из других источников?

Бросили заниматься этой проблемой, а может быть переделали всю работу с самого начала?

Я могу привести много примеров, связанных с потерей информации при подготовке очень важных документов, отчетов, дипломов, научных работ. Для некоторых пользователей компьютеров, даже потеря служебной записки или заявления, тоже является большой трагедией.

Видя, сколько эмоций и проблем это приносило моим коллегам, знакомым и незнакомым людям, я занялась поиском причин и решений проблем. Перечитав на русском и английском языках много книг, искала хотя бы один абзац с нужной информацией. Не нашла ни одного объяснения возникновения и решения проблем, тем более сейчас с появлением интернета в нашей жизни.

У меня был большой опыт работы с решением проблем в разных операционных системах, с разными программами, большими и малыми ЭВМ, персональными компьютерами. Наиболее сложные примеры остались в памяти до сих пор. В какой-то момент я стала коллекционировать проблемные файлы. Все проблемные файлы не сохранила, но почти для каждой проблемы можно привести примеры. Проблемы повторяются. Имея опыт работы с проблемными файлами, текстами, покажу и научу, как находить причину возникновения проблем, исправлять и воссоздавать ситуации возникновения ошибок при работе с файлами и текстами, но самое главное в данной книге – это научиться предотвращать проблемы.

Я долго не могла понять, с чего начать писать книгу. На одном из веб-семинаров по личному бренду, где я прошла обучение, лектор Анна Измайлова озвучила для меня подсказку: «Мы знаем много известных брендов, но мы не знаем тех, кто стоит за этим брендом. Это может быть основатель, создатель, изобретатель».

Например, «Microsoft» и Билл Гейтс – это уже слова-синонимы.

А кто создал Microsoft Word? А Windows?

А где автор сейчас работает, чем занимается?

Вот здесь и начинается раскрытие наших причин и проблем.

Создателем популярных офисных приложений в Windows – это в Office Word, Access, форматов для файлов *.rtf, *.doc, оригинальной версии Блокнота, возможно и Wordpad, считают Ричарда Броуди – американского программиста, который, уйдя в 1994 году из Microsoft, сменил свой вид деятельности и к программированию больше не вернулся. Очень жаль, что такой талант так рано ушел из программирования. Советую почитать о нем в интернете, ведь он еще написал две книги, которые до сих пор являются бестселлерами и издаются на разных языках. Талантливый человек – талантлив во всем.