Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

© Кристина Маслова, 2024

ISBN 978-5-0062-2089-8

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Отзывы

Ирина Салдикко, ассистент руководителя отдела по информационным технологиям, банк Morgan Stanley, Нью-Йорк:

«Читается на одном дыхании, легкий язык и слог, без занудства и нравоучения. Конкретные жизненные примеры придают живость повествованию. Очень точно сформулированы многие мои мысли и чувства по поводу нашей профессии».

Карина Камергоева, исполнительный ассистент председателя правления Совкомбанка, Москва:

«Книга дает возможность окунуться в мир человека, от которого зависит хоть и не всё, но очень много в компании и личной жизни руководителя. Абсолютно безошибочно в этой книге сложен пазл персонального ассистента. Это та „матрица“, которую обязан собрать в своей голове каждый PA, дабы стать лучшим. Обязательно рекомендую всем, кто хочет быть PRO в этом деле, иметь при себе эту книгу и возвращаться к ней каждый раз, когда в „матрице“ сбой :) Она всегда поможет найти причину, зарядиться энергией и идти только вперёд. Это одна из тех книг в моей жизни, которая содержит максимум полезной информации для человека, который уверенно стремится преуспеть. Могу смело назвать это руководством, должностными инструкциями и секретами профессионала. Очень рекомендую и ассистентам, и руководителям. Читается в течение 2-х часов».

Olga Schmidt, Vice-President for Legal & Compliance, Schneider Electric, Moscow:

«Я прочитала эту книгу на одном дыхании, так как мне было чрезвычайно интересно посмотреть на организацию работы ассистента его глазами. Искреннее, изложенное со знанием дела, и с добрым посылом описание профессии, которая может показаться неискушенному читателю незначительной. Однако было бы большой ошибкой недооценивать работу ассистента, и читатель сможет легко в этом убедиться. Думаю, что эта книга будет полезна начинающим специалистам, так как поможет правильно расставить акценты и избежать многих ошибок в своей работе».

Ксения Павлова, Персональный ассистент Президента РСПП, Москва:

«Готова поставить подпись под каждым абзацем! Быть персональным ассистентом, как быть волшебником, который, если и не прилетит на голубом вертолёте, то, как минимум, найдёт самое быстрое оптимальное решение. Профессия, бесконечно интересная, позволяет быть на шаг впереди, предвидеть несколько вариантов развития событий. Даёт такое количество возможностей для образования и самообразования, тут главное не лениться, как будто ты стоишь на космической платформе и перед тобой тысячи опций, идей, начал.

Еще добавлю, что книга написана практиком для практиков. Не без улыбки читала некоторые главы, узнавая себя и свои поступки. Верю, что обладание хотя бы десятой части информации в моем сознании, уберегло бы от глупых ошибок, неосторожных поступков – то, что я теперь называю опытом. «ДАО ассистента» – отличная настольная книга, на моем столе она обязательно будет».

ㅤ

ㅤ

Я никогда не умела писать сочинения в школе, ну не получалось у меня выражать свои мысли на бумаге. Когда в 2013 году мне предложили написать статью, это было вот то самое «Попробуй». Не испугалась. Попробовала. И стало понятно: половина того, что мы не сделали, это только потому, что не попробовали.

Я бесконечно благодарна моим коллегам по всему миру за поддержку, живое участие и интерес к книге. А моим родителям – за то, что во всем поддерживают и что научили всего добиваться самой, не бояться и идти напролом к мечтам.

Предисловие

Эта книга не про тайм-менеджмент, не про то, как грамотно составить расписание, не про travel tools и прочее.

Об этом много курсов, тренингов и вебинаров.

Впрочем, один совет я все-таки дам. Если хотите успеть много – не тратьте время на чаепития с коллегами по десять раз в день и откажитесь от привычки курить.

Это сэкономит ваше драгоценное рабочее время. И просто работайте. Шаг за шагом, задача за задачей. Вдумчиво расставляя приоритеты. В этой книге нет указаний на то, как сделать так, чтобы вам стало легче работать.

