Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами. Пособие по «Технике безопасности» для начинающих айтишников и интересующихся
- -
- 100%
- +
Но как в пословице говорится: «Не Боги горшки обжигают». Так и здесь, талантливые люди тоже могут ошибаться. Ведь талантливые люди – такие же люди, как мы с Вами.
Одна из основных проблем заключается в том, что Ричард Броуди, уйдя из Microsoft, немного не доработал свое детище. А его последователи видимо не знают что, где и как исправить. Знаете, почему так происходит?
Обычно программы, автоматизированные системы создают одни, а пишут инструкции другие. На что-то обратили внимание, что-то пропустили, а что-то посчитали не особенно важным для работы.
Представьте себе следующую картину, на которую меня навело мое увольнение с последнего места работы. Увольняется сотрудник. За несколько дней должен передать свои дела коллеге. Как происходит передача дел при работе? Один показывает, как необходимо работать, другой с блокнотом рядом сидит и записывает. Что-то забыл рассказать увольняющийся сотрудник или принимающий пропустил. Это все потом всплывет в процессе работы. А все ли понял принимающий дела сотрудник? А все ли рассказал увольняющийся сотрудник?
Вернемся снова к поиску решения проблем. В огромном океане информации, например, в интернете, невозможно найти нужную информацию, так как там находится много неправильных и непроверенных знаний.
При поиске в интернете решения для создавшейся проблемы Вы создаете запрос.
Сколько миллионов результатов поиска нашлось, 8 млн, 17 млн, 42 млн?
Вы знаете, что примерно нужно искать?
А хоть один выбранный совет помог? Мне не помог.
А самое интересное в этой ситуации является то, что все советы как под копирку списаны с сайта поддержки Microsoft Office, друг у друга с небольшой коррекцией или, копируя и делая технический перевод статей, с зарубежных сайтов.
Когда я решила написать книгу о проблемах при работе с Word, то обнаружила много информации о проблемах и их решении. Я даже себя немножко плохо почувствовала, и это мягко сказано. Оказывается, необходимо вносить изменения в реестры программы, а если не поможет, то переустановить Windows или Office, или попробовать стороннюю программу по рекламе. Как всё – это сложно! А где результат с полной гарантией?
В прошлом я была системным программистом, разработчиком автоматизированных систем, занималась тестированием программ и автоматизированных систем, и всегда была против того, чтобы обычные пользователи лезли в системную настройку программ, операционных систем и что-то исправляли.
Иногда на IT-форумах или на сайтах советчиков в комментариях проскальзывают правильные решения проблем. Может этим специалистам некогда вести сайты с нужной информацией для других, поэтому за них это делают домохозяйки, менеджеры и префекты зарубежных городов, хотя и на профильных сайтах тоже нет нужной информации. Я снова повторюсь. Для того, чтобы найти правильный совет в решении проблемы, надо знать этот правильный совет.
Нет специализированных изданий, дающих правильные ответы для решения проблем. Сколько книг о том, как пользоваться инструментарием Word начинающим и опытным пользователям? Много, очень много!
А книг с решением проблем работы на компьютере, определения поломки, ремонта компьютера? Достаточно!
А сколько книг, связанных с проблемами при работе с текстами, файлами в любом текстовом редакторе и разными программами, у нас в России или зарубежом? Ни одной!
А что об этом думает и может нам предложить служба поддержки Microsoft?
Не на все вопросы есть ответы, и не для всех проблем есть правильные решения.
Когда я делала подборку материалов по теме проблем с файлами, то на одном из форумов попалась статья в интернете с криком о помощи, где пользователь Word поведал свою историю поиска решения проблемы. Он не мог открыть файл с очень нужной для него информацией. Установил одну из последних версий Word, но и это ему не помогло. Он переживал, что надо было установить самую последнюю версию, которая наверняка помогла бы ему. Он обратился в службу поддержки Microsoft. Знаете, какой ответ он получил? Служба поддержки Microsoft «вынесла вердикт» через несколько часов работы над проблемой – «несовместимость версий»!
И что – это было?
А это означает, что в Службе поддержки Microsoft не знают, как помочь в решении проблем при работе с их программами.
А почему они не знают?
У них нет опыта работы с решением проблем при работе с их программами.
Глава 2. Причина №2. Российский и зарубежный сайты службы поддержки Microsoft. Стандарты и ограничения при работе с программами
При работе с документами, программами, техникой во всех организациях существуют свои правила, требования, инструкции, стандарты и ограничения.
Например, для Google документов можно найти следующие требования к файлам, как показано на Рис. 1.2.1.