Я хочу поговорить о том, на что вам надо обратить внимание, если вы все-таки выбрали профессию ассистента. А тем, кто только думает о начале работы в этой области, я надеюсь, книга поможет взвесить все «за» и «против».

Профессия ассистента – это уникальная платформа для развития. Даже если вы не заинтересованы в долгосрочной работе на этой должности, а рассматриваете ее только как трамплин.

Потому что, по сути, должность ассистента, на мой взгляд, – это получение образования в области управления и диплома менеджера высшего звена.

Эта должность, несмотря на все подводные камни, которые, безусловно, есть, дает возможность развиваться и по горизонтали, и по вертикали, в зависимости от предпочтений. Кроме того, вы получаете драгоценные навыки, которые нужны в любой профессии. Разумеется, при условии, что вы четко понимаете все особенности этой работы и готовы к ее непростым реалиям.

Меня однажды спросили, какие необычные задачи мне пришлось решать.

Коллеги, работа ассистента – это одна сплошная необычная задача. Вы можете писать в Австралию владельцу бизнеса, потому что руководитель хочет открыть салон красоты для подруги; отправлять всех на Каннский фестиваль рекламы; печь торт и спокойно стоять в сторонке, пока шеф убеждает всех, что испек его сам, и прочее.

Это интересная и сложная работа. Вы никогда не будете знать, что еще вам предстоит сделать и чему научиться. И если вы готовы к сложностям и к тому, что еще не один раз вам захочется все бросить и сменить профессию, – то вперед!

Что я думаю о

профессии ассистента

Однажды меня пригласили выступить на конференции для ассистентов и, в качестве темы выступления, предложили поговорить об особенностях работы с экспатами. Так как большую часть своей карьеры я работаю именно с ними.

Лет шесть назад я уже выступала с аналогичной темой.

Но, по прошествии этих лет, мне стало ясно, что мнение с тех пор несколько изменилось.

Да, мое. Нет, не в плане работы с экспатами. Здесь, безусловно, есть своя специфика, и об этом я тоже расскажу в книге. Изменилось мое видение профессии.

Тема осталась заявленной, как она есть.

А в результате, я вышла, сказала: «Всё это фигня!» – и весь мой speech носил скорее мотивационный характер и свелся к одному простому тезису: «К черту всё! Берись и делай!», – который был нагло позаимствован у Ричарда Брэнсона.

Потому что нет никакой разницы, с каким руководителем вы работаете. Вы либо подходите друг другу, либо нет.

Есть разница в менталитете между русским руководителем и иностранцем; есть разница между российской компанией и западной – в принципах управления, политиках, процедурах и т.д.; есть разница между качественным соотношением в поручениях – больше бизнеса или личных; или и то, и другое.

Но для ассистента это если и имеет значение, то только в случае его выбора компании и направления, в котором он хочет работать.

Все остальные стереотипы смело выбрасывайте в мусорное ведро, они, как правило, не выдерживают проверки временем и опытом.

Ведь суть работы ассистента в том, что мы должны сделать жизнь другого человека проще. А это очень сложно. Надо всё делать так, как если бы ты делал это для себя.

И в этом, кстати, есть несомненный плюс. Потому что такой подход неизбежно накладывает отпечаток не только на качество работы, но и на качество жизни в целом. Вы учитесь не делать по- другому. И это не может не радовать, потому что всё меняется в лучшую сторону.

Вот, просто маленький пример: моя первая статья на тему работы вышла в 2013 году, с тех пор статей уже больше десятка.

И с тех пор все свои email-сообщения и письма я выверяю с той же скрупулёзностью, с какой проверяю свои тексты. К своему стыду, вынуждена признать, что раньше я не уделяла внимания в такой степени тому, как я пишу.

А теперь коллеги даже иногда обижаются на меня, но я обращаю внимание на каждую запятую и пробел, и неважно, куда уходит письмо – коллеге, который сидит рядом, или бизнес-партнеру руководителя.

Я хочу сказать, что стоило изменить подход к тому, как я пишу, и изменилось качество.

А это очень важно. Ваш подход к работе будет прямо влиять на качество выполнения вами своих обязанностей.