Рис. 1.2.1. Часть требований к документам на сайте Google
Для программ Ms Office также существуют свои требования и ограничения в работе с файлами, текстами. Об этих ограничениях и требованиях многие пользователи вообще не только не знали и не знают, но даже не догадываются об их существовании. Ограничения касаются размера файлов, максимального количества внедренных объектов и т. д.
Я так же, как и все, этого не знала, когда начала заниматься проблемами, которые возникали при работе с файлами и текстами. О требованиях и ограничениях нам не сказали представители службы поддержки Microsoft, приглашенные по моей просьбе в нашу организацию.
В основном проблемы возникали с большими или сложными документами, содержащих много изображений, химических и математических формул или больших таблиц. А самое главное в работе с документами является то, что во многих организациях нет ограничений на количество страниц и содержимое для документов.
Я сама лично обрабатывала документ из более трёх тысяч страниц, который помещался в нескольких коробках, потратила на обработку и сохранение в разных форматах согласно требованиям технологического процесса более месяца. А когда я пожаловалась сотруднице из другого подразделения о размере документа, то получила в ответ, что несколько лет назад один документ привезли в кузове грузовика. А как с ним работать? По технологическим требованиям документ должен сохраняться в одном файле, разными форматами и загружаться в АС для архивации и дальнейшей обработки документа другими подразделениями. Перед самым моим увольнением опять привезли документ, в котором было только чертежей двадцать тысяч листов, на которые должна быть ссылка в тексте документа. А текстовый документ, возможно, состоит из более сорока тысяч страниц. И как с ним работать?
Например, в некоторых издательствах принимают файлы от авторов по определенным требованиям. Например, текст должен быть не более пятисот страниц, формат файла *.doc, *.docx, *.pdf. У авторов ведь нет желания ограничить себя объемом и сделать несколько томов, та же проблема для получения патента у авторов изобретений, документы которого помещаются в кузове грузовика.
В процессе поиска путей обхода и сохранения информации, я начала искать причины. Я обращала внимание на форматы и размеры файлов, с которыми возникали проблемы. Приходилось каждое изображение сжимать, обрезать, копировать через другие редакторы изображений. Изображения, которые находились в таблице, не сжимались. Приходилось по одному изображению брать из таблицы в новый документ, сжимать, и обратно вставлять в таблицу. К сожалению, с формулами такую операцию нельзя было произвести, чтобы избежать проблем.
А сейчас коснемся одной из важных тем, которая касается работы не только Ms Word, но и других программ. Нам дали инструментарий для работы в программе, но забыли дать правила работы с программой. Это как «Правила дорожного движения» для водителей. Если водитель умеет водить автомобилем, то он должен хорошо знать «Правила дорожного движения», для того, чтобы самому не попасть в аварию и другому не навредить.
Так почему дали инструмент, а с правилами не ознакомили?
И как выживать в таких условиях?
А это – как у кого получится.
У «Службы поддержки Microsoft» тоже есть своя документация на сайтах с указанием требований, ограничений и советов по решению проблем. Когда начинаешь читать эту документацию, то возникает такое чувство, что ее писал человек, который не совсем разбирается в этой теме.
Я общалась по работе со специалистами «Службы поддержки Microsoft» и могу сказать, что там работают очень хорошие специалисты, но у них нет такого полигона для испытаний, какой был у меня. А то, что предлагают на сайте «Службы поддержки Microsoft» для решения проблем, не всё работает.
Поэтому мы с Вами будем писать свои «Правила дорожного движения» в Word и частично информацию возьмем с сайта «Службы поддержки Microsoft», которой будем пользоваться для объяснения возникновения проблем, и чем грозит неправильный совет.
Например, почти никто из пользователей не знает об ограничениях, которые заложены в программе. На сайте «Службы поддержки Microsoft» показана только часть этих параметров ограничения, примером служит Таблица 1.2.1., а для Word 95 список был гораздо больше.
Таблица 1.2.1. Список ограничений для текстов в Word
Выберем и рассмотрим только некоторые ограничения из них (Таблица 1.2.2.).
Таблица 1.2.2. Список часто используемых значений
1. Я специально выбранные значения построила в виде нумерованного списка, чтобы было понятно первое значение. Я всегда вручную нумерую список, а не использую функцию нумерованного или маркированного списка, так как при создании нового абзаца между пунктами ведет к нарушению нумерации. При запуске стиля для очистки формата для всего текста убирает полностью нумерацию списков. В таком большом количестве маркированные списки обычные пользователи не используют в своих текстах. Это, скорее всего, подходит для исследовательских и опытных работ ученых, специалистов.