Майкл Хайятт в одной из своих заметок написал, что ассистент является продолжением руководителя, с которым он работает. Без этой связки тандема не будет. И успеха тоже.

Потому что ничто так не способствует достижению результата, как команда единомышленников, которые над ним работают.

И выбирая эту профессию, вы выбираете путь, когда становитесь «продолжением» своего руководителя.

Вас касается всё, что происходит в компании, если вы ассистент президента; вас касается всё, что происходит в департаменте, если вы ассистент человека, который этот департамент возглавляет.

Вы выбираете тот же темп работы, что и ваш руководитель.

И если говорить про перспективы развития карьеры ассистента в компании, то зная, понимая и вникая в то, что происходит вокруг вас, вы можете выбрать направление, которое для вас интересно.

Разумеется, при условии, что вам это всё действительно нужно.

Меня однажды спросили, чем меня привлекает эта профессия. Рассказываю.

Мне нравится быть в центре событий, но не в центре внимания. Я люблю людей, но не люблю толпу. И я предпочитаю молчать, пока другие говорят.

Это всё нашло отражение в моей работе.

Мне комфортно, что я могу стоять в тени, находясь при этом в эпицентре. Ведь я, например, ненавижу выступать, я просто впадаю в ступор на публике. Со временем, мне пришлось бороться с этим страхом, но тем не менее.

На самом деле, в любой работе важно понимать, что подходит вам лучше. Понимать свои нужды. Мы все делаем что-то где-то и не всегда из-за денег. Я могу ошибаться, и, безусловно, финансовая стабильность важна как ничто другое.

Но жизнь может превратиться в полное дерьмо, если вы встаете утром и чувствуете себя абсолютно несчастным от того, что вам надо куда- то ехать.

Я хочу сказать, что вы можете быть лучшим, только если вы чувствуете себя хорошо там, где вы есть.

Потому что нет ничего глупее, чем работать там, где не нравится; жить с тем, с кем несчастлив; и заниматься нелюбимым делом.

Жизнь слишком коротка, чтобы позволить себе такую роскошь.

Харуки Мураками однажды сказал: «Профессия изначально должна быть актом любви, но никак не браком по расчету».

Я твердо убеждена, что стать настоящим профессионалом можно, только если занимаешься делом, которое любишь.

Профессия ассистента интересная.

Не стоит думать, что это путь в никуда.

Это далеко от правды. Я знаю коллег, которые работают в этой сфере много лет, имея при этом возможность развиваться в другой области. Но, как правило, они просто совмещают должность ассистента с интересными им проектами.

Иногда коллеги жалуются, что окружающие их друзья или родственники не понимают, почему выбор пал на профессию ассистента.

Мол, это несерьезно, это какая-то непонятная работа и т. д.

Я даже не возьмусь их переубеждать, потому что для того, чтобы судить – надо взять и попробовать. И это еще большой вопрос – получится или нет.

Поэтому, если вам комфортно на своем месте, если вам нравится – это главное. Всё всегда зависит от вас, от ваших желаний и способности разобраться, что действительно вам нужно.

Как все начиналось

Моя карьера началась с работы на ресепшн в иностранном банке, куда я пришла, будучи студенткой государственного университета.

В том, что большая часть нашего потока пошла работать чуть ли не со второго курса, – заслуга наших преподавателей и декана факультета.

Нам сразу дали понять, что теоретические знания – это хорошо, но вот использовать мы будем лишь процентов тридцать из них, а без опыта работы даже самый блестящий выпускник с красным дипломом мало кому будет нужен.

Увы, законы бизнеса суровы: помимо знаний, ценятся опыт и практика.

Так как я учила английский с первого класса специализированной школы с углубленным изучением иностранных языков, то к моменту поступления в университет могла практически свободно общаться на бытовом уровне.

Как оказалось, для того чтобы сидеть на ресепшн, отвечать на звонки и встречать гостей, моего уровня английского вполне хватало, и меня взяли на работу.

Эту первую работу я до сих пор считаю основополагающей в своей карьере.

Именно там я узнала, что значат системность, организованность и как это важно для нормальной работы.

Каждый человек был на своем месте.

Мы работали в паре со вторым секретарем, и это был мой первый опыт командной работы.