2. Следующий пункт «Количество вложенных документов в главном документе» больше подходит для писателей многотомных бестселлеров, учебных пособий, лекций или уроков.
3. Следующий пункт из списка ограничений «Максимальное число полей» больше касается программистов при создании шаблона документов, бланков, тестов для заполнения. Такие огромные документы для заполнения возможны при выгрузке больших отчетных документов из Автоматизированных систем.
Примером может служить выгруженный из автоматизированной системы в виде файла Word «График отпусков сотрудников», где в ячейках таблицы данные находятся в «полях», а границы таблицы построены с помощью элементов рисования, на Рис. 1.2.2. показан с помощью сдвига границы.
Рис. 1.2.2. Часть ячеек из таблицы
4. «Максимальное число перемещений» по тексту непосильно одному и даже нескольким пользователям, копировать, переносить в разные части документа, удалять, изменять часть текста в документе. Можно автоматизировать процесс корректировки огромного документа, сделать максимальное число перемещений по тексту.
5. А теперь приступим к самому главному и одному из мной любимых вопросов – максимальный «Размер файла, который можно открыть в Word», равен 512 Мб.
Примером может опять служить выгруженный из автоматизированной системы в виде файла Word «График отпусков сотрудников». Когда вся информация о сотрудниках организации по периодам отпусков была занесена в базу данных, срочно потребовалось распечатать документ и отдать на подпись директору. После формирования распечатки вдруг выяснилось, что вместо номера страницы стоит название поля «NUMBER_PAGE». После последнего обновления в автоматизированной системе выскочила ошибка программиста. Конец рабочего дня. Проблема с распечаткой. У сотрудника отдела кадров началась паника. Я попросила сохранить документ в формате файла Word, чтобы посмотреть и исправить. Сохранили в Word. Во многих АС сформированные документы выгружаются в файлы формата *.pdf, *.rtf, *.xls. Файл не открывается в Word на ее компьютере. Я попросила скопировать мне через сетевой диск файл для исправления. Проделав отработанные за много лет действия, открыла файл, исправила текст и сохранила. Все прошло успешно благодаря моему присутствию при данной ситуации. В данном документе на 850 страниц находилась таблица из 14 столбцов. В большом документе находится слишком много встроенных объектов, полей.
Этот пункт за более 20 с лишним лет я отработала по полной программе, поэтому сразу возникают вопросы:
1. Что будет с файлом, если размер будет больше 512 Мб, и что с этим делать?
2. Какого формата должен быть файл?
Про это нигде на сайте «Службы поддержки Microsoft» ничего не написано, а примеры по всем проблемным вопросам приводятся на файлах формата *.docx.
Сами задаем вопросы, сами отвечаем на эти вопросы.
Даем ответ на первый вопрос. Файл, который имеет размер больше 512 Мб, не сохраняется после внесения изменений в текст. Может сохраниться только часть текста, а может сохраниться весь текст. А может быть и такая ситуация – исчезает файл, и не известно, кто или что виноваты. Где он? Что с ним? Никто не знает. Надо искать. Если файл сохранился, то он не открывается в Word.
Ответ на второй вопрос. Первыми из работы выпадают файлы в формате «*.rtf». Вторыми выпадают из работы файлы в формате «*.doc». Третьими выпадают из работы файлы в формате «*.docx».
Для того, чтобы файлы в формате «*.doc» и «*.docx» выпали из работы, нужно очень постараться. Например, все свои фотоальбомы отсканировать и поместить в один файл Word. И это не факт, что получится. Другие форматы пока рассматривать не будем.
Файл в формате «*.rtf», содержащий встроенные объекты, всегда имел размер в несколько раз больше, чем в формате «*.doc» и «*.docx».
Если в качестве примера взять файл, содержащий один текст, то до ограничительного размера файла дойти будет сложно, и по размерам файл в формате «*.rtf» не сильно отличается от файлов в формате «*.doc» и «*.docx».
Если взять файл в формате «*.rtf», содержащий сложные элементы в тексте – это рисунки, формулы, «поля», то до ограничительного размера файла дойти можно довольно быстро.
Если файл с максимальным размером 512 МБ и более в тексте содержатся графические изображения, то в зависимости от способа вставки изображения размер файла можно уменьшить в десятки раз.
В документации Microsoft на сегодняшний день не все ограничения выдали на всеобщее обозрение, и на многие ограничения мы случайно выходим в процессе работы с большими или сложными текстами.
В главах по решению проблем с файлами и текстами более подробно рассмотрим примеры, связанные с ограничениями при работе с программой.