Помимо нас, в административном департаменте были офис-менеджер, внутренний курьер, кофе- леди, водители, ассистенты департаментов и, конечно, ассистент президента банка.

Тогда эта должность мне казалась чем-то запредельным и недостижимым!

Иногда мы совмещали функции секретаря и внутреннего курьера.

И тогда одна из нас работала полный день на ресепшн, вторая же курсировала по офису с корреспонденцией.

И если рабочий день приходился на пятницу, то тот, кто работал наверху, в этот день мог позволить себе прийти в джинсах!

Это правило навсегда засело в моей голове, и где бы я ни работала, я знаю, что джинсы и футболки могу позволить себе только в пятницу.

И то, если нет каких-то важных встреч. Но тогда, пятничная метаморфоза касалась всех, от президента до водителей. Особенно весело было наблюдать за департаментом информационных технологий.

Всю неделю солидные молодые люди, приходящие в офис в костюмах и галстуках, превращались в мальчишек в разноцветных футболках и джинсах.

Вообще, мне тогда казалось, что люди, которые занимают высокие позиции, могут позволить себе очень много, начиная от одежды, и неважно, какой день недели на календаре.

Как же далека я была от истины! Это сейчас я знаю, что меньше, чем когда-либо, могу себе позволить надевать в офис что хочу.

И это правило – чем выше ты забираешься по карьерной лестнице, тем менее свободным ты становишься.

Не во всем, конечно, но с точки зрения условностей и правил – абсолютно. В этом есть несомненные плюсы, ты учишься хорошо выглядеть всегда и везде.

А идя по магазинам за новой одеждой, невольно прикидываешь, сможешь ли надеть «это» в офис, и если нет, то покупка той или иной вещи может и отложиться, потому что большую часть времени мы проводим все-таки в офисе.

Несмотря на всю сложность работы секретаря, эту свою первую работу я всегда вспоминаю с улыбкой.

Хотя бы потому, что она дала мне понимание процессов и устройства работы. Хотя нет, есть еще кое-что. Я точно поняла, кто самый важный человек в офисе. Точнее, их трое. Секретарь, водитель и уборщица. И не надо смеяться.

Работа первого человека на самом деле неблагодарная. И прежде чем оспаривать это утверждение, давайте вместе вспомним, с чего начинал каждый из вас.

И если вы скажете, что ваш путь наверх всегда был усыпан розами по красной ковровой дорожке, то заранее прошу меня простить, если я вам не поверю.

Однажды нам должны были привезти билеты для одного из вице-президентов. Данный факт контролировался лично административным директором, и мы должны были незамедлительно сообщить об их доставке.

В общем, на следующее утро в офисе разразился скандал. Билетов нигде не было! Искали их везде: на ресепшн, внутри офиса, у ассистента президента.

Хотя мне на тот момент было очевидно, что искать их бессмысленно, так как всю корреспонденцию мы регистрируем, а если нет отметки в журнале регистрации, то вывод только один – их не привозили.

Шанс, что мы приняли конверт у курьера, забыли про регистрацию, да еще забыли, куда положили или кому отдали, был крайне мал.

Так как нас все-таки двое. И вероятность того, что мы дружно наплевали на распоряжение начальства, был, мягко говоря, ничтожен.

Как бы то ни было, вердикт «Вы их потеряли!» был вынесен и, хотя нас не уволили, что мне казалось абсолютно неизбежным в такой ситуации, приятного было мало.

Наш руководитель сама занялась бронью новых билетов, и всё бы ничего, но у истории было продолжение.

После обеда из курьерской компании приехал посыльный с «потерянными» билетами.

Оказалось, что они просто не успели доставить их накануне и не потрудились об этом сообщить.

Нетрудно догадаться, что был еще один скандал.

Только теперь досталось руководству курьерской службы.

Ближе к вечеру, когда я заваривала себе на кухне чай, в помещение вошел водитель президента банка. Разумеется, об эпопее с билетами он знал. Вообще, новости всегда и везде распространяются со скоростью света в любой компании.

Водитель был мужчиной в возрасте, и с его точки зрения, когда сотрудников обвиняют в промахе, а потом выясняют, что сделали это несправедливо, то, как минимум, извиниться должны.

Вся эта история к тому, чтобы задаться вопросом: как часто мы замечаем людей, которые по определению должны быть незаметны?

Мы приходим в переговорную после встречи, и там не должно быть грязной посуды и крошек на столе.

Мы приезжаем утром в офис, а под столом у нас пустые мусорные корзины с чистым пакетиком внутри.

Однажды, правда, корзины не оказались пустыми, потому что произошел какой-то сбой в графике работы уборщиц.

Я на тот момент работала уже ассистентом руководителя департамента, и разбором ситуации занялась сама, так как это произошло в моем департаменте.

Я к тому, что когда мусора нет, мы воспринимаем это как должное, но стоит мусору появиться там, где его не должно было оказаться, и мы искренне начинаем недоумевать, а что это такое? Ничего.

Это мусор. Вы, видимо, просто забыли, как он выглядит. А это Светлана, уборщица. О ее существовании в вашем офисе вы, видимо, даже и не знали.

Дальше, мы выходим утром из дома, а машина с водителем уже стоит. И нам не надо ждать, звонить ассистенту или звонить водителю.

Потому что они уже сами между собой договорились, и вам нужно только сесть в машину.

А что такое человек, которого всегда возит личный водитель, и вдруг ему пришлось ехать на метро, я наблюдала лично. Более несчастное существо трудно было себе представить.

Хотя, оговорюсь сразу, далеко не все воспринимают это как трагедию глобального масштаба!

Я думаю, что главное, когда вы добрались до той ступени, на которой вам комфортно и хорошо, не забывать, с чего вы начинали.

Это мало что поменяет в вашей жизни, это мало что изменит в жизни подчиненных, так как их ошибки всё равно будут заметнее. Но, это поможет сохранить человеческое лицо и не превратит вас в бездушную бизнес-машину.

На одном из интервью, когда я спросила про личность генерального директора, в контексте прочего, директор департамента по управлению персоналом сказал мне, что ассистент старается предупреждать коллег, когда руководитель должен приехать в офис. Напоминает очень известный фильм «Дьявол носит „Прада“».

Уважение не имеет ничего общего с раболепством.

И стиль управления, при котором дверь руководителя всегда открыта для всех, намного эффективнее, чем тот, при котором, несмотря на открытую дверь, в нее никто не заходит.

Основные качества помощника

ВНИМАНИЕ

Внимание, внимание и еще раз внимание. Особенно к деталям. В работе ассистента важно все. От «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совет директоров». Разумеется, сразу вы все мелочи не узнаете, а главное, не запомните.

Поэтому первое время лучше все записывать. Многие полагают, что у них отличная память. Да, наверное, так и есть, но это мало вам поможет. Потому что в какой-то момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы, и вы начнете забывать.

Ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы что-то не поняли. Потому что есть большая разница между уточнением и повторением.

Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, то это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, что есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая осталась в памяти навсегда, это когда я забыла заказать такси своему руководителю. Я тогда только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить всё.

Это сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, просто в работе слишком много мелочей, которыми, во-первых, совсем не стоит засорять память, когда можно записать, а во- вторых, их всё равно будет так много, что вы не запомните.

Просто примите тот факт, что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.

АККУРАТНОСТЬ

В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.

Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.

Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе).

И обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка).

У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию.

Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать.

Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как».

В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает.

Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.

ПУНКТУАЛЬНОСТЬ

Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи.

Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов.

Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать.

Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже.

Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.

Но, если есть нюансы с дорогой или какие-то иные обстоятельства, то проще это обговорить при приеме на работу, чем потом каждое утро лететь сломя голову.

Но опаздывать ассистенту никак нельзя. Да, есть какие-то стандартные отклонения, вроде плюс- минус 10—15 минут в стандартный рабочий день. Но это максимум.

Просто запомните, что прийти вовремя – это банально проявить уважение к коллегам, у которых такой же рабочий день, как и у вас.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Документы, с которыми работает ассистент, предназначены не для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде такие документы лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как на вход в систему, так и в почту.