Глава 3. Причина №3. Создание версий и их отличие
Работая с разными программами и АС, как разработчик и пользователь, хотелось всегда задать вопросы разработчикам:
А кто решает вопрос о создании новой версии?
Кто решает вопросы о том, что нужно убрать, а что оставить, добавить или изменить?
Последнее время на работе пользовалась Microsoft Windows и Office версиями 2007, 2010, а дома Windows 10, Office 2003. Мне для работы с текстами Word 2003 больше устраивает, хотя Microsoft при установке предупредил сообщением, что данная версия не поддерживается службой поддержки. А сейчас на вновь установленном Windows 10 и Office 2003 Microsoft в Word отключил доступ к некоторым настройкам, хотя в предыдущих установках программы эти функции были доступны. А если в текст вставляю текст, подготовленный в другом редакторе, то он выделяется серым цветом и «очистить формат» не доступен.
Из года в год меняются версии Microsoft Windows и Office. Давайте на некоторые изменения посмотрим с разных ракурсов. Хотя бесконечные обновления для Windows очень раздражают и даже мешают в работе. Мало того, что меняют версии с 2007 на 2010, не спрашивая, только ставя перед фактом. Если отказываешься от обновления на Windows 2010, то тот же Word 2003, который совсем не обновляется, начинает «глючить» и открывать текст в нечитаемом виде. А после переустановки на новом компьютере лицензионной версии Windows 2010 и Word 2003 совсем работать не возможно. В Word 2003 много функций и настроек стали не доступны. На старом ноутбуке такого не было.
Что изменилось в работе с Word, начиная с Word 95, внешний вид или интерфейс программы, убирались некоторые функции и возможности, а потом вновь возвращались, добавлялись новые режимы в работе. Меняют названия вкладок, перемещают функции или, например, «разрыв раздела» расположили в двух разных вкладках.
Примером такого примера может служить работа с форматом *.pdf. В Word 95 была возможность сохранить файл в формате *.pdf, а в Word 97 эта функция была удалена. Вновь появилась возможность сохранения файла в формате *.pdf только в Word 2010. А мне этот режим очень был нужен для получения из Word отдельных страниц с цветными фотографиями и рисунками в виде растровых файлов в формате TIFF. Моё большое спасибо за то, что хоть в 2010 версии вернули работу с форматом *.pdf, а то приходилось через несколько программ создавать файлы.
Хотелось бы узнать, после увольнения Ричарда Броуди кто стал его последователем в создании следующих версий Microsoft Word, начиная с Word 95. К чему этот интерес?
А к тому, что ядро программы осталось неизменным, изменялся только внешний интерфейс, отключались, вновь возвращались или добавлялись некоторые функции. А ошибки как были, так и остались, а ещё и новые добавились.
И так от версии к версии одно убирается, а другое возвращается. Только проблемы и сообщения об ошибках остаются неизменными. Это говорит о том, что программисты не трогают основное ядро программы, а лишь вокруг ядра изменяют интерфейс. Лучше бы они ничего не удаляли из функционала программы Word 95, а только изменили свой интерфейс или добавили что-то новое. Убирая что-то из функционала, программисты для пользователей создают новые проблемы. Примеры этих проблем мы будем рассматривать в определенных разделах.
Возьмем в качестве примера и рассмотрим режимы работы «Параметры автозамены», «Абзац», «Шрифт» и т.д., которые как в 95, так и в других версиях остались неизменными.
Начиная с Word 97, изменился список шрифтов, что принесло для пользователей много проблем. Убрав половину шрифтов из списка доступных пользователю, но оставили доступными для себя внутри ядра программы, что как оказалось видно в любом файле формата *.rtf.
Например, в Word 95 количество шрифтов было в несколько раз больше, чем сейчас, после отключения большей части шрифтов пользователи столкнулись с проблемой обработки текстов, подготовленных в Word 95. Вместо букв в тексте появились непонятные символы.
Удалённые шрифты из списка доступных, для многих пользователей аукнулись проблемой при работе с текстом, а также с текстами, полученных из старых файлов в формате *.pdf.
Менялись версии Windows и Office, компьютерная техника на более мощные компьютеры, а вот проблемы при работе остались неизменными. А некоторые программы, которые использовались в качестве помощников, перестали выполнять некоторые операции, примером может служить программа WordPad.
Но для многих пользователей стала неожиданной новостью удаление этой программы из системы. Посчитали, что эта программа мало используется. На самом деле, эта программа является одним из самых нужных помощников при решении некоторых проблем для многих пользователей с файлами, которые не открываются, не сохраняются и т. д.
А внесение изменений в программу Блокнот к чему приведет?
Может будет лучше, если программы WordPad и Блокнот оставить в системе и написать новую программу с новым интерфейсом и функционалом.
А самым обидным в этих ситуациях является то, что выдаваемые сообщения об ошибках не соответствуют проблемам, так как Microsoft с решением проблем до сих пор безмолвствует. А интернет сам придумывает решение проблем, переписывая с сайта Microsoft и других сайтов информацию, которая не помогает.
Вернемся к хорошим изменениям версий Windows и Word. Появился новый формат файлов *.docx, а также формат *.odt для программ OpenOffice и LibreOffice. Хочется поблагодарить разработчиков этих форматов. Я так ждала такое чудо программирования! С появлением формата *.docx и *.odt теперь можно легко определять проблемы, связанные со вставленными объектами в текст.
Появился новый редактор математических формул.
В 2007 году была создана АС учета выработки операторов в Access. С помощью макросов в Word производился подсчет листажа, обычного текста и сложность текста, т.е. наличие в тексте элементов сложности:
· спецсимволов;
· таблиц;
· математических формул;
· химических формул;
· рисунков.
Если количество листов, спецсимволов, наличие таблиц и их сложность можно посчитать без проблем, то сложность математической и химической формулы (MathType, Equation, ISIS/DROW) посчитать было совсем невозможно. Для рисунков и формул можно рассчитать только размер как для рисунков. В связи с тем, что программы ввода формул принадлежат другим разработчикам, через Word 2000—2003 посчитать было невозможно.
Сейчас, начиная с Word 2007, можно кое-какие манипуляции сделать через режим вставки формул нового редактора математических формул.
Для формул, созданных в этом режиме вставки формул, можно применить макросы по форматированию текста, а также для подсчета введенных символов.
Список изменений можно продолжить, и мы будем так или иначе к нему возвращаться при решении проблем.
Глава 4. Причина №4. Сообщения об ошибках при работе не соответствуют проблеме
Что означает то, что выдаваемые сообщения об ошибках при работе с файлами и текстами не соответствуют проблеме и не дают подсказки к ее решению?
Начиная с Word 95 и заканчивая 2007, 2010,…, программа выдает одни и те же сообщения об ошибках, которые не соответствуют причинам. Все наиболее часто используемые сообщения рассмотрим и проанализируем на примерах. Надеюсь, что в скором времени исправят ошибки, и прекратятся мытарства пользователей не только Word.
Рассмотрим эту тему на нескольких примерах сообщений об ошибках, которые выдаются при сохранении файла и открытии, во время работы с текстом, содержащим встроенные объекты. При сохранении файла со сложным текстом выдаются следующие сообщения, как показано на Рис. 1.4.1.
Рис. 1.4.1. Сообщение об ошибке при сохранении файла в Word
Когда Microsoft Word при сохранении файла выдает сообщение о том, что не хватает памяти, то все сразу бросаются проверять наличие свободной памяти на компьютере, сетевом диске или флешке. Я тоже так же делала, и даже больше для решения проблем при сохранении файлов. Увеличивала оперативную память на компьютере с перенастройкой Windows, увеличивала файлы подкачки, делала дефрагментацию диска, а сотрудники ВЦ переустанавливали Windows и Office на более новые версии, устанавливали все изменения, но даже новые компьютеры с большим объемом памяти везде и новейшими изменениями программного обеспечения не давали гарантии решить проблемы.
А причина заключается вовсе не в нашем компьютере или отсутствии свободной памяти. Просто программист Ричард Броуди – создатель программы Microsoft Word, замечу, очень гениальный программист, создавший несколько шедевров, до конца не доделав свою работу, уволился. Он должен был оповестить нас о том, что в программе заложено ограничение на объем информации, размер и количество встроенных объектов в тексте, а также на размер файла в 512 Мб. А должны нас оповестить о том, что нужно работать не с увеличением памяти, а с поиском сбойного изображения в тексте, количеством встроенных объектов, форматами файлов или уменьшением объема данных в тексте данного документа.
Еще одной наиболее частой проблемой является открытие файлов, а вернее не открытие. В качестве примера я взяла один и тот же текст, но дополнительно сохраненный еще и в программах OpenOffice, LibreOffice, разных версиях Word в форматах *.doc, *.docx, *.rtf (Рис. 1.4.2.).
Рис. 1.4.2. Файл, сохраненный в разных программах
Обратите внимание на файлы в формате *.rtf, а вернее на их размер. Самый большой файл был сохранен в программе LibreOffice, другой в OpenOffice и затем в Word. Файл, сохраненный в формате *.rtf, в любой версии Word будет иметь одинаковый размер.